Ogni software house è come un meccanismo complesso in cui il buon funzionamento dei processi dipende dall'interazione dei singoli elementi - pianificazione del lavoro, processo decisionale e gestione delle risorse del progetto. La chiave per il funzionamento più efficiente della vostra azienda è quindi capire come gestire la domanda e l'offerta in una software house. In questo articolo illustreremo i modi migliori per farlo.
Conosciamo il concetto di domanda e offerta principalmente dall'economia. Si tratta della quantità di un bene che i produttori possono fornire al mercato e della domanda per esso. Tuttavia, nel contesto interno di ogni software house, si tratta di risorse come il numero di dipendenti, la loro capacità, il budget, le tecnologie, ecc. Finché la domanda e l'offerta rimangono in relativo equilibrio, tutto procede. La software house rispetta le scadenze e consegna nuovi prodotti ai suoi clienti, il budget permette di realizzare le ipotesi e lo sviluppo dell'azienda, i dipendenti non sono stanchi... È così che dovrebbe essere in un mondo ideale. Purtroppo, spesso accade che la domanda di risorse sia superiore all'offerta. E allora iniziano i problemi.
Un collo di bottiglia è un punto in cui la produttività di un'azienda è ostacolata da una crisi che blocca l'avanzamento del lavoro e causa ritardi. Ad esempio, quando c'è troppo lavoro e poco personale o quando tutte le decisioni dipendono da una sola persona. I colli di bottiglia sono di solito il risultato della mancanza di risorse necessarie per lo svolgimento di un processo. Sebbene si verifichino in ogni azienda, si traducono sempre in una perdita di produttività, quindi è bene evitarli. In questo articolo, discutiamo di come farlo.
È uno stato in cui si vuole fare o ottenere qualcosa, ma non ci si riesce. Niente di piacevole, vero? Soprattutto perché la frustrazione può anche causare rabbia, abbassamento dell'umore e aggressività. Questo non è certo il caso della vostra attività. L'impossibilità di portare a termine un compito, di concludere un progetto, di riposare, di prendersi una vacanza o di rispettare una scadenza è un problema comune alle aziende di software, indipendentemente dalle dimensioni.
La rivalità è positiva... in certi contesti. Ad esempio, quando si è in competizione con i propri concorrenti in una gara d'appalto e si vuole presentare l'offerta migliore che spiazzi il potenziale cliente. Peggio ancora, quando la competizione riguarda risorse che mancano alla vostra azienda. Se i dipendenti sono costretti a spintonarsi l'un l'altro su quale progetto sia più importante e su chi debba essere sostenuto, significa che dovete lavorare sulla gestione delle risorse della vostra azienda.
Povero pianificazione delle risorse causa molti problemi all'interno dell'organizzazione, ma influisce anche sul rapporto con i clienti. Quando i progetti subiscono ritardi, il budget viene superato e il team non dispone degli elementi necessari per consegnare il prodotto finito, il cliente è insoddisfatto e questo si ripercuote sulla reputazione dell'intera azienda.
In una software house, tutto è interconnesso. Quando non si riesce a terminare una fase perché si è a corto di personale, il progetto inizia a subire ritardi. Quando il progetto è in ritardo, non si viene pagati e a volte si deve pagare un extra per aver superato la scadenza. Senza tempo e denaro, un'azienda non può funzionare, quindi l'insufficiente disponibilità di risorse in un'azienda crea un circolo vizioso di ritardi e perdite.
Un piano di lavoro di solito presuppone che tutto vada secondo i piani. Queste ipotesi si basano su anni di esperienza in progetti simili. Naturalmente, si assume anche un certo margine di errore per gli incidenti imprevisti, ma siamo onesti: di solito i piani di lavoro non sono molto attenti perché si vuole completare il progetto nel modo più efficiente possibile. In questa situazione, qualsiasi crisi importante nella disponibilità delle risorse significa caos. Il piano sfugge al controllo, la tabella di marcia viene stravolta, è necessario stabilire le priorità dei progetti, per cui alcuni non ricevono il sostegno che dovrebbero e generano ulteriori ritardi. E, naturalmente, la comunicazione: quando molte cose devono essere cambiate al volo e le persone sono occupate, è molto più facile che si verifichino errori e malintesi.
Ora sapete qual è lo squilibrio tra domanda e offerta in una software house. Ora lasciate che vi aiutiamo a sviluppare una strategia per migliorare la gestione delle risorse della vostra azienda.
Iniziate identificando il problema. Pensate a quali aspetti della vostra attività non funzionano come dovrebbero. Forse avete troppo pochi dipendenti? Forse le riunioni richiedono troppo tempo e disturbano il programma? Forse il processo di approvazione dura un'eternità? A volte il problema si trova da un'altra parte rispetto a quello che sembra, quindi è necessario adottare un approccio approfondito all'analisi. Esaminate i processi aziendali, controllateli passo dopo passo e verificate in quale fase sorgono i problemi.
Anche gli incontri regolari 1:1 sono una buona idea. Molti dipendenti si sentono a disagio quando devono rivolgersi al proprio supervisore per parlare delle difficoltà che riscontrano. Non vogliono oltrepassare la loro autorità o essere loro a lamentarsi. Inoltre, a volte è difficile parlare di fronte a tutto il team, soprattutto se si tratta di commenti critici. Gli incontri 1:1 sono un'opportunità preziosa per ottenere un feedback su diversi aspetti della vostra attività e per ottenere una prospettiva di cui non eravate a conoscenza in precedenza.
Si può anche condurre un sondaggio anonimo in cui si pongono domande ai dipendenti sulle aree di interesse e si ottengono dati aggregati su ciò che può essere migliorato.
Una volta analizzati i punti più critici della vostra software house, è il momento di implementare le soluzioni e migliorare la gestione della domanda e dell'offerta di risorse.
L'industria IT è oggi un'area di mercato molto calda, legata a grandi somme di denaro, a un rapido sviluppo, ma anche a una feroce concorrenza. Le aziende lottano non solo per i clienti, ma anche (o forse soprattutto?) per i dipendenti. E una delle situazioni più paralizzanti in un'azienda è la carenza di personale. Uno sviluppatore esperto possono anche ricevere diverse offerte di lavoro al giorno, quindi assicuratevi che il vostro processo di reclutamento sia il più efficiente possibile. Lasciate che il vostro reparto risorse umane sia proattivo. Non aspettate che siano i candidati a trovare la vostra azienda, ma informateli voi stessi, per esempio tramite messaggi diretti su Linkedin. Ma assicuratevi di non inviare troppi messaggi: lo spam è il contrario di una buona prima impressione.
Inoltre, scoprite dove gli sviluppatori sono più propensi a cercare lavoro. Linkedin continua a crescere come la piattaforma principale per entrare in contatto con i candidati, ma vale la pena di guardare anche ad altre piattaforme più bacheche di nicchia per il lavoro come GitHub, JustJoinIT, Stack Overflow, ecc. Molti reclutatori e team di acquisizione dei talenti sfruttano anche software per la ricerca di dirigenti quando si tratta di assunzioni per posizioni dirigenziali in cui è necessario assumere i migliori talenti.
Anche il marketing e le buone relazioni pubbliche per la vostra azienda sono una parte importante del processo di assunzione. I candidati sono molto più propensi a lavorare in un posto di cui hanno sentito parlare e che gode di una buona reputazione. La partecipazione a conferenze, l'implementazione di nuove tecnologie, gli esperti dell'azienda che rilasciano interviste: tutto questo contribuisce all'immagine dell'azienda, e un'immagine favorevole è una forte carta di scambio per il dipartimento delle risorse umane.
Lavorare in una software house è di per sé impegnativo, non rendetelo ancora più difficile con processi inefficienti. Lo sviluppo di pratiche efficaci in un'azienda è un argomento da trattare in diversi articoli, ma qui presenteremo alcuni elementi chiave:
Le competenze dei vostri dipendenti sono una delle risorse più preziose che avete. Ogni persona assunta porta con sé una serie di competenze e di esperienze preziose. L'offerta di competenze, quindi, deve essere distribuita in modo da soddisfare la loro domanda progetto per progetto. Spesso, quando l'azienda sembra essere a corto di personale, il problema è in realtà l'uso inefficiente delle capacità dei vostri dipendenti. Descrivete tutti i dipendenti in base alle loro capacità e ogni progetto in base alle competenze necessarie. In questo modo sarà più facile creare team con il giusto mix di competenze per creare ogni prodotto nel modo più efficiente. Naturalmente, non dovete farlo da soli: esistono strumenti che vi aiutano a creare team per ogni progetto.
Filtrare le risorse in base alle competenze
Il periodo delle vacanze è sempre un collo di bottiglia in termini di capacità dell'azienda. Tenete traccia delle ferie dei vostri dipendenti in un calendario speciale, in modo che quando pianificate il vostro lavoro teniate conto del fatto che per un certo periodo la capacità del vostro team sarà ridotta. Per far sì che tutto fili liscio, assicuratevi che, in caso di assenza di un dipendente, le sue responsabilità (compreso il processo decisionale sui progetti) siano state assegnate a qualcun altro, che tutte le informazioni siano state trasmesse e che tutti i membri del team sappiano cosa fare e non debbano interrompere il prezioso riposo di un collega.
Le risorse della vostra azienda sono troppo preziose per essere spese in progetti non redditizi. Spesso, nella frenesia del lavoro, non ci si accorge di quali progetti e attività occupano troppo tempo e portano troppo poco denaro. In questi casi, vale la pena di utilizzare i fogli di presenza. Gli strumenti dedicati alla rendicontazione del tempo di lavoro della vostra azienda vi mostreranno in un pannello chiaro quanto tempo ogni persona e ogni team trascorre lavorando per un determinato cliente, e quali sono i compiti più impegnativi o che bloccano i progressi. Con questa conoscenza potete reagire di conseguenza, ad esempio assegnando un supporto aggiuntivo al team, modificando il piano di lavoro o rinegoziando il contratto.
Nella descrizione della vostra azienda, è bello vantarsi di fare tutto internamente. Ma... ne vale sempre la pena? Quando ci si trova di fronte a carenze di personale, progetti sovraccarichi e mesi sovraccarichi, vale la pena di avvalersi dell'aiuto di subappaltatori e partner come le agenzie di marketing, le case di produzione o gli studi di design. L'esternalizzazione di alcuni compiti a un'organizzazione è spesso un vero e proprio salvavita quando ci si trova di fronte a una mole di lavoro eccessiva e genera costi inferiori rispetto a ritardi e inadempienze contrattuali.
A volte non è necessario reinventare la ruota e fare tutto da soli: il mercato offre molti strumenti che possono aiutarvi a gestire le risorse e a tenere sotto controllo la domanda e l'offerta della vostra attività. Di seguito ne riportiamo alcuni.
Si tratta di un'opera completa software di gestione delle risorse per la vostra organizzazione. Con Teamdeck è possibile compilare facilmente i fogli di presenza, organizzare gli orari, programmare le riunioni in modo che non si sovrappongano, gestire le ferie dei dipendenti, stabilire le tappe del progetto e seguire i loro progressi. Inoltre, ogni attività monitorata in Teamdeck consente di generare un rapporto chiaro in cui è possibile analizzare i team/le attività.utilizzo delle risorsebudget di progetto, buste paga e assenze dei dipendenti. Se volete adattare Teamdeck alle vostre esigenze individuali, lo strumento vi offre la personalizzazione e l'integrazione con altre applicazioni come Slack o Podio.
Slack è uno degli strumenti di comunicazione più popolari nel settore tecnologico. Con Slack è possibile contattare facilmente e rapidamente chiunque nella propria organizzazione. Mentre l'e-mail funziona benissimo per la comunicazione esterna, fornendo una documentazione delle conversazioni e dei risultati, Slack è ottimo per la comunicazione continua, quando è necessario confermare rapidamente qualcosa, chiedere qualcosa o inviare qualcosa. Una funzione molto comoda di Slack è anche la creazione di canali tematici, ad esempio per team, progetto o interesse. L'applicazione può anche essere integrata con altre, in modo da rendere ancora più semplice la programmazione delle riunioni, la verifica della disponibilità dei dipendenti, la gestione delle ferie e la compilazione dei fogli di presenza.
Un'altra opera molto popolare e software di gestione dei progetti di marketing è Asana. Lo scopo principale dell'applicazione è quello di organizzare e assegnare compiti. In un pannello chiaro sotto forma di elenco, tabella o tabellone, i dipendenti possono vedere quali compiti sono stati loro assegnati con una ripartizione per fase. Inoltre, possono facilmente stabilire un ordine di priorità e controllarne lo stato di avanzamento. Asana permette anche di monitorare i risultati delle campagne, creare un portfolio o raccogliere ispirazioni.
Wrike è uno strumento per organizzare il lavoro e ottimizzare i risultati. Gli strumenti disponibili (come dashboard, flussi di lavoro, moduli di richiesta e altro) possono essere personalizzati per ogni team, in modo da soddisfare le sue esigenze specifiche. Wrike consente inoltre di condividere informazioni, documenti e rapporti, di creare grafici creativi per mostrare i progressi in ogni fase del lavoro e di ottenere la piena trasparenza dei processi.
Jira è uno dei software di gestione delle attività più diffusi nel settore IT. Permette di creare roadmap chiare, assegnare compiti ai reparti e ai membri del team appropriati e creare compiti per il futuro nel backlog. Consente di lavorare sotto forma di sprint e la potenza di questa applicazione risiede nella sua semplicità: un pannello chiaro e nessuna funzione superflua.
Le risorse della vostra azienda sono alla base dell'intera organizzazione e fanno sì che tutto funzioni come dovrebbe, quindi gestirle correttamente è la chiave per l'efficienza e la crescita. È necessario conoscere e comprendere la domanda e l'offerta di risorse nella vostra software house per mantenerle sempre in equilibrio dinamico. Ci auguriamo che il nostro articolo vi aiuti in questo senso!
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