Il settore tecnologico è incredibilmente dinamico: i progetti cambiano, appaiono continuamente nuove soluzioni da implementare e i team devono affrontare il turnover dei dipendenti. Per gestire questo tornado di cambiamenti è necessario che la gestione delle risorse sia solida. Questo articolo vi mostrerà come farlo.
I nostri lettori possono conoscere:
Sapere come migliorare gestione delle risorse del progetto è essenziale per qualsiasi software house. È un dato di fatto. Vendono il tempo dei loro dipendenti per il denaro dei loro clienti. Dopotutto, non stiamo parlando di un lavoro ripetitivo in cui ogni giorno, per molti anni, gli stessi dipendenti si recano in ufficio per svolgere gli stessi compiti per 8 ore.
Prima di decidere di migliorare la gestione delle risorse nella vostra azienda di software, dovete sapere perché ne vale la pena. Lo farete:
Arriva un momento in cui, dopo un brainstorming con il vostro team di gestione, decidete che qualcosa deve assolutamente cambiare e la vostra azienda richiede nuove soluzioni. Avete bisogno di un approccio moderno e di riforme che vi permettano di conquistare il mercato e di lasciare indietro i vostri concorrenti. Volete tutto questo. E lo volete subito.
Purtroppo, è proprio questo il motivo per cui spesso i piani ambiziosi non vanno a buon fine. Anche con la migliore gestione delle risorse, non è possibile attuare tutti i cambiamenti in una volta sola. Soprattutto quando si ha a che fare con un software house di medie o grandi dimensionidove i processi devono lavorare insieme. Il primo passo per ottimizzare il vostro lavoro è quindi quello di identificare il problema (o problemi). Forse il punto debole è la carenza di personale, la mancanza di tracciamento dei licenziamenti e delle ferie, la mancanza di documentazione necessaria per l'inserimento di nuovi dipendenti e la consegna di progetti, progetti sottovalutati o sopravvalutati, processi decisionali complicati. Il modo migliore per identificare i problemi e avviare qualsiasi cambiamento nell'organizzazione è analizzare i dati. Rapporti basati sui vari processi e risultati della vostra azienda si riveleranno preziosi.
Sapere cosa deve cambiare è la base per realizzare il cambiamento. Il passo successivo consiste nel definire le priorità di questi problemi. Considerate quali sono quelli che causano le maggiori perdite o bloccano altri processi: affrontate prima questi, e poi uno alla volta implementate ulteriori miglioramenti. Vale la pena dividere i grandi progetti in singole fasi e compiti per raggiungere sistematicamente gli obiettivi.
Spesso l'esecuzione di un compito, anche semplice, è come far rimbalzare una palla.
Certo, la situazione descritta sopra è abbastanza caricaturale... ma non così tanto? Il problema del complicato processo di accettazione delle singole fasi e dei dubbi su chi abbia l'autorità di prendere decisioni su varie questioni riguarda molte aziende. E non solo quelle grandi: anche un'organizzazione di 20 persone può trovarsi di fronte a un collo di bottiglia nell'accettazione. Il primo momento di crisi si ha quando la direzione non è più in grado di decidere personalmente su tutto. È il momento in cui deve delegare maggiore autonomia ai dipendenti di livello intermedio. Più persone ci sono in azienda, più il problema si aggrava, quindi è necessario creare una struttura efficace il prima possibile. Soprattutto perché il ritmo di sviluppo delle startup non perdona la lentezza. Bloccare il ciclo di lavoro è il modo migliore per perdere tempo e denaro.
Scoprite chi ha l'autorità di prendere decisioni. Il passo successivo è quello di semplificare l'intero processo, il che è meglio fare dando una certa autonomia ai singoli reparti e agli specialisti. La definizione di regole generali per le mansioni correnti velocizzerà notevolmente le attività quotidiane. In un'azienda moderna, vale la pena puntare su un buon flusso di lavoro, anche rinunciando al controllo totale.
Per gestire bene le vostre risorse, dovete sapere cosa avete a disposizione. È come in un gioco: non si può giocare bene conoscendo solo metà delle proprie carte. Le informazioni di base che sono importanti per voi sono:
La vostra base di risorse è la chiave per una gestione efficiente dei progetti e per delegare le persone dove sono necessarie. Vi permette di rafforzare i team che hanno troppo lavoro sulle spalle. Inoltre, vi permetterà di assegnare nuovi compiti a quei dipendenti che semplicemente non hanno nulla da fare e si annoiano. Naturalmente, conservare e utilizzare tali dati nella propria testa o in tabelle Excel sarebbe inefficiente. È quindi una buona idea utilizzare strumenti di gestione delle risorse che vi mostrerà, in forma chiara, quali membri del team sono ora in grado di impegnarsi in quali compiti e in quali progetti saranno i migliori.
Un ostacolo molto comune al buon funzionamento del lavoro è la mancanza delle conoscenze e dei materiali necessari. Quante volte vi è capitato di dover chiedere a più persone in azienda dove si trovano determinati file o documenti? Questo processo è faticoso e richiede tempo anche quando si tratta di dipendenti attuali dell'azienda. Immaginate cosa succede quando qualcuno se ne va... e con lui la conoscenza segreta di dove trovare i materiali relativi al progetto a cui state lavorando.
Anche la conoscenza è una risorsa importantissima. Create un database organizzato di tutti i materiali che potrebbero esservi utili nel processo di onboarding, nell'assunzione di responsabilità o semplicemente nella routine aziendale quotidiana. Naturalmente, non si tratta di un processo isolato: queste basi hanno senso solo se vengono mantenute aggiornate. La software house genera così tante informazioni che questo deve diventare un'abitudine. Tuttavia, potete essere certi che tutti ne trarranno beneficio.
I vari reparti di un'azienda a volte si comportano come organismi separati. In fondo, questa è la loro funzione. Ogni reparto dovrebbe occuparsi di un aspetto diverso per far funzionare l'azienda come un orologio. D'altra parte, l'organizzazione può ottenere molto di più se i diversi reparti si sostengono a vicenda.
Le nuove imprese possono fornire al marketing buone indicazioni per la creazione di contenuti, mentre la promozione del reparto marketing è positiva per le vendite. Inoltre, il marketing può fare molto per preparare un'offerta convincente. Gli sviluppatori possono aiutare il reparto Risorse Umane a creare i migliori annunci di lavoro, indicando loro cosa cercare e come convincere i candidati. Poi le risorse umane possono inserire nuovi dipendenti con le competenze più desiderabili, perfetti per il progetto a cui si sta lavorando.
Migliorare la comunicazione tra i reparti e assicurarsi che sappiano su cosa stanno lavorando gli altri e di cosa hanno bisogno vi permetterà di fornire il giusto supporto e di ottenere ancora di più grazie alla sinergia. Un team integrato è molto importante per la qualità del lavoro e il benessere delle persone.
L'unica costante del mercato è la sua volatilità. L'aggiornamento delle conoscenze sulle attuali esigenze del settore è una storia infinita. Una parte del miglioramento della gestione delle risorse consiste nel monitorare costantemente ciò in cui vale la pena investire e sviluppare. Come un'efficace gestore delle risorse o responsabile di progetto è necessario rivedere regolarmente:
In questo processo, il tempo e la regolarità contano. Conoscendo le esigenze del mercato, potete convogliare le risorse verso le soluzioni più promettenti con la massima rapidità, in modo da offrire ai vostri clienti sempre innovazioni prima dei vostri concorrenti.
L'argomento può sembrare banale e scontato: dopo tutto, la pianificazione del lavoro è la base di qualsiasi progetto di gestione delle risorse. Tuttavia, più ci addentriamo nell'argomento, più scopriamo opportunità ma anche rischi.
Che cos'è la pianificazione del lavoro? Fare elenchi di cose da fare in un quaderno è pianificazione del lavoro, certo. Ma pianificare il lavoro è anche scrivere un progetto con 3 anni di anticipo utilizzando grandi dati, probabilità e software specializzati. Ed è interessante notare che entrambi questi modi sono efficaci. Ma non per tutti. La chiave è adattare il sistema alle caratteristiche della vostra azienda e allo stile di lavoro del vostro team.
Le tendenze più recenti si concentrano spesso sull'agilità e sulla flessibilità, per cui il lavoro viene organizzato in sprint, ad esempio settimanali, contenenti un certo numero di compiti che è possibile completare in quel lasso di tempo. È anche una buona idea suddividere i singoli compiti in componenti più piccoli. Questa strategia evita che un numero enorme di compiti ci blocchi per mesi. D'altra parte, alcuni progetti a lungo termine richiedono un programma pianificato con largo anticipo. Un piano ben congegnato aiuta a evitare ritardi e ad avere una prospettiva più ampia per migliorare la gestione delle risorse.
Se i vostri dipendenti iniziano a sentirsi a corto di personale, è probabile che sia questo il caso. Situazioni del genere sono molto sfavorevoli.. La frustrazione e la stanchezza si accumulano nel team e i progetti iniziano a subire ritardi. Naturalmente, siete voi gli esperti e conoscete meglio il ritmo della vostra azienda. A volte ci possono essere periodi più frenetici e può essere necessario ricorrere a subappaltatori. Poi tutto torna alla normalità, ma fate attenzione ai segnali che indicano che il vostro team è sovraccarico di lavoro e si sente sopraffatto. Non vale la pena aspettare troppo per assumere una nuova persona, soprattutto perché il candidato perfetto non si nasconde dietro ogni angolo. Il processo di reclutamento a volte può richiedere molto tempo.
A questo punto della lettura dell'articolo, probabilmente starete pensando: "Ok, ma dove posso gestire tutte queste informazioni per essere efficace? Dopo tutto, non posso tenere tutto in conversazioni Slack, in una casella di posta elettronica e in migliaia di tabelle". È qui che i moderni strumenti di gestione del lavoro vengono in soccorso e fanno tutto il lavoro sporco per voi. Illustriamolo con Teamdeck - software di gestione delle risorse. Il nostro sistema vi consentirà di gestire il vostro lavoro e di calendario del progettocontrollare quali dipendenti sono occupati e per quanto tempo hanno progetti in programma, trovare automaticamente le persone giuste per un progetto, creare interi team con le competenze necessarie e risolvere i problemi. conflitti di programmazione.
Inoltre, sarete in grado di tracciare e gestire i timesheet in tempo reale per vedere quale team ha bisogno di maggiore supporto e quali sono i progetti che richiedono più tempo. In ogni fase, è anche possibile generare un report per analizzare i dati e correggere gli aspetti che non funzionano come dovrebbero. Teamdeck è uno strumento creato da una software house per necessità. Noi ci siamo passati e l'abbiamo visto, quindi il nostro sistema è semplice e contiene solo le funzioni realmente necessarie.
Lavorare in un'azienda di software è dinamico, quindi occorre la flessibilità necessaria per gestirlo al meglio. Se volete migliorare la gestione delle risorse, dovete essere pronti ad affrontare un processo continuo e costante che richiede attenzione e impegno. Non è sufficiente risolvere i problemi una volta e dimenticare l'ottimizzazione del flusso di lavoro. Fortunatamente, le buone pratiche e le soluzioni efficaci daranno i loro frutti e, una volta apportati i grandi cambiamenti, sarà più facile apportare ulteriori piccoli miglioramenti.
Migliorare la gestione delle risorse e creare una grande opportunità per sfruttare meglio il potenziale della vostra azienda. Ogni cambiamento successivo produrrà effetti evidenti, quindi vale la pena di puntare su una buona strategia e di essere sistematici. A TeamdeckSiamo sempre all'altezza delle aspettative dei nostri clienti e cerchiamo la soluzione più adatta alle loro esigenze. Potete importare facilmente tutti i dati nel nostro strumento. Vogliamo che il vostro Teamdeck per essere adattato alle esigenze di ogni azienda con cui lavoriamo, ed è per questo che lasciamo molte possibilità di personalizzazione per creare una versione personalizzata del software. Contattateci e saltate in un nuovo livello di gestione del lavoro!
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