Le aziende di solito si impegnano molto per allocazione delle risorse. Volete tenere tutti occupati e assicurarvi che i loro compiti siano utili (il che spesso significa fatturabili) per l'azienda. Con la crescita del team diventa molto difficile, soprattutto quando si devono assegnare persone a più progetti contemporaneamente.
L'articolo contiene:
Alcune formule per misurare il tasso di utilizzo delle risorse
Cosa significa disponibilità nell'utilizzo delle risorse
Il ruolo influente del software di gestione delle risorse nell'utilizzo delle risorse
Differenze tra utilizzo produttivo e utilizzo fatturabile
Come implementare l'utilizzo delle risorse
Uno dei modi più semplici per verificare se i vostri sforzi di allocazione hanno successo è quello di monitorare l'utilizzo e la capacità delle risorse del vostro team. Prima di presentarvi le varie metriche e formule di utilizzo delle risorse, vorremmo definire l'utilizzo delle risorse in modo comprensibile. Pertanto, in questo articolo - come in molti altri - presentiamo un confronto tra le definizioni, i significati e i termini utilizzati dai project manager.
L'analisi dell'utilizzo dei dipendenti o delle risorse è collegata ai termini "sovrautilizzo" e "sottoutilizzo". Entrambe le cose vanno tenute presenti. Perché? Troppo lavoro o troppi compiti durante un progetto (multitasking) non fanno sì che questo venga portato a termine completamente o con le funzioni che si pensava. Quindi, prima di iniziare, diamo un'occhiata alle conclusioni della ricerca di Gartner Come evitare di sovraccaricare il team di progetto IT.Il sovraccarico di lavoro di solito si ritorce contro, riducendo le prestazioni e aumentando gli errori. Una ricerca di Gartner dimostra che i team con un utilizzo inferiore possono ridurre il tempo necessario per fornire valore aziendale di 30% o più. Sapendo questo, è opportuno ridurre e tenere sotto controllo i tassi di utilizzo delle risorse.
Parafrasando la definizione del Project Management Institute (PMI), il project management è inteso come l'utilizzo di conoscenze, competenze, abilità, dispositivi, strumenti, software, processi e tecniche specifiche per produrre qualcosa di "valore per le persone". Si potrebbe facilmente interpretare che il project management consiste nel fare le cose usando ciò che abbiamo. Mentalmente e fisicamente.
E, se volessimo essere sarcastici, potremmo sfruttare l'ambiguità dell'espressione "valore per le persone" e dire che il concetto di progetto proposto dal PMI può anche significare la creazione di un movimento sociale, anche politico o religioso.
Ma rispetto alla definizione del PMI, la proposta dell'Association for Project Management può essere considerata più rigorosa. Quest'ultima enfatizza criteri imparziali e misurabili, come il tempo e il budget.
Nel mondo degli affari, entrambi - anche se negoziabili - impongono un certo quadro progettuale. Che si tratti di un incarico per un cliente o di un incarico che il direttore di un'azienda ha sottoposto al reparto marketing, l'incarico deve essere portato a termine entro i tempi previsti o, per dirla tutta, commercialmente sostenibili e produrre un ritorno sull'investimento. Quindi, secondo l'APM: La gestione del progetto è l'applicazione di processi, metodi, competenze, conoscenze ed esperienze per raggiungere obiettivi specifici del progetto in base ai criteri di accettazione del progetto entro parametri concordati. La gestione del progetto prevede risultati finali vincolati a tempi e budget definiti. Quindi, al contrario della semplice gestione, se parliamo di progetti nella gestione dei progetti, ognuno di essi contiene requisiti quali tempo e budget per ogni progetto che deve essere portato a termine. Di seguito sono riportati alcuni esempi di risorse di progetto (con alcuni requisiti):
Creare una bomba atomica con una forza esplosiva non inferiore a quella della Bomba Zar, entro 24 mesi e con un budget di $50 milioni di euro.
la costruzione di una diga sul fiume Vistola fino al 31 marzo 2025, senza superare il budget di 120 milioni di dollari USA
sviluppo di un'applicazione desktop (compresa l'analisi del percorso di conversione e la scelta del migliore) in 8 settimane per un produttore di scarpe, con 12 000 USD
Riformulare il posizionamento del marchio (compresa la distribuzione di nuovo materiale BTL) in 12 mesi entro un budget di $100 000
Con gli esempi di cui sopra, possiamo immaginare quanto sia grande il numero di fasi, attività amministrative e procedure coinvolte in ogni progetto. Quante persone - con le relative competenze - fanno parte di ognuno di essi?
Quindi, come detto sopra, la gestione del progetto è l'applicazione del processo. O possiamo dire direttamente: il progetto è un processo. E il processo prende il nome di ciclo di vita del project management. Su internet si può trovare la suddivisione in 3, 4, 5, addirittura 6 e 7 fasi di questo processo. Ma la più popolare appartiene al citato PMI e ne assume 5.
Come si può notare, ogni fase è un gruppo di compiti e dietro ogni fase ci sono molti problemi e sfide diverse. Vale anche la pena di aggiungere - soprattutto per coloro che sono all'inizio del loro ruolo di project manager - che queste fasi non devono sempre essere trattate cronologicamente. Alcuni elementi possono essere avviati prima, mentre altri sono un processo continuo durante il progetto (ad esempio, la gestione delle prestazioni o, per essere più precisi in relazione all'argomento di questo articolo, l'utilizzo degli strumenti di pianificazione delle risorse). Ognuno di essi viene in qualche modo ottimizzato nel corso del processo. Il livellamento delle risorse è una tecnica importante utilizzata per bilanciare l'allocazione delle risorse ed evitare il sovrautilizzo o il sottoutilizzo durante il ciclo di vita del progetto.
Tornando all'argomento principale, in quale punto del processo del ciclo di vita del PM è importante l'utilizzo delle risorse?
Delle 5 fasi del processo, l'utilizzo delle risorse si trova nella terza fase. Come parte della fase di monitoraggio e controllo o, per essere precisi, come parte della gestione delle prestazioni.
Iniziazione e concezione
Pianificazione
Lancio ed esecuzione
Monitoraggio e controllo include il controllo delle prestazioni, cioè l'utilizzo delle risorse
Chiusura del progetto
Per i leader, l'utilizzo delle risorse è la metrica e il KPI più prezioso e utile nell'ambito della gestione delle prestazioni.
Come sappiamo, la pianificazione e la programmazione delle risorse sono essenziali per garantire il successo di un progetto. L'utilizzo efficiente delle risorse è un altro tassello di questo puzzle o, come vorremmo dire, della gestione delle risorse. Mentre l'allocazione delle risorse si riferisce - detto in parole povere - all'assegnazione di una risorsa qualificata a un compito, l'utilizzo delle risorse misura l'efficacia e il tempo speso da questa risorsa durante il compito assegnato (lavoro fatturabile o strategico, ore/minuti non fatturabili, ore/minuti di amministrazione, ecc.)
L'utilizzo delle risorse è un indicatore che aiuta i project manager e i gestori delle risorse a sapere come i loro dipendenti impiegano il loro tempo durante un progetto. Grazie a questa conoscenza, possono prendere decisioni e giudizi più efficienti in materia di risorse, che aumentano la produttività e la redditività. L'utilizzo delle risorse misura la produttività di ciascun dipendente e/o la formula del tasso di utilizzo dell'intero team. Controlla se i dipendenti sono sovrautilizzati o sottoutilizzati e determina la politica di gestione del carico di lavoro.
Per dirla in modo più preciso, dal punto di vista dei project manager e delle aziende, il calcolo del tasso di utilizzo delle risorse è un termine utilizzato per descrivere la percentuale del tempo disponibile di un dipendente che viene utilizzata per attività o progetti fatturabili. I tassi di utilizzo delle risorse mostrano quanto tempo del team viene speso per attività fatturabili e quanto è produttivo ogni membro del team. La previsione delle risorse aiuta i project manager a prevedere il fabbisogno futuro di risorse in base alle metriche di utilizzo attuali.
In altre parole, l'utilizzo delle risorse è una metrica che mostra se l'intero team o specifici dipendenti sono al completo. Si riferisce al processo di pianificazione del progetto e di sfruttamento delle risorse disponibili in azienda.
Ad esempio, se sapete che qualcuno è già sovrautilizzato e ha semplicemente troppe cose per la testa, potete cercare qualcun altro con competenze simili che si adatti al vostro progetto. Questa metrica aiuta anche a identificare le persone sottoutilizzate, in modo da poter assegnare loro nuovi progetti.
L'unico modo per scoprirlo è esaminare le opzioni e scegliere quella più adatta alle proprie esigenze. Le tecniche di ottimizzazione delle risorse possono contribuire a migliorare l'efficienza e l'accuratezza dei calcoli di utilizzo delle risorse.
La formula tipica di utilizzo delle risorse è:
Questo valore, espresso in percentuale, indica la quantità di tempo che il team dedica al lavoro.
Anche se sembra semplice, ci sono diverse domande che sorgono quando si cerca di misurare l'utilizzo delle risorse. È necessario basare il calcolo sul tempo di lavoro effettivo (fogli di presenza) o piuttosto l'orario di lavoro programmato? Che dire di ferie e permessi retribuiti? Con quale frequenza dovreste comunque monitorare il piano di utilizzo delle risorse del vostro team? Una strategia di allocazione delle risorse ben definita può avere un impatto significativo sull'accuratezza dei calcoli del tasso di utilizzo delle risorse.
La risposta è: dipende. Le variabili sono talmente tante che è praticamente impossibile consigliare una soluzione universalmente valida. L'unico modo per capirlo è quello di esaminare le opzioni e scegliere quella che meglio si adatta alle vostre esigenze.
Un modo per misurare l'utilizzo della capacità delle risorse è confrontare la loro disponibilità con le ore di lavoro pianificate.
Una programmazione efficace delle risorse è essenziale per garantire che le prenotazioni siano in linea con la disponibilità del team.
Il vantaggio principale di questo metodo è che se il punteggio è troppo basso, potete comunque ottimizzare i vostri piani. Controllate la vostra pianificazione e verificate se i vostri progetti sono stati pianificati correttamente. Un piano di allocazione delle risorse completo può aiutare a garantire che tutte le risorse siano utilizzate in modo efficace e che le lacune siano ridotte al minimo. Forse alcune persone hanno dei vuoti nelle loro prenotazioni, oppure avete, ad esempio, due sviluppatori che lavorano 4 ore a settimana su un progetto quando potreste avere una persona che ci lavora a tempo pieno?
Pensate a come colmare le lacune nel programma del vostro team. Forse dovreste avviare un progetto di ricerca e sviluppo o introdurre un tempo libero per l'innovazione? Non solo vi aiuterà a evitare la perdita di produttività, ma è anche un buon modo per mantenere le persone impegnate. Il sottoutilizzo è più frustrante per i vostri dipendenti di quanto possiate immaginare..
Fate attenzione alle persone che hanno troppe cose da fare. C'è il rischio che i loro compiti non vengano portati a termine in tempo (inoltre, non volete che siano esausti). L'overbooking può suggerire la necessità di assumere nuovi membri del team.
Infine, il calcolo dell'utilizzo stimato delle risorse è un modo semplice per il team di vendita di vedere quanto spazio rimane nella pipeline di produzione. In questo modo è meno probabile che si perdano opportunità commerciali (o che ci si impegni in progetti che non si è in grado di consegnare in tempo).
Nel complesso, l'analisi del punteggio di utilizzo delle risorse basato sulle prenotazioni aiuta a ottimizzare e migliorare l'utilizzo e l'allocazione delle risorse e a prevedere le esigenze di vendita o di reclutamento.
Un altro modo per misurare le risorse e ottenere tassi di utilizzo ottimali è quello di confrontare le ore registrate dal team (fogli di presenza) con le ore disponibili. Molti ritengono che questo sia l'unico modo per mostrare con precisione come calcolare l'utilizzo delle risorse, perché si opera sulle ore di lavoro effettive, non solo sulle stime. Il monitoraggio delle risorse è essenziale per monitorare e registrare con precisione l'utilizzo delle risorse nel tempo.
Molti ritengono che questo sia l'unico modo per mostrare con precisione come calcolare l'utilizzo delle risorse, perché si opera sulle ore di lavoro effettive, non solo sulle stime.
Trattandosi di un punteggio retrospettivo, di solito non è possibile rimediare ai danni anche se il punteggio è deludente. Tuttavia, vi aiuta a prendere decisioni migliori in futuro.
I dati storici sull'utilizzo delle risorse del team sono diversi e possono essere un buon indicatore della necessità di assumere altre persone (o di trovare incarichi extra per i membri del team esistenti). Potete anche verificare la produttività dei vostri dipendenti.
Il mio consiglio è di utilizzare entrambi i metodi di calcolo dell'utilizzo delle risorse. Confrontate l'utilizzo effettivo (registrato) con quello stimato (basato sulle prenotazioni) e analizzate le differenze. Potrebbero evidenziare problemi di stima del carico di lavoro o di gestione dei progetti. Verificate se ci sono persone o progetti che sono ripetutamente al di sopra o al di sotto del loro punteggio di utilizzo stimato. Questa analisi consente di individuare le aree di miglioramento e di intervenire. L'analisi dell'utilizzo delle risorse aiuta i project manager a comprendere i modelli e a prendere decisioni basate sui dati per i progetti futuri.
Ora che si conoscono le diverse formule per calcolare l'utilizzo delle risorse, è il momento di rendere le cose un po' più complicate. Finora abbiamo usato il termine "ore disponibili". Ma cosa significa? Si deve considerare la disponibilità come il tempo in cui il dipendente è stato al lavoro? Oppure bisogna includere anche le ferie e i giorni festivi?
In un primo momento, si potrebbe pensare che includere il tempo libero nella disponibilità complessiva sia controintuitivo: dopo tutto, le persone non sono state chiaramente disponibile allora. Considerate, tuttavia, che potreste comunque avere bisogno di compensare i vostri dipendenti per questo periodo se operate con salari fissi.
Come datore di lavoro, potreste voler vedere quanto tempo i membri del vostro team passano effettivamente a lavorare nel grande schema delle cose. Se decidete di includere le ferie nel vostro calcolo, tenete presente che il tasso di utilizzo ideale delle risorse del vostro team può essere significativamente più basso durante i mesi di picco delle vacanze (dicembre e agosto). La pianificazione della disponibilità delle risorse aiuta a garantire la disponibilità delle risorse giuste quando servono, anche durante i periodi di picco delle ferie.
Alcune aziende utilizzano 2080 come numero fisso di ore (52 settimane * 40 ore). Altre calcolano il numero effettivo di ore di lavoro disponibili in un determinato anno. Se si desidera eseguire un filtraggio più avanzato (ad esempio, includere le ore di ferie, escludere i giorni festivi, prendere in considerazione le ore di ferie e i giorni festivi). dipendenti a tempo parziale), dovreste prendere in considerazione l'utilizzo di un software di gestione delle risorse.
Quando la vostra definizione di "ore disponibili" è pronta, dovete considerare che cosa chiamate "ore di lavoro". State parlando di tutte le ore che i vostri dipendenti trascorrono svolgendo attività legate al lavoro, ad esempio la creazione di un progetto interno? O forse le ore che passano a lavorare su attività che potete far pagare ai vostri clienti.
È possibile calcolare il cosiddetto "utilizzo produttivo", che prende in considerazione tutte le ore di lavoro, e l'"utilizzo fatturabile". Il secondo è particolarmente prezioso per le agenzie, le società di consulenza o le software house: aziende che lavorano su progetti per i loro clienti. Con l'utilizzo fatturabile, è possibile misurare quanto tempo i dipendenti dedicano al lavoro che viene effettivamente retribuito. La fatturazione delle risorse è fondamentale per tracciare e gestire le ore fatturabili per i progetti dei clienti.
Potreste aver definito la formula da utilizzare per misurare la disponibilità e l'utilizzo delle risorse, ma dovete tenere conto dei dati in continua evoluzione. La disponibilità futura delle persone cambia ogni volta che chiedono un giorno di riposo o si ammalano, il che influisce anche sulle prenotazioni.
C'è ragione di pensare che i dati debbano essere aggiornati regolarmente e che anche il punteggio di utilizzo del team debba essere regolato in tempo reale. Il modo più semplice per tenere tutto sotto controllo è utilizzare un software di gestione delle risorse. La gestione delle risorse in tempo reale consente di modificare dinamicamente l'allocazione delle risorse in base ai dati correnti. Abbiamo creato Teamdeck come strumento di gestione delle risorse in grado di automatizzare i vostri sforzi, in modo che possiate concentrarvi sul vostro lavoro. compiti di gestione del progetto.
Teamdeck utilizza tre tipi di dati per i calcoli:
disponibilità (oltre a ferie o giorni festivi),
prenotazioni (ore di lavoro previste),
fogli di presenza (ore di lavoro registrate).
In questo modo è possibile calcolare l'utilizzo stimato e quello effettivo del team e confrontarli. Questo software è dotato di una suite di reportistica che consente di visualizzare i dati e di condividerli con i singoli membri del team (o con il cliente). Gli strumenti di gestione delle risorse offrono funzioni complete per tracciare, analizzare e ottimizzare l'utilizzo delle risorse.
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