Gestire un'azienda non è un'impresa facile, e ogni imprenditore e manager lo può confermare. Siamo fortunati, tuttavia, perché oggi esistono strumenti in grado di semplificare ogni progetto e processo; uno di questi è la gestione del flusso di lavoro. L'utilizzo di sistemi e strumenti di gestione del flusso di lavoro è un'esigenza imprescindibile nell'attuale clima economico. Questo articolo è rivolto a tutti i manager che vogliono migliorare i propri flussi di lavoro e la propria produttività.
Cosa otterrete da questo articolo:
La gestione del flusso di lavoro è un concetto semplice e fondamentale per il successo di un'azienda. In questo articolo esploreremo i dettagli della gestione dei flussi di lavoro e i relativi sistemi e software che ne facilitano l'implementazione.
Al giorno d'oggi, abbiamo a disposizione una moltitudine di strumenti tra cui scegliere per gestire un'azienda. Non importa quale sia l'industria o il settore, c'è qualcosa per tutti.
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La storia del flusso di lavoro (e dei futuri software e strumenti di gestione del flusso di lavoro, se preferite) risale agli anni '20 del XX secolo. E le sue radici sono legate, come sempre, alla ricerca di una soluzione. La soluzione di come risolvere i problemi attualmente esistenti nell'industria manifatturiera.
Durante l'indagine su come gestire il lavoro in modo efficiente, i pionieri, nella persona di Frederick Taylor e Henry Gantt, hanno utilizzato uno schema grafico per visualizzare i flussi di lavoro o creare una linea temporale per definire le tappe, i tempi e le dipendenze.
Henry Gantt adottò in seguito la versione polacca del diagramma a barre orizzontali chiamato armonogramma. Inventato dall'ingegnere polacco Karol Adamiecki, fu trasformato da Henry Gantt in quello che oggi chiamiamo diagramma di Gantt.
Abbreviando il contesto storico, un flusso di lavoro è un diagramma visivo di un insieme strutturato e predefinito di attività che producono il risultato desiderato. Un flusso di lavoro è costituito dalle fasi, dalle risorse, dalle responsabilità, dalle dipendenze e dalle regole, dalle persone e dalle competenze necessarie per realizzare le fasi e dal modo in cui queste ultime si basano su se stesse. I flussi di lavoro delineano i punti di inizio e di fine, l'ordine o gli ordini di movimento, i punti di decisione, i risultati attesi e le potenziali fasi sostitutive.
In questo capitolo vorremmo concentrarci su una buona comprensione dell'argomento. Perché? Se siete alla ricerca di ispirazione, di soluzioni o anche di un sistema di gestione del flusso di lavoro, è meglio avere una visione completa del problema (anche se a grandi linee) per evitare di perdere tempo per qualcosa che non c'entra.
Cosa significhino il flusso di lavoro e la gestione separatamente lo può immaginare chiunque. Per rendere il tutto meno complicato, eviteremo di definire la gestione e rivolgeremo lo sguardo al secondo termine. Un flusso di lavoro si riferisce ai passi che devono essere compiuti per raggiungere un obiettivo, anche minimo. O, usando i termini del project management, i passi per completare un compito. Si può dire altrimenti. Un flusso di lavoro:
È uno spazio tra un inizio e una fine, fatto di fasi, processi e persone coinvolte.
Prima di addentrarci nel termine principale, dobbiamo fare un'altra osservazione. Dobbiamo fare una piccola suddivisione. Gartner, una società di analisi e ricerca specializzata in questioni relative all'uso strategico della tecnologia e alla gestione della tecnologia, presta attenzione al doppio significato di workflow management.
Il primo è l'integrazione dei processi esterni e interni: "un approccio al flusso di lavoro che consente di definire processi aziendali che abbracciano applicazioni, comprese quelle di fornitori diversi. Ciò richiede solitamente un ambiente di sviluppo del flusso di lavoro commerciale basato su standard".
Il secondo è costituito da eventi o processi automatizzati; un approccio basato sul flusso di lavoro che consente di eseguire attività automatizzate (implementazione di un progetto, come il processo di assegnazione di un dipendente o il processo di sviluppo di un sito web).
Il secondo rientra nell'ambito del nostro articolo. Per gestione dei flussi di lavoro intendiamo quanto suggerito dall'integratore statunitense SAP Signavio:
La gestione del flusso di lavoro è il coordinamento delle attività che costituiscono il lavoro di un'organizzazione. Per "flusso di lavoro" si intende una sequenza di attività che fanno parte di un'attività più ampia, e talvolta è sinonimo di "processo aziendale".
Il fattore più importante da capire sulla gestione del flusso di lavoro è che deve rendere il vostro lavoro più facile e meno doloroso possibile. Il tempo dedicato alla gestione dei flussi di lavoro dovrebbe essere ripagato dieci volte tanto dall'aumento della produttività e dai conseguenti profitti. Secondo per la seconda volta SAP Signavio:
Lo scopo di un flusso di lavoro è quello di ottenere un risultato e lo scopo della gestione del flusso di lavoro è quello di ottenere risultati migliori in base a una serie di obiettivi.
Se ci concentriamo su "ottenere risultati migliori", la prima cosa che ci viene in mente è "ottimizzazione", o per essere onesti "ottimizzazione continua". In generale, il ruolo della gestione dei flussi di lavoro è quello di contribuire all'ottimizzazione o, come preferiamo, la gestione dei flussi di lavoro dovrebbe essere equiparata all'ottimizzazione. Ottimizzazione di cosa? L'ottimizzazione del completamento dei compiti e la loro automazione nei sistemi per aumentare la produttività e ridurre le sfide.
Per noi, e forse non a caso per il nostro concorrente - The Monday.com - la gestione del flusso di lavoro di un progetto è un'attività di gestione:
Un flusso di lavoro per la gestione dei progetti è una sequenza attentamente pianificata di compiti e attività da svolgere per completare un progetto specifico.
La gestione del flusso di lavoro si riferisce al processo aziendale di organizzazione, documentazione e completamento di una serie di attività. Questa gestione può comportare l'uso di strategie e tecniche, tra cui tecniche di pianificazione e, naturalmente, sistemi di gestione del flusso di lavoro (software). Oppure, più semplicemente, elaborando piani e definendo le fasi necessarie per raggiungere il risultato desiderato, ottimizzando il processo di lavoro.
Ad esempio, quando un risultato richiede una serie di fasi diverse o di compiti più piccoli, ogni fase o compito può essere assegnato a un dipendente diverso o a un dipendente con competenze insufficienti. Questo può facilmente portare al caos quando la comunicazione non è chiara come dovrebbe essere. Quindi è ovvio, good gestione del flusso di lavoro rende l'azienda più efficiente, in quanto snellisce ogni processo e permette ai diversi reparti e individui di comunicare chiaramente, una delle funzioni più importanti del sistema.
Per evitare un'introduzione troppo approfondita, utilizziamo direttamente la definizione più comune di project management. Parafrasando il Body of Knowledge dell'Association for Project Management, settima edizione, la gestione dei progetti consiste nell'applicare le competenze e le conoscenze per realizzare il progetto in base ai requisiti e alle ipotesi, rispettando tempi e budget. Mentre la gestione dei flussi di lavoro consiste nell'ottimizzare le attività tra i punti A e B.
L'azienda Nintex - fornitore di software per l'automazione dei flussi di lavoro - propone:
Mentre la gestione dei progetti si occupa di pianificare, supervisionare e dirigere le attività, il flusso di lavoro si occupa di collegare tali attività. E mentre la gestione del progetto guarda al quadro generale, il flusso di lavoro fa sì che il quadro generale si sposti senza problemi da una fase all'altra.
Se l'approccio del project management è quello di pianificare, quello del workforce management è quello di connettere. Ma quando si tratta di rispondere alla domanda su quale sia la relazione tra loro, la risposta sembra essere semplice. Esaminiamo le fasi del processo di gestione dei progetti (o, come preferiscono i PM, il ciclo di vita della gestione dei progetti).
Diamo un'occhiata a ciascuna colonna. Vedete alcune attività e processi che le compongono? Avete bisogno di altre parole per giustificare la relazione tra di loro?
Come sappiamo, ogni colonna contiene attività che devono essere svolte per andare avanti. La gestione del flusso di lavoro del progetto si riferisce all'insieme specifico e ordinato di attività che devono essere completate per eseguire una fase del processo. Per essere considerato un flusso di lavoro, ogni fase del processo deve dipendere dal completamento della fase precedente.
I primi strumenti di gestione del flusso di lavoro erano carta e penna, ma oggi abbiamo la fortuna di disporre di un'ampia gamma di applicazioni software che rendono il processo più semplice ed efficiente. L'automazione di varie attività è un grande risparmio di tempo reso possibile dai sistemi di gestione del flusso di lavoro (WfMS o WMS).
Alcuni elementi di base spesso inclusi nei sistemi di gestione dei flussi di lavoro sono i seguenti:
Non si tratta di un elenco esaustivo, ma dà un'idea più precisa di cosa comportano i sistemi o i software di gestione dei flussi di lavoro.
I sistemi e gli strumenti di gestione del flusso di lavoro si riferiscono all'utilizzo della tecnologia per automatizzare e coordinare le fasi di un processo. Questi sistemi o strumenti sono idealmente adatto a un'ampia gamma di flussi di lavoroLa loro funzione è quella di fornire una struttura di base che funziona con qualsiasi dato venga fornito.
Il tipo di sistema di gestione dei flussi di lavoro da scegliere dipende, come sempre, dalle esigenze aziendali e dai progetti che si svolgono in azienda. Il mercato offre 3 tipi di flussi di lavoro che possono essere creati dai sistemi di gestione dei flussi di lavoro.
Lo scopo di WFMS è quello di semplificarvi la vita, non di complicarvela. Come proprietari o manager di un'azienda, volete lavorare con informazioni presentate in modo chiaro e facilmente comprensibili. Questo non significa che non avete più bisogno di dati molto dettagliati, ma piuttosto che il software che scegliete può gestire informazioni complesse in background.
Le aziende sono entità complicate, composte da molti livelli. Il software scelto deve essere flessibile e facile da adattare. Ad esempio, potrebbe consentire di specificare l'accesso ai dati per persone diverse.
Il software di gestione dei flussi di lavoro dovrebbe offrire una serie di opzioni per illustrare una sequenza di attività o un insieme di dati, come diagrammi di flusso, diagrammi a torta, grafici, moduli e così via.
Un flusso di lavoro è una parte distinta della vostra azienda, ma ciò non significa che operi nel vuoto. Le informazioni di cui avete bisogno nel vostro flusso di lavoro provengono da diverse parti della vostra azienda, il che significa che è essenziale collegarle al vostro sistema di gestione dei contenuti.
Creare un'immagine di un particolare flusso di lavoro è utile per portarlo a termine, ma una parte cruciale della gestione di un'azienda è la valutazione dell'efficacia dei diversi processi. Un sistema di gestione dei flussi di lavoro deve essere in grado di fornire un feedback chiaro sull'efficienza dei flussi di lavoro.
Ora che si ha un'idea più precisa di ciò che un buon WfMS dovrebbe fornire, è il momento di dare un'occhiata ad alcuni dei migliori software disponibili.
"Una soluzione di gestione delle risorse completa e incentrata sui dipendenti per agenzie e software house".
Teamdeck.io è uno strumento di gestione del flusso di lavoro e di pianificazione dei progetti.
Prezzi: $0,9 (Membro Leggero) al mese e $3,6 (Membro del Team) al mese
Pro:
Contro:
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"La prima piattaforma di gestione dei progetti costruita per gli utenti dagli utenti".
Hive aiuta a tenere traccia di più progetti
Prezzi: Hive Solo - Gratuito per singoli e piccoli team.
Hive Team - $12 per utente al mese (con fatturazione annuale) o $ 16 al mese (con fatturazione mensile per i team Hive che gestiscono più progetti e programmi e che vogliono semplificare il lavoro.
Pro:
Contro:
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"Sfrutta al meglio tutti gli strumenti di cui il tuo team ha bisogno messi sotto lo stesso tetto".
Le funzionalità di Proofhub semplificano la pianificazione, la collaborazione, l'organizzazione e la consegna dei progetti.
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Pro:
Contro:
Un flusso di lavoro o un processo aziendale, come viene talvolta chiamato, è una sequenza di attività che devono essere svolte per ottenere un risultato specifico. Esistono due tipi principali di flussi di lavoro: sequenziali e paralleli. Il primo implica un ordine rigoroso in cui le attività sono disposte in un processo lineare. Il secondo significa che i compiti possono essere eseguiti contemporaneamente da persone diverse.
A prescindere dal tipo, un flusso di lavoro è normalmente parte di un insieme più ampio di flussi di lavoro, che si aggiungono a processi aziendali più ampi e complessi. È possibile anche una combinazione di tipi di flussi di lavoro.
Nel corso degli anni, mentre le aziende continuavano a sviluppare, gestire e standardizzare i flussi di lavoro, alcuni di essi sono diventati troppo rigidi e resistenti al cambiamento. Non sempre lasciano spazio all'innovazione e all'assunzione di rischi. Sono stati fatti degli sforzi per instillare più creatività, flessibilità e resilienza nel processo.
Nonostante alcuni progressi, non tutte le aziende e i lavoratori sembrano essere d'accordo con questi cambiamenti. La decima edizione del Global Project Management Survey del Project Management Institute (PMI), un'organizzazione professionale no-profit statunitense per la gestione dei progetti, ha rilevato che solo 58% delle organizzazioni comprendono appieno l'importanza della gestione strategica del flusso di lavoro dei progetti creativi.
Noi sosteniamo che gli approcci creativi alla gestione del flusso di lavoro presentano evidenti vantaggi. Condividiamo i 10 principali vantaggi della gestione creativa del flusso di lavoro dei progetti, che nessuna azienda o entità orientata al successo può ignorare.
Sebbene i flussi di lavoro siano stati concepiti per facilitare la gestione dell'organizzazione e dei progetti (cosa che fanno), i metodi tradizionali hanno dovuto affrontare alcune limitazioni che richiedono approcci di gestione più creativi. Senza adeguare i processi di sviluppo e gestione dei flussi di lavoro, le aziende rischiano di rimanere ancorate a processi aziendali troppo rigidi per invitare all'innovazione e al pensiero creativo. Diamo una rapida occhiata a queste limitazioni.
Il metodo tradizionale è piuttosto lento perché non consente alcuna divergenza. Le modifiche al flusso di lavoro sequenziale sono difficili da apportare, in quanto incrinano il flusso e le interrelazioni causali tra i diversi compiti.
Lo sviluppo del prodotto non è informato o è scarsamente informato dalle opinioni dei clienti. Questo può diluire l'intero processo, poiché il prodotto o il servizio finale non riuscirà a soddisfare la domanda. La modifica o l'aggiornamento del prodotto o del servizio una volta terminato il processo di sviluppo è onerosa, lunga e costosa.
Quando tutte le fasi e i compiti sembrano essere predeterminati, i dipendenti sono poco incentivati a proporre soluzioni innovative o nuovi modi di fare le cose. Inoltre, un'azienda diventa completamente avversa al rischio, il che non è di buon auspicio per la sua capacità di competere con i rivali rimanendo all'avanguardia.
Il processo è troppo rigido per consentire aggiustamenti, miglioramenti, soluzioni non convenzionali o persino soluzioni rapide nel corso della gestione del flusso di lavoro. Le persone sono riluttanti a pensare fuori dagli schemi perché qualsiasi cosa non convenzionale o contraria al manuale aziendale potrebbe essere interpretata come una cattiva gestione o una cattiva pratica.
La gestione tradizionale dei flussi di lavoro soffre notoriamente di uno scarso coordinamento. Anche la gestione parallela dei flussi di lavoro, che presuppone un certo grado di coordinamento per garantire la complementarietà, fa sì che ogni processo aziendale abbia una vita propria, con scarsi collegamenti ad altre attività o flussi di lavoro. Ciò comporta il rischio di una dispersione dei dati, che si ripercuote sulla produttività complessiva.
In che modo la creazione di una gestione dei flussi di lavoro può aiutare ad affrontare le sfide di cui sopra? Quali sono i vantaggi specifici che ogni azienda o entità può aspettarsi dalla creazione di una gestione del flusso di lavoro? Passiamo ora a esaminare i 10 principali vantaggi che le aziende possono aspettarsi dallo sviluppo e dalla gestione del flusso di lavoro dei progetti creativi.
Il flusso di lavoro creativo dei progetti stimola il lavoro di squadra in un'azienda o in un'organizzazione. Crea uno spazio in cui le persone possono proporre idee non convenzionali da discutere e perfezionare con i colleghi. In questo modo si crea un senso di appartenenza e di responsabilità condivisa per un flusso di lavoro che verrà sviluppato e rispettato per ottenere maggiori risultati ed efficienza.
Da quanto detto sopra, la gestione creativa del flusso di lavoro dei progetti stimola un più stretto coordinamento tra i diversi reparti e individui. Il processo riduce al minimo il margine di errore e contribuisce al raggiungimento degli obiettivi aziendali generali.
Un migliore coordinamento invita inoltre la leadership aziendale a sostenere maggiormente le iniziative pensate da diverse unità o dipartimenti.
La gestione creativa del flusso di lavoro dei progetti è sia il risultato che la causa del miglioramento delle pratiche di gestione. Le aziende leader a livello mondiale hanno successo perché sono in grado di coltivare approcci creativi e non convenzionali a pianificazione del progetto e gestione. Un esempio è Google, uno dei colossi tecnologici più noti al mondo, che ha adottato un approccio creativo di gestione della definizione degli obiettivi chiamato obiettivi e risultati chiave (OKR).
Anni fa, Google ha incoraggiato il suo personale a fissare obiettivi ambiziosi legati agli obiettivi generali dell'azienda. Nell'ambito degli obiettivi ambiziosi e a lungo termine, venivano definiti risultati chiave specifici e misurabili, rivisti su base annuale. Tutti gli OKR sono stati condivisi internamente per consentire al personale di vedere come i loro piani di lavoro individuali contribuissero l'uno all'altro al raggiungimento degli obiettivi aziendali generali. I risultati che Google è riuscita a ottenere parlano da soli. Molte altre aziende stanno imparando da questa esperienza ad adottare approcci simili.
La gestione creativa del flusso di lavoro dei progetti rende le entità più agili. Le aziende leader del settore si stanno allontanando dai classici strumenti di gestione dei progetti, come la metodologia a cascata, per passare ad approcci di gestione innovativi e agili. Ciò consente loro di suddividere i processi aziendali in unità più piccole, alla ricerca di progressi e miglioramenti incrementali derivanti dai risultati ottenuti in ogni fase.
La gestione del flusso di lavoro dei progetti creativi rende le entità più agili, migliorando la loro capacità di rispondere e adattarsi ai cambiamenti e agli sviluppi che si verificano nel corso del ciclo di sviluppo e gestione del flusso di lavoro.
In fin dei conti, le aziende agili forniscono un valore migliore ai loro clienti, rimangono competitive e producono risultati migliori.
La gestione creativa del flusso di lavoro dei progetti è anche un precursore di una maggiore sostenibilità e produttività. Crea una serie di incentivi per i dipendenti affinché diventino i leader di pensiero che aiutano le aziende a rimanere all'avanguardia. Non solo, rende le aziende e il loro personale più produttivi, poiché tutti sono intrinsecamente interessati a miglioramenti continui, cambiamenti incrementali e pratiche di gestione agili.
Migliorare la produttività e l'efficienza è l'obiettivo di tutti, che si tratti di aziende, imprenditori, scrittori freelance o studenti universitari. Quando si tratta di compiti universitari, gli studenti devono esaminare attentamente i servizi di scrittura di saggi per scegliere quello che meglio soddisfa i loro requisiti universitari. Ecco perché spesso utilizzano TrustMyPaper di ottenere contenuti di alta qualità e servizi di scrittura professionali a prezzi ragionevoli. In questo modo, i ragazzi sono in grado di completare i loro elaborati accademici in base alle loro esigenze universitarie.
Questo tipo di gestione del flusso di lavoro dei progetti favorisce un ambiente di apprendimento in azienda. Crea uno spazio in cui le persone possono provare e fallire senza paura di essere punite. Come disse il famoso drammaturgo irlandese Samuel Beckett, tutti noi abbiamo bisogno di "provare di nuovo, fallire di nuovo, fallire meglio!". Promuovendo un ambiente di lavoro favorevole all'assunzione di rischi e all'iniziativa, le aziende e le organizzazioni assicurano un miglioramento continuo e l'apprendimento come processo iterativo.
Quando le condizioni di lavoro e l'ambiente sono adeguati, le persone smettono di lavorare in silos. La stufa è un disturbo aziendale che ogni azienda di successo vuole evitare a tutti i costi. La condivisione delle conoscenze apre la strada alla massimizzazione dei benefici dei dati empirici e delle valutazioni per il futuro. pianificazione di alto livello e le pratiche di gestione.
Quando ai dipendenti viene dato spazio per proporre soluzioni creative, la gestione del flusso di lavoro inizia a favorire una comunicazione migliore, più tempestiva e regolare tra le diverse unità e i diversi reparti. Il più delle volte, la mancanza di comunicazione porta a notevoli intoppi nello sviluppo di prodotti o servizi, difficili da rimettere a posto.
Inoltre, migliora la comunicazione esterna o strategica con gli stakeholder e i clienti esterni, che sono fondamentali per garantire la pertinenza dei prodotti e dei servizi dell'azienda alle loro esigenze.
L'innovazione è alla base del successo nel mondo odierno, in rapida evoluzione e guidato dalla tecnologia. È difficile, se possibile, rimanere competitivi senza aggiornamenti, innovazioni e modifiche regolari che diano alle aziende il vantaggio necessario. La gestione creativa del flusso di lavoro dei progetti genera il tipo di spirito di innovazione che è fondamentale per il successo generale.
Pensando fuori dagli schemi, le persone possono spingere se stesse e i loro datori di lavoro a uscire dalla loro zona di comfort. A volte questo significa muoversi in acque inesplorate, il che è importante se le aziende vogliono che i loro prodotti e servizi si distinguano.
La creatività è il principale motore del progresso e dell'avanzamento tecnologico. Le aziende che sono in grado di sfruttare il potere dell'immaginazione delle persone possono trarre vantaggio da modi di pensare non convenzionali e non tradizionali. Un approccio "business-as-usual" alla gestione dei flussi di lavoro non consente di offrire ai clienti prodotti e servizi straordinari, in grado di farli sentire speciali.
Infine, ma non meno importante, la creatività ha un impatto diretto sul miglioramento delle prestazioni. Quando le persone lavorano in aziende in cui tutto è standardizzato e ci si aspetta che seguano semplicemente gli ordini di marcia, i manager non possono aspettarsi che cerchino l'eccellenza individuale. Le aziende ottengono un sacco di sandbagging da parte dei loro dipendenti, cioè la pratica di diminuire le aspettative sui punti di forza individuali e sulle competenze fondamentali per ottenere risultati migliori del previsto.
Al contrario, una gestione creativa del flusso di lavoro dei progetti induce le persone ad andare oltre il proprio peso, a superare i requisiti stabiliti e ad aggiungere valore ai profitti e ai risultati dell'azienda attraverso il miglioramento delle prestazioni.
La gestione del flusso di lavoro dei progetti creativi offre una serie di vantaggi che ogni azienda di successo vorrebbe avere. Affronta i limiti intrinseci della gestione tradizionale del flusso di lavoro, che è diventata troppo rigida e isolata per soddisfare le richieste in rapida evoluzione dei mercati mondiali. Questi limiti ostacolano anche la capacità di aziende e organizzazioni di gestire il cambiamento in circostanze continue, volatili e imprevedibili per raggiungere i propri obiettivi.
Al contrario, la gestione del flusso di lavoro dei progetti creativi garantisce lo spazio per costruire approcci coordinati e condivisi allo sviluppo e all'esecuzione del flusso di lavoro, che si traducono in prodotti migliori e maggiori profitti. Inoltre, le aziende hanno maggiori probabilità di distinguersi come pionieri, innovatori e leader del settore in un contesto di rapida evoluzione delle richieste, di cambiamento del comportamento dei clienti e di spostamento delle priorità.
Le aziende che puntano all'eccellenza e al successo finale non possono permettersi di rimanere ancorate ai vecchi metodi di lavoro. Sanno che non c'è niente di meglio del potere dell'immaginazione e della creatività dei loro dipendenti quando si tratta di trovare l'oro con i loro prodotti e servizi.
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