Qual è l'obiettivo finale dei project manager? Consegnare i progetti con successo. Gli stessi PM ammettono che questo non accade molto spesso: secondo l'ultimo sondaggio Pulse of the Profession, meno di 60% dei progetti vengono completati nei tempi previsti o nel rispetto del budget originale.
Cosa otterrete da questo articolo:
Ruolo del software di gestione delle risorse nei processi di pianificazione della capacità delle risorse
L'obiettivo della pianificazione della capacità delle risorse
Conoscenza della differenza tra pianificazione delle risorse e pianificazione della capacità
Cosa fare per avvicinarsi a un'efficace pianificazione della capacità produttiva
Una gestione efficace della capacità delle risorse può aiutare le aziende ad aumentare questi numeri. In questo articolo scoprirete di più sulla pianificazione della capacità delle risorse nella gestione dei progetti, ma parleremo anche dei vantaggi della gestione della capacità a livello aziendale. Iniziamo con alcune definizioni necessarie.
Ricerca e assegnazione delle persone ai compiti in base alle competenze [Schermata di un software di pianificazione delle risorse].
Senza fare un'inutile premessa, la capacità si riferisce all'abilità di realizzare, eseguire o produrre. Se utilizziamo il punto di vista dell'azienda, significa la capacità di realizzare o produrre entro un determinato lasso di tempo. Ma se scaviamo più a fondo e utilizziamo un punto di vista operativo, scopriremo che la capacità è intesa come quantità di risorse di input disponibili per produrre un output relativo in un periodo di tempo - si legge su managementstudyguide.com. Spesso si parla di capacità produttiva, che comprende il livello di capacità delle risorse necessarie per soddisfare la domanda dei clienti, comprese le materie prime, le attrezzature e la forza lavoro.
Ma non è l'unico significato legato all'argomento di questo capitolo. Confrontiamo alcune altre accezioni di pianificazione della capacità.
Su Projectmanager.com leggiamo che la pianificazione della capacità è un processo che stabilizza le risorse disponibili per soddisfare le richieste o le necessità di capacità del compito. Il che può essere inteso come una sorta di rapporto tra chi ha accesso a risorse sufficienti e le richieste del progetto e le sue aspettative relative alle risorse.
Sembra che anche Saviom, il nostro concorrente nel mercato del software di pianificazione della capacità delle risorse, sia dello stesso parere: La pianificazione della capacità delle risorse consiste nel prevedere il divario tra la capacità e la domanda di risorse. Dal punto di vista di Mavenlink, la pianificazione della capacità delle risorse presuppone 3 aspetti di questo processo. In primo luogo, la definizione della quantità di lavoro che le risorse sono in grado di svolgere. In secondo luogo, l'identificazione e l'indicazione del tipo di lavoro che tali risorse possono svolgere. Il terzo: l'abbinamento di queste risorse con quelle attualmente utilizzate per soddisfare le aspettative e le richieste del progetto.
Come si legge sul blog di Wrike: La pianificazione della capacità è il processo di anticipazione dei futuri requisiti aziendali di un'organizzazione o di un cliente. La pianificazione della capacità ha anche lo scopo di garantire che le risorse con le competenze necessarie siano rese disponibili per rispondere all'evoluzione delle richieste del cliente e dell'azienda. Da questo punto di vista - che rappresenta anche il nostro approccio - le risorse non significano attrezzature, software, computer portatili, materiali da costruzione, stanze, budget e così via. Quando si cerca di pianificare la capacità nella gestione dei progetti, si vede l'individuo, il membro del team e il dipendente. Si vedono gli individui con un particolare insieme di competenze. Qualcuno con le competenze necessarie per soddisfare i requisiti di un progetto.
Una pianificazione efficace della capacità consiste nel garantire risorse con un insieme di competenze specifiche e adeguate.
A livello di progetto, la pianificazione della capacità consiste nel determinare se si dispone di risorse sufficienti per completare un determinato progetto. Il suo ruolo è quello di assicurarsi che l'azienda (o l'associazione) disponga delle risorse previste per un progetto o un'attività, previste in un momento previsto, e che siano in grado di portare a termine il progetto con i requisiti previsti nel momento previsto.
Per meglio dire, il pianificatore della capacità di risorse deve essere in grado di fornire una chiara panoramica di quante risorse sono necessarie per raggiungere un obiettivo indicato (una sottoattività, un compito, un progetto).
In altre parole, la pianificazione della capacità delle risorse consiste nel prevedere l'intervallo tra la capacità e la domanda di risorse. Quindi, chi si occupa della pianificazione della capacità prenderà in considerazione fattori come le ore di lavoro, la padronanza, le competenze e la media di tutto il lavoro. Per calcolare la capacità del vostro team, dovete conoscere la sua disponibilità e il suo carico di lavoro attuale.
Una delle fasi del processo di pianificazione della capacità delle risorse [Schermo da Teamdeck].
Per dirla in modo diretto: se si confrontano pianificazione della capacità e delle risorse alla gestione delle risorse, il primo può essere ridotto a "anticipare i futuri requisiti aziendali e assicurarsi di avere le risorse necessarie per avviare un progetto". Mentre La pianificazione delle risorse è "scegliere e assegnare risorse specifiche per e durante un progetto o un compito".
Si può anche dire che la pianificazione della capacità consiste nel verificare se i membri del team, i ruoli e le competenze necessarie sono indubbiamente disponibili per svolgere il lavoro in arrivo, prima di programmare effettivamente il lavoro. Mentre la pianificazione delle risorse consiste nella scelta, nell'assegnazione e nella programmazione di questa casella di selezione. La strategia di leadership prevede la creazione di capacità in eccesso per soddisfare la domanda prevista, assicurando che le risorse siano disponibili per soddisfare la domanda crescente e i progetti futuri.
Confronto tra pianificazione della capacità, pianificazione delle risorse e pianificazione delle risorse. [Fonte: www.kelloo.com]
La pianificazione delle risorse riguarda piuttosto il coordinamento della forza lavoro in tempo reale: si assegnano le persone ai progetti monitorando l'utilizzo delle risorse. Come vediamo, per pianificazione delle risorse si intende la gestione, la guida e il coordinamento delle risorse necessarie per completare un'attività o un progetto.
Cosa fate di solito quando vi viene affidata la gestione di un nuovo progetto? Come si fa a mettere insieme un team e ad assicurarsi che la disponibilità dei membri del team sia sufficiente per completare tutti i compiti? I project manager che vogliono assicurarsi di avere a disposizione risorse sufficienti dovrebbero completare i seguenti passaggi:
Raccogliere i requisiti e le stime del progetto. È necessario capire cosa deve essere fatto per portare a termine il progetto con successo. Qual è l'ambito tecnico? Quali ruoli sono necessari per il team di progetto? Quali sono i tempi previsti per questo progetto?
Identificare le risorse disponibili. Analizzate la disponibilità di risorse e stabilite quali persone che rispondono ai criteri del progetto possono entrare a far parte del vostro team di progetto.
Allineare la capacità alle esigenze del progetto. Decidete chi sarà assegnato al progetto e per quante ore dovrà essere prenotato. L'ideale sarebbe riservare queste risorse anche se il progetto non è ancora iniziato. Considerate la possibilità di utilizzare una strategia di ritardo, che prevede di soddisfare la domanda effettiva piuttosto che quella prevista.
Per un esempio di pianificazione della capacità, si consideri un'azienda alimentare che ha bisogno di aumentare la produzione durante le stagioni di punta. Pianifica la forza lavoro e le risorse per soddisfare l'aumento della domanda. Allo stesso modo, un'agenzia IT potrebbe assegnare ulteriori sviluppatori a un progetto per garantire una consegna puntuale.
Nota: in alcune aziende, il manager delle risorse è responsabile della maggior parte del processo di pianificazione della capacità. Al project manager viene chiesto di richiedere ruoli o competenze specifiche e il resource manager analizza la capacità delle risorse.
I project manager dovrebbero essere in grado di valutare i requisiti dei loro progetti, ma l'analisi della disponibilità delle risorse potrebbe essere più difficile senza la visibilità del pool di dipendenti. Fortunatamente, le organizzazioni hanno spesso a disposizione un pianificatore della capacità delle risorse, che può semplificare l'intera procedura. gestione delle risorse del progetto processo, lavorare efficacemente su più progetti e preparare strategie di pianificazione della capacità a lungo termine.
La pianificazione della capacità degli strumenti è fondamentale per garantire e assegnare gli strumenti e le attrezzature necessarie per il lavoro futuro. Si tratta di prevedere il fabbisogno di risorse, capire quali nuovi strumenti potrebbero essere necessari e assicurarsi che gli strumenti vengano utilizzati correttamente e che valgano l'investimento.
I pianificatori di capacità delle risorse, come Teamdeck, forniscono un unico pool di risorse con informazioni sulla disponibilità e sul carico di lavoro di ciascuno (leggi Gestione del carico di lavoro). Come project manager, potete filtrare i ruoli necessari per soddisfare le richieste del progetto e verificare quando queste persone sono disponibili.
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Un calendario delle risorse a livello aziendale è uno strumento fondamentale per una pianificazione efficace delle capacità.
Per evitare conflitti di risorse, è possibile prenotare in anticipo i membri del team selezionati. Se il progetto non è ancora 100% confermato, è possibile aggiungere prenotazioni provvisorie. Gli altri project manager vedranno che queste persone saranno probabilmente assegnate al vostro progetto, se questo si realizzerà. Una volta ottenuto il via libera, avrete un gruppo di persone pronte a iniziare a lavorare sul progetto e un programma visibile agli altri manager nell'app di gestione delle risorse della vostra azienda.
Aggiungete le prenotazioni provvisorie per pianificare con largo anticipo il programma del vostro progetto.
Software di gestione delle risorse** facilita la valutazione della capacità delle risorse. Non solo è possibile vedere se le persone sono già state assegnate ad altri progetti, ma è anche possibile prendere le loro ferie o i loro giorni festivi nel proprio account. Sarete in grado di calcolare la capacità effettiva del vostro team e di decidere se siete pronti a consegnare il progetto nei tempi proposti.**
Avrete anche la possibilità di tenere conto delle finanze. Alcune app di gestione delle risorse (tra cui Teamdeck) consentono di memorizzare informazioni sulle tariffe del team. Utilizzate i report di Teamdeck per calcolare quanto denaro dovete stanziare nel budget per assicurarvi il personale che volete ingaggiare per il vostro progetto. Prima di impegnarvi con questo team, assicuratevi di potervelo permettere con il budget attuale del progetto. Il controllo incrociato della capacità delle risorse con i costi stimati è un altro modo per garantire il successo del progetto.
Entrambi i team hanno capacità sufficienti per realizzare un determinato progetto. I costi stimati, tuttavia, differiscono in modo significativo. Fortunatamente, con Teamdeck è possibile valutare più scenari.
La pianificazione della capacità dovrebbe aiutarvi a evitare di sovraccaricare e sottoutilizzare il vostro team. È comunque utile monitorare regolarmente l'utilizzo delle risorse all'avvio del progetto. Consultate la nostra guida misurare l'utilizzo del team. Oppure, se siete curiosi di conoscere gli aspetti della gestione dei progetti, leggete il documento strumenti di pianificazione della capacità e le tecniche dell'articolo.
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Allineare la domanda di progetti con la capacità del vostro team è una parte essenziale degli sforzi di gestione dei progetti, ma una strategia di pianificazione della capacità va a vantaggio dell'intera organizzazione, non solo dei team di produzione. Gestendo un ampio portafoglio di progetti, non dovreste dimenticare la gestione della capacità. Vi permetterà di prendere decisioni migliori sull'allocazione delle risorse, ma anche di supportare altre parti dell'azienda:
La pianificazione della capacità della forza lavoro è fondamentale per garantire che ci sia un numero sufficiente di personale con le giuste competenze e nei giusti ruoli per soddisfare la domanda. Inoltre, aiuta a identificare il fabbisogno di personale, a considerare il ridimensionamento o a ricollocare i dipendenti per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione e prevenire il burnout sul posto di lavoro.
I team delle risorse umane hanno una chiara visione delle esigenze di reclutamento e dispongono di tempo sufficiente per assumere o formare nuovi dipendenti. La pianificazione della capacità aiuta a evitare colli di bottiglia in futuro.
I team di vendita hanno maggiore visibilità sulla pipeline di produzione, in modo da sapere se c'è spazio per altri progetti in un determinato periodo.
Gli specialisti finanziari possono calcolare le previsioni di profitto in base alla capacità pianificata e ai progetti effettivi assegnati al personale.
Pensate: La vostra azienda ha stabilito delle procedure per la capacità eccessiva o insufficiente del team? In caso contrario, sollevate il problema durante la prossima riunione del team di gestione del progetto. Forse potete trovare soluzioni come iniziative di R&S per quando avete dipendenti disponibili e nessun progetto su cui lavorare? Dopotutto, sottoutilizzo non è un bene per il morale dei dipendenti.
La pianificazione delle capacità è apprezzata anche dai dipendenti. Un approccio così strategico alla gestione delle risorse significa che non ci si aspetta che i membri del team lavorino oltre le loro capacità. Inoltre, i dipendenti sanno che la loro disponibilità è visibile e rispettata dai manager. Non è probabile che vengano assegnati a un progetto urgente nel bel mezzo delle loro vacanze estive.
Inoltre, incorporare la capacità in eccesso nella pianificazione può aiutare a coprire l'aumento della domanda e a prevenire lo scope creep, assicurando che i requisiti di risorse previsti dalla previsione della domanda siano soddisfatti.
Infine, se la vostra azienda utilizza un'app per la gestione delle risorse, i vostri dipendenti sapranno cosa sta per succedere nella loro agenda: qual è il prossimo progetto a cui lavoreranno, quanto tempo ci vorrà, ecc.
Ci auguriamo che questo articolo vi abbia convinti che la pianificazione delle capacità sia gestibile e necessaria. Se dimenticate di controllare la capacità del vostro team, il vostro progetto è a rischio: non riuscirete a consegnarlo in tempo senza avere abbastanza personale qualificato. Allo stesso tempo, potreste sforare il budget se finite per esternalizzare una forza lavoro extra. Fortunatamente, entrambi gli scenari possono essere evitati se si confronta la capacità con la domanda. Ricordatevi di utilizzare un software di gestione delle risorse di progetto per rendere l'intero processo più solido.
Volete vedere quanto è semplice la pianificazione della capacità con Teamdeck? Prenota una telefonata con Anielauno dei nostri esperti di successo dei clienti. Vi mostrerà come potete prendere decisioni strategiche migliori grazie a una gestione efficace delle risorse di progetto.
Una pianificazione efficace della capacità non è un'attività isolata, ma deve essere integrata nel quadro strategico più ampio dell'organizzazione. Allineando la pianificazione della capacità agli obiettivi aziendali generali, le organizzazioni possono garantire che i loro sforzi di gestione dei progetti contribuiscano al successo a lungo termine. Ecco come integrare strategicamente la pianificazione della capacità nella vostra organizzazione:
Allinearsi agli obiettivi strategici: La pianificazione della capacità deve supportare gli obiettivi strategici dell'organizzazione. Ciò comporta la comprensione del modo in cui l'allocazione delle risorse si allinea con gli obiettivi aziendali più ampi, come l'espansione del mercato, lo sviluppo del prodotto o l'efficienza operativa. Assicuratevi che i progetti pianificati siano in linea con questi obiettivi strategici e regolate l'allocazione delle risorse di conseguenza.
Favorire la collaborazione interdipartimentale: Una pianificazione efficace delle capacità richiede la collaborazione di diversi reparti. Ad esempio, il team finanziario deve allineare le previsioni di budget con l'allocazione delle risorse, mentre le Risorse Umane devono coordinare le attività di reclutamento e formazione. Incoraggiate la comunicazione e la collaborazione regolare tra i reparti per garantire che la pianificazione delle risorse sia completa e allineata alle esigenze aziendali complessive.
Implementare le pratiche agili: L'integrazione di pratiche agili nella pianificazione della capacità può migliorare la flessibilità e la reattività. Le metodologie agili enfatizzano la pianificazione iterativa e l'adattabilità, consentendo ai team di adattare le risorse all'evoluzione dei requisiti del progetto. Questo approccio aiuta a gestire l'incertezza e migliora la capacità di rispondere alle mutevoli esigenze del progetto.
Sfruttare l'analisi dei dati: Utilizzate l'analisi dei dati per prendere decisioni sulla pianificazione della capacità. I dati storici dei progetti, le metriche di utilizzo delle risorse e l'analisi delle prestazioni possono fornire indicazioni preziose sulle esigenze e sulle tendenze delle risorse. Gli strumenti analitici avanzati possono aiutare a prevedere i futuri requisiti di capacità e a ottimizzare l'allocazione delle risorse sulla base di intuizioni basate sui dati.
Sviluppare un quadro di pianificazione della capacità: Stabilire un quadro formale di pianificazione delle capacità che delinei processi, responsabilità e strumenti. Questo quadro dovrebbe includere linee guida per la previsione, l'allocazione delle risorse e il monitoraggio. Un approccio strutturato garantisce la coerenza e l'efficienza delle attività di pianificazione della capacità in tutta l'organizzazione.
Nonostante la sua importanza, la pianificazione della capacità presenta spesso diverse sfide. Affrontare queste sfide in modo efficace può migliorare significativamente i risultati della pianificazione:
Domanda imprevedibile: Una delle maggiori sfide nella pianificazione della capacità è la gestione della domanda imprevedibile. Per attenuare questo problema, è necessario introdurre la flessibilità nei processi di pianificazione della capacità. Utilizzate la pianificazione di scenario per prepararvi a vari scenari di domanda e sviluppate piani di emergenza per affrontare le potenziali fluttuazioni dei requisiti del progetto.
Vincoli delle risorse: Le risorse limitate possono limitare la capacità di soddisfare le richieste dei progetti. Date la priorità ai progetti in base all'importanza strategica e assegnate le risorse di conseguenza. Prendete in considerazione la formazione trasversale dei dipendenti per aumentare la versatilità delle risorse e ridurre la dipendenza da competenze specifiche.
Precisione dei dati: L'accuratezza dei dati è fondamentale per una pianificazione efficace della capacità. Assicuratevi che i dati utilizzati per la pianificazione siano aggiornati e affidabili. Implementate processi di aggiornamento e convalida regolare dei dati per mantenere l'accuratezza delle informazioni sulla disponibilità delle risorse e sul carico di lavoro.
Lacune nella comunicazione: Le lacune nella comunicazione tra i project manager e gli altri stakeholder possono portare a un disallineamento nell'allocazione delle risorse. Stabilite canali di comunicazione chiari e check-in regolari per garantire che tutti gli stakeholder siano informati sulle necessità di risorse e sui requisiti del progetto.
Integrazione con i sistemi esistenti: L'integrazione della pianificazione della capacità con i sistemi di gestione dei progetti e delle risorse esistenti può essere impegnativa. Assicuratevi che gli strumenti di pianificazione della capacità siano compatibili con gli altri sistemi e che i dati fluiscano senza problemi tra di essi per evitare duplicazioni ed errori.
Con l'evoluzione della tecnologia e delle pratiche di gestione dei progetti, diverse tendenze stanno plasmando il futuro della pianificazione della capacità delle risorse:
Intelligenza artificiale e apprendimento automatico: L'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico sono sempre più utilizzati per migliorare la pianificazione della capacità. Queste tecnologie sono in grado di analizzare grandi quantità di dati per prevedere il fabbisogno di risorse, ottimizzare l'allocazione e identificare potenziali problemi prima che si presentino. Gli strumenti basati sull'intelligenza artificiale possono offrire previsioni e raccomandazioni più accurate sulla base di dati e modelli storici.
Piattaforme di gestione integrata delle risorse: La tendenza verso piattaforme integrate di gestione delle risorse è in crescita. Queste piattaforme combinano la gestione dei progetti, la pianificazione delle risorse e la gestione finanziaria in un'unica soluzione. Questa integrazione migliora la visibilità, snellisce i processi e migliora il processo decisionale, fornendo una visione completa della capacità delle risorse e delle richieste del progetto.
Modelli di lavoro a distanza e ibridi: L'aumento dei modelli di lavoro remoti e ibridi introduce nuove considerazioni per la pianificazione della capacità delle risorse. Le organizzazioni devono adattare i loro processi di pianificazione per tenere conto dei membri dei team remoti, dei fusi orari variabili e degli accordi di lavoro flessibili. Gli strumenti e le strategie che supportano la collaborazione virtuale e la gestione delle risorse diventeranno sempre più importanti.
Maggiore attenzione al benessere dei dipendenti: Nella pianificazione delle capacità c'è un'enfasi crescente sul benessere dei dipendenti. Le organizzazioni riconoscono l'importanza dell'equilibrio tra lavoro e vita privata e incorporano queste considerazioni nei processi di pianificazione delle risorse. Questa tendenza comprende il monitoraggio del carico di lavoro per prevenire il burnout e garantire che l'allocazione delle risorse supporti un ambiente di lavoro sano.
Tracciamento delle risorse in tempo reale: Il monitoraggio delle risorse in tempo reale sta diventando sempre più diffuso, consentendo alle organizzazioni di monitorare costantemente l'utilizzo e la disponibilità delle risorse. Questa capacità consente una pianificazione della capacità più dinamica e reattiva, in quanto i manager possono apportare modifiche in base ai dati in tempo reale e alle esigenze emergenti.
La pianificazione della capacità delle risorse è una componente vitale per una gestione di progetto di successo, e la sua importanza va oltre i singoli progetti per avere un impatto sull'intera organizzazione. Integrando strategicamente la pianificazione della capacità in pratiche aziendali più ampie, affrontando le sfide più comuni e rimanendo al passo con le tendenze future, le organizzazioni possono migliorare la loro capacità di consegnare i progetti in tempo e nel rispetto del budget. L'utilizzo di strumenti e tecnologie avanzate, la promozione della collaborazione tra i vari reparti e l'attenzione al benessere dei dipendenti sono fondamentali per ottenere una pianificazione efficace della capacità delle risorse. L'adozione di queste pratiche porterà a progetti di maggior successo, a un utilizzo ottimizzato delle risorse e a una maggiore performance organizzativa complessiva.
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