Padroneggiare la sottile arte della gestione del carico di lavoro è un compito importante per diversi ruoli aziendali incentrati sui progetti. I capi reparto o i dirigenti spesso affrontano l'assegnazione dei progetti e la gestione del carico di lavoro a livello aziendale, mentre i project manager devono assegnare i compiti ai loro team di progetto. Indipendentemente dalla scala, le strategie principali per una gestione efficace del carico di lavoro si basano sugli stessi principi.
Cosa otterrete grazie a questo articolo:
I significati della gestione del carico di lavoro e la filosofia che li sottende
Il ruolo di software di gestione delle risorse nei processi di gestione del carico di lavoro
Quali sono le strategie più efficaci per la pianificazione del carico di lavoro?
Mettiamo a confronto alcune definizioni prima di darvi qualche suggerimento relativo agli strumenti di gestione del carico di lavoro (o di pianificazione del carico di lavoro - se preferite, entrambi hanno lo stesso significato).
Ognuno di essi informa sul ruolo non di un project manager o di un leader, ma di uno o più dipendenti in progetti complessi. Ciò che attira l'attenzione è la divisione: team vs. dipendente specifico. Alcuni di essi si concentrano su un team e sui dipendenti. Ma solo nell'ottica di Forecast - nostro stretto concorrente nel mercato degli strumenti di gestione del carico di lavoro - si tratta di un dipendente particolare. Quale filosofia è la scelta migliore? Come analizzare le prestazioni di ciascun dipendente? Cosa viene sottolineato da ognuno di loro? Diamo un'occhiata più da vicino.
Il termine gestione del carico di lavoro indica il processo di assegnazione delle mansioni ai dipendenti e di assicurarsi che abbiano tempo a sufficienza per eseguirli.
Il processo di distribuzione e organizzazione efficace del lavoro tra i team è la gestione del carico di lavoro.
Prendersi cura del tempo dei dipendenti (per consentire loro di svolgere i propri compiti) - questo è un suggerimento di Teamhood - strumento di gestione del carico di lavoro. Si può dire che gestire il carico di lavoro del team in modo efficace significa che il leader è in grado di stabilire scadenze raggiungibili. Ma come evitare scadenze irrealistiche o su cosa basarsi se si vuole dare priorità al lavoro e assegnare altri compiti? Per ora lasciamo queste domande senza risposta e andiamo avanti.
Parafrasando le parole dello strumento di gestione del carico di lavoro Asana - nostro concorrente e fornitore di strumenti di gestione del carico di lavoro - per gestione del carico di lavoro si intende non solo la distribuzione e la misurazione del lavoro. Suggeriscono quando il processo di gestione del carico di lavoro viene eseguito in modo efficiente. Lo strumento di gestione del carico di lavoro aumenta l'esecuzione del lavoro da parte dei dipendenti (o delle risorse, come potremmo dire) e - cosa molto interessante e da tenere in considerazione - la loro soddisfazione. Alla fine di ogni giornata, il dipendente è più soddisfatto che sopraffatto.
L'azienda pone l'accento sull'aumento delle prestazioni lavorative dei dipendenti e (la parte più importante se si pensa a un rapporto a lungo termine con un determinato dipendente) sulla soddisfazione a fine giornata. Soddisfazione per entrambe le parti: per il manager e per il suo team.
A questo punto emergono diverse questioni relative agli strumenti di gestione del carico di lavoro e all'avanzamento del progetto. In primo luogo, il benessere di un dipendente deriva anche da ciò che accade nella sua vita personale, su cui possiamo avere poca influenza. In secondo luogo, è necessario avere un rapporto sufficientemente buono con il dipendente per sapere esattamente che cosa, nel lavoro o attraverso il lavoro, lo fa sentire soddisfatto (e questo non è sempre evidente dalle dichiarazioni del dipendente, che sotto la pressione del posto di lavoro potrebbe non essere disposto a parlare di tutto per paura che possa voler fare qualcosa di diverso da quello che deve fare attualmente). E terzo - forse il più importante - come si misura questa soddisfazione? Come scegliere i migliori strumenti di gestione del carico di lavoro?
Lo strumento di gestione del carico di lavoro si riferisce all'assegnazione del lavoro a un team in modo da ottenere il massimo dalle sue competenze e capacità e da consentirgli di ottenere le migliori prestazioni e di produrre risultati di alta qualità.
Smartsheet suggerisce - un altro progetto strumento di pianificazione e il nostro concorrente - a prima vista - qualcosa di più concreto su ciò che deve essere fatto. Questi strumenti di gestione del carico di lavoro sottolineano anche le competenze del project manager e la loro forte connessione con le prestazioni del team. Ma solo le competenze utili a far emergere le capacità dei dipendenti e a dare loro uno spazio per evolversi. Come fare? Come aumentare le prestazioni dei dipendenti e le competenze utili all'azienda in un determinato momento?
La gestione del carico di lavoro è (...) ciò che chiamiamo capacità di distribuire lavorare in modo equo, dando a ciascun dipendente la sua giusta quota e non di più. A meno che non ci sia un caso particolare che richiede più lavoro, non bisogna sovraccaricare nessuno. Gli strumenti di gestione del carico di lavoro possono aiutare.
E questa è la definizione più controversa. L'azienda Forecast va molto oltre e informa anche sul ruolo della capacità. Ma la capacità è finalizzata a distribuire il lavoro in modo equo e a far sì che ogni dipendente riceva una "parte equa", qualunque cosa significhi. Il giusto strumento di gestione del carico di lavoro può essere utile in questo senso.
Ma alla fine si capisce che si tratta di non sovraccaricare nessuno, esclusi casi molto particolari - ma quali sono i compiti importanti? Ogni compito non è molto importante? Il lavoro di ognuno può essere uguale? Che dire delle differenze di esperienza, della complessità del progetto, dei requisiti come l'orario in cui i compiti devono essere svolti e, cosa più importante, della redditività dell'azienda (alcuni progetti sono più importanti di altri; alcuni di essi richiedono più tempo per raggiungere un risultato atteso)? Chiunque legga questo articolo sugli strumenti di gestione dei progetti e del carico di lavoro sa che le esigenze aziendali determinano ciò che deve essere fatto e ciò che può essere definito un "caso speciale". Punto.
Il ruolo di almeno una buona risorsa Gestione del carico di lavoro è quello di aiutare non solo a misurare le prestazioni dei team e a programmare le risorse, ma anche a gestire il carico di lavoro.
Ognuno ha una propria visione della gestione efficace del carico di lavoro del team. Ognuno sottolinea due cose: gli strumenti di gestione del carico di lavoro sono importanti.
In primo luogo, la gestione del carico di lavoro è un processo che richiede un po' di tempo a causa delle molte domande e delle molte spiegazioni che vengono utilizzate in un determinato periodo.
In secondo luogo, una gestione efficace e intelligente del carico di lavoro presuppone che il leader disponga di un particolare insieme di competenze che aiutino i membri del team a raggiungere gli obiettivi aziendali individuali o talvolta anche quelli personali. Che tipo di competenze e quali saranno le basi per prendere decisioni?
Processo - a causa di molte domande e risposte; le scelte giuste dipendono dalla conoscenza o dall'esperienza di un particolare leader
Assegnazione di compiti ai membri del team e mantenere le prestazioni del team e l'avanzamento del progetto
Set di - diciamo - capacità di gestione del carico di lavoro (potremmo aggiungere "interpersonale" o semplicemente "insieme delle soft skills" - perché non è chiaro nei significati sopra indicati)
Prendersi cura dei membri del team (perché questo è un motivo per cui hanno un buon rendimento con un risultato atteso per un'azienda). Ecco due sfide. La prima è la domanda se, come leader, dovete occuparvi di più di un team o di un lavoratore in particolare. In secondo luogo, la parola "cura" ha molti significati in tutte le citazioni citate. Ecco quindi un'altra domanda: cosa deve avere negli occhi il leader quando gestisce il carico di lavoro di tutti?
I migliori strumenti di gestione del carico di lavoro - possono aiutare nella gestione dei progetti
Non si controlla la capacità e il carico di lavoro del team attuale (pianificazione della capacità delle risorse)
Non assegnate i compiti in base alle priorità e alle competenze dei dipendenti.
Non state pensando alle modifiche e alle riassegnazioni.
Siete "resistenti alla conoscenza" e non volete imparare dai migliori.
Non si pensa ad Agile
Non si pensa di utilizzare un qualche strumento di gestione del carico di lavoro e un software di gestione dei progetti.
Overbooking (o underbooking)
Minore produttività ed efficienza
Più stress e ansia
Più procrastinazione
Minore impegno e pensiero di lasciare il team
Ma per essere più seri, perché è importante la gestione del carico di lavoro? Il monitoraggio del carico di lavoro attuale e del lavoro del team (soprattutto dei team remoti) aiuta i project manager a individuare prima le tendenze e le aree problematiche, dando loro la possibilità di risolvere i problemi prima che si aggravino. La possibilità di allocare le risorse, di adeguare le pianificazioni dei progetti o di migliorare la gestione del carico di lavorosoprattutto se si possono utilizzare i migliori strumenti di gestione del carico di lavoro e del progetto..
Quali sono le strategie di gestione del carico di lavoro più efficaci?
Essere informati è l'elemento essenziale per implementare la gestione del carico di lavoro e utilizzare gli strumenti di gestione del carico di lavoro del team. Le cause potenziali di uno squilibrio del carico di lavoro sono molteplici (ad esempio, una cattiva gestione del flusso di lavoro, l'assegnazione dei compiti, stime di progetto imprecise, prestazioni insufficienti di singoli individui all'interno dell'intero team) e per risolvere il problema è necessario capire da dove proviene. È meglio quando si è consapevoli di:
Cosa bisogna fare a livello di progetto?
Chi dovrebbe lavorare su cosa,
Come si colloca il carico di lavoro effettivo rispetto alle stime del progetto?
La parte "cosa deve essere fatto" può essere coperta dalla documentazione del progetto o da un software di gestione del progetto. In Teamdeck, dove possiamo assegnare compiti, usiamo Jira per tenere traccia di tutti i compiti del nostro backlog. In questo modo, sappiamo cosa deve essere fatto (e quali sono i tempi). Altri strumenti popolari per la gestione di progetti e attività sono Trello, Asana e Podio.
Per il monitoraggio del carico di lavoro, invece, si consiglia di impostare un file calendario delle risorse. Sebbene alcuni strumenti di PM per la gestione delle attività abbiano alcune funzioni di gestione del team come parte del prodotto, molte aziende decidono di utilizzare un software dedicato alla gestione del carico di lavoro.
Il suo obiettivo è distribuire il lavoro tra i dipendenti, monitorare il carico di lavoro e gestire le assenze. Gestione dei progetti e strumenti di pianificazione della capacità spesso possono essere integrati tra loro, in modo da non dover inserire i dati due volte o preoccuparsi di perdere informazioni.
Un calendario delle risorse vi offre la necessaria visibilità sul carico di lavoro attuale, passato e futuro del vostro team. Tutti i dipendenti sono elencati, insieme ai progetti assegnati.
Quando sfogliate il calendario delle risorse del vostro team, fate attenzione a:
Lavoro straordinario
Differenze tra orario di lavoro pianificato ed effettivo
Dipendenti con pochi o nessun giorno di ferie (ad eccezione delle assenze per malattia)
Queste sono le bandiere rosse più comuni che possono indurvi a prendere provvedimenti. Alcuni strumenti di gestione dei progetti di risorse vi avvertiranno della presenza di ore di lavoro straordinario o di sovrautilizzo da parte dei dipendenti:
Il software di gestione dei progetti Teamdeck consente di creare un rapporto sul carico di lavoro, aggiornato in tempo reale e dotato di funzioni avanzate. È più comodo della visualizzazione a calendario quando si confrontano le ore stimate con il tempo effettivamente trascorso.
Innanzitutto, cercate di capire qual è la radice del problema e verificate se utilizzate un buon software di project management per la gestione delle attività. A volte gli straordinari si verificano perché il progetto è stato sottovalutato in partenza, mentre in altri casi è un membro del team poco efficiente (o non abbastanza qualificato) a causare i ritardi.
Quando il carico di lavoro non è distribuito uniformemente nel team, verificate se è possibile assegnare i compiti quotidiani ai dipendenti meno impegnati, utilizzando un software di gestione dei progetti. Non è sempre possibile, soprattutto quando c'è un conflitto di competenze/esperienze. In questo caso, si può cercare di inserire un aiuto da parte di freelance o di spostare i dipendenti tra più progetti.
Il confronto tra i tempi di prenotazione e i tempi di registrazione è l'indicatore che viene utilizzato durante la gestione del carico di lavoro e la sua ottimizzazione.
Tenete presente, tuttavia, che una persona nuova, anche un professionista di grande esperienza, avrà bisogno di un po' di tempo per familiarizzare con il progetto e i suoi requisiti, quindi non è sempre la soluzione più rapida. È bene che gli strumenti abbiano funzioni avanzate.
Se l'intero team è sovraccarico di lavoro e il problema non è causato da un collo di bottiglia all'interno del team, ma piuttosto da un cambiamento dei requisiti o da stime inadeguate, potrebbe essere necessario negoziare il calendario del progetto. La scadenza potrebbe non essere prorogabile, nel qual caso si può cercare di comprimere la durata del progetto, ad esempio con un fast-tracking. È una pratica che consiste nel sovrapporre alcune attività del progetto che inizialmente erano state pianificate una dopo l'altra:
Nell'articolo Tecniche di pianificazione del progetto è possibile trovare un elenco di suggerimenti utili per gestire efficacemente il carico di lavoro. (Ma ciò non significa che vi eviterà di utilizzare software di pianificazione delle risorse).
Ci sono modi per affrontare i problemi di carico di lavoro nel momento in cui si verificano, ma è sicuramente meglio prevenirli in anticipo. Ecco perché un approccio basato sui dati e la cultura del team sono elementi importanti per una gestione efficace del carico di lavoro.
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