Quando si è responsabili di un progetto, di solito si sa molto bene cosa il team deve fare per soddisfare i requisiti del progetto. Ma cosa succede se il cliente propone una nuova funzionalità, per quanto piccola, su cui dovreste iniziare a lavorare in aggiunta all'ambito del progetto esistente?
Cosa imparerete grazie a questo articolo:
Come project manager, probabilmente conoscete questo scenario, poiché i progetti cambiano spesso a causa del feedback degli utenti o delle condizioni dinamiche del mercato. Questo è naturale e può portare a risultati molto positivi (un prodotto finale di migliore qualità, per esempio). Tuttavia, il problema è che queste modifiche inaspettate potrebbero portare a un'estensione eccessiva del progetto, al punto da avere un controllo molto limitato sull'avanzamento dello stesso.
Diamo un'occhiata più da vicino allo scope creep di un progetto e discutiamo di come affrontarlo nella vostra carriera di project manager.
Prima di tutto, qual è l'ambito del progetto? Nella gestione dei progetti, per ambito si intendono tutti i compiti, i processi, le attività, i requisiti e i risultati di un progetto. In poche parole, è tutto il lavoro richiesto per completare un progetto.
L'ambito del progetto fa parte della pianificazione del progetto. Il risultato di questa fase del ciclo di vita della gestione del progetto è il Project Scope Statement. Si tratta di una documentazione dell'ambito di un progetto (chiamata anche "dichiarazione dell'ambito" o "termini di riferimento") che contiene una lista di controllo stabilita di esatte
Una volta definito l'ambito del progetto, è il momento di una fase chiamata piano di gestione dell'ambito del progetto. Esso delinea l'insieme dei processi coinvolti nell'attuazione del progetto e funge da linea guida per mantenere il progetto entro le aspettative e i limiti definiti.
Il modo più semplice per descrivere lo scope creep è quello di dire che è aggiungere caratteristiche e requisiti che esulano dall'ambito del progetto concordato. Entrambe le parti di questa definizione sono importanti, perché la modifica o l'espansione dell'ambito del progetto non coincide necessariamente con lo scope creep.
Al contrario, il cambiamento è una cosa del tutto normale nella gestione dei progetti. L'ambito di applicazione si insinua quando le modifiche non vengono concordate e l'aumento dei requisiti del progetto è incontrollato.
Una definizione fornita dalla Guida al PMBOK® (5a edizione) afferma che lo scope creep è l'espansione incontrollata della portata di un prodotto o di un progetto senza adeguamenti di tempi, costi e risorse. Questa descrizione sottolinea un fattore cruciale che dovrebbe aiutarvi a immaginare le potenziali conseguenze dello scope creep. Mi riferisco a come questi le nuove caratteristiche dell'ambito del progetto non sono adattate alla tempistica, alle risorse o al budget. Significa essenzialmente che una qualsiasi (o tutte) di queste variabili potrebbe andare storta e far fallire il vostro progetto.
Ora che abbiamo definito lo scope creep, discutiamone le cause principali.
Lo Scope Creep è probabilmente causato da una combinazione dei seguenti fattori:
Scarsa portata del progetto. Questo è di solito il fattore principale che contribuisce allo scope creep. Se l'ambito del progetto è vago o inesistente, come potete controllarlo? Una dichiarazione chiara dell'ambito non è però la soluzione definitiva a questa sfida. È necessario convalidare l'ambito e approvarlo con tutti gli stakeholder del progetto.
Un altro problema può verificarsi quando non si consultano i requisiti con le persone giuste del team. Ad esempio, alcuni requisiti possono rivelarsi non tecnicamente realizzabili anche se il vostro scopo è chiaro e il vostro cliente ha dato il via libera. Per questo motivo è essenziale che:
Volete saperne di più su questo processo? Consultate il nostro guida alla gestione dell'ambito del progetto. Vi aiuterà a gestire con successo l'ambito.
È probabile che lo Scope Creep si verifichi anche quando non esistono procedure consolidate per gestire le richieste di modifica. O forse avete stabilito delle regole per il controllo delle modifiche, ma le parti interessate non ne sono a conoscenza. Nella prossima sezione di questo post parleremo di come gestire le modifiche in modo che non facciano deragliare il progetto.
Una delle cause meno prevedibili di scope creep è quando i membri del team sono direttamente influenzati dal cliente ad aggiungere una nuova funzionalità o ad ampliarne una esistente. Questa pressione esterna può essere difficile da notare per i project manager, soprattutto se i membri del team non la comunicano in modo trasparente.
Un altro possibile pericolo è quando le parti interessate mostrano un coinvolgimento diverso nel progetto. Immaginate una situazione in cui il vostro cliente non presta molta attenzione all'ambito del progetto durante la fase di raccolta dei requisiti. Forse è impegnato in altre faccende o semplicemente non è molto coinvolto nel progetto. Una volta visti i primi risultati del vostro lavoro, però, si sente improvvisamente più coinvolto e inizia a proporre nuove funzionalità o a ridefinire gli obiettivi del progetto. Si può immaginare come questo possa facilmente portare a un'estensione eccessiva del progetto.
Infine, dobbiamo menzionare le influenze esterne, che spesso sfuggono al vostro controllo. È difficile prepararsi a scenari inaspettati, ma, in quanto project manager, dovreste preparare alcuni piani di emergenza. Vi aiuteranno a gestire i cambiamenti anche se vi colgono di sorpresa.
Come si può notare, le cause dello scope creep sono molteplici e il nostro elenco non è certo esaustivo. È necessario tenere presente che lo scope creep si verifica anche a causa di una combinazione di fattori diversi. Ecco perché è utile sapere come si può potenzialmente evitare lo scope creep.
Per cominciare, diciamo che le modifiche dell'ambito non sono qualcosa da evitare a tutti i costi. Se lavorate in un ambiente agile, probabilmente vi aspettate che le modifiche avvengano. Quello che si vuole evitare è il risultato della crescita incontrollata dell'ambito. Esaminiamo alcune strategie per prevenire lo scope creep:
Alcuni project manager potrebbero pensare che "creare una chiara portata del progetto" sia spesso più facile a dirsi che a farsi, e non hanno tutti i torti. Per molti progetti, soprattutto per quelli innovativi, è possibile che non si sia certi al 100% di come sarà il prodotto finito. Questo è il caso di molti progetti di sviluppo software, in cui le modifiche vengono spesso introdotte in base al feedback degli utenti e ai test. I team di progetto devono affrontare un'ulteriore sfida quando decidono di utilizzare tecnologie all'avanguardia o soluzioni sperimentali.
Ciò non significa, tuttavia, che in questi scenari si verifichi per forza una dispersione dell'ambito. Potete ancora aumentare le possibilità di costruire un ambito ragionevole iniziando con la cosiddetta fase di scoperta del progetto. Si tratta di un periodo durante il quale è possibile verificare le ipotesi, mettere in discussione i presupposti o costruire prototipi. Il tutto per convalidare le idee e verificare la fattibilità delle soluzioni proposte.
Abbiamo appena discusso diverse best practice per evitare lo scope creep, ma cosa succede se lo state già sperimentando? Forse è iniziato con richieste di modifica apparentemente minori, o forse gli stakeholder si aspettano funzionalità aggiuntive fin dall'inizio del progetto. Gestire lo scope creep è possibile ed ecco un paio di opzioni per voi.
Prima di tutto, lo scope creep può sembrare scoraggiante, ma non è il momento di diventare passivi e sconfitti. I progetti che subiscono lo scope creep possono comunque andare a buon fine.
Assicuratevi di esaminare attentamente tutte le richieste di modifica e di analizzarne le conseguenze. Valutate come le modifiche influiranno sul budget e sulla tempistica del progetto. Anche se il vostro team ha già implementato una determinata modifica, è comunque utile indagare sul suo potenziale impatto sul resto del progetto.
È anche un ottimo momento per prestare attenzione a previsione delle risorse. Le richieste di modifica possono aver influenzato anche questo aspetto del progetto. Avete abbastanza membri del team disponibili per realizzare il progetto? Dovrete assumere o esternalizzare alcune persone? Considerate la disponibilità dei dipendenti e carico di lavoro del team (leggi Gestione del carico di lavoro). Non si vuole sovrautilizzare i membri del team e potenzialmente bruciarli a causa dell'estensione della portata.
Un'altra strategia per affrontare l'ampliamento dell'ambito è quella di ridurre l'ambito di alcuni dei requisiti iniziali. Se il vostro backlog di progetto è prioritario, dovreste essere in grado di identificare gli elementi che potrebbero essere scambiati con quelli aggiunti di recente. In questo modo, potreste guadagnare tempo e costi aggiuntivi per la realizzazione del progetto.
Quando le richieste di modifica continuano ad arrivare, il vostro team potrebbe essere un po' disorientato sulle aspettative del progetto. Questo, a sua volta, può portare a una "doratura" e a dedicare ancora più tempo a certi compiti. Dovete verificare che tutti i membri del team comprendano i nuovi requisiti del progetto.
Non dimenticate di guardare al quadro generale del vostro progetto. Lo scope creep influisce anche su di esso. Forse ora ha senso per voi e per gli stakeholder del progetto discutere la creazione di uno o più sottoprogetti o il lancio di un MVP? Uno degli aspetti negativi dello scope creep è che i team perdono slancio e i progetti durano più del previsto. Consegnare una parte dell'ambito del progetto come release separata può aiutare a ritrovare lo slancio e a far sentire il team più realizzato. Questo approccio presenta anche dei vantaggi commerciali: rilasciare un MVP (minimum viable product) in una fase iniziale può aiutare il cliente a testare il prodotto e a ottenere un primo successo tra i clienti.
Infine, anche se si sta verificando uno scope creep, è necessario monitorare regolarmente lo stato di salute del progetto. Rapporti di progetto vi aiuterà a valutare le prestazioni del team e calcolare gli effetti della portata crescente.
Lo Scope Creep non è un fenomeno raro. Come project manager, è quasi certo che lo affronterete a un certo punto della vostra carriera. La metà degli intervistati dal Project Management Institute nell'edizione 2018 di Sondaggio Pulse of the Profession hanno sperimentato lo scope creep negli ultimi 12 mesi. Nel 2020, la nuova edizione di questo rapporto ha dimostrato che le aziende più mature nelle loro capacità sono meno colpite dallo scope creep rispetto alle organizzazioni con bassa maturità (da 30% a 47%).
Queste intuizioni non sorprendono, perché lo scope creep, pur essendo potenzialmente dannoso, è gestibile, soprattutto da project manager e dirigenti ben preparati. Ci auguriamo che questo post del blog vi abbia aiutato a scoprire come gestire lo scope creep a vantaggio del vostro team.
Volete saperne di più sulla gestione dei progetti? Consultate le altre risorse per project manager che abbiamo pubblicato:
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