Che si tratti del lancio di un nuovo progetto o dell'assegnazione di nuovi membri del team a uno già esistente, il vostro compito di project manager è quello di garantire che l'onboarding del progetto avvenga senza problemi. Ciò comporta l'inserimento di un programma di introduzione efficace per garantire che i nuovi dipendenti comprendano i requisiti del progetto e i loro ruoli all'interno di esso. A volte anche il miglior strumento di pianificazione del progetto non è sufficiente da solo. Non è sufficiente disporre di tutte le informazioni sul progetto. La chiave per creare un progetto di successo è avere tutti i membri del personale sulla stessa pagina.
Un onboarding inadeguato del progetto comporta i seguenti rischi: i membri del team non comprendono i requisiti e non possono quindi contribuire pienamente al progetto. Le persone non hanno accesso agli strumenti che dovrebbero utilizzare. Si perde troppo tempo a spiegare le cose dopo l'avvio del progetto. Il progetto subisce ritardi. L'elenco potrebbe essere più lungo, ma il punto è chiaro. L'onboarding delle risorse per qualsiasi progetto è essenziale per il suo completamento tempestivo (e nel rispetto del budget).
Come sappiamo, tra le prime 8 sfide della gestione dei progetti ci sono le risorse inadeguate e le aspettative poco chiare. L'onboarding del progetto è il processo di inserimento delle risorse nel progetto, essenzialmente un processo di induzione dei dipendenti. Un programma di inserimento personalizzato può aiutare i nuovi dipendenti a sentirsi più a loro agio nel nuovo lavoro e a comprendere le aspettative dell'azienda e del ruolo. L'obiettivo è assicurarsi che tutti coloro che partecipano al progetto, in particolare i nuovi assunti, comprendano gli obiettivi e i requisiti aziendali, conoscano il proprio ruolo e i risultati attesi dal progetto stesso. Questo approccio strutturato, attraverso un programma di inserimento dei dipendenti, garantisce che i nuovi membri del team possano contribuire pienamente al progetto, dedicando meno tempo a cercare di capirlo e più a portare a termine i loro compiti.
Un onboarding di progetto efficace va oltre la semplice introduzione al progetto. Si tratta di un processo completo che allinea i nuovi arrivati alla visione, agli obiettivi e alle metodologie del progetto. Questo allineamento è fondamentale perché ha un impatto diretto sull'efficienza e l'efficacia con cui il team opererà durante il ciclo di vita del progetto. Un allineamento errato può portare a incomprensioni, errori di comunicazione e scadenze non rispettate, tutti fattori che possono far deragliare un progetto.
Un onboarding adeguato ha un impatto significativo sulle prestazioni del team. Quando i membri del team comprendono gli obiettivi del progetto e i loro ruoli al suo interno, hanno maggiori probabilità di essere produttivi e motivati. Un team ben avviato è anche meglio equipaggiato per gestire le sfide e adattarsi ai cambiamenti, il che porta a un ambiente di progetto più resiliente. Diventano agili, capaci di cambiare strategia e di affrontare ostacoli imprevisti senza perdere di vista gli obiettivi del progetto.
L'onboarding non riguarda solo l'avvio immediato del progetto. Pone le basi per un successo a lungo termine. Investendo in un onboarding approfondito, i project manager possono garantire che i loro team siano preparati anche per i progetti futuri, creando una cultura di project management sostenibile ed efficiente. Questa lungimiranza non solo va a vantaggio del progetto in corso, ma crea anche un precedente per transizioni più fluide e collaborazioni più efficaci nei progetti successivi.
Ora che sapete perché è fondamentale assumere le risorse in modo corretto quando si avvia un progetto, vi illustriamo il processo.
Innanzitutto, assicuratevi di avere tutte le informazioni necessarie sul progetto, in modo da poterle trasmettere al vostro team. Il materiale di cui potreste aver bisogno può variare a seconda della natura del progetto: si tratta di un nuovo progetto o di uno in corso? L'elenco può comprendere:
Può essere utile anche avere un piano di alto livello del progetto, che comprenda gli obiettivi, le dipendenze, le risorse disponibili, la tempistica e il budget. La raccolta dei contatti di emergenza è un passo fondamentale per garantire la sicurezza e il benessere dei nuovi dipendenti.
Una documentazione adeguata è la spina dorsale dell'onboarding del progetto. Fornisce un punto di riferimento a cui i membri del team possono rivolgersi quando hanno bisogno di chiarezza sui dettagli del progetto. In questo modo si riduce la dipendenza da comunicazioni continue e continue e si consente ai membri del team di essere più autonomi e informati. Una documentazione completa assicura che tutti abbiano accesso alle stesse informazioni, favorendo la coerenza e riducendo il potenziale di errore.
Se non avete ancora trovato le risorse per il progetto, identificate le esigenze e i ruoli richiesti a ciascun membro del personale per realizzare il progetto. Quindi, cercate le risorse con le competenze giuste per soddisfare questi requisiti. In Teamdeck è possibile trovare rapidamente i membri del team con le competenze desiderate utilizzando campi personalizzati. Una volta trovati i membri del team per il vostro progetto, assicuratevi che siano disponibili. È possibile farlo facilmente se si tiene traccia della disponibilità dei dipendenti. Il software di gestione delle risorse di Teamdeck offre una barra di visualizzazione del carico di lavoro che indica se una persona è libera di prenotare o se è già stata assegnata a un progetto.
A questo punto, assicuratevi che ogni membro del team scelto sia ufficialmente prenotato per il progetto. Se disponete di un calendario online, assegnate ai membri del team la possibilità di tenere traccia del loro tempo e del loro carico di lavoro in un secondo momento.
Formare un team non significa solo riempire i ruoli, ma creare un'unità coesa in cui ogni membro comprenda il proprio contributo al successo del progetto. Questa fase è fondamentale per promuovere il senso di responsabilità tra i membri del team. Quando tutti conoscono i propri ruoli e il modo in cui si allineano agli obiettivi del progetto, promuovono l'unità e lo scopo condiviso, migliorando le prestazioni complessive e il morale del team.
Una volta assegnate le persone al progetto, impostate gli strumenti che useranno per realizzarlo. Alcuni strumenti a cui i membri del team devono avere accesso sono:
In questo modo, tutti possono contribuire pienamente al progetto. L'accesso agli strumenti e ai canali necessari garantisce che i membri del team siano aggiornati sul progetto e possano collaborare più facilmente.
La creazione di strumenti significa creare un ambiente in cui la produttività possa prosperare. Gli strumenti giusti consentono ai membri del team di comunicare in modo efficace, di gestire i propri compiti in modo efficiente e di rimanere allineati con i progressi e i requisiti del progetto. Questo ambiente strutturato non solo facilita le operazioni quotidiane, ma migliora anche la capacità del team di rispettare le scadenze e di mantenere una produzione di alta qualità.
Una volta ottenute tutte le informazioni sul progetto, sul team scelto e sugli strumenti, potete coinvolgere i membri del team. Se state iniziando un nuovo progetto, potete condurre un workshop con il vostro cliente. Durante questo kick-off (o Sprint Zero), l'obiettivo è quello di: Scoprire i rischi e le dipendenze del progetto
Verificare che tutti abbiano la stessa comprensione dell'ambito del progetto.
Assicurarsi che le aspettative del cliente siano realistiche
Identificare eventuali aree di conflitto o di incoerenza che devono essere risolte prima dell'inizio del progetto La presenza di un cliente durante il kick-off aiuterà a coprire tutte le aree del progetto. Inoltre, chiarire subito le aspettative e dare al team la possibilità di esprimersi migliorerà la collaborazione in seguito.
Se state inserendo nuove risorse in un progetto esistente o dovete apportare modifiche all'ambito, concentratevi sul trasferimento delle conoscenze. Informate il team sul progetto: finalità, obiettivi aziendali, requisiti e risultati attesi. Informate ogni membro del team sul proprio ruolo. Questo incontro assicura che tutti comprendano il progetto.
Dopo le sessioni di onboarding, includere attività di team building per aiutare a coltivare le relazioni tra i membri del personale all'interno dell'organizzazione.
Le sessioni di onboarding non sono solo informative; sono piattaforme interattive per costruire la coesione del team e stabilire una comprensione collettiva della missione e degli obiettivi del progetto. Queste sessioni gettano le basi per un ambiente di progetto collaborativo e produttivo. Facilitando la comunicazione aperta e la comprensione reciproca, le sessioni di onboarding promuovono un senso di lavoro di squadra e di responsabilità condivisa.
Anche dopo l'onboarding iniziale, è fondamentale mantenere linee di comunicazione aperte e sessioni di feedback regolari. In questo modo si garantisce che i membri del team possano sollevare dubbi, porre domande e rimanere informati su eventuali cambiamenti nel progetto. Questo dialogo continuo è fondamentale per adattarsi alle nuove sfide e mantenere tutti allineati con gli obiettivi del progetto. Aggiornamenti regolari e cicli di feedback aiutano a individuare tempestivamente i potenziali problemi e ad adeguare le strategie di conseguenza.
Durante l'onboarding di un progetto, i project manager devono concentrarsi sul trasferimento delle conoscenze del progetto al proprio team. È il momento in cui si prendono le decisioni finali sul team, si sceglie lo strumento migliore per la gestione delle risorse e si fanno salire a bordo le risorse. In questa fase del progetto, è possibile ridurre il numero di domande che i membri del team faranno in seguito e migliorare la collaborazione tra di loro, poiché ognuno sa esattamente a cosa è assegnato.
Un onboarding di progetto efficace non è un evento unico, ma un processo continuo che si evolve con il progetto. La comunicazione continua, i cicli di feedback e i check-in regolari sono essenziali per garantire che il processo di onboarding rimanga pertinente ed efficace con il progredire del progetto. L'adattabilità del processo di onboarding consente ai team di rispondere ai cambiamenti e alle nuove informazioni in modo dinamico, mantenendo l'allineamento e la concentrazione per tutto il ciclo di vita del progetto.
Inoltre, l'onboarding del progetto è un'opportunità per stabilire il tono della cultura e dell'etica lavorativa del progetto. È il momento perfetto per instillare valori come la responsabilità, la trasparenza e il lavoro di squadra, che sono fondamentali per il successo a lungo termine del progetto. Investendo tempo e sforzi in un processo di onboarding approfondito, ponete il vostro progetto su basi solide, aprendo la strada a un'esecuzione del progetto più fluida, efficiente e di successo.
Assicurarsi che ogni membro del team non solo sia consapevole dei propri compiti, ma capisca anche come il suo lavoro si inserisca in un quadro più ampio crea un senso di appartenenza e di orgoglio per il progetto. Questo, a sua volta, può portare a una maggiore motivazione, a una migliore qualità del lavoro e, in ultima analisi, al successo del progetto entro i limiti di tempo e di budget. Quando i membri del team vedono come i loro contributi influiscono sul successo complessivo del progetto, si crea un impegno e un entusiasmo più profondi per il loro lavoro.
L'utilizzo della tecnologia può migliorare significativamente il processo di onboarding. Gli strumenti per la gestione dei progetti, la comunicazione e la collaborazione aiutano a snellire il processo, rendendo più facile per i nuovi membri del team integrarsi nel progetto e iniziare a contribuire efficacemente fin dal primo giorno. Tecnologie come i flussi di lavoro automatizzati, le basi di conoscenza digitali e le piattaforme di comunicazione in tempo reale semplificano la logistica dell'onboarding e forniscono informazioni coerenti e accessibili a tutti i membri del team.
L'onboarding di un progetto è più di una semplice attività amministrativa: è una fase strategica che pone le basi per il successo del progetto. Concentrandosi su una comunicazione chiara, una documentazione adeguata e un'assistenza continua, i project manager possono garantire che i loro team siano ben equipaggiati per affrontare le sfide e raggiungere gli obiettivi in modo efficiente.
Il processo di onboarding è un investimento nel futuro del progetto. Costruisce una base di fiducia, chiarezza e preparazione che aiuta il team a gestire le complessità e a ottenere risultati. Dedicando tempo e risorse a un onboarding efficace, i project manager possono rafforzare la coesione del team, migliorare le prestazioni e creare un precedente per un'esecuzione di successo del progetto sia a breve che a lungo termine.
In definitiva, l'onboarding del progetto consiste nel creare una struttura solida che supporti ogni aspetto del progetto. Si tratta di promuovere una cultura in cui ogni membro del team comprenda il proprio ruolo, si senta valorizzato e sia motivato a contribuire al successo del progetto. Con l'aumentare della complessità e della portata dei progetti, l'importanza di un processo di onboarding ben strutturato diventa ancora più critica. Con un onboarding accurato e ponderato, i project manager possono trasformare le potenziali sfide in opportunità di crescita e innovazione.
Volete essere sicuri che l'onboarding del progetto sia stato implementato con successo Gestione efficace delle risorse per i team di progetto grazie al nostro software di gestione delle risorse
Il calendario delle risorse (o calendario di gestione del progetto, o calendario di pianificazione del progetto, software di pianificazione delle risorse) consente di pianificare, gestire e allocare le risorse in modo più efficace ed efficiente, soprattutto se Microsoft Excel ha avuto un ruolo...
Qual è l'obiettivo finale dei project manager? Portare a termine i progetti con successo. Gli stessi PM ammettono che questo non accade molto spesso: secondo l'ultima indagine Pulse of the Profession, meno di 60% dei progetti vengono completati...
La gestione della capacità è una strategia utilizzata dalle aziende per sfruttare al meglio l'efficienza produttiva rispetto alla domanda di un servizio o di un prodotto. L'obiettivo finale della gestione della capacità è quello di: Identificare e...