Quando si chiede quali siano gli aspetti negativi dell'essere un project manager, alcuni elencano le lunghe ore di lavoro e le forti pressioni. È innegabile che il lavoro di PM possa richiedere chiamate difficili o straordinari. Ciò non significa, tuttavia, che si tratti di una professione stressante ed estenuante per scelta.
D'altro canto, i project manager si sentono spesso sopraffatti dalla mole di lavoro che hanno. Se siete uno di loro, potreste voler dare un'occhiata più da vicino al vostro carico di lavoro e chiedervi:
Sono affetto da job creep?
Continuate a leggere per scoprire cos'è il job creep e quali sono le sue cause. Vi elencheremo anche le misure che potete adottare per rimettere in carreggiata la vostra vita lavorativa.
Il job creep, detto anche insinuazione di ruoloIl problema è che si verifica quando si eseguono compiti che esulano dal proprio ruolo o dall'ambito di lavoro concordato.
Si noti che il job creep può riguardare persone che ricoprono ruoli diversi. In sostanza, significa svolgere compiti che dovrebbero essere svolti da altri membri del team. Per i Project Manager, questi compiti sono solitamente legati alla consegna del progetto, alla gestione del team o alle relazioni con i clienti.
Michael Wellin, nel suo libro Gestire il contratto psicologico: usare il patto personale per aumentare le prestazioni aziendali, solleva un punto molto interessante riguardo all'insinuazione dei ruoli:
Il job creep implica una continua pressione sui dipendenti affinché forniscano più di quanto normalmente richiesto dalle loro mansioni. Si tratta di una situazione in cui la norma della reciprocità che si è evoluta nel tempo non è più applicabile. Al contrario, il datore di lavoro aumenta gradualmente le sue richieste ai dipendenti. Comportamenti e prestazioni che prima erano discrezionali ora diventano sempre più attesi o vengono dati per scontati dal datore di lavoro. (Wellin, 2007, p. 90)
Come potete vedere, il job creep vi fa lavorare di più per un determinato periodo di tempo (ad esempio, fino al lancio del progetto), ma può anche evolvere in una situazione costante quando il vostro datore di lavoro si aspetta che vi destreggiate sempre tra tutti questi compiti. Per i project manager è utile identificare e fermare il role creep o prevenirlo in primo luogo.
Per comprendere meglio il fenomeno in sé, diamo un'occhiata ad alcune cause comuni del job creep.
Il fattore chiave del job creep tra i project manager è la natura della loro professione. In poche parole, gli altri tendono a non capire il loro ruolo. Elizabeth Harrin, autrice di Guida del ribelle alla PM, ammette che le persone al lavoro "Spesso non capisco cosa faccia".. In questo caso, le aspettative nei confronti dei project manager possono essere irragionevoli.
L'idea di essere la persona "responsabile del progetto" rende i project manager vulnerabili al "role creep". Dopo tutto, quasi ogni compito può essere giustificato come legato al progetto. Di conseguenza, i PM possono pensare che in ultima analisi spetti a loro consegnare qualcosa, anche se nel team ci sono altre persone che dovrebbero occuparsi di un determinato compito.
E se non ci sono persone più adatte a svolgere determinate mansioni? Il job creep può verificarsi anche come conseguenza di una carenza di personale e di una scarsa Previsione delle risorse umane. Se non c'è nessuno che possa portare a termine un compito, spesso è il PM a farlo.
I project manager possono sentire l'esigenza di intervenire e aiutare con le attività di produzione. La pressione è su di loro perché devono comunicare il risultato del progetto agli stakeholder. Aleksandar Olic ha detto bene quando ha scritto:
Questo può portare a una crisi di identità. Non possono controllare direttamente il funzionamento o l'aspetto di un sito web o di un'applicazione, ma sono ritenuti responsabili del risultato finale. Inoltre, quando si tratta di presentare il lavoro, ci si aspetta che sappiano e parlino di tutto come se fossero stati loro a crearlo.
Un altro fattore che rende i project manager esposti al creep del ruolo è che ogni progetto è diverso e, come tale, richiede una certa versatilità da parte del PM. Sebbene tale versatilità possa spesso limitarsi all'uso di strumenti e tecniche appropriate, potrebbe anche indurre i PM ad assumere un ambito di compiti più ampio perché ritengono che il progetto lo richieda. Se tale ambito si allarga sempre di più nel corso del progetto, si parla di job creep.
Infine, l'esperienza sul lavoro si rivela molto importante per i project manager. Questo è vero anche quando si parla di "role creep". Anche se i PM inesperti possono avere una solida preparazione teorica, possono avere difficoltà a destreggiarsi tra più mansioni e a riconoscere il role creep.
Il Job Creep nella gestione dei progetti si può prevenire. Anche se ne sentite già le conseguenze, potete comunque adottare alcune misure correttive.
L'azione fondamentale è assicurarsi che tutti siano d'accordo sul vostro ruolo nel progetto. Per tutti intendiamo:
Delineare le proprie responsabilità e fornire anche esempi di cose che esulano dal proprio ruolo aiuterà a stabilire le aspettative sulle proprie prestazioni. L'ideale sarebbe farlo all'inizio del progetto (o quando si negozia un'offerta di lavoro), ma si può anche affrontarlo quando si notano le conseguenze negative del role creep.
Ciò che non rientra nell'ambito di un ruolo di PM può variare leggermente da progetto a progetto, ma se avete bisogno di ispirazione per elencare i vostri compiti principali, date un'occhiata a questo articolo del Digital Project Manager.
Una volta delineate le vostre responsabilità e i vostri potenziali compiti, saprete cosa è tempo di stabilire alcune regole per la gestione del come. Pensate al vostro tempo e cercate di proteggerlo: stabilite gli orari di lavoro in cui siete disponibili per assistere il vostro team, comunicate i vostri giorni liberi, pianificate cosa fare quando il carico di lavoro diventa difficile da gestire.
Avrete già notato che la maggior parte di questi consigli per evitare lo strisciamento di ruoli ha a che fare con una comunicazione corretta. Trasparenza del progetto vi aiuterà a tenere sotto controllo il vostro carico di lavoro, ma anche a evitare che i membri del vostro team si lascino prendere la mano. Aumentate la visibilità delle vostre attività e di quelle del vostro team, sfruttando i calendari e i timesheet delle risorse. Gestione dei progetti e strumento di gestione delle risorse vi aiuterà a pianificare il lavoro in modo efficiente, ma anche ad abbinare i compiti alle persone con le competenze più adeguate.
A proposito di capacità e competenze: come project manager, potreste sentirvi perfettamente in grado di fare qualcosa (ad esempio, progettare un modulo web) grazie alle vostre esperienze professionali passate o ai vostri interessi personali. E in rari casi, i PM possono essere contemporaneamente responsabili di alcuni aspetti della produzione. Se il vostro ruolo non è ibrido, tuttavia, attenetevi alle vostre mansioni di PM per il successo del progetto.
Questo non significa che il vostro progetto o codice sia di scarsa qualità. Non è necessariamente così. Tuttavia, quando ci si dedica a compiti "extracurricolari", si ha meno tempo per soddisfare i propri compiti principali.
L'ultimo consiglio sarà particolarmente utile per i project manager che hanno iniziato da poco a lavorare nel settore. Sebbene siate sicuramente qualificati per il ruolo, tenete presente che c'è una curva di apprendimento. Questo vale soprattutto per gli aspetti meno tangibili: Il job creep è uno di questi.
È probabile che nella vostra azienda lavorino project manager più esperti. Forse esiste anche un programma di mentoring? In caso contrario, proponete un'idea per incontri di condivisione delle conoscenze. Potete anche partecipare a eventi e conferenze di PM organizzati dalle comunità locali.
Anche se non potete partecipare a incontri di persona, avete comunque accesso a risorse utili. Seguite i canali e i blog dedicati alla gestione dei progetti e creati da colleghi PM. . Ecco un paio di post della nostra piattaforma che potreste trovare particolarmente utili:
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