Chiunque abbia mai gestito un team o un'azienda vi dirà che è estremamente difficile portare a termine un progetto senza pianificare chi deve farlo e quando può farlo. Eppure, molte aziende si affidano a progetti ad hoc allocazione delle risorse e l'atteggiamento del "speriamo che funzioni".
Cosa ottiene il lettore grazie a questo articolo:
In effetti, solo 62% delle organizzazioni intervistati dal Project Management Institute hanno ammesso di utilizzare sempre o spesso la gestione delle risorse per stimare e allocare le risorse.
È particolarmente allarmante perché lo stesso studio mostra che l'insufficiente allocazione delle risorse è ciò che mette a rischio molti progetti. Alla domanda sulle cause principali dei fallimenti dei loro progetti passati, il 23% degli intervistati ha indicato "previsione inadeguata delle risorse" e "dipendenza dalle risorse".
Certo, non è il problema più comune, ma rispetto al "cambiamento delle priorità dell'organizzazione" (citato dal 41% degli intervistati), la pianificazione delle risorse sembra un fattore che è molto nelle vostre mani.
La gestione delle risorse potrebbe non essere la cosa più importante su cui concentrarsi per le giovani aziende che, comprensibilmente, si concentrano sulla crescita.
Quando la crescita si fa sentire, però, le aziende devono aumentare rapidamente la loro capacità di programmazione per poter prosperare. Questo vale soprattutto per le aziende che si destreggiano tra più progetti contemporaneamente: agenzie, società di consulenza o software house.
Un'allocazione inadeguata delle risorse porta al caos comunicativo e mette a rischio i progetti.
Sono un grande sostenitore della creazione di processi di gestione delle risorse, indipendentemente dalle dimensioni del team. In realtà, una pianificazione accurata del team può accelerare la crescita iniziale e mantenere un'azienda sana.
Vediamo i passi più importanti da compiere per godere dei vantaggi della gestione delle risorse.
Molti team devono fare i conti con una visibilità limitata del team, che porta a un sovraccarico di lavoro per i dipendenti, a ritardi nei progetti o a comunicazioni errate tra i diversi project manager.
Un calendario globale delle risorse è un must per le aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni. Siete l'unica persona responsabile dell'allocazione delle risorse nella vostra azienda? Dovete comunque vedere esattamente chi avete a bordo e qual è il suo carico di lavoro (come project manager... conosciamo l'importanza della gestione del carico di lavoro).
Un elenco di dipendenti è un inizio, ma consiglio vivamente di assegnare attributi come il titolo di lavoro, l'anzianità di servizio o la sede (se si lavora in un'azienda). un team virtuale) in modo da poter filtrare facilmente le risorse. I project manager che non hanno ancora lavorato con determinati membri del team, non necessariamente conoscono le loro competenze, per cui un programma di progetto globale con tag personalizzati li aiuta a decidere chi assegnare a un determinato progetto.
Un altro aspetto da tenere presente quando si cerca di migliorare l'efficienza nell'allocazione delle risorse è il carico di lavoro. Non è raro che le aziende dipendano eccessivamente da alcuni dipendenti, mentre ne tralasciano altri che potrebbero svolgere un determinato compito. Osservando il programma, è possibile individuare le persone sovraccariche di lavoro e quelle sottoutilizzate e quindi livellare i loro incarichi.
La maggiore visibilità del team sarà apprezzata anche dai team di vendita e di prodotto. Quando negoziano nuovi contratti o decidono di aggiungere nuove funzionalità alla vostra applicazione, possono prendere decisioni informate sulle tempistiche.
Supponiamo che abbiate tre designer interni che non hanno incarichi immediati e potrebbero quindi lavorare a un progetto appena vinto. Tenendo conto solo del carico di lavoro, siete pronti a partire o addirittura avete l'imbarazzo della scelta. Tuttavia, uno di questi designer è in malattia, un altro è in vacanza e il terzo ha appena chiesto di lavorare part-time questo mese.
In questo modo, il vostro progetto è a rischio e potreste doverlo ritardare o esternalizzare altri progettisti. Entrambe le opzioni incidono tipicamente sui vostri profitti.
Avere una visione della disponibilità del vostro team è essenziale per un'allocazione efficace delle risorse.
Sia che il vostro dipendente si prenda un lungo periodo di ferie, sia che si tratti solo di un'assenza di mezza giornata, voi e i vostri project manager dovete sapere chi può realisticamente assumere nuovi compiti.
L'ideale sarebbe visualizzare i dati relativi agli incarichi e alla disponibilità del team in un'unica agenda, in modo da poter tenere conto di entrambi nella pianificazione dei progetti. Chiedete ai vostri dipendenti part-time e ai freelance con cui lavorate spesso di condividere con voi la loro disponibilità giornaliera.
Il funzionamento di teamdeck prevede che i dipendenti inseriscano autonomamente la propria disponibilità e richiedano anche giorni di ferie. Le loro richieste vengono poi accettate o rifiutate dai manager e il programma viene aggiornato immediatamente.
C'è da dire che la previsione e l'allocazione delle risorse sono in parte scienza e in parte esperienza. Per sfruttare appieno la parte scientifica di questa formula, dovreste iniziare a usare i dati storici: è ovvio, ma non è mai semplice.
Per molte aziende, il monitoraggio del tempo è qualcosa che hanno concordato con i loro clienti. Altre pensano che sia una reliquia aziendale, non adatta alla cultura rilassata che stanno costruendo.
La mia posizione sulla rilevazione dei tempi è che, se fatta correttamente, non è invasiva per i dipendenti e utile per i manager. Consiglio di tracciare il lavoro in tempo reale o almeno di compilare i fogli di presenza lo stesso giorno. Questo aumenta l'accuratezza dei dati.
Quando si assegnano le risorse per un nuovo progetto, analizzare il tempo registrato dai membri del team nei loro incarichi precedenti. Se superano ripetutamente il tempo tempo stimatoMa potrebbero non essere adatti a un progetto con scadenze ravvicinate.
In alternativa, potete valutare l'utilizzo del vostro team (confrontando le prenotazioni delle persone con i loro fogli di presenza) e vedere quali dipendenti sono stati sovrautilizzati negli ultimi progetti. Forse è necessario assumere una nuova persona con competenze simili.
Potreste aver spuntato tutte le caselle e aver individuato i programmi migliori per il vostro team. Inevitabilmente, però, qualcosa cambia e influisce sui vostri piani: può essere l'ambito del progetto o la sua tempistica. Le persone potrebbero ammalarsi o lasciare l'azienda a metà del progetto.
È fondamentale essere pronti al cambiamento e saper agire rapidamente quando lo si affronta. Una cosa che aiuta la mia azienda a gestire diversi progetti contemporaneamente è la nostra programmazione in tempo reale. Ogni project manager può vedere la disponibilità e il carico di lavoro di ciascuno.
C'è un problema con i fogli di calcolo e i documenti preparati meticolosamente prima dell'avvio del progetto. Diventano obsoleti non appena cambia qualcosa. Per la maggior parte dei progetti, è molto presto. Non si può controllare più di tanto, quindi è meglio prepararsi ad accogliere il cambiamento.
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