La creazione di progetti con team virtuali richiede una serie di competenze, tattiche e strumenti di comunicazione diversi rispetto all'avvio di un progetto che coinvolge dipendenti interni. In Apptension, la software house che sta dietro a Teamdeck (il software di software di gestione delle risorse), lavoriamo anche con dipendenti remoti. E non stiamo parlando di programmatori situati in città vicine.
In questo articolo condivideremo con voi come fare:
I membri del nostro team vivono e lavorano in paesi e fusi orari diversi, tra cui il Giappone e il Regno Unito. Conosciamo i vantaggi e le difficoltà di lavorare con persone con le quali non è possibile incontrarsi in una stanza e parlare. circa il progetto. O uscire dopo il lavoro per festeggiare un altro sprint di successo (che, tra l'altro, è molto importante per costruire un team affiatato).
Prima di entrare nel merito, riassumiamo rapidamente cosa sono i team virtuali e se si tratta davvero di una tendenza emergente nel reclutamento e nella gestione dei dipendenti.
I team virtuali sono gruppi di dipendenti che lavorano allo stesso progetto da sedi diverse e comunicano tra loro tramite e-mail o app di messaggistica.
Il lavoro da remoto è sempre più diffuso tra le aziende che si affidano ai lavoratori della conoscenza, che possono lavorare da qualsiasi luogo, spesso utilizzando solo un computer portatile e una connessione Wi-Fi decente.
Secondo il statistiche ufficiali citate dalla BBCNel 2016 più di quattro milioni di britannici hanno lavorato da casa. Il lavoro a distanza fa risparmiare denaro a chi non deve fare il pendolare o affittare un appartamento in una determinata città.
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E i cosiddetti "nomadi digitali"? Secondo il Sondaggio sui nomadi digitali52% degli intervistati si considerano "indipendenti dal luogo", mentre gli altri 40% vorrebbero esserlo. I nomadi digitali amano lavorare da casa (67%), dai caffè (36%) e dagli spazi di coworking (33%), visitando anche fino a 5-10 Paesi all'anno (30% degli intervistati).
La tendenza generale verso il lavoro flessibile, compresi i team virtuali, è stata riconosciuta nel rapporto del World Economic Forum 'Il futuro del lavoro'. Gli autori sottolineano la necessità di "ridefinire il confine tra lavoro e vita privata". Se il lavoro a distanza può aiutare i datori di lavoro a trovare e assumere più facilmente lavoratori di talento e i dipendenti a vivere la loro vita in modo più indipendente, c'è una preoccupazione che deve essere risolta:
"La sfida per i datori di lavoro, i singoli e i governi sarà quella di trovare i modi e i mezzi per garantire che il cambiamento della natura del lavoro vada a vantaggio di tutti".
La crescente accessibilità di Internet, le soluzioni basate su cloud, come Citrix o Alternative di Amazon WorkSpaces per il lavoro collaborativo, l'ascesa degli spazi di coworking ha reso ancora più facile lavorare in team virtuali. Con le giuste tattiche e strumenti di gestione, questi team non sono poi così difficili da gestire.
Continuate a leggere per scoprire come gestire i team virtuali durante la gestione di un progetto.
È davvero impegnativo trasformare un gruppo di individui che non si sono mai incontrati in una squadra.
Paradossalmente, si dice che si dovrebbe, se possibile, riunire la squadra fisicamente fin dall'inizio. Un incontro faccia a faccia può essere utile per gestione del team di progettoConoscersi e costruire relazioni e fiducia.
Se non è possibile, non preoccupatevi. Fate del vostro meglio per aiutare i vostri dipendenti remoti a sviluppare lo spirito di squadra in modo virtuale, ad esempio creando gruppi di chat destinati a trasmettere i "momenti di raffreddamento dell'acqua". Lì i vostri dipendenti possono avere le loro conversazioni casuali, scambiandosi pensieri non necessariamente legati ai progetti che gestiscono.
Poiché utilizziamo Slack per la maggior parte delle nostre comunicazioni quotidiane, abbiamo creato il canale #internal, dove si svolgono le conversazioni casuali. Inoltre, incoraggiamo i nostri dipendenti a creare i propri canali, a concentrarsi sulle questioni che li interessano e a invitare altri colleghi che la pensano allo stesso modo. Le persone possono anche conoscersi attraverso attività divertenti. Ci sono giochi progettati appositamente per i team remoti. Sono ottimi per rompere il ghiaccio all'inizio del progetto.
Lavorando con team remoti, è molto importante promuovere il cameratismo tra i dipendenti, in modo che siano più disposti a lavorare insieme, a condividere le loro conoscenze e ad aiutarsi a vicenda nello sviluppo di un progetto.
Il successo del lancio di un progetto dipende da due fattori:
Quanto meglio sarete in grado di farlo, tanto più facile sarà per il vostro team fornire ciò che ci si aspetta.
Una delle principali differenze tra l'avvio di un progetto con un team virtuale rispetto alla gestione di un team interno è che bisogna prestare maggiore attenzione per evitare la microgestione.
Iniziate stabilendo obiettivi chiari e obiettivi del progetto. Rendeteli chiari a tutti i partecipanti al processo per evitare confusione e domande individuali in seguito. Utilizzate lavagne condivise come Jira o Trello per assegnare i compiti, in modo che tutti i dipendenti possano vedere chi è responsabile di cosa.
Nell'assegnare i compiti, tenete conto della disponibilità dei dipendenti. Lavorando con team virtuali, è necessario tenere presente:
La pianificazione condivisa vi aiuterà a mantenere il corretto flusso del progetto. Potrete anche evitare i ritardi causati dalle assenze di alcuni membri del team, che non sono stati inclusi nel flusso di lavoro.
Stabilire un processo di comunicazione chiaro fin dall'inizio è fondamentale quando si lavora con team remoti.
Poiché la maggior parte delle comunicazioni avverrà tramite e-mail e app di messaggistica, Wade Foster di Zapier afferma che durante il reclutamento di dipendenti remoti si raccomanda di assumere bravi scrittori. Una buona capacità di comunicazione scritta dei vostri dipendenti renderà più facile evitare i malintesi.
A capo del progetto, trovate un modo per stabilire un programma di incontri comuni con il vostro team. Chiamate quotidiane che includano tutti i partecipanti al progetto possono aiutare a capire lo stato attuale: cosa è stato fatto, cosa deve essere fatto e come farlo.
In questo modo sarà anche più facile monitorare il flusso di lavoro.
Per le altre chiamate, come le riunioni di pianificazione del progetto o le sessioni di revisione, le chiamate ai clienti e così via, cercate di pianificare tutto in anticipo e di prenotare le riunioni nei calendari dei vostri dipendenti. Utilizzare un sistema telefonico virtuale contribuirà ad aumentare la produttività, a diminuire gli errori di comunicazione e a ridurre le chiamate perse. I dipendenti possono effettuare e ricevere telefonate a domicilio da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, migliorando la soddisfazione dei dipendenti e rendendo il lavoro a distanza più produttivo. Tenete conto delle differenze di orario e avvisate in anticipo i vostri colleghi.
Una delle sfide più grandi per quanto riguarda la comunicazione con il vostro team virtuale è l'impostazione delle chiamate ad hoc. A volte, quando c'è qualcosa di urgente da risolvere, potreste voler prendere parte a una chiamata il prima possibile, ma con la comunicazione asincrona potrebbe non essere possibile. Un modo per risolvere il problema potrebbe essere quello di stabilire un orario durante il giorno in cui tutti i membri del team (o almeno la maggior parte di essi) sono disponibili, e di effettuare le chiamate durante queste ore.
Decidete un'app di messaggistica che tutti i membri del team utilizzeranno. Slack, Hipchat, Google Hangouts o Skype: scegliete voi. Sceglietene una e assicuratevi che tutti i dipendenti la usino per comunicare tra loro durante il progetto.
La giusta cassetta degli attrezzi è essenziale per gestire un team remoto. Poiché non è possibile riunirsi fisicamente in una stanza e discutere del progetto, è necessario disporre di strumenti online che consentano di lavorare in collaborazione per pianificare gli incarichi, programmare le attività e comunicare.
Permettetemi di presentarvi rapidamente gli strumenti che utilizziamo e che ci aiutano a gestire oltre 50 dipendenti, compresi quelli remoti, dislocati in sedi e fusi orari diversi.
1. JIRA
Per pianificare e assegnare i compiti ai nostri dipendenti, utilizziamo Jira. Questo strumento ci permette di pianificare, tracciare e gestire facilmente tutti i nostri progetti.
Se si gestiscono team virtuali, si vuole che tutti vedano lo stato delle attività all'interno del flusso di lavoro, la persona assegnata e quella responsabile della segnalazione. In Jira è possibile configurare il flusso di lavoro, il che rende ancora più semplice la gestione delle attività sulle lavagne. Pertanto, tutti sanno esattamente cosa sta succedendo.
2. Confluenza
Collaborazione tra team, come ad esempio lavorare su documenti condivisi, tra cui note di riunione, piani di progetto, requisiti di prodotto, basi di conoscenza e documentazione: per questi utilizziamo Confluence.
L'integrazione con Jira ci permette di gestire con estrema facilità le risorse legate al progetto. La possibilità di creare documenti condivisi collegati ai compiti assegnati aiuta i nostri dipendenti a comprendere meglio il progetto.
3. Teamdeck
Infine, ma non meno importante, utilizziamo il nostro software di pianificazione delle risorse per la programmazione delle risorse, il monitoraggio del tempo e la gestione delle ferie. Con esso possiamo verificare la disponibilità dei dipendenti, prenotarli per i progetti e tenere traccia del tempo che vi hanno dedicato.
Teamdeck rende più facile lavorare con team virtuali, part-time e freelance. Un calendario di pianificazione consente ai project manager di accedere rapidamente alle prenotazioni dei dipendenti, alle ferie, alla disponibilità oraria e altro ancora. Questo, a sua volta, aumenta la visibilità del team, portando a una maggiore efficienza. l'allocazione delle risorse nella gestione dei progetti.
4. Bitbucket
Bitbucket è un sistema di controllo delle versioni di Atlassian. I nostri programmatori lo usano per lavorare insieme a un progetto da qualsiasi luogo e fuso orario. Permette di collaborare alla qualità del codice attraverso revisioni paritetiche.
5. Allentamento
Per tutte le nostre comunicazioni quotidiane usiamo Slack. Qui possiamo avere conversazioni individuali, chat di gruppo e canali aperti o privati per ogni tipo di discussione. Inoltre, il gran numero di add-on e bot lo rende ancora più adatto alle esigenze dei nostri team.
Ad esempio, poiché utilizziamo Culture Amp per le indagini a 360 gradi, abbiamo aggiunto il loro bot al nostro Slack. Di conseguenza, i nostri dipendenti vengono a conoscenza delle prossime indagini tramite la chat.
La gestione di un team virtuale si basa sulle capacità di comunicazione, sulle tattiche e sugli strumenti (come ad esempio le sistema di gestione dei dipendenti) si usa.
Poiché nella maggior parte dei casi non è possibile incontrarsi di persona per discutere il progetto, i suoi obiettivi e i suoi problemi, il modo in cui lo si fa online lo renderà possibile o meno.
L'utilizzo di strumenti online per il lavoro collaborativo e l'allineamento con i giusti processi e la trasparenza vi aiuteranno a raggiungere i vostri obiettivi e a consegnare il progetto come previsto. Trovate i migliori per voi, coinvolgete il vostro team e create grandi cose con persone sparse in tutto il mondo.
Avete esperienze di lavoro con team virtuali? Condividetela con noi nei commenti.
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