Se lavorate in un'azienda di software o in un'agenzia creativa, probabilmente sapete bene che i progetti non finiscono quando qualcuno invia l'ultimo commit alla base di codice o quando il cliente risponde con "sembra buono" al vostro lavoro. Certo, la parte di consegna del ciclo di vita del progetto può essere terminata, ma ora è il momento di chiudere correttamente un progetto. In questo post vi illustreremo alcune delle fasi più importanti che dovreste includere nei processi di gestione dei progetti della vostra azienda al termine di un progetto.
Innanzitutto, vediamo perché dovreste preoccuparvi di un processo di chiusura del progetto.
Un processo di chiusura del progetto è utile per garantire che tutti i partecipanti al progetto siano sulla stessa pagina e che il progetto sia ufficialmente concluso. Cosa succede quando non si chiude il progetto in modo corretto? Tanto per cominciare, potreste continuare a ricevere richieste di modifica da parte del cliente, che non sa che non è più il momento di fare tali richieste. Chiudere un progetto è vantaggioso anche dal punto di vista gestione delle risorse del progetto prospettiva. Non terrete inutilmente i vostri dipendenti impegnati in un progetto già completato: saranno liberi di lavorare a nuovi incarichi. Infine, avrete l'opportunità di guardare indietro al progetto e valutare cosa è andato bene e cosa potrebbe essere migliorato.
E i vostri dipendenti? Partecipare a un processo di chiusura dopo un progetto, che sia riuscito o meno, darà loro un senso di chiusura e migliorerà il morale del team.
Se volete costruire un processo unificato per la chiusura del progetto, dovreste iniziare con un'analisi approfondita dello status quo.
Incontrate il team di gestione del progetto e discutete le loro attività verso la fine del ciclo di vita del progetto. Insieme potrete analizzare i pro e i contro dei diversi approcci e costruire una procedura adatta alle esigenze della vostra azienda.
Prima di tutto, dovreste esaminare l'elenco dei requisiti e assicurarvi che il team di progetto abbia preparato tutti i deliverable. Il processo di chiusura del progetto può iniziare quando si è pronti a consegnare il progetto.
Mettetevi in contatto con il cliente per trasferire formalmente tutti i deliverable insieme alla documentazione necessaria. È possibile che abbiate consegnato diversi elementi del progetto nelle fasi iniziali del processo. Va benissimo così. Dovete solo assicurarvi che il cliente abbia accesso all'insieme completo dei risultati. Ricordate di condividere anche URL, login e password.
Il passo successivo è ottenere un'autorizzazione ufficiale da parte del cliente. L'ideale sarebbe avere una dichiarazione scritta, anche un'e-mail, che attesti che il lavoro del vostro team di progetto è stato ritenuto accettabile dal cliente. Se non riuscite a ottenere una firma, potreste avere una spiacevole sorpresa in seguito: se ci sono problemi, è meglio affrontarli ora.
È anche un'ottima occasione per ricevere un feedback dal cliente. È possibile programmare una telefonata per avere un riunione retrospettiva con il cliente. Dopo questa conversazione, avrete probabilmente alcuni punti di azione per i miglioramenti futuri e potenzialmente una bella testimonianza da inserire nel vostro sito web.
Sono molti i documenti di progetto che un project manager deve gestire durante il ciclo di vita del progetto. La fase di chiusura è un ottimo momento per organizzarli tutti e assicurarsi che non ci siano questioni in sospeso.
Chi lavora a un progetto può pensare di conoscerne tutti i dettagli. Probabilmente è così per ora, ma cosa succederà tra un paio di mesi, quando il cliente vorrà chiedere informazioni su un dettaglio tecnico? È molto meglio avere tutti i documenti relativi al progetto ben organizzati.
Inoltre, dovreste anche chiudere formalmente i contratti di progetto con i diversi fornitori o freelance. Non dimenticate di pagarli!
Come già detto, la chiusura del progetto è un momento perfetto per riflettere sulle prestazioni del team. Andate sul vostro software di gestione dei progetti o delle risorse e analizzate i rapporti del progetto. Ecco un paio di idee su ciò che potete osservare con attenzione:
Utilizzo Teamdeck per creare un rapporto tra stime e consuntivi.
Teamdeck può anche aiutarvi a calcolare l'utilizzo delle risorse.
Il calcolo delle ore fatturabili e di quelle non fatturabili può aiutarvi a trovare ulteriori idee di miglioramento per aumentare la produttività del vostro team.
Durante la revisione del progetto, dovreste anche organizzare una riunione del team di progetto per discutere le lezioni apprese e le idee per il futuro.
Se la vostra azienda lavora su più progetti alla volta, come nel caso di molte agenzie o software house, potrebbe non essere ovvio per tutti che un determinato progetto è appena stato completato. Sarebbe opportuno che il project manager inviasse un messaggio a tutta l'azienda per annunciare il completamento del progetto e riconoscere il duro lavoro del suo team. Dovrebbe cercare di evidenziare i risultati di ogni membro del team e assicurarsi di includere tutti. Un gesto del genere farà sicuramente sentire il dipendente apprezzato e notato.
Anche se una pandemia potrebbe impedirvi di organizzare un evento celebrativo per il team di progetto, dovreste comunque cercare di divertirvi con loro. Anche una celebrazione virtuale potrebbe essere un'occasione divertente per favorire il cameratismo.
A questo punto, avete discusso a lungo il progetto con il team di progetto, avete ricevuto il feedback del cliente e avete esaminato i dati. È molto probabile che abbiate intuizioni preziose e attuabili che potrebbero essere utili per i progetti futuri della vostra azienda. È fondamentale documentarle e condividerle con gli altri responsabili della gestione dei progetti aziendali.
Inoltre, è un ottimo momento per creare un po' di marketing intorno al progetto: inserirlo nel portfolio online del team, pubblicare un caso di studio. È vantaggioso pianificare queste fasi, altrimenti potrebbero non essere realizzate in mezzo ad altri progetti e compiti.
Anche se siete certi che i vostri collaboratori sanno che il progetto è pronto, dovreste comunque sollevarli ufficialmente dall'incarico. Quando si esaminano le risorse della propria azienda o calendario onlineQuesti dipendenti non devono più essere contabilizzati per il progetto completato.
Assicuratevi che il vostro team calendario delle risorse è aggiornato. In questo modo, gli altri project manager possono prenotarli per nuovi progetti.
Leggendo le varie fasi di un processo di chiusura, avrete probabilmente notato che questa fase richiede del tempo. È un'altra ragione per predisporre tali procedure prima dell'inizio del progetto. Quando si sa quante ore occorrono in media per chiudere un progetto, è possibile tenerne conto nella stima dei costi.
Ci auguriamo che questo blog post vi aiuti a pianificare fasi di chiusura del progetto efficaci e adatte alle esigenze della vostra azienda. Ne beneficeranno sicuramente i progetti futuri del vostro team.
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