I fogli di presenza raramente godono di buona stampa tra i dipendenti. In effetti, spesso sono all'altezza della loro cattiva reputazione: a nessuno piace firmare una tonnellata di fogli solo per "dimostrare" di aver dedicato una certa quantità di tempo al lavoro. D'altra parte, però, i fogli di presenza possono essere davvero vantaggiosi sia per i manager che per i loro collaboratori.
Cosa imparerete da questo articolo:
Partiamo dalla domanda in questione:
In poche parole: La gestione dei timesheet è una pratica di monitoraggio e analisi dei timesheet dei dipendenti e di tracciamento del tempo (ore di lavoro registrate).. Può anche comportare l'esecuzione di diverse azioni, ad esempio il calcolo della busta paga dei dipendenti o la fatturazione al cliente sulla base di questi fogli di presenza.
Un tempo il tempo di lavoro veniva riassunto su un foglio di carta, da cui il nome di timesheet. Oggi sono molto più diffusi i timesheet online, anche se anche in questo caso esistono diverse opzioni: dai semplici fogli di calcolo agli strumenti software dotati di intelligenza artificiale.
Come ho accennato all'inizio di questo articolo, i timesheet sono noti per essere piuttosto impopolari tra i dipendenti. Approfondiamo l'argomento e cerchiamo di rispondere a una domanda che viene sollevata di frequente:
Non necessariamente, ma ci sono sicuramente casi in cui I timesheet sono un'assoluta perdita di tempo che può contribuire notevolmente all'insoddisfazione delle persone nei confronti del proprio posto di lavoro..
Storicamente, i timesheet sono stati un modo per dimostrare che le persone hanno effettivamente svolto il loro lavoro. È qui che le cose diventano problematiche. Innanzitutto, è facile che si crei una cultura in cui le persone sentono che i loro fogli di presenza sono più importanti degli effetti del loro lavoro. Non è una bella sensazione dover dimostrare di aver lavorato o di essere osservati (e cronometrati) da vicino dai propri supervisori.
Inoltre, questo non incentiva le persone a essere più efficienti sul lavoro. Perché cercare una soluzione migliore se si può semplicemente registrare più tempo nel timesheet (e magari essere pagati di più)?
Questo non significa che pagare a ore sia necessariamente negativo, anche nel contesto di un progetto. Anche se in questo testo non approfondiamo l'uso dei timesheet per determinare i propri guadagni mensili, comprendiamo che si tratta di un caso d'uso importante per le aziende che, ad esempio, lavorano con i freelance. Per questo motivo abbiamo creato una sezione separata guida al calcolo della busta paga dei dipendenti.
Infine, le persone sono davvero pessime nel ricordare quanto tempo hanno effettivamente trascorso lavorando a qualcosa. Per questo motivo, compilare i timesheet alla fine della settimana o, peggio ancora, del mese è più simile a scrivere una fan fiction che a raccogliere dati affidabili.
Tutto sommato, possiamo dire che i fogli di presenza hanno un effetto limitato, a meno che non si tratti di un'attività che non si svolge in modo autonomo:
Quest'ultimo aspetto merita di essere sottolineato, poiché molti team si affidano ancora a semplici fogli di calcolo per svolgere il lavoro (la maggior parte delle aziende ha fortunatamente abbandonato i fogli di carta). È un passo nella giusta direzione, poiché un documento online può essere facilmente aggiornato e accessibile da più membri del team, se necessario, ma si tratta pur sempre di un foglio da compilare, che non è la cosa più comoda da fare.
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I moderni strumenti di rilevazione del tempo dei dipendenti sono spesso dotati di tracker di avvio/arresto che possono essere attivati e disattivati con un clic. Altri offrono segnalatori che registrano automaticamente le timbrature in entrata e in uscita.
Dal punto di vista manageriale, un altro aspetto importante è che la Il software per progetti di timesheet è abbinato a un strumento di gestione dei congedi. Le persone devono essere in grado di registrare il loro tempo di lavoro e il loro tempo libero, altrimenti si potrebbe finire per preoccuparsi dei fogli di presenza vuoti di qualcuno che è solo in vacanza.
L'utilizzo di un software che funge anche da calendario del team offre il valore aggiunto di poter confrontare le ore di lavoro pianificate con quelle registrate. I project manager orientati ai dati possono utilizzare questa conoscenza per valutare lo stato del loro progetto e se è necessario modificare qualcosa.
Questo è solo un esempio di come la gestione dei timesheet può supportare i PM nel portare a termine i loro compiti, ma ce ne sono altri. Infatti, dedicherò la prossima sezione alle idee su come utilizzare i timesheet del vostro team a vantaggio del team e del progetto.
Un must per le aziende che operano con contratti time & material. Dal momento che fatturate ai vostri clienti la manodopera che il vostro team impiega nel progetto, potreste semplicemente utilizzare i loro timesheet come base per la vostra fattura. Molti strumenti di gestione delle risorse consentono di esportare i dati dei timesheet o di condividerli all'esterno.
L'analisi dei timesheet del vostro team è una grande opportunità per approfondire i dati e identificare le opportunità di miglioramento. Molti software di tracciamento del tempo offrono la possibilità di etichettare le voci registrate con categorie predefinite o di aggiungere commenti. In questo modo è possibile analizzare quanto tempo il team dedica ad attività non fatturabili. Certo, molto di questo tempo è probabilmente ben giustificato, ma potreste anche notare degli schemi preoccupanti. Quali potrebbero essere? Un'abbondanza di riunioni potrebbe essere un segnale di allarme. Un'abbondanza di riunioni potrebbe essere un campanello d'allarme, così come il fatto che le persone dedichino molto tempo a compiti amministrativi. Potrebbe risultare che investire in strumenti di collaborazione o di condivisione delle conoscenze potrebbe essere un risparmio di denaro nel lungo periodo. Anche il morale del team trarrà beneficio da un processo più solido.
I dati storici, come i timesheet, possono essere utilizzati anche per prevedere le esigenze di assunzione. Osservando i numeri degli anni o dei mesi precedenti, le aziende sono in grado di individuare le tendenze che probabilmente si ripeteranno. Uno dei clienti di Teamdeck notato che i dipendenti con competenze specifiche sono più richiesti in determinati mesi. Leggete come creare il vostro rapporto sui fogli di presenza per previsione delle risorse umane qui.
A volte le difficoltà del progetto sono abbastanza semplici da notare semplicemente guardando i fogli di presenza registrati. Ad esempio, le persone possono iniziare a fare molti straordinari per consegnare le tappe successive.
È buona norma, tuttavia, confrontare regolarmente i tempi registrati dal team con quelli previsti. In questo modo è possibile individuare eventuali incongruenze prima che si traducano in scadenze non rispettate.
Un'altra cosa importante da tenere a mente quando si parla di gestione dei timesheet è che I timesheet non possono sostituire la comunicazione regolare con il vostro team.
I numeri vi forniranno l'informazione che qualcosa accade. Ma per capire il "perché", è necessario discutere con il team di progetto. Non solo potrete andare a fondo del problema, ma è anche un ottimo modo per costruire una cultura del lavoro in cui i dipendenti sono effettivamente ascoltati e rispettati. In questo modo, è meno probabile che trattino i timesheet come un male necessario che incombe sulle loro teste.
Fogli di presenza da soli non vi diranno tutto quello che c'è da sapere sull'efficacia del vostro team o sulla qualità del lavoro, ma possono fornire ai project manager segnali importanti su cui agire. Creare una politica deliberata e trasparente di gestione dei timesheet, sostenuta da una comunicazione aperta con il team, vi aiuterà a tenere sotto controllo i progetti e a mantenere alta la soddisfazione dei dipendenti.
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