Siamo certi che conoscete l'emozione di avvicinarvi alla vostra destinazione. Sulla strada, questa è la funzione dei cartelli che indicano le città che si stanno attraversando e la distanza da percorrere. Lasciarsi alle spalle targhe successive che simboleggiano le tappe del viaggio è una grande soddisfazione e non è diverso sul lavoro. Cosa sono le pietre miliari di un progetto, come stabilirle e quali errori evitare?
Progetto Le pietre miliari sono punti specifici nel tempo che vengono utilizzati per misurare i progressi verso l'obiettivo finale del progetto. Ciascuna di queste tappe segna una fase importante del progetto, consentendo di mantenere una chiara struttura del lavoro sulla timeline. In questo modo, ogni stakeholder può avere una visione d'insieme dello stato degli obiettivi.
La caratteristica più importante delle pietre miliari del progetto è il loro nome e la data di completamento (può essere un periodo o una scadenza specifica). È molto utile quando si scrivono i singoli punti su una timeline, in modo da poter vedere immediatamente l'intero spaccato del progetto. In molti casi, ad esempio nel modello a cascata, è utile anche collegarli ai pagamenti e il budget. Vale anche la pena di segnare su ogni fase i requisiti aggiuntivi, ad esempio l'aggiunta di altre persone al team, l'incontro con il cliente, ecc. Tuttavia, nel fare tutto questo, ricordate che le tappe del progetto non devono essere troppo complicate e tecniche. Il loro scopo è quello di consentire a tutte le persone coinvolte nel progetto di seguire regolarmente l'avanzamento del lavoro. Per questo motivo, ogni stakeholder deve avere la stessa comprensione di ciò che è stato realizzato.
Le milestone sono lo strumento di programmazione che consente di pianificare per tempo le fasi più importanti del progetto e di valutare a che punto sono gli obiettivi. Nel calendario generale del progetto, ci mostrano le fasi di lavoro più importanti, rendendo più facile la visualizzazione dei progressi.
In un'azienda di software, si tratta di efficienza e ottimizzazione delle attività. Riuscite a immaginare che ogni volta che volete controllare lo stato di un progetto, dovete passare in rassegna tutte le attività completate e poi decidere cosa è stato fatto e cosa no? O che dobbiate consultare il vostro team su ogni punto del programma per sapere se ci sono ritardi? Questo richiederebbe un sacco di tempo! Con le milestone del progetto, tutti coloro che vi partecipano possono verificare da soli se il team ha raggiunto le milestone definite o se il progetto è in ritardo sulla tabella di marcia. Tutti traggono vantaggio dalle milestone di progetto: sviluppatori, project manager, clienti e marketing.
Sappiamo tutti che prevenire è meglio che correggere, ma a volte un project manager non può dedicare tutta la sua attenzione a tutti i progetti contemporaneamente. Di solito, il gruppo di lavoro ha molta autonomia, mentre il il project manager interviene quando sono necessarie decisioni o reazioni. Grazie a chiare milestone, il PM può vedere immediatamente dove sorgono i problemi in un progetto e prendere le misure appropriate per garantire che il lavoro si svolga senza intoppi.
Alcuni progetti si trascinano per sempre. Quando il vostro team lavora alla stessa cosa da mesi e non c'è una fine in vista, la motivazione diminuisce. Le milestone del progetto non accelerano il lavoro, ma permettono di suddividerlo in fasi. In questo modo, invece di un progetto che va dal punto A al punto B, abbiamo obiettivi più piccoli lungo il percorso e l'impegno per raggiungerli aumenta la motivazione e accelera i progressi.
Fin dall'infanzia siamo abituati a essere ricompensati per i nostri sforzi: è così che funziona il condizionamento classico. I successi successivi sono rinforzi positivi che aumentano la nostra soddisfazione. Ci spingono a lavorare di più per provare emozioni più piacevoli. La realizzazione delle pietre miliari è proprio una sorta di ricompensa, un'occasione per festeggiare per il team che ha completato una fase importante del lavoro. Grazie a ciò è possibile vantarsi dei risultati ottenuti dal team di fronte agli altri reparti o ai clienti e congratularsi con se stessi per un compito ben svolto. Il senso di orgoglio associato al progresso e allo sviluppo è molto importante per il benessere dei dipendenti.
Quanto più grande è una software house è, più è difficile per tutti tenersi aggiornati su tutto ciò che accade all'interno dell'azienda. Grazie alle milestone di progetto, i dipendenti possono sempre controllare quali progetti portano avanti gli altri reparti. I dipendenti possono costruire molto più facilmente il senso di appartenenza all'organizzazione e l'integrazione del team. Inoltre, quando i dipendenti sanno su cosa stanno lavorando gli altri team e in cosa sono specializzati, saranno sempre in grado di chiedere aiuto alla persona giusta su un determinato argomento.
Non esiste una regola universale su come designare le tappe del progetto... Questa informazione non è stata di grande aiuto, vero? Ma tutto deriva dal fatto che le tappe sono diverse come i prodotti che riguardano. È necessario un approccio individuale, la consapevolezza degli obiettivi chiave e una tempistica di progetto.
È importante che le pietre miliari appaiano con relativa regolarità e che gli intervalli tra di esse non siano troppo lunghi. Ad esempio, se il progetto dura circa un anno, le pietre miliari possono apparire, più o meno, mensilmente. Naturalmente, questa frequenza è solo indicativa, ma sapete cosa intendiamo: se in un progetto di lunga durata ci sono solo 4 tappe separate da interi trimestri, non svolgeranno il loro ruolo sistematico e di aggiornamento nel processo in corso. D'altra parte, trattate le pietre miliari come qualcosa di speciale. Non sono compiti ordinari che svolgiamo quotidianamente. Affinché aumentino la motivazione e rappresentino un traguardo per i dipendenti, non possono verificarsi ogni due giorni, perché non sarebbero un premio.
Le milestone del progetto devono essere comprensibili per tutti coloro che devono occuparsene, cioè persone di diverse posizioni, reparti e talvolta anche aziende (come clienti e partner). Non richiedono specifiche tecniche. Le milestone sono segnali che indicano lo stato di avanzamento del lavoro, quindi devono essere il più possibile chiare e prive di ambiguità.
Idealmente, le milestone dovrebbero contrassegnare fasi relativamente separate, in modo che una volta che il team ha completato una fase, questa possa essere considerata conclusa. Completare una milestone e poi tornare ripetutamente su quella parte del progetto crea il caos.
È anche importante disporre le pietre miliari in modo cronologico su una linea temporale. In questo modo, aiutano a sistematizzare e ordinare il flusso di lavoro. Questo è particolarmente importante nel metodo a cascata.
In ogni settore, un'abilità fondamentale è imparare dagli errori... preferibilmente da quelli degli altri. Vediamo quindi cosa evitare quando si usano le pietre miliari.
Ok, ora che sapete cosa sono le milestone, come impostarle e quali errori evitare, passiamo alla loro gestione. Il modo più semplice per farlo è utilizzare uno strumento di organizzazione del lavoro come Teamdeck, dove abbiamo appena introdotto una funzione dedicata alle milestone di progetto! Nel nostro sistema è possibile gestire facilmente le milestone, assegnare l'accesso appropriato e tenere traccia dello stato di ogni fase di lavoro su una chiara timeline.
Teamdeck è un sistema completo di software di gestione delle risorseÈ inoltre possibile controllare facilmente il calendario completo, le persone coinvolte nel progetto, le loro capacità, la possibilità di appuntamenti, e molto altro ancora. In questo modo potrete sempre inserire le milestone nel contesto più ampio della vostra organizzazione e utilizzarle nel modo più conveniente possibile. Teamdeck è uno strumento creato da una software house per le software house, per questo ci assicuriamo che sia utile e funzionale, e su misura per il settore IT.
Le milestone di progetto, utilizzate correttamente, sono uno strumento molto utile quando si lavora a un'applicazione o a un software. In primo luogo, facilitano l'ordine e la programmazione del lavoro, stabilendone il ritmo corretto. In secondo luogo, garantiscono la chiarezza del progetto per tutte le persone coinvolte. In terzo luogo, svolgono una funzione molto importante di motivazione e miglioramento del morale del team, dando un motivo di orgoglio, un senso di realizzazione e di sviluppo sul lavoro. Se non avete ancora implementato le milestone nella vostra organizzazione, non c'è bisogno di aspettare!
Se avete domande, vi preghiamo di contattateci - saremo lieti di aiutarvi a personalizzare il nostro strumento per soddisfare al meglio tutte le vostre esigenze aziendali.
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