Usate i fogli di calcolo Excel per la gestione dei progetti? Forse è il caso di ripensarci.

 

Navigando in Internet, troverete diversi modelli di gestione dei progetti in Excel: un modello di diagramma di Gantt, un modello di budget, un modello di timeline del progetto, ecc.

A quanto pare, molte aziende si affidano ancora ai fogli di calcolo per pianificare e gestire i progetti. Parlando con software di gestione delle risorse Spesso si viene a sapere che gli utenti utilizzavano fogli di calcolo per tenere traccia del tempo o delle ore di lavoro. tracciare le ferie dei dipendenti. 

Qual è allora il problema? Se i modelli di Microsoft Excel funzionano bene per un'azienda, dovrebbe comunque investire in uno strumento di PM dedicato? Questo post del blog vuole permettervi di valutare se i fogli di calcolo sono davvero pratici per la vostra organizzazione. Se lo sono, allora è fantastico, ma è probabile che l'utilizzo di questi strumenti comporti dei costi nascosti. gestione di progetti e risorse.

Perché le aziende utilizzano i fogli di calcolo per la gestione dei progetti?

Prima di discutere i numerosi problemi che si possono incontrare quando ci si affida a un foglio di calcolo per il monitoraggio dei progetti o per la gestione dei progetti e delle attività. pianificazione delle risorseMa se vogliamo essere chiari, parliamo dei motivi che spingono all'utilizzo di questi fogli di calcolo. Secondo noi, le aziende decidono di gestire i loro progetti con Excel perché i fogli di calcolo sembrano accessibili, facili da usare e gratuiti. In fondo, tutti hanno un'applicazione per fogli di calcolo installata sul proprio computer. Anche le alternative cloud come Google Sheets sono ampiamente disponibili. Il fatto è che, per quanto popolari, i fogli di calcolo non sono stati progettati per la gestione dei progetti. Di conseguenza, utilizzarli come tali può essere tutt'altro che facile, gratuito ed efficiente.

Le principali insidie della "gestione dei progetti con Excel".

Discutiamo i principali problemi che i project manager devono affrontare quando utilizzano i fogli di calcolo per creare un piano di progetto o gestire le attività in corso.

I fogli di calcolo sono:

• l'utilizzo richiede molto tempo. Supponiamo che il vostro team abbia trovato modi efficaci per pianificare e gestire i progetti con i fogli di calcolo. Forse avete anche preparato dei modelli Excel per la gestione dei progetti che funzionano bene per la vostra azienda. Tuttavia, organizzare, aggiornare e collegare i fogli di calcolo può essere un processo molto noioso e lungo. Immaginate di dover apportare anche le più piccole modifiche al vostro diagramma di Gantt di Excel e di dover ricolorare un mucchio di celle. È come interagire con un libro da colorare per adulti, ma non in modo divertente.

• non è adatto per il monitoraggio dei progetti in tempo reale. Quando ci si affida ai file Excel, non si può essere certi che siano aggiornati o che non ci siano più versioni in circolazione. Con i fogli basati su cloud la situazione è migliore, ma le altre limitazioni dei fogli di calcolo sono ancora valide.

• non è facile da padroneggiare. Poiché tutti hanno una certa esperienza nell'uso dei fogli di calcolo, questi dovrebbero essere uno strumento intuitivo per i membri del vostro team, giusto? Certo, quando si tratta di tabelle ed elenchi molto semplici. Tuttavia, per compensare la mancanza di funzioni di PM, è probabile che dobbiate incorporare formule o componenti aggiuntivi avanzati che potrebbero richiedere una curva di apprendimento ripida per i vostri dipendenti.

• limitante. Anche in questo caso, i fogli di calcolo non sono stati progettati per la gestione dei progetti o delle risorse. Non sorprende quindi che manchino di molte funzioni utili per i membri del team. Non è possibile archiviare file, aggiungere note o raccogliere feedback. Ora, siamo sicuri che alcuni di voi si opporranno a questa affermazione e diranno: "Certo che si possono fare queste cose. Dovete solo trovare qualche soluzione". Tuttavia, tali soluzioni possono richiedere molto tempo per essere realizzate e quindi costare molto denaro. Inoltre, potrebbero non essere così efficaci come potrebbe esserlo una semplice applicazione PM.

• non adatto alla collaborazione. C'è un particolare paradosso quando si tratta di gestire progetti in fogli di calcolo. Da un lato, si desidera includere i membri del team nel processo e farli partecipare alla gestione dei compiti o alla gestione delle attività. allocazione delle risorse. D'altra parte, la struttura dei fogli di calcolo e le formule utilizzate al loro interno possono essere molto facili da sbagliare, quindi potreste non essere disposti a far collaborare più persone.

• tendono a complicarsi. Sì, è possibile pianificare un singolo aspetto di un progetto in un foglio di calcolo. Tuttavia, quando la vostra azienda lavora su progetti di grandi dimensioni, la struttura del foglio di calcolo diventerà presto composta da più file/fogli. Il motivo è che è difficile riflettere le molteplici dipendenze e relazioni dei progetti in un unico foglio. Naturalmente, una struttura complessa di fogli di calcolo può essere molto difficile da gestire, soprattutto per i nuovi membri del team.
• non è presentabile ai clienti. È normale che i clienti vogliano avere una visione dell'avanzamento del progetto o dello stato attuale del budget. L'invio di un foglio di calcolo complesso e criptico non rappresenta una soluzione ottimale. Di conseguenza, i project manager passano ore a scrivere rapporti sullo stato del progetto e la creazione di presentazioni per i clienti. È un lavoro aggiuntivo che si potrebbe benissimo evitare (come? Si veda la prossima sezione di questo blog).

In che modo i pianificatori di risorse sostituiscono i fogli di calcolo? per la gestione dei progetti?

Prima di tutto, un progetto dedicato e strumenti di pianificazione delle risorse risolvono le sfide presentate nella sezione precedente. Sono stati costruiti tenendo conto di questi particolari processi, quindi, naturalmente, dispongono di funzioni che supportano la pianificazione dei progetti, la programmazione delle risorse o l'aggiornamento della pianificazione del progetto. Inoltre, di solito offrono le seguenti funzionalità che potrebbero migliorare ulteriormente le prestazioni del vostro team e farvi risparmiare tempo e denaro:

• Rapporti sul progetto. Immaginate di poter generare rapidamente un cruscotto di gestione del progetto per tenere sotto controllo le metriche critiche o esportare un report visivamente accattivante per il cliente. Le app per la gestione dei PM e delle risorse consentono di calcolare facilmente i principali KPI, come il tasso di burndown, tasso di utilizzo delle risorseo i margini di profitto. Non solo potrete impressionare i vostri clienti con report accurati, ma potrete anche utilizzare queste analisi per trovare opportunità di ottimizzazione all'interno della vostra organizzazione.
• Notifiche in tempo reale. Certo, è possibile impostare le notifiche per i fogli di calcolo utilizzando alcune soluzioni creative o app come Zapier. Tuttavia, gli strumenti per i project manager di solito offrono notifiche e integrazioni integrate. Ad esempio, è possibile ricevere un segnale ogni volta che viene completata un'attività o viene presentata una nuova richiesta di ferie da parte di un dipendente.

Naturalmente, un solido software di gestione dei progetti vi aiuterà a risolvere molti altri problemi che potreste trovarvi ad affrontare. La chiave è scegliere un'applicazione che si adatti alle esigenze del vostro team e che abbia un senso per il budget della vostra azienda.  

Alternative ai fogli di calcolo e a Excel nella gestione dei progetti

Molte organizzazioni si chiedono se sia il caso di spendere soldi per le applicazioni quando esiste un'alternativa gratuita come Microsoft Excel. Fortunatamente, ci sono molte applicazioni gratuite o molto convenienti sul mercato. Potete trovare alcuni esempi nei nostri post sul blog:

• Strumenti di pianificazione della capacità
• Software di pianificazione dei progetti
• Sistema di gestione dei congedi: come scegliere

Tenete presente che pagare per un'applicazione può significare risparmiare denaro nel lungo periodo. Immaginate che, grazie a un potente strumento di PM, il vostro team risparmi un paio di ore ogni settimana. Moltiplicate questo numero per le tariffe orarie dei vostri dipendenti e calcolate il ritorno sull'investimento: potreste rimanere sorpresi. Una delle aziende che utilizza Teamdeck ha stimato un risparmio di circa $10k al mese. $10k ogni mese grazie al passaggio a un'applicazione dedicata alla gestione delle risorse. qui.

Cercate alternative ai fogli di calcolo nella gestione dei progetti?

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]