Consigli per l'equilibrio tra vita privata e lavoro per i project manager

C'è qualcosa nel ruolo di project manager che fa riflettere: nessun equilibrio tra lavoro e vita privata. Basta cercare su Google per vedere numerosi articoli e discussioni che sottolineano il fatto che i PM possono spesso essere sovraccaricati di lavoro e stressati. 

È opinione comune che raggiungere un equilibrio tra lavoro e vita privata possa essere una sfida quando si è a capo di un team di progetto. Alcuni ritengono addirittura che essere un project manager o gestore delle risorse richiede di dare priorità al lavoro rispetto alla vita privata. Non credo che quest'ultima affermazione sia vera. E anche se i PM spesso lottano con lunghi orari di lavoro e una casella di posta elettronica traboccante, ci sono modi per ridurre questo peso.

Prima di passare ad alcuni consigli per i project manager, cerchiamo di affrontare il significato stesso di "equilibrio tra lavoro e vita privata". È diventata un'espressione generica e quasi tutti ne hanno una concezione diversa. 

Da "non passare mai più di 8 ore al lavoro" a "non dover pensare al lavoro dopo l'orario di lavoro", il vostro chilometraggio può variare. C'è anche chi sostiene che non esiste un perfetto equilibrio tra lavoro e vita privata. 

Indipendentemente dal vostro punto di vista, ci sono alcuni punti in comune su cui probabilmente possiamo essere d'accordo. Non è bello quando si devono fare molti straordinari per mettersi in pari con il lavoro. O quando si cerca di chiacchierare con più persone alla volta, tutte con l'esigenza di risolvere rapidamente le loro domande. O quando il vostro progetto è diventato una mostruosità che non può essere realisticamente consegnata in tempo e provate quel terribile senso di sventura imminente. O quando... sono certo che avete capito il concetto. 

In questo articolo fornirò un elenco di consigli per l'equilibrio tra lavoro e vita privata per i project manager che vogliono trasformare il loro stato predefinito da "occupato" a "efficace". Come molte altre cose in questo lavoro, anche questa inizia con una corretta pianificazione. 

Pianificare l'efficienza  

A breve termine più che a lungo termine

Sebbene la natura del vostro progetto possa determinare la scala dei piani da redigere, ritengo che i piani a breve termine siano quelli a cui dovete dare la priorità. Nella maggior parte dei casi, non è possibile pianificare ogni dettaglio di un piano annuale. Concentratevi invece sul prossimo pezzo di lavoro: se seguite il framework Scrum, questo sarà il vostro prossimo sprint. Assicuratevi di potervi impegnare veramente su ciò che avete in programma per la prossima release e seguite il piano. Questo vi darà molta più flessibilità e tranquillità. Certo, probabilmente dovrete pianificare alcuni pietre miliari del progetto anche più in bassoper esempio una roadmap completa del progetto. La differenza sta nel fatto che una roadmap non è fissata nella pietra, quindi voi e il vostro team avete un obiettivo molto più realistico su cui concentrarvi nel presente: il vostro piano a breve termine. 

Automatizzare il lavoro

Fare qualcosa più di due volte? Automatizzatela! Una parte consistente del carico di lavoro del project manager riguarda compiti in qualche modo ripetitivi. Questo non vuol dire che siano di minore importanza, anzi! Purtroppo, però, possono anche richiedere molto tempo. Analizzate i vostri compiti quotidiani, settimanali e mensili e pensate a come potrebbero essere automatizzati. 

Cosa intendo per automatizzare le cose? Creare un modello o una procedura simile a una lista di controllo può essere un ottimo inizio. Se si desidera creare flussi di lavoro completi, è possibile utilizzare Zapier o IFTTT (non è richiesta alcuna conoscenza di programmazione!). Anche piccoli risparmi di tempo ridurranno il vostro impegno (e miglioreranno la vostra efficienza). Se siete utenti di Slack, date un'occhiata al nostro articolo su Le migliori app Slack per i project manager, dove troverete anche alcune idee per aumentare la produttività. 

Qual è il vostro TQ? 

Il TQ, Quoziente Tecnologico, è la vostra capacità di adattarvi, gestire e integrare la tecnologia. Il PMTQ (Project Management Technology Quotient) è stato riconosciuto da Istituto di gestione dei progetti come nuovo ingrediente chiave per il successo dei progetti:

Per chiunque abbia il compito di trasformare la strategia in realtà in un mondo costantemente rimodellato dalla tecnologia,

Il PMTQ sarà il set di competenze irrinunciabile, che farà la differenza.

Pensate al vostro rapporto con la tecnologia. Una cosa è essere in grado di gestire un progetto che è inestricabilmente legato alla tecnologia, come lo sviluppo di software. Un'altra cosa è saper usare il software a vantaggio vostro e del progetto. Un uso intelligente degli strumenti online vi farà risparmiare molto tempo e migliorerà la trasparenza del progetto.  

Proteggere il proprio tempo

Determinare la propria disponibilità 

I project manager hanno la tendenza ad essere i primi ad arrivare in ufficio e gli ultimi ad andarsene. Uno dei motivi è la ricerca di opportunità per svolgere un lavoro effettivo (vedi sezione successiva). Ma l'altro motivo è la necessità di supervisionare il team e di poter comunicare in tempo reale. Tranne che per le emergenze, la vostra presenza costante non dovrebbe essere necessaria. Consiglio vivamente di stabilire la vostra disponibilità e di rispettarla. 

Lavoro profondo e orari di ufficio

Ho già detto che ad alcuni PM piace arrivare in ufficio presto o rimanere fino a tardi, perché in quel momento possono concentrarsi sul lavoro senza interruzioni. Certo, essere un project manager richiede una sana dose di comunicazione, ma non è necessario essere il Siri del vostro team ed essere sempre pronti a rispondere a "una domanda veloce". Il cambio di contesto interrompe la concentrazione. Se non riuscite a concentrarvi per la maggior parte della giornata, non riuscirete a portare a termine i vostri compiti. 

Cercate di organizzare la vostra giornata e di stabilire delle fasce orarie in cui potete lavorare senza interruzioni. Potreste anche stabilire un orario d'ufficio: un momento in cui i membri del vostro team sono incoraggiati a rivolgervi domande. In un progetto trasparente e ben documentato, questa dovrebbe essere una strategia vincente.

Naturalmente, oltre alla comunicazione estemporanea, c'è spazio anche per l'interazione pianificata: le riunioni di squadra. In questo caso, la palla è nel vostro campo. Siete voi, il project manager, a dover stabilire la politica delle riunioni (e a dare il buon esempio). Prima regola? Programmare le riunioni solo quando sono necessarie e creare un obiettivo chiaro per esse. In secondo luogo, fate attenzione all'orologio e utilizzate il tempo al massimo. Avete programmato questa riunione per raggiungere un obiettivo, cercate di concentrarvi su questo obiettivo e di impiegare il tempo in modo efficace. Il motivo per cui molti dipendenti odiano le riunioni è che è una "perdita di tempo". Assicuratevi che questo non sia il caso del vostro team e del vostro tempo. 

Lavorare sulla propria mentalità

Ci sono alcune aspettative che molti project manager cercano di soddisfare. Vogliono avere tutto sotto controllo, "essere sempre presenti per il team" e rimanere costantemente a disposizione del cliente. 

Il problema è che queste aspettative sono del tutto irrealistiche. Se si vuole anche solo iniziare a pensare all'equilibrio tra lavoro e vita privata, bisogna dimenticarsi di tutto, sempre, costantemente. Non è una buona etica del lavoro e sicuramente non è un grande esempio per la squadra. 

Infine, non si può essere una persona che si accontenta, anche se si vuole rendere felice il cliente. È un dilemma comune, ma lo scope creep può far deragliare il progetto e rovinare i vostri sforzi di equilibrio tra lavoro e vita privata. 

Seguire questi consigli non vi garantirà di rimanere più a lungo in ufficio, ma vi darà una solida base su cui costruire. Con il tempo, adottando altri processi che aumentano la vostra produttività, dovreste notare un cambiamento significativo nel vostro livello di impegno. 

In sostanza, questi consigli per l'equilibrio tra lavoro e vita privata sono anche i passi per una maggiore efficacia sul lavoro. Trovare il "giusto" equilibrio è difficile, se non impossibile. Se sentite che il vostro modo di lavorare è più equilibrato, state sicuramente facendo dei progressi. Continuate così!