La gestione delle risorse è importante per ogni azienda perché aumenta l'efficienza, la soddisfazione dei dipendenti e fa risparmiare tempo e denaro. In questo articolo introdurremo il tema della gestione delle risorse del progetto e come implementarlo nella vostra organizzazione.
Per citare il Associazione dei direttori di progetto:
La gestione delle risorse è l'acquisizione, l'allocazione e la gestione delle risorse, come gli individui e le loro competenze, le finanze, la tecnologia, i materiali, i macchinari e le risorse naturali necessarie per un progetto. La gestione delle risorse assicura che le risorse interne ed esterne siano utilizzate in modo efficace, nel rispetto dei tempi e del budget. Le risorse possono essere ottenute internamente all'organizzazione ospitante o reperite da fonti esterne.
La loro corretta gestione è di importanza colossale per l'efficienza di qualsiasi azienda.
Il caos è il peggior nemico dell'ottimizzazione del lavoro. Può verificarsi quando ci sono troppi compiti e pochi dipendenti, ma anche quando ci sono troppi dipendenti che non hanno nulla da fare. Quando i progetti sono mal pianificati o il team non ha le competenze necessarie. Oppure quando si hanno troppe esigenze e informazioni da elaborare che non sono ben strutturate e gestite. Più l'azienda è grande, più i processi e i progetti sono numerosi, più è facile perdersi nel labirinto delle responsabilità, delle scadenze e delle competenze dei dipendenti. Ed è proprio la prevenzione del caos uno dei compiti principali della gestione delle risorse.
Vi permetterà di:
Prima di tutto, è necessario un sistema (come software di gestione delle risorse) dove è possibile vedere quali risorse sono disponibili e dove sono necessarie. Il sistema da utilizzare dipende dalla natura della vostra attività: può essere il vostro taccuino personale, una lavagna in sala riunioni, un file Excel o un sistema dedicato. strumento di gestione del lavoro. Ogni modo è buono, purché funzioni e le informazioni siano aggiornate.
È difficile far scorrere il lavoro quando le persone coinvolte non sanno a che punto è il progetto, chi è responsabile di determinati compiti o come si presenta il calendario. Sono molti i reparti e le entità coinvolte nel lavoro di una software house: sviluppatori, project manager, reparto marketing, clienti. In questo caso, la trasparenza dei processi diventa essenziale.
Trasparenza del progetto permette anche di reagire rapidamente a potenziali problemi e ritardi, perché aiuta ad accorgersi subito se si verifica un collo di bottiglia in qualche punto. Per mantenere i processi trasparenti, strumenti come pianificatore di orari onlines, pietre miliari del progettoe i fogli di presenza saranno utili. Può anche essere utile mostrare il progetto in forma grafica, ad esempio un diagramma, una tabella o una linea temporale.
La capacità del vostro team è la vostra risorsa principale: senza di essa, nulla potrebbe andare avanti. Gestione delle risorse o pianificazione delle risorse vi permette di gestire il tempo e il lavoro dei vostri dipendenti nel modo più efficace. Come fare? L'equilibrio è fondamentale: è importante che il vostro team non venga sommerso di compiti, perché questo riduce la motivazione, l'impegno e la soddisfazione sul lavoro. Lo sfruttamento dei dipendenti non ha nulla a che vedere con la produttività.
D'altra parte, anche avere poche responsabilità o lavorare al di sotto delle proprie competenze è negativo, perché i dipendenti potrebbero sentirsi annoiati e scoraggiati. Trovate una via di mezzo utilizzando i dati a disposizione: controllate i report dei timesheet per vedere se il team sta facendo troppi straordinari o, al contrario, troppo pochi. Incontri individuali sono anche una buona occasione per sapere direttamente dai dipendenti se si trovano bene con il loro modo di lavorare.
Anche il processo più utile diventa un ostacolo se lo si usa in modo ridondante o nel contesto sbagliato. La comunicazione di squadra è importante. Le riunioni di stato sono importanti. La pianificazione del lavoro è importante. Il feedback dei clienti è importante... Ma se i dipendenti devono passare due ore al giorno a parlare tra loro del lavoro in corso, altre due ore nella pianificazione del team e nelle riunioni di stato, e poi un'altra ora ad ascoltare il feedback dei clienti, improvvisamente rimane molto meno tempo per il lavoro di quanto dovrebbe essere. L'esempio di cui sopra può sembrare assurdo, ma credetemi, ci sono molte aziende che passano molte ore al giorno a parlare dei loro compiti correnti perché nessun processo è automatizzato o chiaro.
Una buona gestione delle risorse è quindi la chiave per un flusso di lavoro regolare. Assicuratevi che le riunioni di stato siano frequenti (per esempio, ogni mattina) ma brevi (15-20 minuti). Mantenete la pianificazione del lavoro regolare, ma non troppo frequente (potete dividere il lavoro in sprint settimanali). Lasciate che due persone dedicate ascoltino il feedback dei clienti, non l'intero team. È inoltre opportuno consentire ai dipendenti di concentrarsi a lungo su un'attività coinvolgente senza interruzioni. Consentite ai dipendenti di utilizzare la modalità "non disturbare" su Skype o Slack quando ne hanno bisogno. Corretto, gestione efficace delle risorse si assicurerà che i dipendenti sappiano cosa aspettarsi, come si svolge la routine quotidiana in ufficio e quali sono le loro responsabilità. L'atteggiamento è una potente forza psicologica per un flusso di lavoro più fluido ed efficiente, e la gestione delle risorse lo rende possibile.
È difficile gestire bene un progetto quando si è costantemente sorpresi da situazioni inaspettate. Naturalmente, la flessibilità è molto importante. Gli affari sono dinamici e bisogna essere in grado di adattarsi alle svolte improvvise. Tuttavia, il lavoro è molto diverso quando queste situazioni si verificano e quando si verificano continuamente. È quindi nel vostro interesse ottenere controllo e prevedibilità negli aspetti in cui ciò è possibile. In questo modo, i problemi imprevisti non interromperanno il funzionamento dell'intera software house. Inoltre, sarà molto più facile per voi trovare una soluzione adeguata.
La gestione delle risorse è uno dei fondamenti dell'azienda, perché è possibile prevedere con precisione ciò che si ha a disposizione.. Quanti dipendenti avete a disposizione, su quanti progetti lavorano, quanto tempo hanno a disposizione, quanto è grande il budget e quali sono le tecnologie utilizzate dalla vostra organizzazione.le tecnologie utilizzate dalla vostra organizzazione. Questa conoscenza e l'abile gestione delle risorse vi consentono di avere un maggiore controllo sull'intero progetto, anche quando le cose non vanno come vorreste.
La gestione delle risorse consente di avere un maggiore controllo quando è necessario:
La mancanza di tempo e di denaro sono alcuni dei blocchi più comuni nel funzionamento di un'azienda. Inoltre, entrambi questi fattori si alimentano a vicenda, creando un circolo vizioso. La mancanza di tempo impedisce di fare soldi. La mancanza di denaro significa che non si possono assumere altre persone e che manca il tempo per nuovi progetti.
Sapevate che solo 43% delle aziende dichiarano di rientrare solitamente o sempre nel budget quando implementano i progetti? (Stato del Project Management 2020, Wellingtone 2020)? Questa statistica mostra chiaramente l'entità del problema. Il compito della gestione delle risorse è quello di gestire la capacità dell'azienda in modo tale da far funzionare il lavoro senza intoppi. È altrettanto importante creare un airbag finanziario per non interrompere il funzionamento dell'azienda nei momenti di crisi.
Lavorare in un'azienda mal gestita è frustrante. La sensazione che il tempo dei dipendenti sia sprecato, che l'organizzazione non investa nel loro sviluppo, che il datore di lavoro si preoccupi solo del proprio profitto, che il lavoro sia opprimente, che ci siano troppi compiti e che l'azienda sia nel caos sono tutti fattori che contribuiscono a far sì che molte persone inizino a chiedersi: Se il posto in cui lavoro è la scelta migliore per me? Se la risposta è "no", sarà il primo passo per consegnare il preavviso. Non viviamo più nell'era della spietata ricerca del profitto da parte delle aziende.. I dipendenti hanno il diritto di aspettarsi che l'azienda si occupi del loro equilibrio tra vita privata e vita lavorativa e della loro soddisfazione. Senza una buona gestione delle risorse, questo non è possibile.
Secondo la mia esperienza, i dipendenti diventano molto ansiosi quando non sanno a quale progetto lavoreranno successivamente; a volte, se non hanno un programma chiaro, iniziano a pensare di aver fatto qualcosa di sbagliato! Questo rende la gestione delle risorse un processo cruciale in una software house, in quanto non solo rifletterà quanto è ben organizzata, ma ridurrà anche lo stress dei lavoratori.
Patryk Ziemkowski, responsabile dello sviluppo di Apptension
Tutti questi fattori contribuiscono alla posta in gioco principale, ovvero una maggiore possibilità di successo. Non c'è molto da dire: le aziende che gestiscono meglio le proprie risorse hanno una migliore performance di mercato perché utilizzano il proprio tempo, le proprie capacità e il proprio denaro in modo più efficiente, hanno dipendenti più felici e quindi più impegnati e produttivi, lavorano in modo più puntuale, commettono meno errori e sono in grado di realizzare più progetti rispetto alle organizzazioni in cui regna il caos. La gestione delle risorse è importante non solo perché è divertente vantarsene nelle presentazioni.. Ma soprattutto, offre alla vostra software house un reale vantaggio competitivo.
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