Un paio di mesi fa, una rinomata piattaforma online per project manager - Project-Management. com - ha pubblicato un articolo su le 10 principali cause di fallimento dei progetti. Scorrendo questo testo, non si trova nulla sulla gestione dell'ambito del progetto. Eppure, leggendolo a fondo, ci si accorge che i fattori descritti dall'autore sono molto legati alla definizione e al controllo dell'ambito del progetto.
Cosa otterrete grazie a questo articolo:
Scarsa preparazione è stata ritenuta la causa numero 1 di fallimento, seguita da documentazione e tracciamento inadeguati. L'elenco è chiuso da ignorando i segnali di avvertimento del progetto. Ne parliamo perché questo blog post intende aiutarvi a ridurre o eliminare questi pericoli attraverso una gestione efficace dell'ambito del progetto.
Continuate a leggere per capire che la gestione dell'ambito inizia con la preparazione ed è indissolubilmente legata a una documentazione adeguata e al monitoraggio dell'avanzamento del progetto. E i segnali di allarme del progetto? Vedrete che uno dei segnali più inquietanti è lo scope creep. Fortunatamente, una gestione efficace dell'ambito può aiutarvi a evitarlo.
Iniziamo definendo i termini più importanti che utilizzeremo in questa guida:
Qual è la portata?
Come dicevano i filosofi, senza la comprensione dei termini che usiamo non c'è comprensione. Quindi, cosa significa "ambito"?
Cominciamo con la definizione data da istituzioni esterne alla cerchia del project management - dall'Oxford Dictionary. Grazie a loro possiamo leggere due significati del termine ambito di applicazione termine. In primo luogo, il campo di applicazione è solo un potenziale, un'opportunità, una capacità delle risorsepossibilità di cambiare, di realizzare, di fare qualcosa. Ma il secondo significato è abbastanza vicino alla società di gestione dei progetti, per cui vale la pena citarlo. Ambito è:
(...) la gamma di cose di cui si occupa un soggetto, un'organizzazione, un'attività, ecc.
(Dizionario Oxford)
Se si confronta la definizione precedente con quella rappresentata da ben riconoscibile tra le istituzioni di project manager, vedrete il collegamento.
Grazie all'Association for Project Management sappiamo che il termine "ambito" si riferisce alla totalità dei risultati, degli esiti e dei benefici e al lavoro necessario per realizzare i progetti. Si può dire che è il lavoro e/o i dipendenti adeguatamente qualificati necessari per realizzare tutti i requisiti del progetto (cioè per consegnare con successo un prodotto).
Vale la pena di menzionarlo per evitare fraintendimenti. Questo significato è un po' più ampio di quello di sembrare simile - la ambito di applicazione del prodotto. L'ambito del prodotto - in generale - descrive in dettaglio le caratteristiche e le funzioni di un prodotto o di un servizio. Mentre:
L'ambito del progetto è il lavoro che deve essere svolto per fornire un prodotto secondo l'ambito del prodotto (funzioni e caratteristiche richieste).
(Wrike.com)
Tenendo presente questo, che cos'è la gestione dell'ambito del progetto? Per l'Associazione per la gestione dei progetti:
La gestione dell'ambito è il processo di identificazione, definizione e controllo delle realizzazioni, dei risultati e dei benefici. Ambito" è il termine usato nella gestione dei progetti per riferirsi alla totalità degli output, dei risultati e dei benefici e al lavoro necessario per produrli.
(Corpo di conoscenza APM, 7a edizione)
Ma nella versione precedente, da Guida PMBOK, 6a edizione Dal punto di vista del progetto, la gestione dell'ambito è il processo che permette di garantire che il progetto includa tutto il lavoro richiesto, e solo quello richiesto.
In parole povere, la gestione dell'ambito del progetto, secondo la settima edizione, può essere interpretata come tempo e fasi (un processo) di acquisizione e documentazione delle conoscenze su tutti gli aspetti del progetto. Il risultato del processo di gestione dell'ambito del progetto è l'elenco di tutto ciò che il piano di progetto dovrebbe contenere (compiti e sottocompiti, budget, responsabilità, ecc.).
Ma la sesta edizione enfatizza il lavoro necessario (e/o il giusto dipendente esperto), il lavoro richiesto dal progetto. Da quest'ultimo punto di vista, un project manager dovrebbe concentrarsi sulle persone o - come si direbbe - sulle risorse che sono in grado (grazie alle loro competenze ed esperienze) di consegnare il progetto con i requisiti previsti nei tempi previsti.
Alla fine di questo capitolo, riassumiamo con una citazione da Una guida al corpo di conoscenza del Project Management
La gestione dell'ambito del progetto riguarda principalmente la definizione e il controllo di ciò che è incluso o meno nel progetto.
(Guida PMBOK®, 7a edizione)
Il nostro concorrente e noto progetto software di gestione delle risorse Il fornitore informa sul proprio sito web quali sono i risultati e gli obiettivi del processo di gestione dell'ambito del progetto.
La gestione dell'ambito del progetto è un processo che aiuta a determinare e documentare l'elenco di tutti gli obiettivi, i compiti, i risultati, le scadenze e i budget del progetto(...).
(Kissflow.com)
Come vediamo, è l'inventario di tutto ciò che il piano di progetto dovrebbe includere. E Il vantaggio principale della gestione dell'ambito del progetto è che vi aiuta a portare a termine il progetto con successo. Grazie a questo processo, sapete cosa deve essere fatto (e cosa no), quindi potete gestire il vostro team con maggiore sicurezza.
Altri vantaggi di questo processo sono:
Le fasi elencate di seguito si basano sul Project Management Body of Knowledge (PMBOK®). Se siete alla ricerca di un piano di gestione dell'ambito completo, non dimenticate di consultare le loro istruzioni. Di seguito, troverete un processo di gestione dell'ambito che dovrebbe consentirvi di implementarlo per il vostro prossimo progetto.
La pianificazione della gestione dell'ambito deve iniziare con una preparazione preliminare. Prima ancora di raccogliere i requisiti e di redigere l'ambito del progetto, pianificate il modo in cui lo farete. Identificate i principali, ma meglio tutti gli stakeholder e le persone che avranno qualcosa da dire sull'ambito del progetto.
Riunitevi con il vostro team e stabilite come sarà il processo di creazione dell'ambito. Sarebbe utile pensare anche a possibili modifiche dell'ambito del progetto. Naturalmente, a questo punto non è possibile sapere cosa può cambiare, ma si può stabilire cosa succede in caso di modifiche.
Raccogliete tutte le decisioni prese qui nel piano di gestione dell'ambito. Sarà il documento guida per la conduzione del resto del processo.
È il momento di raccogliere i requisiti del progetto: le cose che devono essere fatte per raggiungere gli obiettivi del progetto. Non è così semplice come andare dal cliente e chiedere come volete che sia il prodotto finale? La raccolta dei requisiti è un processo di scoperta, in quanto le parti interessate potrebbero non sapere nemmeno quali particolari caratteristiche dovrebbero essere incluse nel loro prodotto (soprattutto se siete incaricati di gestire un progetto di sviluppo software). )
Certo, i vostri clienti potrebbero non avere la visione esatta del prodotto finale, ma probabilmente sono consapevoli degli obiettivi aziendali che questo progetto dovrebbe raggiungere. Potete creare una serie di workshop e interviste per scoprire le esigenze degli utenti e, di conseguenza, stabilire i requisiti.
Un altro modo per raccogliere requisiti basati sui dati è quello di condurre una serie di test con i prototipi per vedere quali caratteristiche e funzioni ricevono la reazione più positiva da parte del pubblico di riferimento.
Potete anche fare un benchmarking per confrontare i vostri potenziali requisiti con le migliori pratiche del settore.
Una volta ottenuto un elenco di requisiti diversi (caratteristiche e funzioni, obiettivi aziendali, processi necessari per fornire un prodotto, criteri di accettazione), si può cercare di definire l'ambito. Tenete presente che di solito non tutti gli elementi raccolti inizialmente finiscono nell'ambito del progetto finale.
Definire l'ambito del progetto significa creare il cosiddetto documento di definizione dell'ambito. La dichiarazione dell'ambito è il documento in cui si documenta l'ambito del progetto che consiste in:
Questa fase vi aiuterà a visualizzare meglio l'ambito e a suddividerlo in elementi più piccoli. La struttura di ripartizione del lavoro è un quadro gerarchico di deliverable che corrispondono all'output del progetto.
Tradizionalmente, la WBS descrive cosa e non comequindi dovreste concentrarvi sui deliverable invece che sulle attività (ad es, pagamento piuttosto che progettare/sviluppare/testare il percorso di pagamento). Un altro modo di pensare è che la WBS descrive "ciò che il cliente riceverà", non "le azioni che verranno svolte dal team di progetto". Alcuni project manager, tuttavia, la trattano più come una suddivisione di compiti e sottocompiti, che è anche un documento utile.
Perché preoccuparsi di creare una WBS? Prima di tutto, è più facile creare una pianificazione quando si vedono i deliverable suddivisi in parti più piccole. È inoltre possibile creare e assegnare le attività in modo più confortevole, avendo a disposizione la WBS su cui fare affidamento.
Infine, una struttura gerarchica di questo tipo rende più veloce la comprensione dell'ambito del progetto, soprattutto se si è portati a pensare in modo visivo. Non siete sicuri di esserlo? Consultate la nostra guida Sketchnoting per project manager per vedere come si può beneficiare del pensiero visivo nella gestione dei progetti.
Avete la dichiarazione dell'ambito del progetto e la WBS, quindi sapete cosa deve essere incluso nel progetto. Ora è necessario che gli stakeholder convalidino e firmino l'ambito. Rivedetelo per vedere se ci sono ambiguità e cercate di finalizzarlo prima dell'inizio del progetto. In questo modo, è possibile ridurre le possibilità di un'espansione dell'ambito.
Quando il progetto è in corso, è necessario controllare l'ambito. Monitorare ciò che è stato fatto rispetto a ciò che doveva essere fatto. Durante questo processo, probabilmente troverete utili i seguenti strumenti:
Confronto relazioni di progetto con l'ambito e il programma di gestione del progetto per verificare se la tempistica, il carico di lavoro, le attività completate, ecc. sono in linea con le vostre stime.
Il processo di gestione dell'ambito del progetto può sembrare complicato, soprattutto per la quantità di preparazione che richiede. Una volta provato, però, vi accorgerete che i documenti creati nelle prime fasi del processo (piano di gestione dell'ambito e dichiarazione dell'ambito del progetto) vi aiuteranno enormemente nel prosieguo del progetto e vi permetteranno di consegnare il prodotto o il servizio a cui il vostro team sta lavorando.
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