Casa " Blog " Come evitare i conflitti di pianificazione del progetto?

In qualità di project manager, sapete bene che la creazione di una schedulazione ottimale del progetto è una sfida, ma avete a disposizione un'ampia gamma di strumenti per la gestione del progetto. software di gestione di progetti e risorse e tecniche a vostra disposizione. Tuttavia, è possibile che vi imbattiate in problemi di programmazione. Le cose diventano ancora più complesse quando si lavora in un'azienda responsabile della realizzazione di più progetti contemporaneamente. In questo caso, la possibilità di sovrapposizioni di orari e di doppi incarichi è ancora più elevata.

Fortunatamente, è possibile evitare la maggior parte dei conflitti legati agli orari seguendo le migliori pratiche di gestione delle risorse e dei progetti. Di seguito abbiamo elencato alcuni suggerimenti: seguiteli per gestire i vostri progetti con maggiore successo.

Lo spiacevole arrivo dei conflitti di pianificazione del progetto

Entrambi i termini sono assolutamente noti. Sia negli affari che nella vita privata, situazioni come la sovrapposizione di due date importanti o di due eventi importanti non sono una novità nella vita di ogni essere umano. Ma nella maggior parte dei casi una situazione del genere non migliora mai le cose, né le rende più facili.

In generale, in un ambiente di project management, i conflitti di programmazione si verificano quando un membro del team o un dipendente è assegnato a più di due compiti o doppi turni contemporaneamente. Una situazione di questo tipo è all'origine di due cose, ognuna delle quali ha le sue sfide alle spalle.

Molte ricerche che affrontano i temi dell'abbandono del lavoro indicano che tra i primi 5 motivi c'è sempre una questione di programmazione o, in altre parole, di flessibilità. Se si legge la sintesi fornita dal Centro di ricerca PEW o quello di La ricerca GallupLe conclusioni sono le stesse. L'orario del dipendente determina la sua decisione in termini di impegno e fedeltà.

Entrambi possono influenzare il business e il completamento dei progetti? Assolutamente sì. L'ottima gestione dei conflitti di programmazione è un'altra abilità dei project manager che puntano in alto.

Perché nascono i conflitti di programmazione dei progetti?

Vediamo di delineare alcune delle cause più comuni dei problemi di pianificazione dei progetti. Una volta comprese, sarà più facile individuare le aree di miglioramento nel vostro processo di gestione dei progetti.

Creare pianificazioni senza doppie prenotazioni o assegnare due compiti nella stessa fascia oraria

Cosa si può fare per evitare conflitti di programmazione?

Certo, alcune circostanze sono fuori dal vostro controllo. Prendiamo ad esempio la situazione attuale. Mentre pubblichiamo questo post (giugno 2020), migliaia e più di progetti sono stati sospesi o del tutto cancellati a causa della pandemia di coronavirus. Non potete controllare tutto ciò che può accadere al vostro progetto. Ciò non significa che non si debbano introdurre alcune misure preventive di gestione del progetto per tenere lontani i conflitti di pianificazione. 

Aumentare la visibilità del progetto e del suo calendario.

Il modo più semplice per aumentare la visibilità delle attività del progetto e dei membri del team che vi lavorano è quello di introdurre una risorsa, una calendario online. È uno spazio in cui tutti i dipendenti, o quelli designati, possono vedere per quale progetto sono stati prenotati, chi ha un po' di tempo libero (e potrebbe unirsi a un altro team che fatica a tenere il passo), chi non è disponibile, ecc. Teamdeck è lo strumento che abbiamo costruito per aiutare le aziende a gestire meglio i loro team e i loro progetti:

Assegnate le risorse necessarie per compiti specifici e create un programma ideale per il progetto con il calendario di progetto.
Barra di utilizzo in Teamdeck.io - il software di gestione delle risorse

Un calendario centrale delle risorse sarà particolarmente apprezzato dalle aziende che lavorano su più progetti contemporaneamente. Quando si hanno un paio di programmi, scadenze e team di progetto, è molto difficile evitare scontri o sovrapposizioni. Supponiamo che vogliate aggiungere una nuova persona al vostro team di progetto. Se non vedete la programmazione degli altri progetti, potete solo supporre che riuscirà a gestire il carico di lavoro aggiuntivo. Con un'unica fonte di "verità di pianificazione", ogni PM può evitare attivamente i conflitti di pianificazione quando pianifica un nuovo progetto o modifica quello esistente.

Prestare maggiore attenzione all'allocazione delle risorse.

Per avere successo con allocazione delle risorseDovete determinare il tipo di persone di cui avete bisogno per il vostro team. Quali sono le competenze desiderate? L'esperienza professionale avrà un ruolo importante? Forse è meglio scegliere una posizione geografica particolare, perché i dipendenti dovranno incontrare di persona i clienti? Potreste avere diversi requisiti per il vostro "dream team", ed è importante esplicitarli. Il rischio di prenotare il primo gruppo di persone disponibile senza prestare attenzione ai fattori sopra elencati è quello di dover riallocare le risorse in un secondo momento, causando potenzialmente problemi di programmazione.

Naturalmente, dovete anche verificare se i programmi personali del vostro team sono allineati con la tempistica del progetto. Potete farlo facilmente se il vostro progetto strumento di pianificazione memorizza anche i dati sulle assenze (Teamdeck lo fa). Certo, non si può sempre pianificare il programma in base alle ferie delle persone: l'importante è essere consapevoli di queste assenze, altrimenti si rischia un problema con il programma.

Evitate i conflitti di programmazione dei progetti aumentando la visibilità dei dipendenti con la gestione delle risorse.
Per evitare conflitti di programmazione, i PM's e i CMO's utilizzano un software di programmazione dei progetti.

Comunicare efficacemente con i membri del team.

Comunicazione aperta e senso di trasparenza del progetto aiuterà i membri del vostro team già nella fase di stima del progetto. Sebbene non ci si debba aspettare che i membri del team arrivino con 100% precise stimeLe ipotesi che forniscono devono rientrare almeno nella sfera delle possibilità. Come si può aiutare? Una cosa che i project manager possono fare per supportare la stima del progetto è assicurarsi che il team comprenda appieno il progetto: gli obiettivi aziendali, le esigenze degli utenti finali e tutti i requisiti funzionali e non funzionali. Questo dovrebbe aiutare i vostri collaboratori a creare stime più realistiche. 

Identificare le dipendenze tra compiti e ruoli all'interno del team.

Una cosa è tenere a mente le dipendenze tra i diversi compiti, ma bisogna anche ricordare le dipendenze tra i diversi ruoli nel progetto. Lo sviluppatore front-end potrà lavorare pienamente al progetto solo quando il designer avrà consegnato la sua parte. Se una persona è in ritardo con i suoi compiti, altre persone potrebbero seguirla semplicemente a causa delle dipendenze tra i loro ruoli.

Assicuratevi che il vostro team sia consapevole di queste dipendenze. Questa consapevolezza li aiuterà a prendere decisioni migliori nella fase di stima e a stabilire le priorità dei compiti successivi.

Il conflitto di programmazione può riguardare un luogo, due luoghi, un evento, più eventi, una riunione, ecc.

Collaborate con altri project manager e comunicate le vostre intenzioni.

Abbiamo già detto che è necessario avere una certa visibilità sulle pianificazioni degli altri progetti della vostra azienda, soprattutto se utilizzate lo stesso pool di risorse. Ma come si può avere visibilità sulle intenzioni degli altri? Immaginiamo che vi stiate preparando per un nuovo progetto e stiate per riunire il team. Scorrete l'elenco dei dipendenti e individuate una persona che sarebbe perfetta. Decidete di assegnarlo al progetto non appena riceverete la conferma ufficiale del kick-off da parte del cliente. Quando arriva quel giorno, avete una spiacevole sorpresa: un altro PM ha già prenotato quel dipendente per il suo progetto. Se solo foste in grado di "chiedere il permesso" per una particolare composizione del team...

Con Teamdeck è possibile comunicare le proprie intenzioni e prenotare i dipendenti in modo provvisorio: basta aggiungere un tag dedicato alla prenotazione. È anche possibile creare tag personalizzati per esprimere, ad esempio, diversi livelli di urgenza o di fiducia in una determinata prenotazione. Il tutto per evitare conflitti con il programma di un altro progetto.

Monitorare l'avanzamento del progetto.

Il monitoraggio dell'avanzamento del progetto e il reporting sono una parte cruciale della gestione del progetto: consentono di tenere aggiornati gli stakeholder, ma anche di comprendere meglio lo stato di salute del progetto stesso. Risorse e software di pianificazione dei progettiI programmi di gestione del progetto, tra cui Teamdeck, consentono spesso di creare rapporti sulle attività del progetto, sui tempi registrati, sull'utilizzo delle risorse, ecc. Utilizzateli per evitare di dover modificare il vostro programma.

La sovrapposizione di eventi è per lo più il motivo principale del conflitto di programmazione.

Ad esempio, è necessario controllare regolarmente il tempo effettivamente impiegato dai dipendenti e confrontarlo con le stime iniziali. Tutto sta andando più o meno secondo i piani? Ottimo! D'altra parte, una discrepanza tra le stime e i tempi effettivi può essere un indicatore di futuri problemi di pianificazione.

Smettete di preoccuparvi dei conflitti di programmazione una volta per tutte. Gestione semplice dei conflitti di pianificazione con il pianificatore di risorse

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