Creare un piano completo per il progetto non significa solo elencare i compiti. È necessario impegnarsi in un'efficace pianificazione delle risorse per identificare le risorse necessarie e la loro disponibilità. Il processo di pianificazione delle risorse è fondamentale per i project manager per stimare con precisione la tempistica e il budget del progetto. Stabilendo l'ambito del progetto, i deliverable e le dipendenze durante la fase di avvio, i manager possono gestire meglio la capacità delle risorse. Questo approccio non solo garantisce un'allocazione efficiente delle risorse, ma consente anche di ottimizzare la capacità delle risorse per i progetti attuali e futuri.
3 ingredienti di un processo efficace di gestione delle risorse
Ruolo del calendario online e software di pianificazione delle risorse
Come evitare i problemi di allocazione delle risorse
Significato della pianificazione delle risorse nella gestione dei progetti
La pianificazione delle risorse non è da meno e aiuta i project manager ad allineare i risultati dei progetti con le risorse disponibili. Senza di essa, non è possibile controllare realmente la consegna del progetto, la sua tempistica e il budget. In questo post vi guiderò attraverso il processo di pianificazione delle risorse, in modo che possiate trovare e assegnare solo le risorse giuste e disponibili per il vostro progetto.
Parafrasando la caratterizzazione del Project Management Institute (PMI), va detto che si tratta di utilizzare competenze, abilità, conoscenze, dispositivi, strumenti, software, metodi, processi e tutto ciò che serve per produrre "valore per le persone". (Il Corso di certificazione PMPIl documento, offerto dal PMI, vi darà anche una buona idea di cosa sia la pianificazione delle risorse nell'ambito della gestione dei progetti).
L'ambiguità dell'espressione "valore per le persone" ci induce a pensare che il risultato della gestione dei progetti possa essere qualsiasi cosa. Qualsiasi cosa che sia utile per alcune persone. E proseguendo in questo pensiero, è giustificato dire che per il PMI il project management consiste nell'utilizzare le risorse (sia intellettuali che materiali) per creare e realizzare qualcosa di utile (per qualcuno). In parole povere, usare tutto ciò che abbiamo per creare ciò di cui abbiamo bisogno.
La pianificazione delle risorse nella gestione dei progetti consiste nella scelta di risorse/dipendenti adeguatamente qualificati e nel loro abbinamento ai compiti per garantire il successo del progetto. [Fonte: Qui sopra una vista da Teamdeck - lo strumento di pianificazione delle risorse].
Come scoprirete nei prossimi paragrafi, la definizione di cui sopra non dice nulla di assolutamente fondamentale per la gestione dei progetti (e anche per la pianificazione delle risorse). E nulla sui fondamenti che differiscono tra project management e management.
L'Association for Project Management (APM) ha introdotto una concezione della gestione dei progetti che ne illustra gli aspetti cruciali.
La gestione del progetto è l'applicazione di processi, metodi, competenze, conoscenze ed esperienze per raggiungere obiettivi specifici del progetto in base ai criteri di accettazione del progetto entro parametri concordati. La gestione del progetto prevede risultati finali vincolati a tempi e budget definiti.
Ciò che accomuna le proposte del PMI e di AMP è la parte relativa all'applicazione dei processi, all'utilizzo di competenze e metodi per sviluppare o implementare un progetto. Ma ciò che è assolutamente degno di nota sono tre aspetti che non compaiono nella proposta del PMI. I "criteri di accettazione del progetto", il tempo e il terzo aspetto: il budget.
Come sappiamo, i progetti sono affidati, internamente o esternamente, da qualcuno della vostra azienda o da un cliente. Una richiesta aziendale presuppone le aspettative (del cliente) relative al progetto. Una richiesta aziendale contiene anche i tempi di consegna del progetto (il business non aspetta) e il budget entro il quale è necessario rientrare. Durante il progetto sviluppo o alla fine di questo processo, quando il progetto viene consegnato al cliente, i criteri di accettazione devono soddisfare le aspettative del cliente.
E qui inizia la principale differenza tra project management e just management. Secondo l'APM, la differenza tra i due termini si riduce al tempo. Il momento in cui il progetto è pronto per essere eseguito o già eseguito. Mentre la gestione è un'operazione continua, la gestione del progetto prevede un risultato finale in un arco di tempo finito.
Qual è il rapporto con la pianificazione delle risorse?
Come detto in precedenza, la gestione dei progetti è un processo composto da elementi quali compiti, procedure, metodi e così via. Questo processo prende il nome di ciclo di vita del project management e assume a volte 3, 4, 5 o addirittura 6 o 7 fasi. Le fasi illustrano un quadro graduale delle pratiche più ragionevoli utilizzate per guidare un progetto dall'inizio alla fine. Fornisce ai manager un modo strutturato per creare, eseguire e concludere un progetto.
L'immagine precedente illustra che la pianificazione delle risorse è un elemento del processo di gestione del progetto. Il suo ruolo è - con un leggero anticipo rispetto alla definizione di pianificazione delle risorse fornita dall'APM - quello di organizzare, pianificare, programmare e misurare il lavoro delle persone.
Grazie all'APM Body of Knowledge, siamo consapevoli che le risorse sono intese in modo ampio. Come persone (e relative competenze), ma anche come denaro, macchinari, materiali, tecnologia e qualsiasi altra cosa necessaria per ottenere il risultato atteso. Si può anche dire che una risorsa è tutto ciò che è richiesto per completare un compito o un progetto. Naturalmente, dal punto di vista di molte aziende, soprattutto di quelle che offrono servizi, la gestione e la pianificazione delle risorse riguardano le persone. Le persone e le loro competenze.
Per l'APM, un progetto di pianificazione delle risorse o, come si suol dire, di gestione delle risorse:
(...) assicura che le risorse interne ed esterne siano utilizzate in modo efficace, nel rispetto dei tempi e del budget.
Poiché la pianificazione delle risorse fa parte della gestione del progetto, anche aspetti come il tempo e il budget sono inevitabili. Una buona pianificazione delle risorse (gestione delle risorse) fa sì che le risorse giuste siano disponibili al momento giusto per il lavoro giusto.
E il ruolo del gestore delle risorse è identificare le risorse necessarie (dipendenti con competenze ed esperienze rilevanti) per realizzare il lavoro, come parte della pianificazione del progetto, e determinare quando le risorse saranno necessarie, attraverso la programmazione.
Analogamente alla proposta della società Planview - nostra rivale nel mercato dei sistemi di pianificazione delle risorse di progetto - riteniamo che la pianificazione delle risorse (o gestione delle risorse, se preferite) sia un approccio che mira a garantire che le risorse siano utilizzate nel modo più efficiente. Indipendentemente dal fatto che si parli di un singolo progetto o portafoglio di progettiSe eseguite correttamente, le aziende raggiungono la massima efficienza nell'uso delle risorse, senza sottoutilizzare o sovrautilizzare nessuna di esse (un dipendente).
Durante questo processo di assegnazione dei compiti ai membri del team, la programmazione e l'abbinamento a determinati compiti si basano sulla loro capacità e disponibilità e, cosa ovvia, sulle loro competenze che si adattano ai requisiti del progetto o del compito nel miglior modo possibile.
Per la maggior parte delle aziende creative e di servizi le risorse sono le persone, quindi la pianificazione delle risorse è un processo che potete utilizzare per identificare i membri del team che dovete assegnare al vostro progetto e quando ne avrete bisogno.
Inoltre, i piani delle risorse possono cambiare e devono essere modificati regolarmente per riflettere le modifiche dell'ambito, la disponibilità dei dipendenti e così via, in modo che il progetto di pianificazione sia sempre aggiornato.
Per spiegare meglio come gestire le risorse nella vostra organizzazione, parliamo di prerequisiti è necessario prepararsi in anticipo, tecniche pianificare le risorse per un progetto e strumenti di pianificazione del progetto che renderà tutto molto più semplice.
Prima di poter creare un piano di risorse sicuro, sono necessari alcuni input. Il primo di questi prerequisiti è una struttura di ripartizione del lavoro (WBS)che è una struttura orientata alle consegne dell'ambito del progetto. Aiuta a illustrare il progetto con sezioni gestibili, in modo che sia già più facile capire quali tipi di team saranno necessari.
Assegnare e programmare le risorse necessarie e i membri del team per completare un progetto, tenendo conto della disponibilità delle risorse.
Nello sviluppo di software, ad esempio, molto probabilmente avrete bisogno di designer UI/UX per creare wireframe e poi progettare il prodotto. Poi, a seconda delle specifiche del progetto, potrebbero essere necessari sviluppatori e specialisti di QA.
Ora, è necessario un durata stimata del progetto e delle attività, in modo da poter pianificare le risorse per il progetto. Una delle risorse tecniche di programmazione Il metodo del percorso critico (CPM), che illustra la struttura del progetto, ma include anche le dipendenze, le tappe e la durata delle attività. Utilizzando il CPM è possibile calcolare il tempo totale stimato per il progetto.
Per ultimo, dato che conoscete l'ambito, è il momento di trovare dipendenti con competenze corrispondenti alle mansioni a cui saranno assegnati. Una cosa importante da fare è assicurarsi che questi dipendenti siano disponibili per il periodo stimato per ogni compito.
Per rendere i vostri piani più affidabili, utilizzare i dati storici da progetti passati. Potrebbe derivare da programmi, stime o dalle prestazioni dei membri del team che considerate (ad esempio, in base alle loro prestazioni). fogli di presenza). I dati dei progetti già realizzati forniscono una base di riferimento per l'impostazione di un nuovo progetto, riducendo le "stime".
Il report delle tariffe orarie interne contiene le risorse del progetto - i membri del team e i progetti a cui sono assegnati. Aiuta a confrontare le prenotazioni con i fogli di presenza e, naturalmente, con i costi del progetto.
Poiché ora disponete di tutti gli input necessari per la pianificazione delle risorse, ecco come passare all'azione. Giudizio degli esperti deriva dalla vostra esperienza professionale e dalle preziose intuizioni che possono provenire dai vostri colleghi senior o dai consulenti assunti dalla vostra organizzazione. Per quanto possa sembrare ovvio, è davvero importante per il successo del progetto.
Il passo successivo è l'identificazione dell'alternativa. Poiché i progetti possono cambiare nel corso della loro vita, è necessario prendere in considerazione diversi scenari. In questo modo, è possibile trovare soluzioni da utilizzare in caso di cambiamenti. Due metodi che si possono utilizzare sono:
Pattern thinking - questo metodo prevede il riconoscimento dei modelli, utile per perfezionare o migliorare, sulla base delle esperienze passate.
Pensiero laterale - questo approccio richiede un pensiero creativo e la risoluzione di problemi con idee che potrebbero non essere evidenti all'inizio.
Stima dal basso verso l'altoIl metodo successivo alla pianificazione delle risorse è un concetto semplice che si basa sul coinvolgimento delle persone che lavoreranno al progetto nella stima. Con questo approccio, il team stima i compiti in base alle proprie conoscenze ed esperienze, ottenendo un calendario del progetto più dettagliato, ma anche più dispendioso in termini di tempo.
Strumenti dedicati alla gestione dei progetti, pianificazione delle risorse o software di gestione del tempo potrebbe non essere necessario per la pianificazione delle risorse, in quanto si può ancora utilizzare un foglio di calcolo e fare un ottimo lavoro. (Anche per la pianificazione delle risorse IT).
Ma è molto più comodo utilizzare un software di pianificazione delle risorse, soprattutto perché consente di accedere immediatamente a tutti i dati raccolti finora, tra cui l'elenco dei dipendenti, la loro disponibilità, le prenotazioni esistenti e i fogli di presenza compilati in precedenza.
Nota: questa parte dell'articolo si basa spudoratamente sulle funzioni del pianificatore di risorse, in quanto crediamo che aiuti qualsiasi project manager a pianificare il proprio lavoro in modo più efficiente.
Prendiamo ad esempio il controllo della disponibilità dei dipendenti. Con un calendario per la gestione delle risorse, è possibile filtrare tutti i dipendenti e i membri del team in base al loro titolo di lavoro e vedere quando sono disponibili e a quali progetti sono attualmente assegnati.
Grazie ai rapporti sull'utilizzo delle risorse, i project manager visualizzano le fasi future, come la pianificazione del carico di lavoro del team.
Avere software di gestione delle risorse Anche i rapporti di utilizzo sono utili per utilizzare i dati dei progetti passati. I rapporti di utilizzo, ad esempio, consentono di accedere alle informazioni sulle prestazioni di un determinato membro del team in passato, oppure l'impatto di quest'ultimo sull'intero team di progetto può essere una base di riferimento per le ipotesi da fare per un nuovo progetto.
I conflitti di pianificazione possono verificarsi quando un dipendente viene preso in considerazione per più progetti contemporaneamente. Questa situazione può essere evitata, ma richiede una migliore visione della disponibilità dei dipendenti e della pipeline di progetti dell'azienda.
La pianificazione delle risorse presuppone il controllo della disponibilità dei dipendenti per evitare conflitti di programmazione. La gestione della disponibilità come funzionalità non compare in nessuno strumento di gestione dei progetti.
In caso di conflitti, consultate i vostri piani con un PM che ha pianificato le stesse risorse e cercate di negoziare. Ad esempio, potete trovare un modo per pianificare lo stesso dipendente confrontando i percorsi critici dei vostri progetti. In questo modo è possibile capire se alcuni compiti possono fluttuare, rendendo possibile lo spostamento del lavoro. Quindi, adattate il vostro piano di progetto a questi cambiamenti.
Per evitare conflitti di pianificazione, ricordate di:
Verificate se le risorse che avete pianificato sono disponibili.
Consultate gli altri PM della vostra organizzazione, se non hanno bisogno delle stesse risorse durante la durata del progetto.
Gestione del carico di lavoro del team e della pipeline aziendale durante il progetto, per assicurarsi che il piano si adatti alle prenotazioni attuali e allo sviluppo del progetto.
Sapere come pianificare correttamente le risorse non solo renderà più facile trovare e assegnare le risorse migliori per il progetto. Vi aiuterà anche a gestire i costi.
Come afferma il PMBOK®, la pianificazione delle risorse è, accanto alla stima, al budget e al controllo dei costi, una parte della gestione dei costi del progetto. Come? Ricordate che la redditività del progetto si basa su una semplice equazione:
redditività del progetto = budget del progetto - (ore impiegate nel progetto * tariffe orarie)
dei vostri dipendenti)
Tenere traccia delle risorse e utilizzarle secondo il piano di progetto non solo migliorerà la consegna del progetto, ma garantirà anche un margine alla vostra azienda.
Riassumendo l'esplorazione della pianificazione strategica delle risorse nell'ambito della gestione dei progetti, emergono diversi punti chiave, fondamentali per il successo dell'esecuzione di un progetto. La pianificazione delle risorse è al centro di questo processo e richiede un approccio strategico all'identificazione, all'allocazione e alla gestione delle risorse per allinearsi ai risultati e alle tempistiche del progetto. Ciò comporta:
Pianificazione strategica delle risorse per l'identificazione e l'allocazione: La pietra angolare di una gestione efficace del progetto è la pianificazione strategica delle risorse, che prevede l'identificazione delle risorse necessarie e la loro allocazione e disponibilità ottimale durante l'intero ciclo di vita del progetto.
Sfruttare il software di pianificazione delle risorse: L'utilizzo di un software di pianificazione delle risorse due volte nel ciclo di vita del progetto snellisce il processo, consentendo ai project manager di evitare le comuni sfide di allocazione e di migliorare i loro sforzi di pianificazione delle risorse.
Comprendere il ruolo della pianificazione delle risorse: Riconoscere che la pianificazione delle risorse, citata quattro volte nel corso di questa discussione, è essenziale per controllare la consegna del progetto, le tempistiche e i budget. Facilita l'allineamento dei risultati del progetto con le risorse disponibili, sottolineando il suo ruolo critico.
Applicazione dei principi di pianificazione delle risorse: Applicare le competenze, le abilità, le conoscenze e gli strumenti, compreso il software di pianificazione delle risorse, per produrre valore attraverso una gestione efficace delle risorse, come indicato dalle principali istituzioni di project management.
Distinguere le dinamiche di pianificazione strategica delle risorse: La differenziazione tra gestione del progetto e gestione generale, con un'attenzione particolare ai vincoli di tempo, portata e budget, evidenzia come la pianificazione strategica delle risorse si inserisca in questo contesto più ampio.
Tecniche di implementazione nella pianificazione delle risorse: L'adozione di tecniche come le strutture di ripartizione del lavoro (WBS) e il metodo del percorso critico (CPM) assicura che le risorse siano pianificate, programmate e utilizzate in modo efficiente, riflettendo l'importanza degli sforzi di pianificazione delle risorse.
Regolazione continua nella pianificazione delle risorse: L'adeguamento regolare dei piani delle risorse per riflettere i cambiamenti nell'ambito del progetto, nella disponibilità dei dipendenti e in altri fattori, garantisce che il progetto rimanga in linea con i tempi, evidenziando la natura adattiva della pianificazione delle risorse.
Attraverso l'implementazione di pratiche di pianificazione delle risorse e di pianificazione strategica delle risorse, compreso l'uso efficace del software di pianificazione delle risorse, i progetti possono raggiungere i loro obiettivi entro i vincoli di tempo e di budget stabiliti. Questo non solo garantisce un uso efficiente delle risorse, ma supporta anche gli obiettivi strategici generali dell'organizzazione attraverso un'accurata pianificazione delle risorse.
Ambito del progetto Una descrizione dettagliata degli obiettivi, dei risultati, delle caratteristiche, delle funzioni, dei compiti, delle scadenze e dei costi del progetto per i project manager.
Prodotti da consegnare Qualsiasi prodotto, risultato o capacità di eseguire un servizio unico e verificabile che deve essere prodotto per completare un processo, una fase o un progetto.
Dipendenze: Le relazioni tra i compiti che determinano l'ordine di esecuzione delle attività.
Pianificazione delle risorse: Il processo di determinazione delle risorse necessarie (persone, attrezzature, materiali) per completare un progetto.
Istituto di gestione dei progetti (PMI): Un'organizzazione professionale per la gestione dei progetti specializzata nello sviluppo di standard, ricerca, formazione, pubblicazione e programmi di certificazione professionale.
Certificazione PMP: Una certificazione professionale riconosciuta a livello mondiale, offerta dal PMI, che convalida l'esperienza e la formazione di un project manager nella gestione dei progetti.
Associazione per la gestione dei progetti (APM): Un organismo professionale nel campo della gestione dei progetti che offre iscrizione, qualifiche, eventi e pubblicazioni per i professionisti del settore.
Criteri di accettazione del progetto: L'insieme delle condizioni che devono essere soddisfatte prima che i prodotti del progetto vengano accettati.
Struttura di ripartizione del lavoro (WBS): Una decomposizione gerarchica della portata totale del lavoro che il team di progetto deve svolgere per raggiungere gli obiettivi del progetto e creare i deliverable richiesti.
Metodo del percorso critico (CPM): Una tecnica di modellazione del progetto utilizzata per stimare la durata di un progetto identificando la sequenza più lunga di attività dipendenti e misurando il tempo necessario per completarle.
Software di gestione delle risorse: Strumenti utilizzati dai project manager per aiutare a pianificare, allocare e gestire efficacemente le risorse, tra cui la programmazione, il budget e la gestione del carico di lavoro.
Rapporti sull'utilizzo delle risorse: Documenti che forniscono informazioni sull'uso efficace delle risorse in un progetto, aiutando la pianificazione e la gestione dei costi dei progetti futuri.
Gestione dei costi: Il processo di pianificazione e controllo del budget di un progetto o di un'azienda. Comprende attività quali la stima, l'allocazione e il controllo dei costi.
Ciclo di vita del progetto: La serie di fasi che un progetto attraversa dal suo inizio alla sua chiusura.
Allocazione delle risorse: Il processo di assegnazione e gestione degli asset in modo da supportare gli obiettivi strategici dell'organizzazione.
Programmazione: L'azione di pianificare quando e come utilizzare le risorse nel corso della durata del progetto, assicurando che le risorse siano utilizzate in modo ottimale.
Bilancio: Il processo di previsione delle risorse finanziarie necessarie per un progetto, compresa la stima e l'assegnazione dei fondi.
Dipendenze del compito: La relazione tra i compiti che detta la sequenza in cui devono essere eseguiti.
Pietra miliare: Un punto o un evento significativo in un progetto, utilizzato per monitorare i progressi verso l'obiettivo.
Gestione del rischio: Il processo di identificazione, valutazione e controllo delle minacce al capitale e agli utili di un'organizzazione.
Coinvolgimento delle parti interessate: Il processo di coinvolgimento di individui, gruppi o organizzazioni che possono essere interessati da un progetto o che hanno un interesse nel suo esito.
Metriche di prestazione: Standard di misurazione in base ai quali è possibile valutare l'efficienza, le prestazioni, i progressi o la qualità di un progetto, di un processo o di un prodotto.
Gestione del cambiamento: L'approccio alla transizione di individui, team e organizzazioni verso uno stato futuro desiderato per raggiungere e realizzare i risultati e i benefici del progetto.
Il calendario delle risorse (o calendario di gestione del progetto, o calendario di pianificazione del progetto, software di pianificazione delle risorse) consente di pianificare, gestire e allocare le risorse in modo più efficace ed efficiente, soprattutto se Microsoft Excel ha avuto un ruolo...
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La gestione della capacità è una strategia utilizzata dalle aziende per sfruttare al meglio l'efficienza produttiva rispetto alla domanda di un servizio o di un prodotto. L'obiettivo finale della gestione della capacità è quello di: Identificare e...