Se vi state chiedendo che cos'è la gestione delle risorse, siete in una posizione assolutamente favorevole. Nella gestione di un progetto, non ci si limita a gestire le attività necessarie per realizzarlo. Il modo in cui si pianifica, organizza e gestisce il team ha un impatto significativo sul successo del progetto. Non c'è da stupirsi che seguire le migliori pratiche di gestione delle risorse possa fare la differenza sul posto di lavoro.
Cosa otterrete con questo articolo:
Poiché vorremmo fare luce sull'essenza della gestione delle risorse di progetto, dobbiamo introdurre un piccolo pezzo di conversazione accademica volta a illuminare i termini relativi al nostro argomento principale.
Ma c'è anche un'altra ragione per questi cavilli. Senza una chiara comprensione dei principali elementi e fattori che compongono la gestione delle risorse di progetto, le decisioni di chiunque sono esposte a un maggiore rischio di errore. Errori legati ai processi all'interno del progetto o anche alla scelta del software per la gestione delle risorse di progetto.
Avere un quadro generale vi permetterà di non perdervi nel labirinto di concetti e collegamenti poco chiari tra le aree di conoscenza che supportano fondamentalmente la gestione dei progetti.
Gestione dei progetti IT, gestione dei progetti di marketinggestione di progetti nel settore immobiliare, oppure gestione di progetti di agenzie creative - Tuttavia, in qualsiasi settore si inserisca la parola "project management", le fasi, i processi e i passaggi sono per lo più gli stessi. Ma, prima di conoscerlo, è necessario fare una piccola introduzione.
Come sappiamo, le persone imparano più velocemente quando vedono immagini o esempi: qualcosa può essere colto dai sensi, in primo luogo con gli occhi. Quindi - prima di essere esposti a numerose domande relative al significato di ciascun termine nelle definizioni presentate di seguito - iniziamo con esempi fantasiosi e facilmente adattabili appartenenti alla famiglia del project management.
Partendo da una situazione meno complessa e che richiede meno tempo:
In conclusione, ogni volta che si pensa a un "progetto" è necessario avere un'idea di quante persone, competenze, subappaltatori, strumenti e accordi contengono il progetto. Quante risorse, dipendenze, piccoli passi, un milione di compiti e programmi sono coinvolti per completare ogni illustrazione del progetto?
Continuando a parlare di questo argomento, è ora di passare alle definizioni. Cominciamo con qualcosa di più facile da adottare. Immaginiamo di parlare con un ragazzo e di descrivergli il significato di project management. In un contesto come questo, potreste facilmente accordarvi alla definizione di projectmanager.com:
La gestione dei progetti è la disciplina della pianificazione, dell'esecuzione e del completamento dei progetti.
La concezione di cui sopra vede la gestione dei progetti come un processo e la suddivide in 3 fasi. Naturalmente, ognuna di esse contiene alcuni altri gruppi di elementi, processi, compiti e - sempre sottovalutati, sempre imprevedibili - sfide legate a ciascuna di esse.
Si tratta però di una versione molto semplificata del ciclo di vita del project management, perché è così che gli specialisti chiamano il processo. La più popolare è la versione con 5 fasi. Sviluppata dal PMI, comprende la concezione e l'avvio, la pianificazione, l'esecuzione, le prestazioni/il monitoraggio e la chiusura del progetto.
Ma questa definizione non solleva il problema del "chi". Per dirla in modo specifico: un essere umano, uno specialista e le sue competenze, la sua esperienza o la sua maturità.
Secondo lo stesso PMI che citiamo spesso qui, ha offerto una definizione che mette in evidenza qualcosa che sta dietro a ogni progetto. Si tratta delle persone, dai project manager agli appaltatori e alla forza lavoro coinvolta nel progetto. Persone che programmano ma anche che vengono selezionate per partecipare a una certa fase del progetto e assegnate a dei compiti.
Parafrasando le loro parole, la gestione dei progetti consiste nell'utilizzare conoscenze specifiche, talenti, abilità, dispositivi, strumenti, metodi, processi e tecniche per fornire qualcosa di "valore alle persone".
Come vediamo, qui si tratta più che altro di competenze (anche soft), di avere informazioni e di saperle mettere in pratica. O, per usare una frase presa da una biblioteca motivazionale, trasformare il pensiero in azione e fare le cose.
Nella sintesi di questo capitolo, utilizziamo la proposta dell'Association for Project Management institute. Non è la più indolore da ricordare, e nemmeno da capire, della definizione di project management, ma dopo aver letto quanto sopra, può essere facile immaginare cosa avesse in mente l'autore. Ma c'è qualcosa su cui non siamo d'accordo. Tuttavia:
La gestione del progetto è l'applicazione di processi, metodi, competenze, conoscenze ed esperienze per raggiungere gli obiettivi specifici del progetto in base ai criteri di accettazione del progetto entro i parametri concordati. La gestione del progetto prevede risultati finali vincolati a tempi e budget definiti.
Alcune parole di commento. Vediamo alcune somiglianze con le proposte suggerite in precedenza, quindi non c'è bisogno di aggiungere altro. Le novità sono il tempo e il budget limitati e i criteri di accettazione. Partendo da quest'ultimo, il cliente di solito ha delle aspettative su ciò che vuole vedere alla fine, su come dovrebbe funzionare e su come dovrebbe aiutare a risolvere le sue sfide. Non può accettare il risultato del vostro lavoro. E allora?
Ma è difficile creare una contraddizione: i criteri di accettazione possono far durare un progetto più a lungo del previsto. Ma non possiamo essere d'accordo con l'affermazione che suggerisce che il budget e il tempo sono le condizioni che rendono la conduzione del progetto qualificata come project management.
Tempi e budget finiti sono ciò che distingue la gestione del progetto dalla semplice gestione [Schermata sopra = panoramica del monitoraggio dei tempi di attività multiple tramite il sistema di gestione delle risorse del progetto].
Chiunque sa che gli ultimi due aspetti che devono essere presi in considerazione da qualsiasi presidente, capo o responsabile di un progetto sono il tempo e il budget, perché non sono illimitati. Ma il solo ritorno dell'investimento, il ritorno atteso nel tempo previsto, ha l'impatto maggiore sulle decisioni aziendali rispetto a qualsiasi altro fattore. E dal punto di vista di molte aziende, la parte fondamentale del business è il denaro. Perché, se si dispone di denaro a sufficienza, non è necessario prendere decisioni affrettate e aspettare quello che faranno i concorrenti per accaparrarsi i prossimi clienti.
Se siamo d'accordo con l'ultima affermazione, non possiamo essere d'accordo con l'affermazione che il project management è qualcosa di diverso dal "management", indicando il fattore chiave che distingue entrambi: il project management ha un risultato finale e un tempo finito, a differenza del management che è un processo continuo.
Non siamo sicuri che funzioni solo in questo modo. L'obiettivo dell'azienda è avere molti clienti, in particolare una quantità di clienti che permetta all'azienda di funzionare? L'azienda ha bisogno di una comunicazione continua con i potenziali clienti? Il reparto marketing implementa nel tempo richiesto piccoli compiti o progetti più grandi per migliorare la comunicazione, il numero di visitatori del sito web e il numero di contatti? I responsabili del marketing e della comunicazione non devono informare sui risultati una volta al mese o qualche volta all'anno?
Avete compreso l'importanza della gestione delle risorse di progetto?
Avete già capito molto sulla gestione dei progetti, quindi non è necessario che vi informiate di più. Sappiamo anche già dove sempre trovare tra le 5 fasi del ciclo di vita del project management un posto per la gestione delle risorse del progetto.
È per la stella splendente della nostra indagine: la gestione delle risorse di progetto. Sappiamo già cosa significa progetto. Quindi, quali sono le risorse?
Grazie al Corpo di conoscenza APMSappiamo che le risorse sono intese in senso ampio, come le persone (e le loro competenze), ma anche come il denaro, i macchinari, i materiali, la tecnologia e qualsiasi altra cosa necessaria per ottenere il risultato atteso. Si può anche dire che una risorsa è tutto ciò che è richiesto per completare un compito o un progetto.
Naturalmente, dal punto di vista di molte aziende, soprattutto quelle orientate ai servizi, la gestione delle risorse è tutta una questione di persone. Le persone e le loro competenze.
Per loro la gestione delle risorse di progetto è:
(...) l'acquisizione, l'allocazione e la gestione delle risorse, come gli individui e le loro competenze, le finanze, la tecnologia, i materiali, i macchinari e le risorse naturali necessarie per un progetto. La gestione delle risorse assicura che le risorse interne ed esterne siano utilizzate in modo efficace, nel rispetto dei tempi e del budget.
Non è la definizione più semplice che sia mai stata data, a causa dei suoi termini ambigui, ma potrebbe andare bene per una dissertazione accademica. Ma non su questo blog. Su Projectmanager.com la conosciamo in modo diretto. Senza parlare di qualità, richieste e aspettative degli stakeholder, né di tempi e budget.
La gestione delle risorse è il processo di pianificazione, programmazione e allocazione delle risorse per completare un progetto.
Una buona gestione delle risorse fa sì che siano disponibili le risorse giuste al momento giusto per il lavoro giusto. E il ruolo del gestore delle risorse è quello di - parafrasando le parole dell'APM - identificare le risorse necessarie (dipendenti con competenze ed esperienze rilevanti) per consegnare il lavoro, come parte della pianificazione, e determinare quando le risorse saranno necessarie, attraverso la programmazione.
Come vediamo, in generale le definizioni - ad esclusione della forma in cui sono presentate - sono simili. Se proviamo a confrontare le definizioni di gestione delle risorse di progetto, saremo più illuminati nel vedere cosa hanno in comune. Bene:
Per riassumere quanto detto finora, la gestione delle risorse di progetto è, senza dubbio, l'elemento più impegnativo e stimolante del processo di project management. Il suo ruolo - in generale - si riduce alla pianificazione, all'organizzazione, al controllo e alla misurazione del lavoro delle persone.
La gestione delle risorse di progetto consiste, in parole povere, nel fare l'uso più efficiente possibile delle risorse limitate a disposizione. O, per dirla come stanno realmente le cose, utilizzare il massimo delle risorse disponibili - precedentemente identificate e verificate per le competenze appropriate - per completare un progetto nei tempi previsti e con i risultati attesi.
Per evitare un'introduzione troppo lunga, è necessario sapere che i 3 termini sopra citati per alcuni project manager e rappresentanti accademici sono intesi come distinti e ognuno di essi ha un proprio significato.
Ma per alcuni la programmazione e l'allocazione delle risorse hanno lo stesso significato, ed entrambe fanno parte di qualcosa di più grande: la gestione delle risorse. Ma tra le molte fonti sul nostro argomento, si possono trovare anche definizioni che suggeriscono di equiparare "gestione delle risorse" e "pianificazione delle risorse" (date un'occhiata alla definizione di Wikipedia). È quindi giunto il momento di dare qualche spiegazione.
Siamo d'accordo con Saviom - nostro concorrente nel mercato dei sistemi di gestione delle risorse di progetto - che:
L'allocazione delle risorse, nota anche come programmazione delle risorse, riconosce e assegna le risorse per un periodo specifico a varie attività.
In un batter d'occhio si capisce che questa definizione potrebbe essere trattata anche come una definizione di gestione delle risorse. Non è così? Tuttavia, in questo articolo cerchiamo di mantenere l'ordine secondo cui la gestione delle risorse del progetto e il suo intero processo contengono la programmazione e l'allocazione come sue parti.
Potremmo continuare questo discorso sulla definizione delle sfumature, ma non è questo l'obiettivo. Lo scopo di questo capitolo è quello di fornire un quadro più ampio delle considerazioni terminologiche e delle sfide legate al termine di interesse.
A. Ore stimate e ore effettive lavorate dal dipendente
Se il progetto sta procedendo secondo il piano: questa è una domanda costante nella testa di ogni project manager. Il confronto tra un valore stimato presunto (ad esempio le ore che il dipendente deve dedicare a un compito) e le ore effettivamente registrate è il modo per verificare i progressi. Grazie a questo metodo sarete in grado di individuare i primi segnali di ritardo del progetto e di apportare alcune modifiche durante il progetto in corso o in futuro.
B. Costo stimato e costo effettivo per membro del team (varianza del costo delle risorse)
I costi generati dal lavoro di un team sono un altro fattore che costringe i responsabili di progetto a riflettere intensamente. Un buon sistema di gestione delle risorse di progetto consente di assegnare tariffe orarie o addirittura giornaliere a ciascuno dei membri del team e di comporre i costi di un progetto. monitoraggio dei costi di progetto rapporti basati su di essi e sui fogli di presenza del vostro team.
C. Ore fatturabili e non fatturabili
La suddivisione delle ore non fatturabili e di quelle fatturabili nei progetti aiuta a monitorare la redditività dell'azienda. Verificate quante ore i membri del vostro team dedicano ad attività quali riunioni, attività amministrative, ecc.
D. Utilizzo delle risorse / Utilizzo dei dipendenti
L'utilizzo delle risorse è uno dei più importanti KPI di performance monitorati nelle aziende. Dopo tutto, non si vuole che il proprio team sia sovraccarico di lavoro o di prenotazioni. E, altrimenti, nessuno dovrebbe essere privo di incarichi. Ci sono 2 modi per calcolare utilizzo delle risorsee si dovrebbero utilizzare in due fasi diverse del ciclo di vita del progetto.
A. Mancanza di un facile accesso alle competenze delle risorse e del pool di risorse
Maggiore è il numero di progetti, maggiore è il numero di dipendenti coinvolti. Maggiore è il numero di dipendenti, più difficile è trovare rapidamente quelli appropriati da assegnare a un progetto. Il ruolo di un sistema di pianificazione delle risorse di progetto sufficiente è quello di aiutare a trovare le risorse con le abilità, la maturità, l'esperienza, le competenze, la posizione, il profilo dei costi, il fuso orario, ecc.
B. Panoramica delle prestazioni della risorsa mancante
La misurazione della produttività è ancora la sfida principale nelle aziende, sia in quelle nuove che in quelle di lunga tradizione. L'analisi del tempo di lavoro - sia quello produttivo che quello non produttivo, il monitoraggio del tempo trascorso dai dipendenti su determinati compiti - è un metodo che aiuta a ottimizzare il lavoro e a prevedere tempi e budget.
C. Conflitti di programmazione
Conflitti di programmazione non sono qualcosa di raro nemmeno in un'azienda molto ben organizzata. Soprattutto nelle software house, nelle agenzie pubblicitarie e in altre aziende orientate ai servizi, dove lavorano anche solo alcuni project manager, si cercano risorse adeguate. Il sistema di gestione delle risorse di progetto segnala le sovrapposizioni di prenotazione e, dal punto di vista del dipendente, l'overbooking.
D. Pianificazione inadeguata della capacità delle risorse
La pianificazione della capacità delle risorse può evitare ritardi dell'ultimo minuto. La capacità definisce le risorse disponibili per svolgere un compito specifico.
Se avete consegnato un progetto nei tempi e nel budget previsti, siete sulla strada giusta. Molte organizzazioni non riescono a delineare la capacità delle risorse nella fase iniziale del progetto; di conseguenza, è difficile pianificare l'allocazione delle risorse.
La capacità delle risorse può essere analizzata con il monitoraggio delle risorse. Grazie ad alcuni strumenti di gestione delle risorse e di gestione dei progetti che possono facilitare questa sfida.
A seconda delle dimensioni del vostro team, del profilo aziendale e della metodologia di gestione dei progetti che seguite, potete scegliere tra diversi strumenti di gestione delle risorse. In realtà, all'inizio potete anche utilizzare un semplice foglio di calcolo (anche se vi consiglio di non farlo, perché i fogli di calcolo possono diventare inefficaci con la crescita dell'azienda).
Riassumendo questo capitolo, idealmente, una corretta strumento di gestione delle risorse dovrebbe consistere in un programma (ad esempio, nella forma di un semplice calendario delle risorse ), la disponibilità delle risorse, le prenotazioni in corso e i fogli di presenza.
Anche le categorie o i tag personalizzati sono utili, in quanto facilitano la navigazione verso le risorse di cui si ha bisogno al momento, filtrando la visualizzazione per ruoli o progetti specifici, ecc.
Infine, si consiglia di scegliere uno strumento con una sezione di reportistica integrata, che consenta di utilizzare facilmente i dati raccolti per analizzare i risultati. carico di lavoro del team, budget di progettoo il ROI per l'azienda.
Quanto più completa (ma chiara) è la visione, tanto migliori sono le intuizioni che se ne possono trarre.
Da betterteam.com - l'azienda del settore HR:
I responsabili delle risorse assistono i project manager nella pianificazione delle risorse umane e nell'assegnazione del personale. Determinano la capacità di un'azienda di soddisfare le esigenze di personale dei progetti, assegnano il personale ai progetti e assumono nuovi dipendenti. Possono anche gestire le buste paga e formare il personale.
Per una migliore visualizzazione del ruolo protagonista di questo capitolo - il pianificatore di risorse - utilizziamo un confronto. Il confronto si basa sulla differenza semplificata tra gestori di risorse e project manager. I project manager operano a livello di progetto: coordinano un gruppo di progetti (per lo più collegati tra loro) o un solo progetto. Sono responsabili del completamento del progetto da parte del team di progetto. Mentre i manager delle risorse operano a livello aziendale. Selezionano, assegnano e abbinano risorse adeguatamente qualificate a più progetti.
L'Associazione per i Project Manager per bocca di Kirsten Bird propone tale significato della nostra stella.
Il professionista del progetto deve identificare le risorse necessarie per la realizzazione del lavoro, come parte della pianificazione, e determinare quando le risorse saranno necessarie, attraverso la programmazione.
Ciò che vorremmo sottolineare in modo particolare è la prima parte, quando si dice "Deve identificare...". Perché è così importante? Prima di tutto, ma non la più importante, perché è il punto di partenza. Quando si parla di aspetti della gestione delle risorse, si sottolinea soprattutto la pianificazione del suo nucleo. Qui vediamo qual è il fondamento di una buona programmazione - una soft skill, in particolare un grande occhio e feeling con le persone.
Ora è il momento del Responsabilità del Resource Manager:
Aree di conoscenza fornite dal Project Management Body of Knowledge (PMBOK).
Tenendo conto delle competenze e della disponibilità dei vostri collaboratori, dovreste avere un elenco di dipendenti pronti da assegnare a un progetto. Con un elenco di dipendenti già selezionati per partecipare al progetto, è possibile prenotarli nello strumento di vostra scelta.
Come allocazione delle risorse Il processo di gestione delle risorse umane consiste nell'utilizzare al meglio le risorse di cui si dispone e nel monitorare le loro prestazioni e il loro utilizzo. Questo aspetto della gestione delle risorse umane vi aiuterà a evitare il sotto o il sovrautilizzo e a prevenire il burnout dei dipendenti.
Altri vantaggi dell'allocazione delle risorse sono:
Tenete d'occhio la quantità di lavoro svolto dalle vostre risorse umane, tecniche, meccaniche e di altro tipo, tenendo d'occhio anche le ore di lavoro svolte. Vi preoccupate soprattutto delle risorse "sottoutilizzate" o "sovrautilizzate" (sovrallocazione).
Se siete in grado di modificare la pianificazione del progetto per rispettare le scadenze, potete usare il livellamento delle risorse. Per modificare una pianificazione utilizzando il livellamento delle risorse, dividete o unite le attività in base alla disponibilità delle risorse, in modo che non ci siano membri del team di progetto sottoutilizzati o sovrautilizzati.
Un manager delle risorse che fa bene il suo lavoro e che conosce i numeri sarà in grado di prevedere, con ragionevole sicurezza, la quantità di lavoro che il suo team può svolgere in un periodo di tempo. Ciò consente al team e all'azienda di prepararsi e pianificare con precisione gli impegni futuri.
Ora che sapete che cos'è la gestione delle risorse, dovete formulare un piano. E non un piano qualsiasi: per gestire in modo efficiente le risorse in più progetti, è necessario avere un piano di alto livello per ogni progetto.
Pianificazione di alto livello è il punto di vista del project manager:
Nella gestione delle risorse di progetto, un piano di alto livello aiuta a rispondere alla domanda: "Di quali ruoli ho bisogno per portare a termine con successo un progetto nei tempi e nel budget previsti?".
Nel creare un piano di alto livello, non è necessario costruire un elenco dettagliato di tutte le attività. È invece necessario includere:
Avendo un piano di alto livello, si ottiene una migliore panoramica della capacità delle risorse e della portata del progetto.
Con un piano di alto livello, si ha un quadro generale di ciò che serve per realizzare un progetto. Abbiamo anche detto che vi aiuta a capire quali ruoli sono necessari per realizzarlo. Ma come si fa a identificare esattamente questi ruoli prima di assegnarli a questo nuovo progetto?
Secondo lo standard elaborato dal Project Management Institute, noto a livello internazionale, il PMBOK®, pianificazione delle risorse è "determinare quali risorse (persone, attrezzature, materiali, ecc.) e quali quantità di ciascuna devono essere utilizzate per svolgere le attività del progetto".
Utilizzando un struttura di ripartizione del lavoro, la durata stimata o i dati storici, è possibile determinare:
Una volta ottenuto un elenco di dipendenti che potete prenotare senza causare conflitti di programmazione, siete pronti ad assegnarli al vostro progetto.
Avendo piani di alto livello per tutti i progetti che gestite e un'idea di come utilizzare le vostre risorse al momento, conoscete la vostra capacità e la pipeline dell'azienda.
Ora, quando la vostra azienda vince nuovi progetti, potete rispondere rapidamente alle seguenti domande:
Avviamento del progetto è una parte importante di gestione efficace delle risorse. Presentate ai membri del team le finalità, gli obiettivi e i risultati del progetto a cui lavoreranno. Questa strategia aumenterà trasparenza del progetto e vi aiuterà a creare fiducia nel vostro team come PM.
Questa parte del processo si compone di 4 fasi:
Per allineare la tempistica del progetto, le risorse disponibili e l'ambito, utilizzate la pianificazione delle risorse. È fondamentale perché indica quando esattamente avrete bisogno di determinate risorse, in modo da poter pianificare le prenotazioni di conseguenza. Ricordate di tenere d'occhio la disponibilità delle risorse quando assegnate le persone ai progetti.
Ci sono diversi tecniche di programmazione dei progetti si può utilizzare:
Il Metodo del percorso critico (CPM) è una tecnica utilizzata per determinare il tempo più lungo possibile di completamento del progetto. Elencando tutte le attività e classificandole come critiche e fluttuanti, è possibile calcolare la tempistica e segnare le dipendenze tra le attività.
Per creare un flusso di attività utilizzando il metodo CPM, è necessario:
Tecnica di valutazione e revisione del programma (PERT) è un metodo simile al CPM, ma utilizza una durata media ponderata piuttosto che le stime per calcolare i possibili tempi.
Utilizzando il PERT, dovrete anche creare un elenco di attività con le relative dipendenze, comprese le tappe fondamentali e la durata stimata per ogni attività. Sulla base di queste informazioni, è possibile stimare la tempistica del progetto con tre livelli di confidenza:
Il fast-tracking è una semplice tecnica di pianificazione utilizzata dai project manager per determinare quali compiti possono essere gestiti contemporaneamente. Conoscendo le dipendenze tra le attività del progetto, si sa quali lavori richiedono che altri incarichi vengano svolti prima. Allo stesso modo, è possibile elencare i compiti che possono, almeno in parte, sovrapporsi, in modo da accelerare la consegna del progetto.
Se l'utilizzo del fast-tracking non ha permesso di risparmiare il tempo desiderato, si può ricorrere alla tecnica del crash. Questa tecnica ha però un costo, in quanto è necessario aggiungere tempo per accelerare il progetto. Il modo per farlo è, ad esempio, aggiungere straordinari retribuiti: si finisce per avere un costo del progetto più elevato, ma si riesce comunque a rispettare la scadenza.
Sulla base dei dati raccolti implementando la gestione delle risorse, come le ore prenotate dai dipendenti, le registrazioni e la disponibilità, è possibile misurare le loro prestazioni e altre metriche aziendali.
Misurare l'utilizzo delle risorse seguendo una semplice formula:
Utilizzo delle risorse = Tempo occupato / Tempo disponibile
Sia che si utilizzi un foglio di calcolo o uno strumento di gestione delle risorse, si può usare per confrontare le prenotazioni con la disponibilità. La metrica risultante mostra se il tempo dei dipendenti viene utilizzato in modo efficiente o se è sovra o sottoutilizzato.
Allo stesso modo, è possibile utilizzare questa metrica per confrontare il tempo fatturabile con il tempo di lavoro registrato dai dipendenti. In questo modo è possibile determinare se le risorse vengono utilizzate in modo produttivo.
Quando si raccolgono i dati delle prenotazioni e dei timesheet, è possibile calcolare il budget del progettoAnche questo è un metodo di lavoro. Si possono anche usare per tenere traccia del budget durante il progetto e vedere se si riesce a rispettare il costo stimato o meno.
Ad esempio, è possibile confrontare le registrazioni con i fogli di presenza per verificare se il tempo di lavoro registrato corrisponde o meno alle stime. Quindi, conoscendo le tariffe orarie dei vostri dipendenti, potete calcolare il costo effettivo del tempo che hanno dedicato al progetto per determinare il budget effettivo.
Anche in questo caso, è possibile utilizzare un foglio di calcolo per farlo, ma sarà molto più conveniente utilizzare uno strumento di gestione delle risorse con funzioni di reporting.
Progetto la gestione delle risorse fa risparmiare denaro. Anche se a prima vista può sembrare complicato, non è poi così difficile una volta che lo si è imparato. Fate in modo che faccia parte del processo di gestione dei progetti del vostro team e utilizzate sempre le risorse giuste e al momento giusto.
Potete risparmiarvi un sacco di fatica implementando un sistema di gestione delle risorse. Teamdeck è un esempio di tale sistema software di gestione delle risorse di progettoche combina la pianificazione delle risorse, il monitoraggio del tempo, la gestione delle ferie e i report personalizzati. Con questo strumento è possibile aggiungere facilmente prenotazioni, registrare le ore di lavoro, gestire e regolare il calendario e calcolare le metriche di vostra scelta in base ai dati.
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