Tutti abbiamo sentito parlare e forse anche sperimentato l'effetto paralizzante dei colli di bottiglia su un'organizzazione. Il termine "collo di bottiglia" si riferisce a qualsiasi situazione causata da problemi tecnici o di personale che ritardano la realizzazione di un progetto. Queste situazioni possono essere provocate dal sovraccarico di lavoro di un reparto, da un malfunzionamento tecnico o anche dallo stress che riduce la produttività dell'intero team.
In generale, la capacità del sistema è misurata dalla capacità del collo di bottiglia. Questo stato può essere dannoso sia per il funzionamento interno del team, quando la frustrazione aumenta e gli animi si scaldano, sia per l'immagine che l'azienda dà all'esterno. Nessuno vuole apparire incompetente, dopotutto! A ciò si aggiungono gli oneri finanziari che tali colli di bottiglia comportano, poiché la redditività può diminuire in modo significativo. In questo articolo esamineremo i passaggi per identificare i colli di bottiglia, come risolverli e come Teamdeck si inserisce nella soluzione di questo enigma.
Il modo più rapido per identificare un collo di bottiglia è quello di osservare il flusso di lavoro della vostra azienda e capire se il lavoro viene realizzato in modo fluido o a raffica (Per saperne di più sistema di gestione del flusso di lavoro). Quest'ultima situazione è sintomatica del problema. Una cosa da notare è che i colli di bottiglia non dovrebbero spaventare perché sono comuni in qualsiasi azienda. Sebbene siano causa di frustrazione, irritarsi non farà altro che impedirvi di risolvere il problema in modo efficace e in tempi migliori. È interessante notare che la maggior parte dei colli di bottiglia si verifica durante i processi di test del software e di revisione della qualità.
Il primo passo per riprendere il controllo durante un collo di bottiglia è monitorare attentamente la situazione e identificare i problemi più urgenti. Il modo sbagliato di affrontare questi problemi è quello di affrontarli quantitativamente. Se gettiamo ciecamente denaro e risorse umane sul problema, difficilmente riusciremo a risolverlo. Sarà solo uno spreco di tempo e fatica. In primo luogo, è necessaria una diagnosi appropriata. Solo in seguito è necessario prendere provvedimenti per affrontare il problema. Le soluzioni devono essere di natura qualitativa. Una volta identificati gli elementi che contribuiscono in modo più significativo al collo di bottiglia, si possono adottare soluzioni adeguate. Vediamo alcune soluzioni comuni per combattere i colli di bottiglia:
I dipendenti che si trovano nel bel mezzo della metaforica tempesta dovrebbero essere designati per affrontare i problemi più critici. Occuparsi di minuzie in questo momento causerà ritardi significativi e costi maggiori.
Si tratta di un'opinione molto impopolare e che può provocare lo scontento dei dipendenti, ma può contribuire ad alleviare il problema come soluzione a breve termine. Si può usare con parsimonia come soluzione rapida, ma il sovraccarico di lavoro dei dipendenti può causare frustrazione e burnout. L'obiettivo dovrebbe essere quello di concentrarsi su idee che garantiscano l'efficienza del sistema nel suo complesso senza abusare della forza lavoro.
Questo include sia le risorse umane che quelle materiali. La registrazione di ciò che accade vi consentirà di individuare le attività in cui le risorse vengono sprecate per attività che non aggiungono valore.
La creazione di protocolli di best practice con cui ogni dipendente dovrà familiarizzare consentirà una migliore gestione del tempo (con una gestione creativa). software di tracciamento del tempo per agenzie), minori tempi di inattività e, nel caso di un elevato turnover, consentirà ai nuovi dipendenti di entrare rapidamente in sintonia con i lavoratori più esperti.
Tenetevi al passo con le nuove tecnologie e gli strumenti più recenti. Una tecnologia più efficiente consentirà ai lavoratori di concentrarsi su altri aspetti del processo produttivo e di indirizzare gli sforzi verso gli elementi più problematici del collo di bottiglia.
L'assegnazione di personale aggiuntivo all'anello problematico della catena di produzione può contribuire a ridurre il collo di bottiglia. Naturalmente, questo deve essere fatto con un certo grado di pianificazione per garantire che la persona con il giusto know-how sia sul posto per offrire soluzioni. Ad esempio, se il reparto marketing ha accesso a un solo grafico impegnato, l'assunzione di un secondo grafico aiuterà a risolvere il problema e a rimettere in carreggiata il reparto marketing.
Le festività natalizie sono sinonimo di assenze dei dipendenti che si accumulano. Ciò è dannoso per il flusso di lavoro dell'organizzazione. Coordinare i tempi delle ferie con i dipendenti in anticipo per evitare di paralizzare i reparti con assenze su larga scala.
Le cause più comuni dei colli di bottiglia sono le decisioni sbagliate dei dirigenti e la scarsa organizzazione a livello manageriale. Ad esempio, in un'organizzazione in cui una persona è responsabile di destreggiarsi tra più reparti, può essere il punto di strozzatura in cui si verifica il collo di bottiglia. Delegare i processi decisionali a un altro dipendente ridurrà i colli di bottiglia, in quanto le decisioni verranno prese più rapidamente. Questo, ovviamente, richiede che la persona che è la causa dei ritardi rinunci alla sua tendenza alla microgestione!
Teamdeck è ideale per coordinare la gestione dei colli di bottiglia grazie al modo in cui incentiva le pratiche di flusso di lavoro efficienti. È uno strumento perfetto per gestione dell'allocazione delle risorse, turni dei dipendenti e assenze. È possibile risolvere i problemi sopra menzionati, come la scelta delle persone giuste per il problema, semplicemente utilizzando la funzione di Teamdeck, che consente di allocare le risorse umane in base alla loro esperienza, competenza e disponibilità. Ciò consente una pianificazione a lungo termine, in quanto è possibile analizzare la struttura dell'organizzazione per lunghi periodi. Inoltre, è possibile sapere in anticipo dove possono sorgere potenziali problemi a causa della carenza di personale.
Un altro vantaggio per massimizzare l'efficacia dei dipendenti è la funzione del programma che consente di monitorare regolarmente i carichi di lavoro dei dipendenti. I capisquadra possono essere sempre al corrente del carico di lavoro attuale del loro team. Questo permette di delegare i dipendenti che hanno più tempo libero ad assistere quelli che sono oberati da troppi incarichi. Un'altra caratteristica preziosa è la capacità di Teamdeck di monitorare regolarmente le spese. Questo è fondamentale per combattere i colli di bottiglia che hanno un effetto negativo sul budget di un progetto.
I colli di bottiglia sono inevitabili anche nelle aziende più efficienti. Malfunzionamenti tecnici, assenze dei dipendenti e una miriade di altri potenziali problemi si verificano ovunque. Naturalmente, la ricerca di soluzioni tecnologiche o organizzative è fondamentale... Ma è anche importante ricordare i problemi di salute mentale che i dipendenti e i team leader possono affrontare durante un collo di bottiglia. Uno dei "no" più importanti per affrontare i colli di bottiglia è permettere all'aggressività di dominare il processo di risoluzione dei problemi.
È troppo facile lasciare che sia la rabbia a dettare la discussione. Un dialogo interno all'azienda non sano può influire pesantemente sulle prestazioni dell'azienda e causare gravi problemi che si protrarranno molto più a lungo del collo di bottiglia. Una risposta emotiva immatura ai ritardi di produzione può far sì che i dipendenti sperimentino livelli di stress più elevati, portando a burnout e depressione. Una forza lavoro infelice sarà incapace di risolvere i problemi. Mostra meno entusiasmo e, nel peggiore dei casi, il team potrebbe cercare lavoro altrove, creando ancora più problemi da affrontare. Tenendo conto della prevalenza e dell'ubiquità dei colli di bottiglia, il management dovrebbe affrontare il problema con empatia e comprensione. Questo sarà il passo più importante per risolvere i problemi di un'organizzazione.
Nonostante sia un circolo vizioso che ogni tanto si ripresenta, i colli di bottiglia sono una parte essenziale della crescita di qualsiasi azienda. Poiché sono inevitabili, tanto vale accoglierli e trattarli come opportunità per riflettere sui vari aspetti della nostra organizzazione. Sono il carburante del progresso, che ci permette di esplorare nuove soluzioni tecnologiche o stili manageriali.
Questo ci aiuterà a recuperare la produttività e a eliminare temporaneamente le pieghe più fastidiose. Viviamo in un'epoca d'oro per affrontare questi problemi, poiché la rivoluzione tecnologica degli ultimi 30 anni ha cambiato il nostro modo di lavorare e di risolvere i problemi.
Tra gli altri, programmi innovativi come Teamdeck, un software di pianificazione delle risorse per affrontare le questioni organizzative sul posto di lavoro. Allo stesso tempo, è diventato sempre più preponderante il senso di responsabilità ed etica aziendale. Oggi un numero sempre maggiore di manager comprende il potere di fondo di trattare i dipendenti con dignità. Questi due progressi nel mondo aziendale hanno dato vita agli strumenti e ai suggerimenti sopra citati per affrontare i problemi di gestione della capacità colli di bottiglia. È nella natura umana trovare soluzioni ai problemi e le crisi da risolvere non finiranno mai, quindi tanto vale risolverle nel modo più umano possibile.
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