Ogni volta che stimare un nuovo progetto e assegnare le risorse, si crea un piano di progetto di alto livello. La pianificazione di alto livello si concentra sulla definizione dei requisiti e dei risultati del progetto e sul loro monitoraggio nel tempo. È diverso da un piano di progetto dettagliato, che consiste in tutte le attività necessarie per completare il progetto. Si potrebbe dire che un piano di alto livello è la visione del progetto da parte del manager.
Ad esempio, Jira è un ottimo strumento di pianificazione del progetto che consente di tenere traccia di ogni attività all'interno di un progetto. TeamdeckTeamdeck, invece, aiuta a gestire le risorse all'interno dell'organizzazione e ad assegnare le persone ai progetti in base alla loro disponibilità. Teamdeck è software di gestione delle risorse con un Strumento di monitoraggio del tempo del team, strumento di programmazione delle risorse, e sistema di gestione dei congedi caratteristiche.
Pianificazione di alto livello significa gestire gli obiettivi, le dipendenze e le risorse disponibili del progetto (pianificazione delle risorse), insieme alla tempistica e al budget. Indica cosa deve essere fatto, quando e da chi, senza entrare nei dettagli di particolari attività. Fornisce una chiara panoramica dell'ambito e delle risorse necessarie, in modo da poter prendere decisioni informate sulla stima e sulla gestione del progetto.
La pianificazione di alto livello del progetto è strettamente connessa ai principi di gestione del progetto Agile, secondo i quali un project manager (PM) dovrebbe supervisionare il processo, che può essere descritto come un modalità di leadership facilitante.
In questo caso, "leadership facilitativa" significa che i PM indicano ai loro team la giusta direzione e assicurano una comunicazione e un flusso di progetto adeguati, consentendo al tempo stesso al team di assumersi la responsabilità dei progetti stessi. In questo modo, i PM possono aumentare il senso di appartenenza dei membri del team, che si dimostra più produttivo.
Nella creazione di un piano di alto livello, è necessario includere:
In questo modo ci si concentra sui requisiti del progetto, sugli obiettivi di business e sui ruoli necessari per la realizzazione del progetto e, sulla base di questi, si creano un calendario e una tabella di marcia. allocare le risorse al vostro progetto.
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Abbiamo già elencato quali sono le caratteristiche di un piano di progetto di alto livello.
Ora valutiamo come utilizzarlo per pianificare le risorse, stimarne i costi e gestire la pianificazione.
È necessario valutare gli obiettivi e l'ambito del progetto per decidere chi includere nel progetto. Utilizzate una fase di avvio per comprendere meglio il progetto e i ruoli necessari per realizzarlo.
Quando si tratta di allocare le risorse, la prima cosa da fare è allineare le competenze e l'esperienza dei dipendenti ai requisiti del progetto. Avendo redatto un piano di progetto di alto livello, conoscete già gli obiettivi e i risultati da raggiungere. Ora è sufficiente stilare un elenco di dipendenti che soddisfino i criteri del progetto.
L'allocazione delle risorse deve includere non solo ciò a cui stanno lavorando attualmente (o i progetti futuri a cui sono già state assegnate), ma anche i progetti futuri:
In questo modo, si riducono le possibilità che qualche imprevisto interferisca con il progetto nel corso del tempo.
Valutare la disponibilità del vostro team è molto più facile se utilizzate strumenti di pianificazione di alto livello come Teamdeck. Viene fornito con un calendario in cui è possibile controllare il carico di lavoro attuale dei dipendenti.
Una volta identificati i membri del team e confermata la loro disponibilità per il tempo del progetto, stimate il budget con loro utilizzando la tecnica di stima basata sui punti storia, che abbiamo descritto più approfonditamente in questo articolo su avvio del progetto.
Principali risultati: Utilizzando piani di progetto di alto livello, siete in grado di identificare le risorse necessarie per realizzare un progetto, confermarne la disponibilità e stimare il budget del progetto.
La pianificazione di alto livello non riguarda solo l'avvio del progetto. È anche la supervisione del progetto nel tempo.
Una delle tecniche da utilizzare è la livellazione delle risorse. Si tratta semplicemente di adattare il carico di lavoro alla disponibilità dei vostri dipendenti, per evitare l'overbooking (leggi Gestione del carico di lavoro). Tuttavia, occorre prestare attenzione al fatto che ciò modifica il percorso del progetto, con conseguenti ritardi nello sviluppo.
Per distribuire in modo più uniforme l'allentamento, è possibile utilizzare la tecnica di lisciatura delle risorse. Secondo la Guida PMBOKSi tratta di regolare "le attività di un modello di schedulazione in modo che il fabbisogno di risorse del progetto non superi determinati limiti predefiniti".
Principali risultati: L'utilizzo di un calendario per monitorare il carico di lavoro del team durante il progetto consente di individuare le variazioni di disponibilità dei membri del team. In questo modo, sarete in grado di adattare la loro capacità e l'ambito del progetto, evitando l'underbooking o l'overbooking, e burnout dei dipendenti.
Abbiamo discusso cosa sia la pianificazione di alto livello e come avere un programma aiuta per gestire meglio il vostro team. Utilizzatelo per avere una panoramica migliore della capacità delle vostre risorse e della portata del progetto.
Per implementare un piano di progetto di alto livello:
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