Gestire un progetto può essere difficile. Gestire più progetti è molto più difficile. Con più progetti contemporaneamente, dovete destreggiarvi tra diversi obiettivi aziendali, traguardi, programmi e scadenze. Con l'aumento delle responsabilità e del numero di compiti da gestire, è facile commettere errori costosi. Ecco alcune idee per rispondere alle sfide più comuni che i PM devono affrontare nella gestione di più progetti contemporaneamente.
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Senza un piano generale che copra tutti i vostri progetti, rischiate di perdervi o di confondere le cose.
Secondo il documento del PMI su i fattori chiave dell'efficacia nella gestione di più progettiÈ necessario pensare ai progetti come a un portafoglio, con componenti che si influenzano a vicenda:
"Gestire tutti i progetti come un insieme, regolando e collegando i loro programmi in modo che corrispondano alle risorse disponibili ed eliminando le variazioni non necessarie nei carichi di lavoro dei responsabili di più progetti".
Creare un programma personale che comprenda tutti i progetti da eseguire. In questo modo è possibile avere una visione d'insieme del proprio tempo e dei progetti di cui ci si deve occupare volta per volta.
La gestione dei cambiamenti è inevitabile nel lavoro dei project manager. Uno dei modi per avere successo in questa posizione è imparare a rispondere ai cambiamenti una volta che si verificano.
Nella gestione dei progetti, assicuratevi che i piani siano sempre aggiornati, in modo da non perdere nulla. Una volta che si verificano dei cambiamenti, decidete quanto incidono sulla ambito del progetto e se siete in grado di realizzare il progetto con le risorse che avete.
Per conoscere lo stato attuale del progetto, si può monitorare la schedulazione nella sezione strumento di programmazione delle risorse o parlate con il vostro team durante gli stand-up quotidiani. Chiedete loro se ci sono vincoli o blocchi, in modo da essere in grado di rimuovere gli ostacoli non appena si presentano.
Si può essere tentati di gestire il maggior numero di cose possibili. Controllare la consegna di ogni compito, dover approvare anche i più piccoli dettagli, comunicare con i dirigenti o i clienti per conto del vostro team anche se potrebbero farlo da soli: tutto questo è micromanagement.
Anche se può darvi un senso di controllo, il micromanaging non solo vi sopraffarà nel tempo, ma è addirittura negativo per il morale del vostro team. Anche se è positivo che siate disposti a rimboccarvi le maniche e a fare il lavoro extra quando gestite più progetti, dovete imparare a delegare.
Nell'assegnare le persone ai progetti, comunicare chiaramente i ruoli e le responsabilità, in modo che tutti sappiano esattamente di cosa sono responsabili. Utilizzare una matrice di competenze o software di pianificazione delle risorse per scoprire chi è il migliore per determinati compiti e lasciarglielo fare.
La capacità di stabilire le priorità degli incarichi è un'abilità importante per i PM. Gestendo un paio di progetti contemporaneamente, diventa ancora più importante eccellere in questo campo. La definizione delle priorità aiuta a non prendere decisioni caotiche sotto pressione e a lavorare in modo più strategico.
Come ha spiegato Antonio Nieto-Rodriguez, uno dei maggiori esperti di gestione dei progetti e di implementazione delle strategie, nel suo Articolo HBR sulla definizione delle priorità:
La definizione delle priorità aumenta i tassi di successo dei progetti strategici, aumenta l'allineamento e la concentrazione dei team di senior management sugli obiettivi strategici, elimina tutti i dubbi per i team operativi quando devono prendere decisioni e, soprattutto, crea una mentalità e una cultura di esecuzione.
Come si fa a dare priorità ai progetti per soddisfare le aspettative dei clienti e gli obiettivi aziendali? Utilizzando un Metodo del percorso critico (CPM) è un modo per farlo. Sviluppato originariamente dall'azienda DuPont alla fine degli anni '50, si applica ancora a molti modelli di business, compreso lo sviluppo di software o prodotti.
Il CPM utilizza un algoritmo di pianificazione basato su un insieme di attività del progetto, come le dipendenze, i tempi e i risultati. In questo modo è possibile scoprire quali sono le attività critiche e concentrare gli sforzi prima di tutto su di esse.
Una volta stabilite le priorità, comunicatele chiaramente ai vostri team, in modo che tutti sappiano su cosa concentrarsi.
Noi di Teamdeck crediamo che con il giusto strumenti di pianificazione del progetto e tecniche, potrete farcela in ogni progetto, consegnando lavori di alta qualità e gestendo con successo i vostri team.
Anche se la gestione di più progetti può spaventare all'inizio, è possibile superarla. Imparate a gestirli come un unico progetto, a tenere aggiornati i vostri piani e a delegare i compiti. Migliorare questi aspetti vi aiuterà ad avere successo.
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