Gestione della capacità è una strategia utilizzata dalle aziende per sfruttare al meglio l'efficienza produttiva rispetto alla domanda di un servizio o di un prodotto. L'obiettivo finale della gestione della capacità è quello di:
Identificare e rimuovere eventuali colli di bottiglia che ostacolano il processo di produzione o di erogazione dei servizi.
Aumentare la velocità di produzione ottimizzare le risorse a portata di mano, eliminando il tempo improduttivo e altri vincoli che possono influire negativamente sulla capacità.
La gestione della capacità aiuta le aziende a vincere le sfide che si presentano quando devono soddisfare le richieste dei clienti, sia a breve che a medio termine. Inoltre, aiuta a gestire le operazioni della supply chain e a sviluppare piani organizzativi per il futuro.
Le organizzazioni devono verificare la quantità di risorse disponibili per assicurarsi di raggiungere la produzione in un determinato periodo. I settori della produzione, della vendita al dettaglio, dei servizi e della tecnologia dell'informazione fanno largo uso della gestione della capacità.
In breve, ecco gli obiettivi principali di una corretta gestione delle capacità:
Riconoscere i requisiti di capacità per soddisfare i carichi di lavoro previsti, sia attuali che futuri.
Creare e sostenere un solido piano di gestione delle capacità.
Garantire che gli obiettivi di performance siano debitamente raggiunti entro i tempi e il budget previsti.
Monitorare costantemente la capacità per assistere la gestione dei livelli di servizio.
Supporto nella determinazione e nella risoluzione degli incidenti.
Esaminare l'impatto delle variazioni sulla capacità e adottare misure adeguate per migliorare le prestazioni laddove è più efficiente in termini di costi.
La gestione della capacità è una parte importante di un'organizzazione, ma perché? La definizione di gestione della capacità si riferisce alla strategia utilizzata dalle aziende per gestire la produzione in risposta alla domanda del mercato, garantendo l'utilizzo ottimale delle risorse e l'identificazione ed eliminazione dei colli di bottiglia per ottenere il massimo profitto. Ecco alcuni punti da discutere:
Valutazione dei costi: La gestione della capacità aiuta le organizzazioni a migliorare la loro capacità di valutare i costi, in particolare durante le stagioni di crescita o di recessione. Aiuta a individuare le variazioni improvvise dei prezzi e ad agire in base alla situazione.
Efficienza della produzione: Programmare in anticipo i cicli di produzione e ottimizzare l'efficienza produttiva.
Riduzione dei costi: Ridurre i costi generali dell'attività commerciale.
Gestione dell'inventario: Aiuta a gestire meglio l'inventario e ad affrontare i problemi della catena di approvvigionamento.
Allocazione delle risorse: Assegnare le risorse umane e materiali in modo migliore.
Scala: Soprattutto, la gestione della capacità aiuta a scalare l'azienda. Fornisce un'analisi approfondita di come operare prima di espandere l'attività.
Ecco come può apparire un tipico processo di gestione della capacità. Un processo di gestione della capacità adeguato garantisce l'inserimento accurato dei dati, la gestione efficace della capacità e l'efficienza e la produttività generale dell'organizzazione. Tuttavia, questi processi variano da un'organizzazione all'altra.
Le previsioni e le pipeline di opportunità aiutano a capire che tipo di domanda si presenterà nelle stagioni successive. Ad esempio, è necessario assumere più personale, servono più macchinari o quelli precedenti hanno bisogno di riparazioni o manutenzione.
Le tendenze del mercato e le richieste dei clienti sono in continua evoluzione. Questo aiuta a creare una pipeline di opportunità. È fondamentale capire se eventi imprevisti o fattori stagionali influenzano la domanda.
Prima di aumentare la produzione rispetto al nuovo piano, l'organizzazione deve valutare se la capacità delle risorse o l'infrastruttura esistenti sono in grado di gestire tale produzione. In caso contrario, potrebbe essere necessario acquistare o affittare nuovi macchinari, dispositivi o attrezzature.
Una volta predisposto un piano adeguato, è il momento di implementarlo ed eseguirlo. Se è necessario introdurre altri dispositivi o macchinari per incrementare la produzione, il piano deve prevedere l'acquisto di nuovi macchinari/dispositivi, la loro installazione, l'avvio del lavoro e l'adempimento dei requisiti aggiuntivi nei tempi previsti.
Infine, se non si monitora e non si rivede la capacità di produzione su base continua, si possono perdere fattori importanti. Inoltre, come per qualsiasi altro processo, c'è sempre spazio per il miglioramento.
Spesso si fa confusione tra la gestione della capacità e il pianificazione della capacità. Sebbene siano simili per alcuni aspetti, sono anche molto diversi. La gestione della capacità è di ampio respiro, mentre la pianificazione della capacità può essere definita un sottoinsieme della gestione della capacità. Tuttavia, l'obiettivo finale di entrambi è quello di garantire che ci sia la giusta quantità di capacità al momento giusto per soddisfare le richieste.
Secondo Mike Wise, autore del blog Microsoft DataDriven, "una grande differenza che distingue la pianificazione della capacità dalla gestione della capacità è che la pianificazione della capacità ha una qualità "usa e getta". In altre parole, la pianificazione della capacità è qualcosa che viene fatto in anticipo. Si tratta della raccolta e della valutazione delle esigenze, mentre la gestione della capacità è l'intero ciclo di vita del monitoraggio, della raccolta dei dati, dell'analisi dei dati, dell'ottimizzazione dell'infrastruttura e del ritorno al monitoraggio".
Le organizzazioni digitali che intendono mettere in atto una strategia vincente di pianificazione e gestione della capacità devono considerare questi termini come entità separate.
Prima di immergersi nella gestione della capacità, è importante stabilire una priorità e dedicarle la massima attenzione. Una gestione efficace della capacità comprende i seguenti componenti:
Fate riferimento a problemi precedenti che si sono verificati nella gestione della capacità e cercate schemi simili. Forse c'è stato un mese o una stagione specifica in cui la gestione della capacità è stata difficile?
Considerate quante persone se ne sono andate dall'ultimo ciclo di gestione delle capacità e valutate come ciò influirebbe su un periodo che sarebbe carico di lavoro. Dovete anche tenere traccia delle persone assunte esternamente a breve termine.
Una gestione efficace delle risorse umane è fondamentale per assegnare i compiti in base ai punti di forza dei membri del team, prevenire il burnout, rispettare le scadenze dei progetti e fidelizzare dipendenti e clienti.
Esaminare e gestire tutti i fattori operativi che possono influenzare la gestione della capacità lavorativa. Ad esempio, l'implementazione di un software per contact center in cloud può migliorare l'efficienza delle operazioni di assistenza clienti, fornendo funzioni come l'instradamento automatico delle chiamate, l'analisi in tempo reale e l'integrazione con altri canali di comunicazione.
In questo modo i team possono concentrarsi su ciò che è importante e focalizzarsi su progetti con un maggiore potenziale di ROI, implementando una gestione efficace della capacità aziendale.
È essenziale sapere quali richieste sono state fatte ai team. Dai clienti che acquistano i servizi ai progetti interni che sbloccano la crescita aziendale. Una solida conoscenza della domanda assicura che l'offerta di risorse rimanga a livelli adeguati.
Quando si parla di lavoro, le variabili in gioco sono sempre molteplici. È essenziale capire quali sono queste varianti e come possono influire sulla capacità. In questo modo si garantisce che la soluzione a questi scenari sia la più efficiente.
Come sappiamo, la pianificazione della capacità si basa principalmente su stime e previsioni. Purtroppo, le previsioni non sono sempre accurate. Per questo motivo la pianificazione della gestione della capacità necessita di modifiche ricorrenti.
La gestione della capacità è un concetto ampio e si compone di diversi termini che possono essere conosciuti o meno. Definiremo un componente, la capacità, il rapporto sulla capacità, il Sistema Informativo per la Gestione della Capacità (CMIS), le prestazioni, i gestori della capacità e il piano della capacità.
Secondo il CIPS Institute "Un componente è una struttura fondamentale di un particolare servizio, una parte essenziale di un servizio". Ad esempio, un database è il "componente" di un server. I componenti sono sostanziali, quindi devono essere acquistati, costruiti, mantenuti e monitorati.
Secondo la definizione del CIPS Institute, la capacità "rappresenta le risorse disponibili che possono essere sfruttate per soddisfare un certo livello di domanda". Per fare un esempio, in un ristorante la capacità è data dal numero di personale disponibile, dal numero di tavoli e sedie disponibili e dall'orario di apertura del ristorante.
In sostanza, la definizione di scenari per le richieste previste. Ad esempio, le risorse necessarie in un determinato periodo di tempo. I piani di capacità aiutano le aziende a fornire il giusto servizio ai clienti.
Un documento che include dati relativi al servizio fornito, alle risorse impiegate e alle prestazioni complessive del team. I report sulla capacità aiutano i manager a prendere le decisioni giuste.
Un repository virtuale per raccogliere e archiviare i dati relativi alla capacità.
Nella gestione della capacità, la gestione delle prestazioni è una metrica che riflette la velocità con cui un sistema può rispondere alle richieste.
La gestione della capacità è un compito essenziale all'interno di uno spazio di lavoro. Una gestione efficiente della capacità è fondamentale per soddisfare la domanda, ottimizzando le risorse e la gestione dei progetti. Ma non è facile. Secondo Forbes, le sfide più comuni che si incontrano durante il processo di gestione della capacità sono le seguenti. Esploriamole in dettaglio.
Ogni giorno, i pianificatori di capacità devono affrontare una mole di informazioni che devono essere aggiunte a fogli di calcolo del progettoper lo più manualmente. Per un processo di gestione della capacità senza soluzione di continuità, i dati aggiunti devono essere accurati e citati in un formato adeguato.
Una sfida di complessità è molto simile a una sfida di dati. Poiché la pianificazione della capacità coinvolge i manager che lavorano con innumerevoli calcoli e formule complesse, è inevitabile che si verifichino degli errori. Ad esempio, l'aggiunta di dati imprecisi al foglio di calcolo. Sfortunatamente, questi errori possono compromettere l'intero processo.
La comunicazione è la pietra angolare di ogni azienda di successo. La mancanza di comunicazione o, peggio, una comunicazione inadeguata può portare a un mare di problemi. Per evitare questi scenari, è fondamentale che tutti i dipendenti che fanno parte del processo di gestione delle capacità si scambino regolarmente informazioni.
I manager di tutto il mondo hanno elaborato alcune strategie di gestione della capacità per ottenere risultati migliori. Date un'occhiata a queste strategie di gestione della capacità ampiamente utilizzate:
In questa strategia conservativa e reattiva, il manager prima comprende la capacità produttiva e poi aspetta che si verifichi un'impennata adeguata e costante della domanda. Dopodiché, il manager aumenta la produzione a un livello specifico, sufficiente a soddisfare le esigenze del mercato in quel momento.
Mentre la strategia del ritardo è più sottile e comporta meno rischi, la strategia del vantaggio è quasi l'opposto. In questo caso, l'azienda aumenta la capacità produttiva prima ancora che si verifichi un'impennata della domanda.
La strategia dinamica è guidata da previsioni e si basa principalmente sulle tendenze attuali del mercato. In questo caso, il manager prende in considerazione i dati di vendita e le tendenze attuali e li analizza insieme per apportare modifiche alla produzione.
La strategia Match è una combinazione di strategie lead e lag. In questo caso, l'azienda aumenta la propria capacità produttiva dopo aver esaminato le attuali richieste del mercato. Quando è evidente che ci sarà un aumento della domanda, l'azienda aumenta la produzione in modo incrementale.
La gestione della capacità è utilizzata dalle aziende di software e dai team operativi della finanza, agenzie creativee i team di prodotto per massimizzare la produzione e soddisfare la domanda in modo efficiente. Prendiamo l'esempio di un produttore di televisori. Per un produttore di televisori ci sono due cose da fare:
Devono assicurarsi di poter soddisfare le richieste dei consumatori tutto l'anno con le risorse disponibili.
Recentemente l'azienda ha previsto che la domanda di televisori potrebbe aumentare a causa dell'inizio della Coppa del Mondo tra 8 mesi.
Poiché ci sarà un'impennata della domanda, i dirigenti dell'azienda devono capire il numero approssimativo di televisori che devono essere venduti per soddisfare la domanda crescente. Un'analisi di questo tipo può far pensare che servano più risorse e manodopera per gestire la domanda crescente, ma si prevede anche che la domanda possa diminuire non appena i Mondiali di calcio si concluderanno.
In questo caso, quindi, l'azienda potrebbe preferire il leasing delle macchine o la collaborazione con diversi appaltatori per quel periodo di tempo, invece di acquistare nuove macchine o assumere nuovo personale. Non appena il leasing e la manodopera sono pronti, la produzione può iniziare. Tuttavia, l'azienda dovrà iniziare almeno 2-3 mesi prima dell'inizio della Coppa del Mondo. In questo modo, i televisori raggiungeranno i canali di vendita al dettaglio e saranno disponibili proprio quando la domanda aumenterà.
Un'agenzia creativa può fornire 700 progetti a settimana.
Un panificio può sfornare 80 torte al giorno.
La linea di un'azienda automobilistica può assemblare 200 auto al mese.
La gestione della capacità è più di un semplice processo strategico: è una pratica vitale che garantisce alle aziende di soddisfare le richieste in modo efficiente e sostenibile. Gestendo efficacemente la capacità, le organizzazioni possono ottimizzare le proprie risorseridurre i costi e mantenere elevati livelli di servizio anche nei periodi di fluttuazione della domanda. Si tratta di un ciclo continuo di pianificazione, monitoraggio e adattamento ai cambiamenti interni ed esterni. Poiché le aziende si sforzano di scalare e di rispondere alle dinamiche del mercato, una solida strategia di gestione della capacità sarà fondamentale per raggiungere l'eccellenza operativa e sostenere la crescita. L'adozione di best practice e l'utilizzo di strategie personalizzate per le esigenze specifiche consentiranno alle organizzazioni di affrontare le sfide e cogliere le opportunità, migliorando così le prestazioni e la competitività complessive.
Il calendario delle risorse (o calendario di gestione del progetto, o calendario di pianificazione del progetto, software di pianificazione delle risorse) consente di pianificare, gestire e allocare le risorse in modo più efficace ed efficiente, soprattutto se Microsoft Excel ha avuto un ruolo...
Qual è l'obiettivo finale dei project manager? Portare a termine i progetti con successo. Gli stessi PM ammettono che questo non accade molto spesso: secondo l'ultima indagine Pulse of the Profession, meno di 60% dei progetti vengono completati...
Se non si utilizza un eccellente software di pianificazione delle risorse, è meglio dare un'occhiata alle tecniche di pianificazione. Le tecniche di pianificazione aiutano ad allineare la tempistica del progetto, l'ambito e le risorse. Una schedulazione deve adattarsi a un determinato lasso di tempo e...