Gestione efficace delle risorse: il punto di vista di un project manager

Teamdeck consente di filtrare le risorse disponibili in base ai titoli di lavoro o alle tariffe dei progetti. Semplifica notevolmente allocazione delle risorse. 

Quando decidete chi assegnare al progetto, potreste prendere in considerazione le seguenti considerazioni:

• Il budget: fate qualche calcolo e verificate quali risorse hanno più senso in termini di budget. Può darsi, ad esempio, che sia meglio lavorare con una persona più esperta e con tariffe più alte, perché la sua competenza è in grado di ridurre comunque alcuni costi. È possibile anche lo scenario opposto; per questo motivo è necessario valutare attentamente i diversi percorsi.
• Esperienze pregresse dei potenziali membri del team (ancora una volta, software di gestione delle risorse o semplicemente pianificatore di risorse potrebbe essere utile in questo caso con tutti i dati storici raccolti) - hanno già lavorato a un progetto simile? Se sì, questo potrebbe essere un vantaggio: è probabile che si trovino bene in condizioni simili. D'altra parte, però, potrebbe essere più stimolante per il dipendente stesso avere la possibilità di lavorare su qualcosa di diverso e potenzialmente più eccitante.
• Potenziali cambiamenti: cercate di tenere conto di alcuni cambiamenti in termini, ad esempio, di durata del progetto. Con questo in mente, probabilmente non è una grande idea fare molto affidamento su un compagno di squadra che è disponibile per il periodo previsto del progetto ma che va in vacanza a pochi giorni dalla conclusione stimata. Se la vostra tempistica cambia, vi troverete di fronte a una sfida significativa.

4. Iniziare con il piede giusto

Dire che si ha una sola occasione per fare una buona prima impressione può essere un luogo comune, ma nella gestione efficace delle risorse, la calcio d'inizio del progetto è una fase assolutamente cruciale. È il momento in cui conoscete il vostro team e stabilite la vostra presenza. Assicuratevi di trattare i seguenti punti:

• comunicare al team l'ambito e il risultato desiderato del progetto,
• stabilire le aspettative sui loro ruoli: volete che tutti siano perfettamente chiari su ciò che devono fare nell'ambito del progetto,
• elaborare un piano di comunicazione con il team e il cliente (ad esempio, stand-up giornalieri e revisioni settimanali dello sprint),
• assicuratevi che tutti i membri del vostro team abbiano accesso a tutti gli strumenti necessari (sia online che offline).

Date un'occhiata a questo elenco di risorse che potrebbero esservi utili durante tutto il ciclo di vita del progetto, ma soprattutto all'inizio di un nuovo progetto:

• Imparate a essere più onesti con il vostro team: trasparenza del progetto
• Create un ottimo ambiente di lavoro online con questi Applicazioni Slack che aumentano la produttività.
• Il vostro piano di risorse prevede l'impiego di freelance o collaboratori part-time? Imparare a gestire i dipendenti part-time efficacemente.
• E se avete bisogno di assegnare altre persone al vostro team? Ecco come inserire i nuovi membri del team nel vostro progetto.

5. Abbracciare il cambiamento 

Se state operando con una metodologia di gestione agile dei progetti, probabilmente non avete paura dei cambiamenti del progetto. Una sana dose di flessibilità è parte integrante del lavoro e reagire, ad esempio, al feedback degli utenti in arrivo è ciò che in ultima analisi influenza il successo del progetto.

Tuttavia, altri cambiamenti non sono certo graditi: pianificazione della capacità delle risorse sarebbe un buon esempio. Le persone si ammalano, cambiano lavoro, si rompono una gamba, ecc. Dovete essere pronti ad assegnare nuove risorse al vostro team o a modificare le capacità in cui sono coinvolti gli attuali membri del team.

Pianificazione flessibile del progetto Anche in questo caso sarà utile: se state creando stime generose basate sugli scenari peggiori/migliori, probabilmente avrete il margine di manovra necessario quando si verificheranno dei cambiamenti.

6. Misurare le prestazioni del team

La gestione dei progetti basata sui dati probabilmente prenderà piede nei progetti del prossimo futuro, per il semplice motivo che rende i PM più efficaci nel loro lavoro. I dati sono la fonte di informazioni e modelli sul vostro team. Possono anche confermare o smentire le vostre intuizioni. Infine, non c'è argomento migliore quando si cerca di far valere le proprie ragioni. Se siete in grado di supportare le vostre decisioni con i dati, vi sentirete molto più a vostro agio nell'eseguirle.

D'altra parte, la raccolta di dati senza sapere cosa misurare e come rischia di perdersi nel rumore. Per cominciare, potreste voler raccogliere dati che vi permettano di misurare le prestazioni delle risorse del progetto (BTW tutti questi report possono essere facilmente costruiti con Teamdeck):

• Misura del progetto utilizzo delle risorse. È possibile monitorare due diversi aspetti dell'utilizzo del team. In primo luogo, confrontate la disponibilità totale delle risorse con la pianificazione del progetto. Questo vi mostrerà qual è l'utilizzo pianificato del vostro team. Questo calcolo dovrebbe essere fatto il prima possibile, perché può aiutarvi a scoprire le aree che dovrebbero essere migliorate (ad esempio, i compiti passati da un dipendente all'altro a causa di un potenziale sovrautilizzo).
  Una volta che il team lavora al progetto e registra il proprio tempo, è possibile utilizzare i loro fogli di presenza per calcolare l'effettivo utilizzo del team. Confrontate il tempo tracciato con la disponibilità del vostro team per vedere se il carico di lavoro è suddiviso in modo uniforme.  

Con l'altezza delle barre che indica il livello di utilizzo, è possibile individuare rapidamente le persone che potrebbero essere utilizzate meglio. 

• Confrontare le stime con i dati effettivi. Mettere le ore di lavoro stimate accanto alle ore effettive registrate dal vostro team vi mostrerà l'accuratezza del vostro piano di progetto. Non dovete aspettarvi che le stime e le ore effettive corrispondano perfettamente; lo scopo di questo esercizio non è dimostrare che i vostri piani iniziali erano sbagliati. Siamo più interessati a capire dove e quando si verificano queste discrepanze. Forse c'è una parte specifica del progetto che è stata grossolanamente sottovalutata. La misurazione di questo aspetto consente di individuare i punti deboli e di ottimizzarli per tempo.

• Tracciare il budget del progetto. Ogni ora di lavoro che il vostro team dedica al progetto viene conteggiata nel budget, quindi potreste anche voler controllare la spesa effettiva rispetto al budget stimato. Si tratta di un calcolo molto simile a quello precedente (stime e consuntivi). La differenza sta nel fatto che è necessario assegnare un valore monetario alle ore impiegate dal team sul progetto.