Vi è mai capitato di pensare di avere tutto sotto controllo all'inizio di un nuovo progetto? Intendo dire traguardi, obiettivi, risultati, un team e una tabella di marcia. Ma poi, un cambiamento inaspettato rovina il vostro piano accuratamente preparato.
Se questo è il vostro caso, non fatevi prendere dal panico. Con questi suggerimenti per una pianificazione flessibile, potete modificare i vostri piani ed essere pronti ai cambiamenti.
Prima di addentrarmi nell'argomento, vorrei spiegarvi perché l'introduzione di una approccio flessibile alla gestione dei progetti è così importante.
La pianificazione flessibile consente ai manager di pianificare il carico di lavoro del team e le risorse in modo più accurato durante la gestione di più progetti. Spesso ci sono molte variabili che non possono essere previste, soprattutto in sviluppo software o agenzia ambiente. Può influire sul vostro bilancio del progetto, la tempistica e, ultimo ma non meno importante, la scadenza. Flessibile pianificazione di progetti e risorse impedisce ai manager di attenersi ai vecchi piani e permette loro di agire di conseguenza a tutti i cambiamenti imprevisti.
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La valutazione delle dipendenze esterne vi permette di scoprire cose che non potete controllare.
Due esempi di influenze esterne sono naturalmente il tempo e il denaro, di cui normalmente si tiene conto mentre stima di un progetto-Ma anche eventi come le festività nazionali o i congedi per malattia dei vostri dipendenti.
Di fronte a dipendenze che sfuggono al vostro controllo, cercate di controllarle per ottenere i migliori risultati. Eventi come le festività nazionali, ad esempio, possono essere facilmente controllati in anticipo, come suggerito dal PMI. come elencato dal PMI:
Recentemente abbiamo elencato comune sfide di gestione delle risorse. Eccone alcuni:
Dovreste essere in grado di elencare tutti i dipendenti disponibili e di scegliere quelli più adatti al vostro progetto. Ma cosa succede se qualcuno di loro si ammala o decide di licenziarsi? Ci sono persone in grado di sostituirli? In caso contrario, c'è la possibilità di assumere qualcun altro, ad esempio un freelance?
Conoscendo i propri limiti, si possono ipotizzare diversi scenari e trovare soluzioni in anticipo: :
Si può anche creare una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) per elencare tutte le attività del progetto, assegnando i possibili rischi a ciascuna di esse.
Un altro modo per scoprire i rischi potenziali è quello di esaminare i dati storici. Basta ripercorrere i progetti passati ed esaminare le sfide che avete affrontato. Quindi, valutate se c'è la possibilità che si verifichino anche in questo progetto e preparate le risposte.
In preparazione al progetto, avrete probabilmente creato un piano di alto livello che comprende gli obiettivi e le dipendenze del progetto.
Dovreste anche pianificare aggiornamenti frequenti sulle priorità del vostro cliente, in modo da poter verificare se non ci sono potenziali modifiche al vostro programma.
In questo modo vi assicurate di essere in sintonia con il cliente e di garantire che il piano sia in linea con le sue aspettative.
L'esame di scenari alternativi consente di gestire il progetto con maggiore sicurezza.
Per prima cosa, esaminate il percorso critico del progetto, che è una suddivisione di tutte le attività e delle dipendenze tra di esse. Individuate le dipendenze causali e le attività cruciali per la realizzazione del progetto. Quindi, individuate le attività che possono essere fluttuanti, nel senso che un cambiamento nella loro consegna non influirà sul successo complessivo del progetto o ne comprometterà la tempistica. Molti strumenti di gestione dei progetti consentono di etichettare le attività, rendendo più facile tenere traccia del percorso critico.
Delineando le azioni misurabili e le milestone e aggiungendo poi i compiti fluttuanti, si può vedere come sia possibile cambiare l'ordine dei compiti o destreggiarsi tra le risorse, se necessario.
Organizzare riunioni frequenti con il team e il cliente vi aiuterà a rimanere nel giro e a scoprire i rischi e le sfide che si presentano. Includete queste riunioni nel vostro piano prima dell'inizio del progetto e comunicate al team e al cliente quando e come si terranno.
Quali sono le riunioni da includere?
Riunioni Scrum Come quelle giornaliere, la pianificazione dello sprint, la retrospettiva dello sprint e la revisione dello sprint hanno lo scopo di tenervi informati sui progressi del progetto. Queste riunioni aiutano anche a conoscere gli ostacoli incontrati dal team, in modo da poter intervenire e trovare soluzioni ai problemi.
Le riunioni con il cliente vi permettono di tenerlo informato sui progressi, ma anche di ottenere il suo feedback, che potrete inserire subito, invece di dover rifare il lavoro in un secondo momento.
Creare un piano di progetto a monte non significa non doverlo rivedere in seguito.
Una pianificazione flessibile vi permette di avere una piano di progetto di alto livello ma anche di saperle adattare, monitorare i rischi e le sfide e migliorare quando necessario.
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