Qual è l'aspetto più impegnativo dell'essere un project manager? Destreggiarsi tra più compiti? Gestire le aspettative degli stakeholder? Gestire situazioni difficili? Va da sé che i project manager non hanno vita facile. Dopotutto, ogni progetto che prendono in carico è diverso dall'altro.
Cosa otterrete grazie a questo articolo:
Certo, alcune sfide del progetto sono quasi inevitabili, ma potete essere preparati ad affrontarle! Oggi discuteremo alcune sfide comuni nella gestione dei progetti e vi mostreremo come potete evitarle o affrontarle.
In questo caso, parliamo delle vostre aspettative nei confronti dei membri del team e delle aspettative degli stakeholder sul lavoro del team. Sebbene questi due casi siano leggermente diversi, è possibile utilizzare strategie simili per risolvere entrambe le sfide.
Quando si tratta di clienti, assicuratevi di comprendere l'obiettivo aziendale alla base del progetto. Cosa vogliono ottenere? In che modo questo progetto li aiuterà a raggiungere l'obiettivo? Se non si hanno risposte, si creano sempre problemi di gestione del progetto.
Non abbiate paura di fare domande e, una volta che siete pronti a convalidare l'ambito del progettodiscutere anche le aspettative. A volte è persino utile delineare in modo specifico ciò che non rientra nell'ambito del lavoro. Per far sì che il vostro team comprenda le aspettative del progetto, dovreste anche incoraggiarli a fare domande e a spiegare chiaramente le ragioni dei diversi compiti. Ricordate che i membri del team devono anche comprendere a fondo gli obiettivi aziendali del progetto.
Le sfide legate alle risorse nei progetti possono avere gravi conseguenze. Dopo tutto, avete bisogno di persone adeguatamente competenti per dare vita al vostro progetto. I problemi in questo caso possono iniziare già nella fase di pianificazione del progetto, quando si vuole formare il team.
Se la vostra azienda non utilizza un calendario delle risorse per gestire tutti i dipendenti, potreste trovare molto difficile identificare le risorse appropriate da inserire nel team di progetto. L'ideale sarebbe poter cercare, ad esempio, competenze specifiche nel pool di risorse dell'azienda. Naturalmente, dovete anche assicurarvi che le persone che volete nel vostro team siano disponibili a lavorare in un determinato periodo di tempo.
Anche in questo caso, un calendario delle risorse è molto utile. Avere visibilità sulla capacità delle risorse (per saperne di più pianificazione della capacità delle risorse) e la disponibilità è un elemento fondamentale della gestione del rischio. Se, ad esempio, uno dei membri del team non è disponibile a causa di circostanze impreviste, sarete in grado di trovare un sostituto più rapidamente.
Una previsione efficace delle risorse è essenziale anche per evitare carenze di risorse. Siete sicuri di avere abbastanza persone per realizzare il progetto?
Leggi come utilizzare i dati storici del progetto per previsione delle risorse umane.
Certo, la stima dei progetti è un elemento complesso di gestione di progetti e risorsee le stime sono raramente estremamente accurate. Tuttavia, questo non significa che dobbiate arrendervi e dare per scontato che le previsioni del vostro team saranno sbagliate. Ci sono cose che potete fare per far pendere la bilancia a vostro favore:
Quando si chiede ai project manager quali sono le sfide della gestione del progetto, è probabile che lo scope creep compaia in cima alla loro lista. È un evento piuttosto comune e si verifica quando l'ambito del progetto cresce in modo incontrollato. Può essere causato da un ambito del progetto mal definito, dalle pressioni degli stakeholder esterni e interni o dalla mancanza di un processo di gestione del cambiamento definito.
Fortunatamente, come project manager, avete a disposizione diverse strategie per gestire lo scope creep o addirittura per evitarlo. Tutto inizia con un ambito di lavoro ben preparato. Efficace gestione dell'ambito del progetto vi aiuterà enormemente: una volta definiti e convalidati tutti i requisiti del progetto, potrete avere maggiore fiducia nell'ambito del progetto.
Cosa fare se si ha la sensazione che la portata del progetto stia sfuggendo al controllo? Troverete alcuni consigli utili nella nostra guida a Lo scope creep nella gestione dei progetti.
Anche nel - diciamo così - gestione dei progetti di marketing o solo aziende specializzate in comunicazione, è difficile evitare che si verifichino incomprensioni con una leadership debole e una cattiva comunicazione.
I project manager devono comunicare efficacemente con i membri del loro team di progetto, ma anche con i clienti, gli altri stakeholder e persino con i loro stessi manager. Ognuna di queste parti può richiedere uno stile di comunicazione diverso e canali diversi per mettersi in contatto. È indispensabile che il project manager elabori un piano di comunicazione e lo condivida con tutti i soggetti coinvolti.
Definire i canali di comunicazione, stabilire alcune regole relative agli aggiornamenti del progetto (ad es. rapporti sullo stato del progetto) e, soprattutto, evitare riunioni inefficaci! Contribuisce a mantenere il giusto livello di trasparenza del progetto e di evitare le difficoltà di comunicazione nei vostri progetti.
Con il passaggio di molti team al lavoro a distanza a causa della pandemia globale, la comunicazione può essere diventata una sfida anche per le aziende che fino a quel momento l'avevano gestita bene. Anche avendo una grande telecamera per riunioni con zoom potrebbe non essere sufficiente. È così anche per il vostro team? Leggete il nostro post sul blog per saperne di più sul le migliori pratiche di comunicazione a distanza.
Comprensibilmente, questo tipo di problemi di gestione del progetto può far deragliare rapidamente l'intero progetto. Quando la vostra azienda è responsabile di un solo progetto alla volta, può sembrare più semplice evitare conflitti di programmazione del progetto.
Tuttavia, se non coordinate le prenotazioni del progetto con la disponibilità delle risorse, potreste incorrere in problemi. Che cosa succede se si scopre che uno dei membri chiave del team di progetto ha programmato una vacanza di due settimane e non ne avete tenuto conto quando avete pianificato la timeline?
Con più progetti in gioco, evitare i conflitti di programmazione può essere ancora più impegnativo, ma è possibile. La cosa più importante è dare a tutti i project manager la visibilità del calendario di ogni progetto e della disponibilità delle risorse.
Con queste informazioni a portata di mano, è meno probabile che si verifichino problemi di programmazione. È possibile utilizzare un calendario online per programmare più progetti senza scontri.
Ogni project manager deve essere in grado di monitorare lo stato del progetto. I vantaggi sono molteplici: è possibile tenere sotto controllo il budget, verificare il carico di lavoro del team e individuare eventuali aree di miglioramento. Per esempio, i project manager del marketing possono utilizzare un Strumento SEO con software di pianificazione delle risorse per analizzare l'efficacia dei dipendenti e individuare le lacune nelle loro prestazioni. Sapere dove si trovano le cose permette di prendere decisioni di gestione del progetto basate sui dati. Potete anche reagire più rapidamente quando le cose non vanno secondo i piani.
Esistono diversi modi per misurare lo stato di salute del progetto. Consigliamo di tenere traccia delle seguenti metriche:
Strumenti di pianificazione del progetto sono destinati ad aiutare voi e il vostro team a portare a termine con successo i progetti. Perché ciò accada, tuttavia, è necessario utilizzare gli strumenti giusti per la vostra azienda. In caso contrario, si rischia di perdere molto tempo nell'inserimento dei dipendenti in applicazioni che non hanno effetti tangibili sul loro lavoro.
Immaginate una situazione in cui alcune persone del vostro team di progetto passano il tempo in viaggio, ad esempio per recarsi dal cliente. Se chiedete loro di tenere traccia del tempo con un software di gestione dei progetti che non ha una versione mobile, sarà molto scomodo. Inoltre, i loro fogli di presenza saranno probabilmente poco accurati, perché li compileranno a posteriori.
Prima di decidere di aggiungere una nuova applicazione alla cassetta degli attrezzi del vostro team, iniziate ad elencare le vostre esigenze. Quindi verificate se un determinato strumento le soddisfa. Si integra con gli altri strumenti utilizzati dal team? Può essere personalizzato per riflettere i processi della vostra azienda? L'utilizzo di strumenti che supportano il flusso di lavoro del team renderà la vita più facile al team e al project manager.
Anche se si dispone di un'ampia formazione sulla gestione dei progetti o una notevole esperienza professionale, i problemi sopra descritti possono facilmente mettere i bastoni tra le ruote e influenzare negativamente il vostro progetto. Come project manager, è utile sapere come prevenire o superare le loro conseguenze.
Questo post è un punto di partenza: abbiamo delineato alcune sfide comuni nella gestione dei progetti, ma vale comunque la pena di approfondire ogni singolo argomento. Ci auguriamo che i link che abbiamo elencato accanto a ciascuna sfida menzionata vi aiutino a sviluppare ulteriormente le vostre competenze nella gestione dei progetti.
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