Casa " Blog " Tecniche di definizione delle priorità dei compiti - Come trovare le priorità per il vostro team?

In questo post abbiamo raccolto un paio di tecniche per selezionare strategicamente i compiti più importanti. Per cominciare, parliamo della definizione delle priorità dei progetti in generale.

Cosa sanno i nostri lettori:

Come Responsabile di progettoIl vostro obiettivo principale è consegnare un progetto con successo. Di solito significa completare il progetto nei tempi previsti, nel rispetto del budget e con tutte le caratteristiche e le funzioni necessarie. Per raggiungere questo obiettivo, tuttavia, dovete creare un programma ragionevole per il vostro team e completare diversi compiti in ordine sparso. Quali di questi compiti deve affrontare per primo il vostro team? Quali sono i più importanti? Definire le priorità dei compiti è inevitabile, ma potete farlo con successo o rischiare di causare ritardi o conflitti di risorse.  

 

Che cosa si intende per prioritizzazione dei compiti?

Conoscete l'espressione "prima le cose importanti"? Che ci crediate o no, spiega bene il processo di definizione delle priorità. 

È necessario individuare le "prime" cose: i compiti più importanti, le attività più urgenti da svolgere, ecc. e portarle a termine come primo ordine del giorno.  

In sostanza, tutto ciò che dovete fare è determinare quale sia il compito più importante. Può sembrare più facile a dirsi che a farsi. Tuttavia, in realtà, è possibile utilizzare le tecniche descritte di seguito e fare questa scelta con sicurezza.

Prima di iniziare ad assegnare le priorità alle attività...

... assicuratevi di avere piena visibilità su ciò che effettivamente deve essere fatto per realizzare un determinato progetto. È indispensabile definire e controllare l'ambito del progetto, tanto che abbiamo persino dedicato un intero post del blog a gestione dell'ambito del progetto.

Una volta raccolti i requisiti del progetto e approvato l'ambito con le diverse parti interessate, potete scrivere tutti i compiti da portare a termine. Raccoglieteli in un documento o nel vostro strumento di pianificazione del progetto. A questo punto, è possibile suddividere i compiti in diverse categorie (ad esempio, fasi del progetto) e successivamente assegnare le priorità all'interno di questi gruppi.

Ricordate di tenere informati i membri del vostro team:

Oltre agli obiettivi del progetto e alla sua portata, i membri del team devono essere consapevoli delle dipendenze tra i compiti e dei possibili vincoli. Queste informazioni saranno utili quando inizierete a lavorare sulla pianificazione del progetto e sull'ordine dei compiti.

Come stabilire le priorità dei compiti? Le strategie più diffuse per stabilire le priorità

Riuscire a distinguere un compito ad alta priorità da uno di importanza quasi nulla può essere semplice. Ordinare i compiti con un livello di priorità simile, invece, può rivelarsi molto più impegnativo. Tuttavia, è necessario proporre un certo ordine se si vuole che i compiti del progetto vengano portati a termine.

Fortunatamente, diverse tecniche consentono di stabilire con successo le priorità del lavoro come project manager. Esaminiamone alcune, una per una.

Matrice Eisenhower

È una delle strategie più diffuse per scegliere le attività essenziali su cui concentrarsi. Tutto ciò che dovete fare è dividere tutti i compiti in quattro gruppi, a seconda della loro importanza e urgenza:

Basta dare un'occhiata alla matrice di Eisenhower per capire quali sono i compiti da affrontare per primi (urgenti e importanti) e quelli su cui concentrarsi successivamente (non urgenti e importanti). 

E gli altri due gruppi? In genere, il gruppo 3 può essere delegato, mentre il gruppo 4 è costituito da compiti che potete facilmente eliminare dalla vostra lista di cose da fare. 

L'aspetto è leggermente diverso nelle impostazioni del progetto, dove non c'è necessariamente l'opzione di delegare o eliminare le voci di lavoro. Tuttavia, anche solo sapere che un determinato compito non è di importanza critica può aiutare a trovare un posto per esso nel programma del team di progetto.

Il metodo MoSCoW

Anche questo metodo richiede di raggruppare i potenziali compiti. Utilizzerete categorie legate all'indispensabilità di un particolare compito nel progetto:

Sebbene sia una tecnica utile per stabilire le priorità dei compiti, può essere ancora più utile come parte del processo di gestione dell'ambito. Potete chiedere agli stakeholder di etichettare i requisiti del progetto in base a questi quattro gruppi. Vedrete dove sono le loro priorità.

Valutare il valore potenziale

Chiunque abbia lavorato nella gestione di progetti probabilmente conosce il principio di Pareto. Secondo tale principio, 80% di effetti hanno origine da 20% di cause. In altre parole, 20% di compiti possono portare 80% di benefici al progetto. 

Il vostro obiettivo? Identificare quel 20% di compiti. Per farlo, potete provare a immaginare quale valore può essere creato dal completamento di ogni compito. In questo modo, dovreste essere in grado di distinguere il lavoro principale dagli aspetti secondari.

E se non venissero portati a termine?

Per valutare il valore da ottenere, potete anche provare un approccio opposto: pensate a cosa accadrebbe se il vostro team non portasse a termine un determinato compito. Nella maggior parte dei casi, sarete in grado di individuare gli elementi che devono essere eseguiti, altrimenti il progetto non avrà successo. Questi sono i compiti ad alta priorità.

Riflettete su come vi sentite in questi compiti

Nel definire le priorità dei compiti del progetto, cercate di essere consapevoli di come vi sentite personalmente nei loro confronti. Potreste essere tentati di etichettare qualcosa come a bassa priorità perché semplicemente non siete impazienti di lavorarci. Anche il vostro team potrebbe procrastinare compiti importanti, ma non molto interessanti. Come project manager, dovete tenere conto dei loro sentimenti e delle loro aspettative, ma anche valutare i compiti in modo obiettivo.

Non dimenticare le dipendenze e i vincoli

Qualunque di queste tecniche scegliate di seguire, prestate attenzione ai compiti che hanno altre dipendenze. Potreste avere compiti in fase di completamento da cui dipendono altri elementi. Date loro la priorità di conseguenza.

Lo stesso vale per i vincoli del progetto (ad esempio, la carenza di risorse). Se vi aspettate che uno dei vostri compiti sia influenzato da questi vincoli in qualche punto della timeline del progetto, potreste volerli programmare per quando è più probabile che vengano svolti (per esempio, adesso).

Definire le priorità come gruppo

Il vostro team può essere molto utile per assegnare le priorità alle diverse attività del progetto. Atlassian ha pubblicato una ricetta per un esercizio di prioritizzazione di gruppo nell'ambito del progetto Manuale di squadra. Potete controllare qui.

Definizione delle priorità delle attività di progetto: accettare il cambiamento

Il cambiamento è inevitabile nella gestione dei progetti. E questo vale anche per le priorità, che possono cambiare. Una buona idea è rivedere regolarmente l'elenco delle priorità e valutare se l'ordine è ancora appropriato. Ricordate di comunicare con il vostro team quando qualcosa cambia: devono sapere che c'è stato un cambiamento nelle priorità.

Un'altra cosa: anche se dovete essere preparati ai cambiamenti, non significa che dobbiate accettarli senza fare domande. È vostro compito indagare sulle ragioni di ogni cambiamento importante del progetto. Perché? Innanzitutto, dovete sempre essere consapevoli degli obiettivi aziendali attuali. In secondo luogo, il cambiamento delle priorità può essere un segnale d'allarme di scope creep (una crescita imprevista e incontrollabile dell'ambito del progetto).

Ecco un elenco di tecniche che potete utilizzare per assegnare le priorità alle attività di un progetto. Cosa fare quando avete finito di assegnare le priorità? Dovete registrare queste decisioni: di solito c'è un campo per la "priorità dei compiti" nel vostro strumento di gestione del progetto. 

Potete anche monitorare i risultati dei vostri sforzi di definizione delle priorità nel vostro team. calendario delle risorse. Alcuni strumenti di gestione delle risorse (tra cui Teamdeck) consentono di etichettare il tempo tracciato (e le prenotazioni) con tag di "alta priorità" o "bassa priorità". Se il vostro team utilizza i tag dei timesheet, potete creare un report e analizzare quanto tempo viene dedicato alle attività più importanti. Trascorrono molto tempo su attività non essenziali? Questo è l'invito a fare qualcosa.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Pianificate il lavoro del vostro team con Teamdeck, un programma completo di software di pianificazione delle risorse

Messaggi correlati