La gestione dei congedi è uno degli elementi chiave della vostra organizzazione. Permette di ottimizzare il flusso di lavoro, evitare colli di bottiglia e aumentare la produttività del team. Verificate se la vostra organizzazione ha bisogno di un sistema di gestione delle ferie e quale strumento scegliere!
Che cosa si può sapere da questo articolo:
Ammettiamolo: nella maggior parte delle aziende la gestione dei congedi è un disastro. Le richieste inviate su risorse o via e-mail spesso rimangono senza risposta per giorni o vengono facilmente dimenticate. I dipendenti che non sanno chi sarà in ferie in un determinato momento non possono pianificare i loro compiti insieme agli altri membri del team. Colli di bottiglia dovuti alla mancanza di capacità sufficiente durante i periodi più intensi, come le festività o la fine dell'anno. Le festività cadono in giorni diversi a seconda dei Paesi, il che è molto importante quando si gestisce un team internazionale.
Una cattiva gestione dei congedi ha un impatto molto negativo sul flusso di lavoro dell'intera azienda, causando ritardi e caos. È quindi consigliabile introdurre un software di gestione dei permessi online efficace e a prova di bomba.
Conoscete già i vantaggi di un sistema di gestione delle ferie. Ora chiedetevi: la vostra azienda ne ha bisogno? Chissà, forse avete già lo strumento perfetto per questo scopo. D'altra parte, visto che state leggendo questo articolo, probabilmente state cercando informazioni su come migliorare la qualità della vostra gestione delle ferie. Rispondete quindi ad alcune domande e valutate se la vostra azienda ha bisogno di una nuova soluzione.
Sarà difficile per voi controllare ogni volta quanti giorni di ferie ha un dipendente prima di accettarlo. richiesta di congedo. Inoltre, inserire manualmente i giorni utilizzati dopo ogni congedo completato è un'altra attività che richiede molto tempo e che potrebbe non essere necessaria se il sistema lo fa per voi. Un buon sistema di gestione dei permessi blocca automaticamente le ferie che superano il numero di giorni disponibili.
A volte è facile perdere una richiesta di congedo, quindi il sistema dovrebbe informarvi tramite il canale che utilizzate di più. Assicuratevi che il vostro strumento di gestione dei congedi invia un'e-mail di notifica della ricezione di una richiesta e ricorda all'utente di accettarla.
Nulla allunga il processo di approvazione più del rimbalzo da una persona all'altra. Un dipendente invia una richiesta di congedo al proprio caposquadra, il quale la trasmette al capo reparto, che la deve passare a qualcun altro, e così via. Fate in modo che le richieste arrivino direttamente alla persona che può approvarle. Un sistema di gestione dei permessi ben progettato vi darà la possibilità di indirizzare automaticamente le richieste alle persone giuste. Questo evita la confusione e rende l'intero processo rapido e chiaro.
Come abbiamo già detto, la gestione di un team internazionale è complicata a causa, tra l'altro, delle festività locali. Non è un problema quando i vostri dipendenti lavorano in un solo Paese: celebrate tutti le stesse festività nazionali e non avete nemmeno bisogno di inserirle nel sistema.
Diverso è il caso in cui il vostro team si trovi in 10 Paesi diversi e ognuno di essi abbia festività locali diverse. Se avete difficoltà a tenere traccia delle festività internazionali, cercate un sistema che blocchi automaticamente le festività per le persone che lavorano in un determinato Paese.
Le ferie non sono uguali. Oltre alle classiche ferie, esistono anche i congedi di maternità, di malattia, a chiamata o per la cura dei figli. Ognuno di questi viene contabilizzato in modo leggermente diverso a seconda del contratto e delle circostanze. È quindi importante che i vostri dipendenti possano definire motivi e tempi di ferie personalizzati. In questo modo si eviteranno ulteriori confusioni nella contabilizzazione dei giorni di ferie.
Le ferie influenzano altri aspetti dell'organizzazione, come ad esempio gestione delle risorse del progetto. Sarebbe molto dispendioso se si dovesse calcolare ogni volta l'incidenza dei giorni di ferie sulla capacità dell'azienda.
Un buon sistema di gestione delle ferie dovrebbe quindi essere in grado di integrarsi facilmente con altri strumenti di gestione del lavoro... E idealmente, la gestione dei permessi, delle risorse, delle attività e del tempo dovrebbe essere possibile da un unico strumento completo.
Non è un compito così semplice, perché tutti cercano di convincervi che la loro soluzione è la migliore, quindi di seguito abbiamo riassunto alcuni dei migliori strumenti disponibili sul mercato.
Teamdeck - software di gestione delle risorse basato sul cloud - è uno strumento universale, diretto e trasparente per gestire i vari aspetti del lavoro. È stato creato da una software house esperta per soddisfare le esigenze di altre software house e dell'industria tecnologica. Tuttavia, è apparso subito evidente che il modo efficiente di gestire il lavoro che contraddistingueva la software house è stato adottato anche da altri settori, come agenzie creative, organizzazioni finanziarie, startup in crescita e grandi aziende moderne. Teamdeck.io include un software di gestione dei permessi con funzioni di gestione delle assenze e delle ferie.
Il sistema semplifica i processi di gestione dei congedi, consentendo di inviare le richieste di congedo dei dipendenti, compresi i motivi e la durata del congedo, e di indirizzarle alle persone appropriate. Rende più semplice la gestione di un team internazionale, poiché tiene conto di i giorni festivi locali e i fusi orari del rispettivo Paese.
Le ferie attuali di tutti i membri del team vengono immediatamente caricate nel pannello delle disponibilità e degli impegni, in modo da poter sempre vedere rapidamente quali risorse avete a disposizione. Il sistema di gestione delle ferie di Teamdeck è disponibile per tutti i dipendenti selezionati, compresi i freelance, che possono facilmente segnare il loro periodo di assenza, ad esempio per l'intera settimana o solo per alcune ore al giorno.
Il funzione motivi personalizzati vi offre la possibilità di utilizzare un tipo di congedo individuale, di contrassegnarlo come retribuito o non retribuito e di assegnare i dipendenti e i reparti interessati a una politica di congedo individuale. In questo modo, oltre ai classici tipi di congedo, come quello annuale o quello per malattia, è possibile monitorare e gestire facilmente anche altri motivi di assenza.
Potete eseguire l'intero processo all'interno dell'applicazione, ma Teamdeck vi invierà un'ulteriore notifica via e-mail quando viene ricevuta una richiesta di congedo. Se volete controllare le statistiche dei giorni di ferie della vostra organizzazione, Teamdeck genera un rapporto chiaro e completo.
È uno strumento di gestione delle risorse umane semplice e facile da usare per la gestione dei congedi. Si basa su un calendario condiviso, per cui chiunque venga aggiunto al sistema può vedere subito la disponibilità dei colleghi. Permette di inviare facilmente le richieste e di accettarle subito, oltre a dare la possibilità di creare rapporti. Se ciò di cui avete bisogno non è presente nei tipi di congedo predefiniti, potete facilmente creare opzioni personalizzate.
Questo software per le assunzioni consente a ogni dipendente di accedere al proprio account individuale per vedere quanti giorni di ferie gli restano e lo stato di accettazione delle sue richieste. L'applicazione è disponibile nelle versioni web e mobile. Sage HR è integrato con Slack, in modo che possiate accettare dipendente richieste di ferie direttamente da quello strumento.
Podio è uno strumento creato per coloro che non si accontentano delle soluzioni già pronte. Il sistema offre molte possibilità di personalizzazione e può essere adattato alle esigenze individuali dell'azienda. In primo luogo, il frontend di Podio è costruito sull'API, quindi gli sviluppatori possono sviluppare in modo flessibile il sistema per soddisfare le esigenze dell'intera azienda.
In secondo luogo, il sistema ha ampie possibilità di integrazione con altri strumenti. Caricando le estensioni selezionate, è possibile utilizzare altre applicazioni all'interno di Podio. Il sistema non è un tipico sistema di gestione delle ferie, ma è possibile integrarlo con, ad esempio, Google Calendar o Teamdeck. In questo modo è possibile implementare funzionalità su misura per la propria azienda. e ottenere le funzioni necessarie per tracciare e accettare i giorni di ferie dei vostri dipendenti. E non solo.
In bamboo HR, i dipendenti possono presentare in modo semplice e veloce le richieste di congedo e i dirigenti possono accettarle in modo altrettanto semplice e veloce. Il sistema mostra i possibili conflitti di programmazione con riunioni o ferie di altri dipendenti per fornire tutti i dati necessari ad accettare la richiesta. Entrambe le parti possono aggiungere una nota alla richiesta per giustificare la richiesta e la decisione.
Il sistema di gestione delle ferie converte i giorni selezionati in ore per facilitare la pianificazione della capacità aziendale. Uno Politica PTO possono non essere adatti a tutte le aziende, per cui è possibile creare impostazioni personalizzate in Bamboo HR. Con pochi clic nell'applicazione, è possibile generare diversi tipi di rapporti sulle ferie. In questo modo i manager possono controllare facilmente le tendenze delle ferie, anche quelle che non sono evidenti a prima vista. In questo modo è più facile pianificare il flusso di lavoro strategico dell'organizzazione.
Hi Bob è un sistema di gestione dei permessi facile da usare. Permette ai dipendenti di scegliere qualsiasi tipo di permesso, come ferie e giorni di malattia, Tracciamento della PTO, giorni di ferie o congedi parentali. Possono specificare la durata del congedo e inviare le richieste direttamente ai loro supervisori.
Un importante vantaggio dell'app è la sua integrazione con Slack e MS Teams, in modo che i manager possano approvare rapidamente i permessi mentre utilizzano i loro strumenti di comunicazione quotidiani. Naturalmente, il tutto è disponibile anche come applicazione web e mobile.
L'applicazione consente inoltre di creare e assegnare politiche personalizzate per gruppi selezionati di dipendenti e posizioni, rendendo lo strumento molto flessibile, indipendentemente dalla forma di impiego. Il sistema riporta automaticamente le richieste di congedo dei dipendenti attuali, passate e in sospeso, in modo da poter controllare facilmente le statistiche e gli stati dei diversi tipi di richieste per i singoli dipendenti e reparti.
La gestione dei congedi è un problema per ogni organizzazione, indipendentemente dalle dimensioni, dal settore o dal modello di lavoro. Non lasciate che la mancanza di procedure e strumenti adeguati riduca la vostra efficienza e la soddisfazione dei dipendenti. Analizzate le esigenze della vostra azienda, verificate i punti deboli della vostra soluzione attuale e lasciate che un sistema di gestione delle ferie professionale liberi nuove potenzialità per il vostro team.
Secondo uno studio del CIPD, i dipendenti prendono in media 6 giorni di ferie all'anno per diversi motivi. Può sembrare poco, ma non avere le giuste procedure per organizzare questo tempo libero può distruggere l'organizzazione del lavoro con un effetto a valanga.
La gestione dei congedi, o gestione delle ferie, è il processo di accettazione, ottimizzazione e monitoraggio dei giorni di ferie e festività dei dipendenti di un'organizzazione. Ha un impatto enorme sulla salute della vostra azienda e dovrebbe essere una priorità. Quali vantaggi può apportare alla vostra azienda? Come valutare se la vostra organizzazione ha bisogno di uno strumento di gestione delle ferie?
Anche il lavoro più interessante e stimolante può essere faticoso e i dipendenti hanno tutto il diritto di riposare e ricaricare le batterie per la prossima sfida. È molto frustrante quando il vostro team sente di non poter fare le meritate vacanze perché l'azienda ha bisogno di loro e non c'è nessuno che li sostituisca. Secondo il ricercatore Mark Rosekind di Alertness Solutions, "l'effetto di tregua di una vacanza può aumentare le prestazioni di 80%. I tempi di reazione dei vacanzieri di ritorno sono aumentati di 40%".
Una persona che sa che un'organizzazione si preoccupa del suo benessere e dell'equilibrio tra lavoro e vita privata sarà semplicemente più produttiva perché le sue esigenze saranno soddisfatte. È responsabilità del management fare tutto il necessario per garantire che tutti possano prendere i loro giorni di ferie e che il lavoro scorra senza intoppi. Questo è il segno di una buona gestione delle ferie.
Ogni azienda ha le sue priorità e i suoi progetti più importanti. Tuttavia, è naturale che a volte si presentino compiti e richieste urgenti che non erano stati pianificati in precedenza. Non c'è nulla di male in questo, purché non vadano a scapito delle responsabilità principali.
La gestione dei congedi consente di valutare meglio se un dipendente ha lo spazio per occuparsi di compiti aggiuntivi prima di partire o se è meglio che si concentri su priorità che non possono aspettare due settimane per il suo ritorno.
La gestione di un team che lavora in remoto da diversi Paesi richiede un potente sistema di gestione delle ferie che tenga conto dei diversi fusi orari e delle festività nazionali di molti Paesi.
Conoscere la capacità della vostra azienda è la base di una corretta gestione delle risorse. Con la gestione delle ferie, sarete in grado di vedere quali dipendenti sono in ferie e di assegnare in modo efficiente i sostituti, di distribuire i compiti in base alla capacità dei reparti interessati e di assegnare il supporto dove è necessario.
I colli di bottiglia sono un momento di crisi per ogni azienda. Si verificano quando non si dispone di risorse sufficienti (denaro, dipendenti, tecnologia, tempo) per svolgere un determinato compito. Le ferie dei dipendenti spesso generano colli di bottiglia perché un team incompleto ha meno capacità del solito. Una gestione efficace delle ferie vi permetterà di prepararvi a queste situazioni in anticipo e di ridurre al minimo la difficoltà di mantenere un ritmo di lavoro normale.
Il congedo dei dipendenti non è un'informazione importante solo per il manager. Un'azienda è un sistema di elementi che interagiscono tra loro, quindi ogni dipendente deve conoscere la disponibilità di altre persone nell'organizzazione. E non si tratta solo dei membri dello stesso team. Quando pianificano il loro lavoro, le persone devono sapere se la persona che può aiutarli in un determinato compito sarà disponibile in quel momento. Questo vale per ogni reparto e posizione. La gestione dei congedi, quindi, garantisce una chiara struttura del flusso di lavoro e si traduce in una maggiore efficienza.
Prima di ottenere da noi la conoscenza della gestione dei congedi, dovreste anche sapere dove si colloca una gestione dei congedi nel mercato per avere un quadro più ampio e prendere decisioni di acquisto più accurate per il software del sistema di gestione dei congedi.
La gestione dei permessi fa parte della gestione delle presenze. Quindi, diamo un'occhiata a questi due aspetti. Per non addentrarci troppo in questioni che non sono lo scopo di questo capitolo, la gestione del tempo è il processo di pianificazione e controllo del tempo dedicato a specifiche attività. Soprattutto quelle legate all'aumento dell'efficacia, dell'efficienza e della produttività. In parole povere, si tratta di come suddividere il tempo tra diverse azioni e rimanere produttivi per ognuna di esse.
La gestione delle presenze è il modo in cui si tiene traccia delle ore dei dipendenti. È il sistema per documentare il tempo in cui i dipendenti lavorano e quello in cui si assentano. Il suo obiettivo principale è quello di prevenire le perdite di tempo dei dipendenti tracciando le ore di lavoro, gli orari di accesso, le uscite, le pause e i permessi.
È arrivato il momento del termine principale della nostra conversazione: la gestione delle ferie. Non è necessario riflettere a lungo sul significato di gestione delle ferie. La gestione dei congedi (o semplicemente gestione delle ferie o PTO) si riferisce alla gestione delle richieste di congedo dei dipendenti. Per essere più specifici, si tratta di congedi parentali, di periodo, di malattia, di congedi parentali, di periodo, di ferie e di altre decisioni di congedo, a volte non pianificate.
L'obiettivo principale di questo complesso di azioni, denominato "gestione dei congedi", è quello di garantire che i dipendenti godano dei loro benefici in modo non fastidioso, senza che gli stessi abbiano un impatto sul funzionamento dell'azienda.
La gestione dei congedi è l'amministrazione dei congedi dei dipendenti in base alla politica aziendale in materia di congedi, non solo per ottemperare alle norme di legge, ma anche per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, la produttività e l'employer branding. (GreytHR.com)
Come si può leggere sul sito web di GreyHR, ci sono tre punti generali della gestione dei congedi: la progettazione delle politiche di congedo, l'implementazione e l'esecuzione delle politiche di congedo e il regolare lavoro di amministrazione dei congedi. Tuttavia, GreyHR non menziona l'enorme vicinanza tra la gestione dei congedi e la gestione dell'azienda o, per meglio dire, tra i congedi di un dipendente e l'avanzamento dei progetti.
L'obiettivo della gestione dei permessi è quello di gestire le richieste di ferie dei dipendenti in modo equo e accurato, in modo che l'attività si svolga senza intoppi e i dipendenti ottengano i benefici a cui hanno diritto. (Lucidchart.com)
Mentre GreyHR pone l'accento sull'impegno e sulla produttività (e sul branding del datore di lavoro) come indubbia preoccupazione per la pianificazione delle ferie dei dipendenti, Lucidhart presta attenzione alla performance aziendale incrollabile come criterio o obiettivo che determina le decisioni in base all'approvazione delle ferie.
Il calendario delle risorse (o calendario di gestione del progetto, o calendario di pianificazione del progetto, software di pianificazione delle risorse) consente di pianificare, gestire e allocare le risorse in modo più efficace ed efficiente, soprattutto se Microsoft Excel ha avuto un ruolo...
Qual è l'obiettivo finale dei project manager? Portare a termine i progetti con successo. Gli stessi PM ammettono che questo non accade molto spesso: secondo l'ultima indagine Pulse of the Profession, meno di 60% dei progetti vengono completati...
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