Iniziare un nuovo lavoro di project management può essere stressante: che siate un PM esperto o una persona che ha appena iniziato la sua carriera di project manager, è probabile che incontriate nuove sfide. La buona notizia è che avete ottenuto il lavoro, quindi il vostro nuovo datore di lavoro ha fiducia nelle vostre capacità di project management. È il momento di prepararsi e di iniziare un nuovo lavoro con il piede giusto. Abbiamo preparato diversi consigli per prepararvi a brillare nella vostra nuova posizione.
Ci sono cose che potete fare prima del vostro primo giorno di lavoro. Innanzitutto, sbrigate le pratiche burocratiche necessarie. Ci sono documenti che dovete consegnare al team delle risorse umane della vostra nuova azienda? Potreste anche voler ricontrollare i vostri benefit per i dipendenti. A volte vengono forniti con pacchetti opzionali, quindi è meglio pensarci prima.
Ricordatevi della logistica: una delle cose migliori che potete fare per evitare stress inutili è pianificare e testare i vostri spostamenti. Assicuratevi di avere un'idea chiara del codice di abbigliamento del vostro nuovo ufficio, delle modalità di parcheggio, dell'accesso all'edificio, ecc. Prendetevi un momento per analizzare la vostra attrezzatura. Se lavorate in un ufficio, probabilmente avete una postazione di lavoro che vi aspetta. In una posizione remota, invece, potreste essere responsabili del completamento dell'hardware necessario. Se in qualsiasi momento di questo periodo pre-lavorativo vi vengono in mente delle domande, non esitate a contattarle. Non esitate a contattare il vostro nuovo datore di lavoro.
Fare ricerche sulla nuova azienda potrebbe essere un passo prezioso. Probabilmente avete già fatto un po' di ricerche per prepararvi al colloquio, quindi avete una buona idea di cosa fanno e di come sono organizzati. Ora è il momento di conoscere meglio la cultura aziendale. Consultate i canali dei social media aziendali o sfogliate il manuale del dipendente, se lo avete già ricevuto. Non pensateci troppo! Questo compito deve farvi sentire più sicuri dell'imminente cambiamento di carriera, non farvi cercare qualche "bandiera rossa".
Infine, assicuratevi di utilizzare il tempo tra un lavoro e l'altro per vivere un po' e rilassarvi. Vi siete meritati questo tempo libero: sfruttatelo al massimo! La vostra priorità deve essere quella di arrivare sul nuovo posto di lavoro con molta energia positiva, senza perdere il sonno e cercando di prepararvi per il lavoro.
L'onboarding dei nuovi dipendenti è un processo importante in tutte le organizzazioni. Il vostro nuovo datore di lavoro probabilmente ha una procedura fissa o addirittura un percorso speciale per i nuovi project manager che si uniscono al team. I dettagli del inserimento del progetto Il processo varia da azienda ad azienda. Tuttavia, un passo è certo: imparerete molte nuove informazioni. Per non lasciarvi sopraffare, cercate di considerare questi quattro aspetti quando organizzate le vostre nuove conoscenze e fate domande di approfondimento:
Esaminiamoli uno per uno.
Processo. Se dovete gestire dei progetti per un'organizzazione, dovete essere a conoscenza di tutte le procedure stabilite per i progetti. È probabile che abbiate già discusso le basi durante il processo di assunzione e che conosciate, ad esempio, la metodologia di gestione dei progetti che la vostra nuova azienda sostiene. Chiedete quali sono i modelli, le abitudini di rendicontazione, le riunioni (comprese quelle per la gestione dei progetti). riunioni scrum), le procedure di comunicazione, il ciclo di vita del progetto, ecc. Il vostro obiettivo è gestire il progetto in modo efficace ma anche familiare per il vostro team.
Naturalmente, potreste essere stati nominati responsabili della creazione di nuovi processi e della costruzione della cultura del project management in una determinata azienda. Tuttavia, è utile conoscere i processi passati per poterli migliorare.
Strumenti. La maggior parte dei project manager non può immaginare di svolgere il proprio lavoro senza avere accesso a un software che li aiuti a rimanere organizzati e a tenere informati i membri del team. Potreste dover imparare a usare un nuovo strumento, a meno che la vostra nuova azienda non utilizzi applicazioni che già conoscete. Molto probabilmente avrete a che fare con questo tipo di strumenti online:
Vedi anche: Applicazioni Slack per aumentare la produttività dei project manager
Se state gestendo un progetto software, dovreste anche scoprire quali sono gli strumenti utilizzati dal vostro team (ad esempio, bug tracker, repository di codice, strumenti di wireframing). Conoscere le applicazioni e gli strumenti utilizzati dai membri del team è essenziale anche per i settori altamente specializzati come quello delle costruzioni. Potreste non sapere come funziona un'applicazione specifica, ma dovreste sapere cosa fa e chi la usa. Grazie a ciò, sarete in grado di comunicare con il vostro team in modo efficiente.
Progetti. Di solito, quando si inizia a lavorare come nuovi project manager in un'organizzazione, è perché c'è un progetto che richiede un leader. Una delle vostre prime priorità dovrebbe essere quella di informarvi il più possibile sul progetto. L'ambito, la tempistica, i requisiti, il budget, i rischi, le dipendenze: tutto ciò di cui avete bisogno per iniziare il vostro lavoro. A seconda della fase del progetto, potreste anche avere bisogno di parlare con il vostro predecessore: potrebbe essere il caso che stiate rilevando un progetto da qualcun altro. Chiedete dei progressi fatti finora, di eventuali problemi emersi durante il percorso, del rapporto con le parti interessate. Cercate di incoraggiare le risposte sincere: indorare la pillola renderà il vostro lavoro più difficile nel lungo periodo. Esaminate la documentazione del progetto e valutate se è aggiornata e completa. In caso contrario, chiedete informazioni su tutti gli elementi di cui non siete sicuri.
Se possibile, cercate di raccogliere informazioni anche sugli altri progetti della vostra azienda. Potreste notare alcuni schemi e scoprire aree di miglioramento o rischi. In questo modo imparerete anche a conoscere meglio i membri del vostro team.
Clienti. Ogni progetto ha delle parti interessate. Sia che stiate gestendo un progetto interno o che ci sia un cliente esterno che ha ingaggiato la vostra azienda, dovete essere consapevoli di chi sia. Una delle parti fondamentali del ruolo di un project manager è costruire un buon rapporto con le parti interessate. Questo non vuol dire che dobbiate essere una persona che si fida del vostro giudizio, anzi: quando il cliente si fida del vostro giudizio, dovrebbe essere più facile dissuaderlo dal fare qualcosa che voi e il vostro team non condividete. Man mano che conoscete il cliente, cercate di saperne di più sulla sua attività. L'obiettivo del progetto che state per iniziare a gestire, la base di utenti, le ricerche effettuate prima del lancio: queste informazioni vi aiuteranno a prendere decisioni migliori sul progetto.
Quando si inizia un nuovo lavoro di project management, presentarsi in modo adeguato si rivelerà di enorme importanza. Ci sono tre gruppi di colleghi che dovete ricordare:
Il vostro team di progetto. Come probabilmente immaginate, il rapporto di un project manager con il proprio team è fondamentale. Innanzitutto, scoprite chi fa parte del vostro team di progetto e quali sono i loro ruoli (sia a livello aziendale che nel progetto). Ascoltate attivamente le loro intuizioni: potrebbero dirvi cose sul progetto o sul cliente che non sareste in grado di apprendere da persone che non hanno lavorato nel team.
Incoraggiare il feedback e la comunicazione sincera. Costruire una cultura di trasparenza del progetto vi aiuterà a sviluppare la fiducia tra voi e il vostro team. Fin dall'inizio, cercate di essere molto chiari sul vostro ruolo di project manager e stabilite alcune regole di base. Questo vi aiuterà a mantenere equilibrio tra lavoro e vita privata e prevenire insicurezza del posto di lavoro.
I vostri manager. L'incontro con il proprio capo è una parte inevitabile (ed essenziale) del processo di onboarding. Uno dei consigli più interessanti su questa relazione viene da Owen Gadeken, che ha scritto:
"A questo punto vi starete chiedendo: "E l'incontro con il mio nuovo capo?". Sì, è sempre importante e probabilmente avete già avuto almeno un incontro. Ma vi consiglio di rimandare deliberatamente qualsiasi incontro successivo fino a quando non sarete in grado di raccogliere informazioni sufficienti per fare almeno una valutazione preliminare del vostro progetto; in caso contrario, potreste ritrovarvi a fare promesse o impegni che non potrete mantenere". "
Fonte: Gadeken, O. C. (2009). Siete il nuovo project manager: consigli per un buon inizio. Documento presentato al PMI® Global Congress 2009-North America, Orlando, FL. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
Altri colleghi. Probabilmente vi sarà utile conoscere il maggior numero possibile di colleghi, soprattutto se la vostra organizzazione conta meno di, ad esempio, 500 persone (questo compito potrebbe essere impossibile nelle grandi aziende). Potreste anche chiedere al vostro team: "Chi dovrei conoscere?". Come project manager, potreste aver bisogno di collaborare con i team delle risorse umane, i responsabili degli uffici, le vendite, le finanze, ecc. Sapere chi è chi vi mette in una buona posizione. Naturalmente, dovreste anche conoscere i vostri colleghi PM e, se possibile, anche i vostri collaboratori, trovare una persona che possa diventare il vostro mentore.
A un certo punto, dovrete mettervi al lavoro: per molte organizzazioni, ciò avverrà pochi giorni dopo il vostro ingresso nell'organizzazione. La transizione tra l'onboarding e il "vero lavoro" può essere difficile, in quanto passerete dall'essere accuditi a essere (molto probabilmente) da soli. Come affrontare questo periodo difficile?
Set obiettivi misurabili e prioritàSia per il vostro team di progetto che per voi stessi. Questo elenco sarà la vostra risorsa più preziosa in caso di dubbi.
Condividi le aspettative con il vostro team. I vostri collaboratori apprezzeranno il fatto di sapere quali sono i loro obiettivi e le loro responsabilità principali. Voi, d'altro canto, potrete essere più sicuri che la vostra strategia sarà eseguita.
Date voce alle vostre preoccupazioni e opinioni, soprattutto quando hanno a che fare con i processi di gestione dei progetti. Certo, a nessuno piace la persona che entra nel team e vuole cambiare tutto dal primo giorno. Ma c'è qualcosa da dire sul fatto di avere un paio di occhi nuovi: potreste semplicemente notare più carenze e aree di miglioramento rispetto ad altri. Finché comunicherete con calma e concretezza, non dovrete avere problemi. Ricordate che alla fine sarete voi a dover affrontare le conseguenze di processi e metodi errati. Probabilmente è meglio collaborare con i colleghi per migliorare aree specifiche.
Ecco un paio di consigli che vi aiuteranno a rimanere organizzati durante le prime impegnative settimane di un nuovo lavoro:
Le prime settimane in una nuova posizione possono essere impegnative. Tuttavia, se seguite le nostre linee guida, dovreste essere in grado di comprendere bene le responsabilità e i compiti che vi aspettano. In caso di dubbi, potete sempre ricorrere alle risorse online per PM. Pubblichiamo regolarmente guide utili per i project manager, quindi assicuratevi di mettere tra i preferiti il blog di Teamdeck! E se non avete ancora provato la nostra applicazione, iscrivetevi per vedere cosa ne pensano gli altri PM.
Il calendario delle risorse (o calendario di gestione del progetto, o calendario di pianificazione del progetto, software di pianificazione delle risorse) consente di pianificare, gestire e allocare le risorse in modo più efficace ed efficiente, soprattutto se Microsoft Excel ha avuto un ruolo...
Qual è l'obiettivo finale dei project manager? Portare a termine i progetti con successo. Gli stessi PM ammettono che questo non accade molto spesso: secondo l'ultima indagine Pulse of the Profession, meno di 60% dei progetti vengono completati...
La gestione della capacità è una strategia utilizzata dalle aziende per sfruttare al meglio l'efficienza produttiva rispetto alla domanda di un servizio o di un prodotto. L'obiettivo finale della gestione della capacità è quello di: Identificare e...