Le aziende che gestiscono uno o più progetti alla volta, come le agenzie o le software house, devono assicurarsi che i loro sforzi di pianificazione siano efficaci. Un modo per farlo è misurare il tasso di utilizzo fatturabile. In questo post vi mostreremo come calcolare il tasso di utilizzo utilizzando un robusto software di gestione delle risorse - Teamdeck. Ma prima di tutto spieghiamo perché tracciare questa metrica può essere vantaggioso per la vostra azienda.
Cosa otterrete con questo articolo:
Quando fatturate ai vostri clienti in base alle ore, utilizzando il modello "tempo e materiali", sapete che non tutte le ore di lavoro del vostro team contano ai fini della fattura complessiva. Le ore fatturabili di solito includono il tempo che i vostri dipendenti hanno dedicato alle attività fatturabili: ad esempio, lo sviluppo di software per i clienti o la stesura del copy per la loro campagna. Tuttavia, è necessario tenere conto anche del lavoro non fatturabile, che di solito comprende sessioni di formazione, redazione di proposte per i clienti, lavoro su progetti interni, ecc.
Certo, il lavoro non fatturabile può essere necessario per mantenere la vostra attività in funzione. Tuttavia, dovreste tenere d'occhio il numero di e calcolare le ore fatturabili e anche quelli non fatturabili, per assicurarsi che l'azienda rimanga redditizia. Se il rapporto è invertito, potreste iniziare a perdere denaro: dopo tutto, dovete ancora pagare i vostri dipendenti e coprire i costi operativi.
Potreste chiedervi se sia il caso di iniziare a monitorare l'utilizzo delle fatture se state già monitorando l'utilizzo complessivo dei dipendenti.
Vedete, quando calcolare utilizzo delle risorseDi solito si confronta il numero di ore lavorate da una persona rispetto alla sua capacità complessiva. Questo ci dice molto: si possono individuare i membri del team che lavorano troppo o le persone sottoutilizzate. Tuttavia, come già sapete, non tutte le ore sono uguali. Il fatto che qualcuno sia occupato non significa necessariamente che il suo lavoro contribuisca direttamente ai profitti dell'azienda. D'altra parte, quando si tiene traccia dell'utilizzo delle ore fatturabili, si può vedere qual è la percentuale della disponibilità di ciascuno che viene impiegata in attività fatturabili.
Ciò non significa che l'utilizzo fatturabile di tutti debba essere il più alto possibile. Dopo tutto, è probabile che nella vostra azienda ci siano persone che non lavorano affatto ai progetti dei clienti. Per loro, si può fare affidamento sull'utilizzo complessivo per assicurarsi che il loro carico di lavoro sia equilibrato. Tuttavia, quando si tratta di membri del team che contribuiscono al lavoro dei clienti, il loro tasso di utilizzo fatturabile può fornire indicazioni preziose.
In primo luogo, il monitoraggio dei tassi di utilizzo consente di valutare La programmazione nella gestione dei progetti. Se una persona che dovrebbe occuparsi principalmente di attività fatturabili ha un tasso di utilizzo di 20%, ciò potrebbe indicare che il suo programma non è stato pianificato in modo ottimale. Forse il stime del progetto non erano accurati, e questo particolare dipendente semplicemente non ha bisogno di tutto il tempo assegnato per svolgere il proprio lavoro. Forse partecipa a troppe riunioni potenzialmente inutili. In ogni caso, c'è spazio per un'ottimizzazione.
Immaginiamo una situazione diversa: supponiamo che il tasso di utilizzo fatturabile di un dipendente sia pari a 110%. Ciò significa che trascorre più tempo a lavorare di quanto la sua capacità consenta. Non è raro che un progetto richieda ore extra proprio prima della scadenza. Tuttavia, se non individuate in tempo un dipendente sovraccarico di lavoro, rischiate che si senta frustrato o che decida di lasciare l'azienda.
Infine, il calcolo dell'utilizzo delle fatture è un modo eccellente per valutare quali ruoli sono molto richiesti e quando. Tali informazioni consentono di valutare con precisione previsione delle risorse umane e di temporizzare correttamente i processi di assunzione.
Forse l'avrete già capito, ma per raccogliere dati affidabili sull'utilizzo delle risorse, il vostro team dovrebbe utilizzare uno strumento di monitoraggio del tempo. Senza di esso, si tratta di stime piuttosto che di informazioni accurate. Naturalmente, ci sono ancora più benefici di software di tracciamento del tempo per agenzieQuindi, se non l'avete ancora fatto, provatelo!
I fogli di presenza del vostro team vi forniranno informazioni su quanto tempo è stato dedicato ai diversi progetti. Tuttavia, per prendere in considerazione solo il lavoro fatturabile, è necessario uno strumento che consenta ai dipendenti di contrassegnare le voci registrate come fatturabili o non fatturabili.
Teamdeck consente ai membri del team di fare questa distinzione. Possono usare i cosiddetti tag per contrassegnare le loro registrazioni come "fatturabili", "straordinarie", "lavoro da casa", ecc. I tag sono a vostra discrezione: potete scegliere etichette e icone personalizzate per le vostre esigenze.
Quando il team tiene traccia del proprio tempo con Teamdeck e utilizza i tag dei fogli di presenza, è possibile creare facilmente un rapporto di utilizzo fatturabile.
Andare alla sezione rapporti nel menu in alto, quindi fare clic sull'icona più nell'angolo in basso a destra per aggiungere un nuovo rapporto. Scegliete "crea personalizzato": creeremo un rapporto da zero, non basato su un modello.
Assegnare un nome al titolo e selezionare l'intervallo di date appropriato. Ora è il momento di aggiungere grafici e tabelle al report. Cominciamo con un semplice grafico a barre che mostrerà il tempo fatturabile speso per ogni membro del team. Fare clic su "Aggiungi grafico" e "Aggiungi grafico a barre". Per impostazione predefinita, verrà visualizzato un confronto tra le prenotazioni, i timesheet, le ore di ferie e la disponibilità di ciascuno. Fate clic su "metriche" (l'icona con tre colonne) e deselezionate le metriche non necessarie. Scorrete invece verso il basso fino alla categoria "Etichette foglio di presenza" e selezionate "Fatturabile".
Questo semplice grafico consente di vedere quante ore fatturabili ha registrato ogni persona. Tuttavia, non fornisce un quadro preciso del tasso di utilizzo delle ore fatturabili. Aggiungiamo un'altra metrica a questo grafico: "Fogli di presenza: tempo". Ora è possibile vedere a colpo d'occhio qual è la percentuale di ore fatturabili rispetto a tutte le ore registrate da una determinata persona.
Ora aggiungiamo al report una tabella che ci permetterà di calcolare i tassi di utilizzo fatturabili per tutti i dipendenti.
Per impostazione predefinita, una nuova tabella aggiunta al report è organizzata per progetti. È possibile modificare questa impostazione facendo clic su "raggruppamento" e scambiando le persone con i progetti nell'editor di trascinamento. Se non si ha bisogno di vedere i dati suddivisi per giorni, si può tranquillamente rimuoverli dal raggruppamento. Fare clic su "applica" per salvare il raggruppamento.
Già che ci siete, andate su metriche e deselezionate le colonne non necessarie (prenotazioni, disponibilità, ferie). Il nostro suggerimento è di aggiungere una colonna per i tag del timesheet: billable. Attualmente, la tabella dovrebbe avere questo aspetto:
Si tratta fondamentalmente delle stesse informazioni presenti nel grafico a barre creato in precedenza. Sarebbe bello aggiungere alla tabella il tasso di utilizzo espresso come valore percentuale. È possibile farlo facendo clic su "metriche", poi su "aggiungi personalizzato" e infine su "aggiungi campo di calcolo personalizzato". L'utilizzo delle fatture non è una metrica calcolata di default in Teamdeck, poiché non tutte le organizzazioni utilizzano i cartellini dei tempi, ma possiamo digitare una formula di utilizzo e creare una metrica personalizzata.
La formula di utilizzo è la seguente:
(Ore fatturabili/Tutti i timesheet)*100
Fare clic su "Salva e applica" per visualizzare una nuova colonna nel report. Qui è possibile vedere i tassi di utilizzo dei dipendenti.
Nel nostro caso, ci sono un paio di membri del team che hanno un utilizzo molto elevato delle fatture. È chiaro che la maggior parte delle loro ore è dedicata al lavoro con i clienti. D'altra parte, abbiamo anche alcune risorse il cui tasso di utilizzo è 0%. È possibile che il loro lavoro non riguardi servizi fatturabili, quindi non dovremmo aspettarci che registrino ore fatturabili.
Un'ultima cosa che possiamo fare per rendere l'intero report ancora più interessante è modificare la formula della riga "totale" della tabella. Attualmente è la somma dei valori di tutte le righe. Sebbene sia utile per le prime due colonne, non ci dice molto sulla colonna "Utilizzo fatturabile". Un valore medio sarebbe molto meglio. Per fortuna possiamo calcolarlo facilmente. Fare clic su questa cella e digitare:
= media(nested(Gruppo: Persone, Formule personalizzate: Utilizzo fatturabile))
Si noti che Teamdeck fornisce suggerimenti quando si inizia a digitare i nomi delle variabili. Fare clic su Invio per vedere il risultato. Ora sappiamo che il tasso medio di utilizzo fatturabile per il nostro team è 53,05%
Il monitoraggio delle prestazioni del team è un'ottima opportunità per individuare le aree che potrebbero essere ottimizzate a vantaggio dell'organizzazione. Inoltre, i dipendenti apprezzeranno che si tenga d'occhio il loro utilizzo, perché non vogliono essere sovraccaricati di lavoro.
Se pensate che Teamdeck possa essere uno strumento utile per il vostro team, provatelo sicuramente. Potete iscriviti tu stesso a un test drive o fissare una telefonata con Aniela, il nostro esperto di successo clienti. Saremo lieti di aiutarvi a sfruttare al meglio questa applicazione e a migliorare significativamente i processi di gestione dei progetti e delle risorse della vostra azienda.
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