Quando si gestisce un progetto, l'obiettivo è consegnarlo con successo: nei tempi previsti, nel rispetto del budget, mantenendo alti i tassi di soddisfazione del cliente e del team. Cosa succede quando la vostra azienda è in grado di lavorare su più progetti contemporaneamente? A livello di singolo progetto, l'obiettivo rimane lo stesso, ma a un livello più alto, volete essere sicuri che il vostro team stia lavorando sui progetti giusti al momento giusto e all'interno dei team di progetto giusti. Sembra una cosa complessa da realizzare, ma fortunatamente il Project Portfolio Management (PPM) è qui per aiutarvi.
Grazie a questo articolo il nostro lettore ottiene:
La gestione del portafoglio progetti può essere descritta come una gestione centralizzata e una strategia aziendale per il portafoglio progetti dell'azienda. Un portafoglio è un insieme di progetti raggruppati che non devono essere necessariamente collegati tra loro. È importante, un portafoglio di progetti è concepito per servire un obiettivo aziendale strategico e portare alla vostra azienda una forma di valore.
Naturalmente, il valore aziendale è uno dei principali vantaggi della gestione del portafoglio progetti. Oltre a ciò, questa strategia è anche un'ottima misura per gestire il rischio legato alla realizzazione di più progetti. Seguendo i passaggi descritti di seguito, avrete la possibilità di esaminare attentamente i potenziali progetti della vostra azienda prima ancora di impegnarvi a realizzarli. Di conseguenza, le stime saranno probabilmente più accurate e le possibili sfide saranno prese in considerazione in anticipo.
Adottando l'approccio PPM, inoltre, i manager dell'azienda ottengono un quadro generale più chiaro dei progetti e del loro andamento. Inoltre, questa strategia favorisce la collaborazione tra i diversi team di progetto anziché la competizione.
Queste sono le fasi che dovete considerare quando volete adottare la gestione del portafoglio progetti nella vostra azienda.
Il processo di PPM inizia con l'esposizione della strategia aziendale o degli obiettivi strategici. Gli obiettivi strategici sono i fari che guidano il processo di selezione dei progetti per il portafoglio aziendale. È essenziale che sappiate quali sono. Gli obiettivi aziendali possono essere legati all'aumento delle entrate, al mantenimento della redditività o alla diversificazione dei flussi di entrate. D'altra parte, però, potrebbe esserci un obiettivo molto diverso che la vostra azienda intende raggiungere. Non pensate di dover trovare un unico obiettivo che racchiuda tutto: va benissimo elencarne un paio.
Prima di iniziare a restringere i progetti che potrebbero finire nel portafoglio della vostra azienda, dovete sapere quanto è grande il vostro parco progetti. Raccogliete tutte le richieste di progetto, scoprite che tipo di opportunità di vendita ci sono ed elencate tutti i potenziali progetti. A questo punto, analizzate attentamente ogni singolo progetto. Dovete sapere che tipo di risorse (umane o di altro tipo) richiedono, qual è la loro tempistica, quali sono i rischi e le potenziali sfide, ecc.
Quando si ha un'ottima conoscenza dei potenziali progetti che potrebbero far parte del portafoglio del team, è necessario eseguire un'analisi di allineamento: verificare se questi progetti sono in linea con la strategia generale.
Cercate di giudicare i progetti della vostra lista in termini di obiettivi aziendali: stanno sostenendo questi obiettivi o forse li mettono a rischio? Quali sono le probabilità che il vostro team sia in grado di completare un determinato progetto e di produrre il valore aziendale desiderato? I gestori di portafoglio devono scegliere progetti che funzionano bene insieme in termini di raggiungimento degli obiettivi di business, ma anche in termini di carico di lavoro del team e allocazione delle risorse. Sapete quali progetti corrispondono ai vostri criteri? È il momento di fare più pianificazione prima di lanciarli!
A questo punto, dovreste avere un elenco di progetti che potrebbero entrare a far parte dell'intero portafoglio della vostra azienda. È un buon momento per stabilire le priorità e, se necessario, introdurre alcune modifiche. La buona notizia è che avete trovato i progetti giusti per la vostra azienda. La sfida è che potrebbe essere necessario modificare le loro tempistiche o i loro budget per poterli lanciare insieme.
Pensate a gestione delle risorse anche: decidere quali membri del team devono essere coinvolti in ogni progetto e per quanto tempo. In qualità di project portfolio manager, in questa fase dovrete probabilmente collaborare con le risorse o i project manager. Prendete un po' di tempo per analizzare i programmi dei vostri nuovi progetti: forse dovrete spostare alcune cose per evitare conflitti di programmazione.
Ora che sapete quali progetti rientrano nel vostro portafoglio e come verranno consegnati in termini di tempo o risorse, potete pianificare il loro avvio. Cosa succede dopo che i team di progetto iniziano a lavorare sui rispettivi progetti?
L'avvio dei progetti in portafoglio non è la fine del processo di gestione del portafoglio progetti. Certo, ora l'attenzione si concentra sulla gestione dei progetti, ma quando i project manager fanno progressi con i loro progetti, è bene guardare il portafoglio progetti da un livello più alto: andate alla prossima sezione per scoprire come potete monitorare i vostri progetti.
Questo è anche un buon momento per ribadire che tutti i conflitti (basati sulle risorse o altro) e le richieste di modifica devono essere risolti tenendo conto del portafoglio e dei suoi obiettivi strategici.
I project manager dovrebbero monitorare regolarmente i KPI del loro progetto e tenere traccia del carico di lavoro e dei timesheet dei membri del loro team, questo è ovvio. Ma il reporting di progetto è anche una parte essenziale della gestione del portafoglio progetti, semplicemente perché consente di determinare se un determinato progetto sta andando come previsto e se il valore previsto sarà raggiunto.
Che cosa si deve misurare quando si parla di portafoglio progetti?
È probabile che vi imbattiate in diverse applicazioni che si vantano delle loro funzioni di gestione del portafoglio progetti. Queste funzioni di solito includono:
Sebbene tutti questi strumenti siano estremamente utili per un'efficace gestione del portafoglio progetti, è probabile che possiate trovare opzioni simili nelle applicazioni di gestione dei progetti che probabilmente già utilizzate. È possibile gestire il portafoglio progetti con strumenti che non sono dedicati al PPM in sé. Assicuratevi di essere in grado di:
Ci auguriamo che questa guida alla gestione del portafoglio progetti vi abbia aiutato a comprendere meglio questa strategia e a facilitarne l'adozione nella vostra organizzazione. Se avete domande sulla gestione efficace dei progetti e delle risorse, contattateci via chat: saremo lieti di darvi qualche consiglio e di guidarvi attraverso il nostro prodotto.
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