Sfide comuni nella gestione delle risorse e come superarle

Le sfide legate alla gestione delle risorse sono legate alla natura stessa del lavoro di gruppo. Spesso è necessario pianificare il lavoro e le risorse gestione di più progetti contemporaneamente. L'organizzazione, il monitoraggio e il miglioramento dei processi sono parti cruciali della gestione delle risorse di un progetto che possono fare la differenza. Vi sembra un po' troppo da gestire? Vediamo di suddividere queste sfide in parti gestibili e di capire come superarle nel vostro lavoro.

Riconoscere le competenze giuste per il progetto

Avvio di un nuovo progettoè necessario trovare dipendenti con le giuste competenze. Per quanto possa sembrare facile, può essere una sfida se non si ha una visione chiara delle proprie risorse. È utile avere un elenco di dipendenti che potete ordinare in base alle loro competenze o alla loro posizione, in quanto potete trovare rapidamente le persone in grado di realizzare un determinato progetto.

Quindi, scoprite se sono disponibili durante l'orario previsto. Si può anche utilizzare una matrice delle competenze o una Tabella RACI (matrice di assegnazione delle responsabilità) per contrassegnare le responsabilità.

Allineare la disponibilità e la capacità del team con il calendario del progetto.

La gestione della disponibilità dei dipendenti, la loro capacità e l'abilità di rispettare la tabella di marcia sono strettamente collegate. Vediamo come gestire i rischi durante la pianificazione delle risorse e del calendario del progetto.

Conoscere la disponibilità del team

Sapendo se una persona lavora a tempo pieno o se è un libero professionista che fattura a ore, potete valutare la sua disponibilità. La vera sfida è che questa disponibilità può cambiare nel momento più opportuno per voi. 

Gestire i rischi prima che si verifichino

Pianificazione delle risorseNon solo verificare la disponibilità del team, ma anche avere un piano B in caso di perdita di risorse.

C'è un altro dipendente con competenze simili che potrebbe assumersi il compito? O forse potete affidare il lavoro a un freelance?

In ogni caso, è bene conoscere le alternative in anticipo, piuttosto che rimanere senza risorse per un compito nel bel mezzo di un progetto. È possibile verificare anche le festività nazionali e le ferie personali programmate, in modo da includerle nel programma.

Tenete conto della capacità del vostro team

Nel migliore dei casi, utilizzando una stima dal basso verso l'alto con i membri del vostro team, potrebbero avere un'idea di quanto tempo richiederà ogni incarico, in base alla loro precedente esperienza. In caso contrario, dovrete tenere conto dei dati storici.

In questo modo, potrete valutare le stime dei tempi in base alle prestazioni passate del vostro team, riducendo il rischio di superare le sue capacità.

Evitare programmi irrealistici

Se si tiene conto della disponibilità delle risorse e della loro capacità, si può evitare un'altra sfida: la creazione di programmi irrealistici. Sapendo quando i vostri dipendenti sono disponibili e quanto lavoro possono svolgere in un determinato arco di tempo, potrete programmare il vostro progetto in modo più accurato.

Gestione del carico di lavoro senza intasare le risorse

Pianificare il lavoro e poi monitorarlo per evitare il sotto o il sovrautilizzo è molto importante per garantire la produttività del team. Altrimenti, avendo troppo lavoro, i dipendenti potrebbero iniziare a sentirsi esauriti, mentre il fatto di avere troppo poco da fare li rende infelicianche.

Regolate il carico di lavoro non appena notate che qualcuno è sovraccarico di lavoro, mentre altri non hanno molti compiti. Verificate se è possibile suddividere il lavoro, ad esempio utilizzando il livellamento delle risorse. Si tratta di un tecnica di programmazione del progetto in cui si dividono o uniscono le attività in base alla disponibilità delle risorse. Attenzione, però, perché potrebbe avere un impatto negativo sulla tempistica e sul budget del progetto.

Evitare l'intasamento delle risorse

Durante la pianificazione del lavoro e delle risorse, si può essere tentati di aggiungere più manodopera di quella effettivamente necessaria. Questo "per sicurezza" allocazione delle risorse è tuttavia considerato un errore che i project manager commettono spesso.

L'aggiunta di più risorse del necessario altera i tempi e il budget stimati, bloccando i dipendenti anche per gli altri PM. Ciò può comportare un aumento del lavoro per coloro che avevano prenotato in precedenza o una prestazione insufficiente.

Cercate di assegnare solo i membri del team di cui sapete di avere bisogno. In caso di cambiamenti, è sempre meglio negoziare un dipendente con un altro PM.

Conclusione

Per evitare le sfide più comuni nella gestione delle risorse, cercate di incorporare queste idee nel vostro lavoro:

• Siate realistici: fate piani che si adattino ai requisiti del progetto e non aggiungete più prenotazioni del necessario.
• Fidatevi più dei dati che delle vostre ipotesi: utilizzate gli input e i report dei progetti passati per pianificarne di nuovi.
• Avere una visione d'insieme delle proprie risorse: sapere quali risorse si possono utilizzare, quali competenze hanno e qual è la loro disponibilità.
• Allineate i vostri progetti con la capacità e la pipeline dell'azienda: includete sempre altri progetti e priorità, in modo da essere consapevoli di potenziali scontri e cambiamenti.
• Siate presenti al vostro team: le riunioni con il vostro team vi aiuteranno a scoprire tempestivamente i loro dolori e le loro sfide, in modo da avere il tempo di rispondere e migliorare.