Gestione delle risorse di marketing - Software e suggerimenti
Paweł Hałabuda
La gestione dei progetti in un'agenzia creativa è un gioco di equilibri. Come leader della gestione dei contenuti o semplicemente del processo di gestione dei progetti, dovete pianificare il lavoro, gestire i creativi e assicurarvi che il vostro progetto rispetti le scadenze, non superi il budget e, allo stesso modo, se non soprattutto, soddisfi le aspettative dei clienti. A questo punto entrano in gioco gli strumenti di gestione delle risorse di marketing.
Per completare con successo un progetto, è necessario:
assicurarsi di disporre di tutte le risorse necessarie,
stimare per quanto tempo si avrà bisogno di tali risorse e
creare un programma che rispetti le scadenze e corrisponda alla disponibilità del vostro team.
utilizzare il miglior software di gestione delle risorse
Fortunatamente, seguire le migliori pratiche di gestione delle risorse vi consentirà di bilanciare il carico di lavoro (leggi Gestione del carico di lavoro) e controllare il budget dei vostri progetti. Ma perché la gestione delle risorse è così importante nelle agenzie creative e nei dipartimenti di marketing?
Quando si parla di gestione di un progetto, il monitoraggio del tempo è una parte insostituibile. Punto. [Schermata di un software di gestione delle risorse]
Perché vale la pena di utilizzarlo software di gestione delle risorse di marketing?
Probabilmente utilizzate già diversi strumenti per gestire i vostri progetti e il vostro team - strumenti di marketing, strumenti di analisiecc. È probabile che lavoriate con dipendenti interni, team remoti e freelance. In un ambiente di lavoro così complesso, è facile perdere di vista le prestazioni complessive del team su più progetti.
In questo articolo vi convincerò che, in quanto produttori che lavorano per un'agenzia creativa di qualsiasi dimensione, potete beneficiare di un software di gestione delle risorse di marketing in diverse fasi del progetto, che si tratti di una fase di pitching (o di preparazione di una proposta), di gestione del lavoro o di reporting.
L'inizio: una comprensione della gestione delle risorse di marketing e dell'importanza dell'utilizzo di un software di gestione delle risorse di marketing.
Iniziamo questo capitolo rispondendo alla domanda: qual è il legame tra gestione delle risorse e marketing? Perché il software di gestione delle risorse è importante? Per cercare di rispondere, dobbiamo iniziare a capire bene cos'è la gestione delle risorse e perché il software di gestione dei progetti o le soluzioni per le risorse delle agenzie di lavoro possono essere utili.
Tra i project manager di campagne di marketing digitale non esiste una comprensione univoca della gestione delle risorse. È piuttosto popolare (e l'approccio è quello giusto) che la gestione delle risorse contenga elementi quali la programmazione e l'allocazione delle risorse e l'utilizzo di un software di gestione delle risorse di marketing. Tuttavia, si può constatare che gestione delle risorse del progetto è la stessa cosa della pianificazione delle risorse. Si può trovare in molte fonti dove la programmazione delle risorse si alterna all'allocazione delle risorse. Pianificazione delle risorse - spesso preso come termine alternativo a gestione delle risorse - può essere trovato come uno dei tanti elementi dell'ultima parola, gestione delle risorse. Quindi, siate consapevoli di come stanno andando le cose o chiedete l'aiuto di un'agenzia per la gestione delle risorse.
È il momento di avvicinare il termine più interessante. L'Associazione per la Gestione dei Progetti ha preparato una definizione ampia.
La gestione delle risorse è l'acquisizione, l'allocazione e la gestione delle risorse, come gli individui e le loro competenze, le finanze, la tecnologia, i materiali, i macchinari e le risorse naturali necessarie per un progetto. (APM)
Naturalmente, un manager non ha tempo illimitato per svolgere questi compiti. Il budget non può essere moltiplicato con uno schiocco di dita. Il tempo è denaro: i progetti devono essere puntuali. Pertanto, l'obiettivo finale del processo di gestione delle risorse è garantire che le risorse siano utilizzate in modo efficace, puntuale e nel rispetto del budget, utilizzando il software di gestione delle risorse di marketing e l'aiuto delle soluzioni di agenzia per le risorse.
Il ruolo della gestione delle risorse (di marketing) come pratica è quello di garantire che le risorse siano utilizzate in modo efficace per portare a termine un progetto con i risultati attesi, nei tempi previsti e nel rispetto del budget.
Per chi è la gestione delle risorse di marketing?
Come ormai sappiamo, il ruolo della gestione delle risorse di marketing tramite il software di gestione delle risorse è quello di garantire che le risorse interne e/o esterne siano utilizzate in modo efficace per completare un progetto con i risultati attesi, nei tempi previsti e nel rispetto del budget. Come si collega alle agenzie di marketing o creative?
Quello cruciale, la comprensione della gestione delle risorse di marketing (MRM), è suddiviso in due segmenti. Il primo è definito come approccio e il secondo come software di gestione delle risorse di marketing.
Software di gestione delle risorse di marketing: tutto quello che c'è da sapere
La gestione delle risorse di marketing con l'aiuto delle soluzioni di agenzia è un approccio alla gestione del marketing. Si concentra sull'intero pool di risorse del team di marketing, dal team di marketing e dai materiali di marketing (online e offline) al budget di marketing. Include anche la collaborazione con i fornitori esterni, i processi di produzione, le operazioni di marketing e la gestione degli asset digitali.
Naturalmente, come già detto, rispettando tempi e budget.
Mentre il secondo significato di MRM si riferisce alla tecnologia. Si tratta di un software di gestione delle risorse di marketing che si concentra sull'aiutare i dipartimenti di marketing o le agenzie creative a coordinare e consolidare le risorse. Dai processi, alle operazioni, alla produzione di contenuti ad ampio raggio, ai flussi di lavoro, alla condivisione di informazioni e file. Tutto in un unico sistema software per accelerare e ottimizzare continuamente. gestione dei progetti di marketing attività.
Le applicazioni di gestione delle risorse di marketing, come il software di gestione delle risorse di marketing, consentono la pianificazione strategica (strategie di marketing) e la definizione del budget, la gestione dei programmi, lo sviluppo creativo e la distribuzione, la gestione dei contenuti, la pianificazione e l'esecuzione dei media, il coordinamento degli eventi e la misurazione delle risorse. (Gartner.com)
Dal punto di vista di Gartner (specialista di servizi a distanza), la gestione delle risorse di marketing è un insieme di attività di marketing o di strumenti software per la gestione dei progetti di agenzia che supportano la strategia e l'ottimizzazione del flusso di lavoro all'interno di dipendenti, team di progetto e organizzazioni. Questi strumenti aiutano i team a lavorare e a centralizzare i progetti di marketing. Dalle campagne di marketing multicanale agli asset singoli. Allo stesso tempo, forniscono un ambiente integrato per la pianificazione, la produzione, la governance e l'esecuzione dei contenuti.
1. Creare un'offerta: avere tutto sotto controllo durante il percorso con la gestione delle risorse di marketing.
Nel creare un pitch come specialista di servizi a distanza, è naturale concentrarsi sulla propria idea creativa. Allo stesso tempo, però, si deve negoziare la tempistica e il budget del progetto. Ecco come stimare i progetti con maggiore sicurezza, in modo da ridurre le probabilità di sforare il budget in seguito.
Trovate le risorse di cui potreste aver bisogno come gestori di risorse digitali
In base all'ambito del progetto, è possibile stabilire chi dovrà consegnare un progetto in termini di competenze.
Un modo per procedere è quello di creare una matrice delle competenze, in modo da poter mappare le competenze richieste per un progetto. A questo punto, trovate i dipendenti con tali competenze, in modo da essere sicuri che la vostra azienda disponga di risorse sufficienti per mantenere ciò che promettete nella vostra proposta o nella vostra richiesta di finanziamento. Strumenti di pianificazione delle risorse con i filtri che permettono di trovare i dipendenti in base alle loro competenze, rende il tutto molto più rapido. Gli specialisti dell'assistenza remota possono confermarlo.
Teamdeck consente di ordinare facilmente i dipendenti in base alle mansioni, in modo da individuare rapidamente il membro del team di cui avete bisogno per i progetti creativi.
Prevedere la disponibilità delle vostre risorse di marketing come specialisti del servizio a distanza
Quando sapete quali dipendenti dovete ingaggiare per il vostro progetto, la previsione delle risorse e la pianificazione della capacità vi permetteranno di farlo:
Verificate se le risorse necessarie sono disponibili nell'arco di tempo del progetto.
Programmare le risorse per il progetto.
Scoprite se le vostre prenotazioni non interferiscono con la pipeline di produzione della vostra agenzia.
Le prenotazioni provvisorie da parte degli specialisti dei servizi remoti facilitano la programmazione delle risorse di cui si ha bisogno senza che queste vengano effettivamente occupate. Allo stesso tempo, si comunica agli altri produttori che potrebbero aver bisogno di determinate risorse, in modo che possano tenerne conto in fase di pianificazione.
Funziona anche al contrario. Se vedete che un'altra persona dispone già delle risorse di marketing di cui avete bisogno, potete negoziare con lei e trovare una soluzione che soddisfi entrambi.
Il calendario di Teamdeck offre una rapida panoramica delle prenotazioni o dei team di marketing dell'organizzazione.
Creare un budget di progetto come specialista di servizi a distanza
Sapendo di chi avete bisogno e per quanto tempo, potete stimare il budget con maggiore precisione. In questo modo, gli specialisti dell'assistenza remota avranno meno probabilità di sovra programmare il team per rispettare le tempistiche e sforare il budget.
Allo stesso tempo, una stima e un budget accurati renderanno più facile prevedere le entrate dell'agenzia e decidere se questo progetto è redditizio o meno per la vostra agenzia e perché l'analisi di marketing è importante.
2. Avete vinto un progetto per la vostra agenzia - e ora? (Il ruolo della gestione delle risorse di marketing)
Parliamo di come utilizzare la gestione delle risorse di marketing una volta che avete ha iniziato un nuovo progetto o mentre ne gestite uno in corso.
Tracciare i tempi e risparmiare tempo sui processi di gestione delle risorse di marketing
Sia che si utilizzi il metodo time and material o il prezzo fisso, è necessario tenere traccia del tempo fatturabile che i dipendenti hanno dedicato al progetto (sforzi di marketing), in modo da sapere se il progetto rispetta il budget.
Per rendere affidabili i fogli di presenza e sfruttare al meglio le Tracciamento del tempo del teamDovete assicurarvi che i vostri dipendenti li compilino regolarmente. Se i fogli di presenza sono accurati, si può concludere con sicurezza e utilizzare le voci di orario per i rapporti.
Gestire l'intero team di marketing, dipendenti a tempo pieno, team virtuali e freelance
Le agenzie creative specializzate in attività di marketing non sempre si affidano esclusivamente a dipendenti a tempo pieno. La gestione di dipendenti part-time o freelance, soprattutto in un team remoto, può essere complicata, ma è possibile superarla con la gestione delle risorse di marketing.
Con una visione a volo d'uccello del programma dei vostri dipendenti (pianificazione delle risorse), è più facile bilanciare il loro carico di lavoro. Se si modificano le tempistiche, si spostano le priorità e così via, è necessario assicurarsi che nessuno dei membri del team sia sottoutilizzato o sovrautilizzato, in quanto ciò potrebbe portare al burnout o al turnover dei dipendenti.
La gestione delle risorse di marketing non riguarda solo i dipendenti - soluzioni per le risorse di agenzia
Nell'ambito di un progetto, molto spesso è necessario includere non solo i dipendenti, ma anche le attrezzature o gli spazi di lavoro. Se questo è il caso del vostro progetto, le regole di allocazione delle risorse applicare di conseguenza. Pensate alle soluzioni per le risorse dell'agenzia.
Per prima cosa, decidete quali sono le strategie di marketing e strumenti di gestione dei progetti dell'agenziaLe attrezzature e gli spazi di lavoro di cui avete bisogno. Quindi, scoprite se sono disponibili durante il periodo del progetto e programmateli quando ne avete bisogno. Idealmente, proprio come per i vostri dipendenti, dovreste avere una panoramica dell'utilizzo delle risorse in tutta l'agenzia, in modo da poter vedere quando sono disponibili o quando sono prenotate per altri progetti.
Misurare e riferire: le ragioni di una gestione efficiente delle risorse di marketing
Poiché l'ambito, la tempistica o i risultati del progetto possono cambiare, è necessario tenere costantemente sotto controllo il progetto e riassegnare le risorse di conseguenza. A tal fine, è necessario un modo semplice per monitorare e misurare le prestazioni del vostro team e utilizzo delle risorse. Per questo motivo è necessario disporre di buone soluzioni di risorse per le agenzie.
Tenere d'occhio le diverse metriche vi aiuterà a rimanere al passo anche in caso di cambiamenti. Un modo per individuare tempestivamente il sotto o il sovrautilizzo dei dipendenti è monitorare se le loro prenotazioni o i loro timesheet superano la loro disponibilità. In Teamdeck è facilissimo: lo si può vedere subito guardando le barre Fogli di presenza/disponibilità e Prenotazioni/disponibilità. Se sono rosse, è un chiaro segnale che un determinato dipendente ha troppo da fare. Esistono soluzioni interessanti per le risorse delle agenzie.
È inoltre possibile creare report per controllare l'utilizzo dei dipendenti o il budget. In questo caso, le registrazioni delle ore e le prenotazioni dei dipendenti sono utili, poiché in base a questi dati è possibile calcolare rapidamente le prestazioni del team o budget del progetto.
I report di Teamdeck consentono ai produttori e ai professionisti del marketing di tenere traccia di diverse metriche e KPI di loro scelta e di condividerle facilmente con il proprio team o con un cliente.
I report di Teamdeck consentono ai marketer di tenere traccia di diverse metriche e KPI di loro scelta e di condividerle facilmente con i loro team o con i clienti - interessanti soluzioni per le risorse delle agenzie.
3. Pianificare con sicurezza le iniziative e i progetti di marketing futuri
Infine, ma non meno importante, la gestione delle risorse di marketing vi offre l'opportunità di pianificare e stimare meglio i progetti futuri e di trovare soluzioni per le risorse delle agenzie. In questo caso, è utile una vista dall'alto della vostra pipeline, delle risorse disponibili, del loro utilizzo attuale e del tempo impiegato dai vostri dipendenti. È sufficiente vedere se c'è spazio per un nuovo progetto nella vostra pipeline di produzione.
Analizzate i dati storici per individuare gli schemi che si sono rivelati dannosi per i vostri progetti passati. Forse si tende a sottovalutare la fase di progettazione o si verifica spesso un sovraccarico di compiti durante la stagione delle vacanze. Comprendere queste carenze aiuta a evitarle nei progetti futuri.
Come i project manager traggono vantaggio dalla gestione delle risorse di marketing e dalle soluzioni per le risorse di agenzia
Come avete appreso in questo articolo, la gestione delle risorse di marketing e le soluzioni per le risorse delle agenzie possono essere vantaggiose per i produttori e le agenzie creative in molti modi. Riassumiamo i vantaggi della gestione delle risorse di marketing:
In qualità di produttore, avrete piena visibilità dei progetti a cui state lavorando, delle risorse disponibili e del carico di lavoro del vostro team.
È possibile bilanciare efficacemente il carico di lavoro di tutti i membri del team, compresi quelli remoti e i freelance.
Potreste ridurre il rischio di non rispettare le scadenze e di sforare il budget.
La visibilità delle risorse disponibili migliora la collaborazione tra voi e gli altri produttori della vostra agenzia.
Avete una migliore visione d'insieme della vostra pipeline di produzione.
È più facile per voi creare il rapporto del vostro progetto.
Se volete ottenere il massimo dalla gestione delle risorse di marketing, dovete assicurarvi che sia un processo coerente e seguito regolarmente nella vostra agenzia.
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