Guida alla mappatura mentale per i project manager

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In un primo momento, questa mappa mentale può sembrare disordinata e caotica, soprattutto se la si affronta come si leggerebbe un documento (dall'angolo superiore sinistro o destro). Una mappa mentale va letta in modo diverso. Osservatela più da vicino: se iniziate a leggerla dall'idea centrale (creare un'area di lavoro organizzata) e seguite una qualsiasi delle diramazioni codificate a colori, potrete capire facilmente il messaggio.

Immaginate ora di essere la persona che vuole delineare le proprie idee per uno spazio di lavoro organizzato. Se decideste di scrivere i vostri pensieri in modo tradizionale e lineare, probabilmente dovreste organizzare le vostre idee in anticipo se volete che il vostro lavoro sia coerente. Con una mappa mentale, invece, si può partire da un'idea e costruirla organicamente. Vedete la differenza?

È probabilmente un buon momento per presentarvi la persona che ha reso popolare la mappatura mentale come strumento per l'istruzione e il business (compresa la gestione dei progetti). Tony Buzan non è stato il primo a utilizzare i diagrammi gerarchici per organizzare le informazioni, ma di certo ne ha fatto un fenomeno. Ha promosso questa tecnica nel suo programma della BBC "Use your head" (Usa la testa) trasmesso negli anni '70 e in seguito ha venduto milioni di copie del suo libro "Mind Mapping". libri sull'argomento. Buzan è purtroppo scomparso nel 2019, ma le sue idee continuano a vivere. Discorso Tedx su come funziona il nostro cervello (e su come le mappe mentali lo sfruttano). 

I vantaggi del collegamento di una mappatura mentale e della gestione dei progetti

Creare una mappa mentale piuttosto che una nota lineare presenta diversi vantaggi. Abbiamo già detto che una mappa può essere sviluppata senza dover prima organizzare le informazioni: si tratta di un notevole risparmio di tempo e di produttività. Uno sondaggio dal 2019 ha riferito che i dirigenti sono in media 30% più produttivi quando utilizzano un software di mind mapping.

Le mappe mentali consentono di:

• Memorizzare le informazioni in modo efficace. Le mappe mentali possono aumentare la capacità di memorizzare le informazioni contenute nel diagramma. In uno studioGli studenti di medicina sono stati divisi in due gruppi e gli è stato chiesto di applicare il mind mapping (gruppo 1) e una "tecnica di studio autoselezionata" (gruppo 2) a un brano di 600 parole. Il loro ricordo è stato misurato subito dopo il compito e una settimana dopo. È emerso che le conoscenze fattuali del gruppo "mappatura" erano maggiori di 10% dopo una settimana. 
• Utilizzate le associazioni naturali. Disegnando sulla mappa i rami che crescono da diversi argomenti, potreste notare collegamenti e gruppi che altrimenti non sareste in grado di individuare. Questo vi permette di interpretare le informazioni in modo diverso e di individuare eventuali pezzi mancanti.
• Affrontare problemi complessi. Quando ci troviamo di fronte a una sfida seria, spesso non sappiamo da dove cominciare o come affrontarla. Gli specialisti della gestione dei progetti probabilmente riconoscono questa sensazione: un nuovo progetto si presenta spesso come un problema complesso. L'uso di mappe mentali per visualizzare e suddividere il problema in argomenti, sottoargomenti, ecc. consente di affrontare la sfida passo dopo passo.
• Entrare nei dettagli senza perdere di vista il quadro generale. Mentre si suddivide il grande tema in pezzi (ad esempio, il progetto in compiti), è necessario ricordare l'obiettivo principale, la grande domanda. La mappatura mentale è una tecnica eccellente per notare i piccoli dettagli ma anche per vedere il quadro generale, in questo caso letteralmente.
• Alimentare la creatività. Probabilmente non è una sorpresa che la creazione di mappe mentali sia un'eccellente valvola di sfogo per le persone che amano i progetti creativi. Anche se non siete il tipo di persona che è entusiasta di scavare nella propria scorta di cancelleria, le mappe mentali fanno semplicemente bene ai vostri muscoli creativi. È un modo semplice per generare molte nuove idee e collegarle per ottenere risultati migliori.

Mappe mentali nella gestione dei progetti - casi d'uso

Abbiamo già accennato al fatto che la gestione dei progetti offre molte opportunità per elaborare e organizzare le informazioni: questi sono anche i momenti in cui utilizzare le vostre abilità di mind-mapping. Ne abbiamo elencate alcune di seguito, ma non sentitevi limitati da questo elenco: se volete creare una mappa per un'occasione diversa, vi porterà sicuramente molto valore.

In qualità di Project Manager, è possibile utilizzare il mind mapping già nella fase di pianificazione del progetto fase. Create una mappa mentale per mettere insieme tutte le informazioni relative al progetto. Ogni ramo principale può rappresentare un diverso processo di gestione del progetto o una diversa area del progetto stesso: rischi, stakeholder, risorse.

Questa mappa può risultare piuttosto generica, il che va bene perché non è necessario entrare nei dettagli. Una volta ottenuta la visione d'insieme, potete disegnare mappe separate per ogni aspetto del vostro progetto. Immaginate di creare una mappa mentale di project management per l'ambito del vostro progetto. Iniziate con i rami che rappresentano le funzionalità principali del prodotto finale e poi suddivideteli in compiti specifici. L'uso delle mappe mentali sarà efficace in ogni fase del progetto. gestione dell'ambito del progettoDalla raccolta dei requisiti dalle diverse parti interessate alla loro strutturazione e alla delineazione dei compiti. Quando l'elenco dei compiti è pronto, si può usare la mappa per costruire un diagramma di Gantt per il progetto.

A proposito di compiti: mapparli su un foglio di carta o in un software dedicato può aiutarvi con prioritarizzazione delle attività di progetto. Quando li vedete tutti, è più facile decidere quali devono essere i primi. Una struttura visualizzata dei compiti sarà utile anche quando vorrete familiarizzare i membri del vostro team con il loro lavoro di progetto.

Una volta avviato il progetto, ricordatevi di consultare regolarmente le mappe. Possono servire come promemoria, ad esempio, dei rischi del progetto e degli obiettivi aziendali finali. Potete anche costruire una mappa mentale che funga da archivio delle informazioni organizzate relative al progetto. Contatti, risorse e link importanti: come project manager, volete averli sempre a portata di mano. È possibile vedere un esempio di questo tipo di mappa qui.

Quali sono gli altri casi d'uso della mappatura mentale del project management?

• Facilitazione delle riunioni. Gestione efficace delle riunioni è fondamentale quando si lavora a un progetto: È qui che si può perdere o risparmiare molto tempo.
• Le mappe mentali possono aiutare a strutturare i punti sollevati durante le riunioni e fungere da ottimi appunti dopo la riunione.
• Risoluzione dei problemi. Sia che vogliate decidere quale strada seguire o trovare una soluzione a un problema incontrato dal vostro team, le mappe mentali possono aiutarvi a organizzare i fatti e a trovare il modo migliore per andare avanti.

Apprendimento. In qualità di project manager, è necessario affinare le proprie competenze e apprendere costantemente nuove strategie di gestione dei progetti. Le mappe mentali consentono di strutturare meglio le nuove informazioni e di rinfrescare le conoscenze in seguito.

Suggerimenti per creare mappe mentali efficaci per i project manager

Un altro elemento delle mappe mentali che probabilmente ha attirato la vostra attenzione è l'inclusione di elementi visivi: scarabocchi, icone, colori. Certo, è possibile creare mappe senza di essi. Tuttavia, potrebbe risultare che le informazioni visive siano più comprensibili e facili da ricordare per voi.

Se avete ancora qualche dubbio sull'uso di scarabocchi e disegni sulla vostra mappa, potete provare un semplice esercizio. Provate a pensare a una mela. Concedetevi un paio di secondi e poi cercate di analizzare ciò che il vostro cervello ha generato. Non avete visto le lettere "A-P-P-L-E", giusto? Qualunque sia il nome di quel frutto nella vostra lingua madre, probabilmente avete visto un'immagine e non delle lettere. Come persone, pensiamo per immagini: questo è uno dei punti principali di Tony Buzan. 

Se avete già letto la nostra guida su sketchnoting per project manager (se non è così, non dimenticate di darci un'occhiata), probabilmente ricorderete che la creazione di sketchnotes non ha a che fare con l'arte, ma piuttosto con la facilitazione della comprensione o della memorizzazione delle informazioni. Lo stesso vale per le mappe mentali. Non è necessario che siano belle: la funzione è più importante. Quando disegnate le icone, cercate di mantenerle semplici e facilmente riconoscibili. Se volete includere elementi umoristici nei vostri scarabocchi, fatelo pure: potrebbero aiutarvi a ricordare quel particolare dettaglio. Potete anche sbizzarrirvi con i font che utilizzate, ma manteneteli leggibili. Cercate di evitare di usare troppe parole: se riuscite a riassumere qualcosa con una sola parola chiave, fatelo.

Per quanto riguarda la tela su cui lavorare, cercate di attenersi a carta bianca/lavagna bianca/schermo. I disegni stampati possono rendere la mappa meno leggibile. L'orientamento orizzontale della tela vi aiuterà a strutturare meglio il diagramma.

Avrete notato che i rami delle mappe sono solitamente curvi: questo è fatto di proposito. Così come la pratica di passare dai rami spessi a quelli più sottili.

Questi suggerimenti per la mappatura mentale (e altri ancora) sono stati visualizzati tramite, come avete capito, una mappa mentale da parte di Fondamenti dell'apprendimento:

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Mappe mentali per project manager: strumenti utili

Il vostro elenco di strumenti può limitarsi a un foglio di carta e a una penna. Con questi due soli strumenti è possibile creare una solida mappa mentale. Naturalmente, se volete creare mappe colorate, apprezzerete pastelli, evidenziatori e penne a pennello. Queste ultime sono ottime per disegnare rami curvi.

Quando volete creare i vostri progetti su una tela più grande, usate una lavagna bianca o una lavagna a fogli mobili. Avrete più spazio per lavorare e potrete usare caratteri più grandi per rendere il vostro disegno facilmente leggibile.

Si è discusso molto sull'efficacia degli appunti scritti a mano rispetto a quelli generati dal computer. E sì, ricerca dimostra che l'uso della propria mano può rafforzare il processo di apprendimento. Per molti project manager, tuttavia, l'uso di un software di mappatura mentale online sarà semplicemente più conveniente. Avete a disposizione molti strumenti tra cui scegliere, tra cui questi:

• MindMeister - che consente di creare fino a 3 mappe mentali nel piano gratuito. Se siete alla ricerca di una soluzione di gestione dei progetti più completa, potete coppia MindMeister con MeisterTask, uno strumento di gestione delle attività.
• Lucidchart - Questa soluzione consente di creare non solo mappe mentali di gestione del progetto, ma anche diagrammi di flusso e altri diagrammi visivi che voi e i membri del vostro team potete utilizzare durante tutto il ciclo di vita del progetto.
• Zenkesso - è uno strumento che abbiamo incluso nella nostra carrellata di progetti strumenti di pianificazione. Una volta creata la mappa con Zenkit, è possibile trasformarla facilmente in una scheda Kanban o in una vista calendario.

Speriamo che questo post vi abbia convinto che le mappe mentali possono aiutarvi a pianificare meglio i progetti e a risolvere molti problemi. Potete utilizzarle in diverse aree della gestione dei progetti: dalla pianificazione dei progetti all'organizzazione dei compiti, fino alla risoluzione dei conflitti.

Avete creato delle mappe mentali per la gestione dei progetti che volete condividere? Inviatecele utilizzando la chat nell'angolo dello schermo! Saremo lieti di inserirle in questo articolo.