È difficile immaginare un'agenzia, una software house o persino una startup incentrata sui prodotti senza un project manager. Questi si assicurano che i progetti, in qualsiasi modo vengano definiti in una determinata azienda, vengano consegnati con successo: nei tempi e nei budget previsti. I project manager sono fondamentali per guidare il progetto dall'inizio alla fine, assicurando che tutti i membri del team siano allineati con gli obiettivi e che le risorse siano utilizzate in modo efficiente. In questo articolo faremo luce sul ruolo e sulle responsabilità del manager delle risorse e forse vi convinceremo che avere una persona responsabile esclusivamente della gestione e della pianificazione delle risorse del progetto è un investimento prezioso per la vostra organizzazione.
Resource Manager durante il processo di gestione del progetto - assegnazione delle risorse [Schermata da Teamdeck - software di gestione delle risorse].
Il manager delle risorse, invece, è un ruolo che non si vede spesso nei team di gestione dei progetti. Non perché il loro lavoro non sia altrettanto importante: al contrario. Il più delle volte, tuttavia, le attività di gestione delle risorse di un progetto sono suddivise in più ruoli. In questo articolo faremo luce sul ruolo del manager delle risorse e forse vi convinceremo che avere un manager delle risorse come unica persona responsabile della gestione e della pianificazione delle risorse del progetto è un investimento prezioso per la vostra organizzazione.
Prima di comprendere l'importanza, le competenze, le conoscenze e i compiti di un gestore di risorse, è necessario sapere dove si colloca nel contesto di un progetto e della gestione del progetto.
Come molti sanno, per progetto - soprattutto nella società di project management - si intendono molte cose che coinvolgono molte risorse diverse. Dai materiali alle attrezzature, fino alle più importanti: le persone e le loro competenze. Per quanto riguarda il progetto, dovreste immaginare: lo sviluppo di un sito web, la modifica del design delle bottiglie - per esempio - nell'industria della birra; l'espansione delle vendite su un nuovo mercato, la costruzione di una diga su un fiume, ecc. Come potete immaginare, ognuno di questi progetti è composto da molte persone, mestieri, subappaltatori, dispositivi, strumenti, configurazioni, dipendenze, piccoli passi e attività che lo compongono. Ma nessun progetto esiste senza l'elemento più importante: le persone. Le persone - quelle che lo commissionano e quelle che lo realizzano. Come suggerisce il Project Management Institute: La gestione del progetto è l'uso di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche specifiche per fornire qualcosa di valore alle persone. Dai leader alla forza lavoro e ai subappaltatori. Dalle persone che programmano a quelle che vengono selezionate per partecipare a qualche fase del progetto. Naturalmente, i progetti non sono simili e richiedono molte competenze diverse. Ma anche se ci sono molte differenze tra loro, hanno qualcosa in comune.
Che siate specialisti o leader nella gestione dei progetti di marketing, o che rappresentiate la gestione dei progetti per le agenzie creative, ogni progetto è un processo organizzato e organizzato. Per rendere l'idea in modo semplice, utilizziamo una semplice definizione data da projectmanager.com: La gestione dei progetti è la disciplina della pianificazione, dell'esecuzione e del completamento dei progetti. Ogni termine di questa definizione potrebbe pretendere di essere un argomento a sé stante, ma non è questo che vogliamo sottolineare. Quello che dovete vedere è il processo.
La definizione precedente vede la gestione dei progetti come un processo composto da tre fasi. Ma questo processo può essere suddiviso in quattro, cinque e sei fasi. Tuttavia, ognuna di esse comprende alcuni altri gruppi di elementi, processi minori, incarichi e, naturalmente, sfide. Il processo ha un termine proprio. È il ciclo di vita della gestione del progetto. La versione più diffusa è quella con cinque fasi. Sviluppato dal Project Management Institute, comprende la concezione e l'avvio, la pianificazione, l'esecuzione, le prestazioni/il monitoraggio e la chiusura del progetto.
Poiché l'argomento principale di questo articolo riguarda la contrapposizione di due ruoli, quello di project manager e quello di resource manager, vale la pena di soffermarsi un attimo a osservare da vicino l'immagine qui sopra. Perché? Perché un gestore di risorse partecipa a molte delle fasi e dei processi sopra descritti.
[Fonte: Rapporto annuale "The State of Project Management", Wellington 2020].
Per visualizzare l'importanza della gestione delle risorse (o resource manager, per dirla in modo diretto), utilizziamo una sintesi della ricerca annuale The State of Project Management introdotta dalla società Wellington. Grazie all'APM Body of Knowledge, la gestione dell'utilizzo delle risorse viene definita come:
"(...) l'acquisizione, l'allocazione e la gestione delle risorse, come gli individui e le loro competenze, le finanze, la tecnologia, i materiali, i macchinari e le risorse naturali necessarie per un progetto. La gestione delle risorse assicura che le risorse interne ed esterne siano utilizzate in modo efficace, nel rispetto dei tempi e del budget".
Non è proprio la definizione più semplice che sia mai stata fatta, a causa dei suoi termini ambigui, quindi potrebbe andare bene per una dissertazione accademica. Ma senza scavare troppo a fondo, il ruolo generale della descrizione del lavoro del manager delle risorse è quello di pianificare, programmare e allocare le risorse più utili e più appropriate (per lo più dipendenti o subappaltatori adeguatamente qualificati) per completare un progetto con le aspettative richieste e con tempi e budget predefiniti.
Se confrontiamo le definizioni di gestione dei progetti e di gestione delle risorse, i nostri occhi mostreranno - a prima vista - molte somiglianze tra le descrizioni delle mansioni di entrambi. Che rapporto c'è tra un project manager e un resource manager?
Probabilmente il modo più semplice per cogliere la differenza tra i responsabili delle risorse umane e i project manager è analizzare il livello in cui operano:
Un altro aspetto che differenzia i PM dai RM è il fatto che un project manager di solito si occupa di una serie di processi a tempo. I loro progetti hanno scadenze fisse o, ad esempio, calendari di sprint da rispettare. Un resource manager, invece, lavora in modo continuativo, essendo tipicamente coinvolto in tutti i progetti di una determinata azienda.
Un gestore di risorse è solitamente responsabile della gestione delle risorse!
I gestori delle risorse svolgono un ruolo cruciale nel supervisionare l'allocazione delle risorse, nel soddisfare le richieste di risorse e nel garantire il successo dei progetti, contribuendo in modo significativo alla produttività dell'organizzazione e agli obiettivi strategici.
I Resource Manager collaborano con diversi team di risorse umane all'interno delle organizzazioni:
I responsabili delle risorse possono prevedere di collaborare anche con altri reparti, a seconda delle risorse, delle dimensioni e della struttura dell'azienda. Come ha detto Neil Whitten: Il RESOURCE MANAGER ha un lavoro quasi impossibile, con richieste provenienti da ogni direzione immaginabile, ma che può avere un impatto profondo sul successo dell'organizzazione.
Una gestione efficace delle risorse è un fattore cruciale per il successo di un progetto. È molto più facile coordinare un progetto quando si dispone di un team in grado di soddisfare le proprie richieste di risorse (sia in termini di competenze che di disponibilità). Di solito le aziende iniziano a notare le conseguenze negative di una cattiva gestione delle risorse quando crescono. In un'organizzazione di piccole dimensioni, è perfettamente possibile per i PM assegnare i propri team o chiedere consiglio alla direzione quando c'è un conflitto di risorse. Quando ci sono più progetti, più dipendenti e più PM, è il momento giusto per introdurre un manager delle risorse nel team.
Tenete presente che un manager delle risorse dedicato è di grande aiuto, ma non è l'unico modo per prendere decisioni migliori sulla pianificazione delle risorse. Anche prima di assumere il primo manager delle risorse, potete supportare i vostri project manager dando loro accesso a un software di gestione delle risorse SaaS dedicato.
Gli esperti di pianificazione delle risorse e i project manager di successo indicano Teamdeck come il loro strumento preferito per la gestione delle risorse. La nostra applicazione aiuta a programmare le risorse, a monitorare il loro carico di lavoro e a misurare le loro prestazioni. Il calendario delle risorse di Teamdeck mostra chi è disponibile, chi è occupato e chi è in vacanza: assegnare le persone ai progetti è molto più facile in questo modo. Volete vedere il nostro strumento in azione? Programmate una telefonata con Aniela.
Un software di gestione delle risorse come Teamdeck aiuta a semplificare il processo di allocazione delle risorse, rendendo più facile una gestione efficace delle stesse. Riduce le possibilità di sovrautilizzo e garantisce un'allocazione ottimale delle risorse.
L'uso di strumenti di gestione delle risorse può migliorare significativamente l'efficienza della gestione dei progetti. Questi strumenti forniscono una visione chiara della disponibilità, delle competenze e dell'allocazione delle risorse, contribuendo a migliorare la pianificazione e l'esecuzione dei progetti.
La tecnologia svolge un ruolo cruciale nella gestione delle risorse. Le soluzioni software avanzate offrono funzioni come il monitoraggio in tempo reale, la programmazione automatica e la creazione di rapporti dettagliati, che aiutano a prendere decisioni informate sull'allocazione delle risorse.
La gestione delle risorse non è priva di sfide. Problemi come la scarsità delle risorse, il loro sovrautilizzo e il loro sottoutilizzo possono rappresentare ostacoli significativi. Una gestione efficace delle risorse richiede un'attenta pianificazione, un monitoraggio continuo e un intervento tempestivo.
Per superare le sfide della gestione delle risorse, le aziende possono adottare diverse strategie. Queste includono la pianificazione regolare delle capacità, la formazione e lo sviluppo continui delle risorse e l'uso di strumenti avanzati di gestione delle risorse.
Il campo della gestione delle risorse è in continua evoluzione. Si prevede che le tendenze emergenti, come l'uso dell'intelligenza artificiale, dell'apprendimento automatico e dell'analisi dei dati, rivoluzioneranno il modo in cui le risorse vengono gestite in futuro.
In conclusione, i ruoli dei project manager e dei gestori delle risorse sono entrambi essenziali per il successo dei progetti all'interno di qualsiasi organizzazione. Sebbene le loro responsabilità possano sovrapporsi in alcune aree, ogni ruolo apporta un insieme unico di competenze e prospettive che sono fondamentali per raggiungere gli obiettivi del progetto. La comprensione di questi ruoli e della loro complementarietà è fondamentale per qualsiasi azienda che voglia migliorare le proprie capacità di gestione dei progetti.
Responsabili di progetto: Questi professionisti sono responsabili dell'esecuzione e del completamento complessivo di un progetto. Coordinano gli sforzi del team di progetto, gestiscono la tempistica del progetto, supervisionano il budget e assicurano che i risultati del progetto soddisfino gli standard richiesti. I project manager sono i principali comunicatori all'interno di un progetto e si occupano dei contatti con le parti interessate, i membri del team e i partner esterni per garantire che tutti siano allineati e lavorino per gli stessi obiettivi. Identificano inoltre i rischi e le opportunità, prendendo decisioni strategiche per mantenere il progetto in carreggiata.
Gestori di risorse: D'altro canto, i manager delle risorse operano a un livello più ampio. Supervisionano l'allocazione e la gestione delle risorse tra più progetti all'interno dell'organizzazione. Il loro obiettivo principale è garantire che siano disponibili le risorse giuste al momento giusto, con le competenze necessarie per soddisfare le richieste del progetto. I manager delle risorse lavorano a stretto contatto con i project manager per risolvere i conflitti, riallocare le risorse se necessario e supportare il processo di pianificazione generale delle risorse. Svolgono inoltre un ruolo cruciale nella pianificazione delle capacità, nello sviluppo della forza lavoro e, talvolta, anche nelle attività legate alle risorse umane, come l'assunzione e la formazione.
La sinergia tra project manager e manager delle risorse: La collaborazione tra project manager e resource manager è fondamentale per ottenere risultati ottimali. Mentre i project manager si concentrano sulle specificità dei singoli progetti, i resource manager assicurano che le risorse dell'organizzazione siano utilizzate in modo efficiente in tutti i progetti. Questa sinergia aiuta a bilanciare i carichi di lavoro, a evitare la carenza di risorse e a massimizzare la produttività del team di progetto. Inoltre, consente una pianificazione più strategica e una migliore previsione, in quanto i responsabili delle risorse possono fornire una visione più ampia della disponibilità e dei vincoli delle risorse.
Importanza del software di gestione delle risorse: L'uso di un software dedicato alla gestione delle risorse, come Teamdeck, può migliorare significativamente l'efficienza e l'efficacia sia dei project manager che dei gestori delle risorse. Questi strumenti forniscono una piattaforma centralizzata per monitorare la disponibilità delle risorse, le competenze e le assegnazioni. Offrono approfondimenti in tempo reale, programmazione automatica e reportistica dettagliata, preziosa per prendere decisioni informate. Sfruttando questo software, le organizzazioni possono migliorare i processi di pianificazione delle risorse, ridurre il rischio di sovrautilizzo o sottoutilizzo e garantire che i progetti siano dotati di personale adeguato.
Affrontare le sfide e le tendenze future: Una gestione efficace delle risorse non è priva di sfide. Le organizzazioni devono affrontare problemi come la scarsità di risorse, la variazione dei requisiti dei progetti e il mantenimento dell'equilibrio tra più progetti. Tuttavia, con le strategie e gli strumenti giusti, queste sfide possono essere gestite in modo efficace. La pianificazione regolare delle capacità, la formazione e lo sviluppo continui e l'uso di tecnologie avanzate come l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico sono alcune delle strategie che possono aiutare le organizzazioni a essere all'avanguardia.
In prospettiva, il campo della gestione delle risorse è destinato a evolversi ulteriormente con l'integrazione delle tecnologie emergenti. L'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico, ad esempio, possono fornire analisi predittive, aiutando i manager a prevedere il fabbisogno di risorse e a identificare potenziali problemi prima che si presentino. Questo approccio proattivo alla gestione delle risorse può portare a un'esecuzione più efficiente dei progetti e a risultati migliori.
Pensieri finali: In definitiva, sia i project manager che i gestori di risorse sono indispensabili per il quadro di gestione dei progetti di un'organizzazione. Comprendendo i loro ruoli distinti e sfruttando i loro punti di forza unici, le aziende possono ottenere un approccio più coeso ed efficace alla gestione dei progetti. Investire in strumenti e strategie di gestione delle risorse non solo supporta questi ruoli, ma migliora anche l'efficienza e il successo complessivo dell'organizzazione. Grazie a una collaborazione efficace e a una pianificazione strategica, i project manager e i gestori delle risorse possono portare a termine i progetti con successo, assicurando che le risorse siano utilizzate in modo ottimale e che gli obiettivi siano raggiunti nei tempi e nei budget desiderati. Questo approccio olistico alla gestione dei progetti e delle risorse è fondamentale per promuovere un ambiente di progetto produttivo e sostenibile in qualsiasi organizzazione.
Un completo gestione delle risorse umane soluzione per i team in ufficio e in remoto
Il calendario delle risorse (o calendario di gestione del progetto, o calendario di pianificazione del progetto, software di pianificazione delle risorse) consente di pianificare, gestire e allocare le risorse in modo più efficace ed efficiente, soprattutto se Microsoft Excel ha avuto un ruolo...
Qual è l'obiettivo finale dei project manager? Portare a termine i progetti con successo. Gli stessi PM ammettono che questo non accade molto spesso: secondo l'ultima indagine Pulse of the Profession, meno di 60% dei progetti vengono completati...
La gestione della capacità è una strategia utilizzata dalle aziende per sfruttare al meglio l'efficienza produttiva rispetto alla domanda di un servizio o di un prodotto. L'obiettivo finale della gestione della capacità è quello di: Identificare e...