I project manager di solito pensano dal punto di vista del multitasking. Riunioni tutto il giorno, notifiche continue sullo slack e mille compiti al minuto sono il loro pane quotidiano. Tuttavia, molti lavori non sono così. I dipendenti analitici, creativi e addetti allo sviluppo dei prodotti hanno bisogno di tempo per concentrarsi e per entrare nel "flusso" o nella "fase" in cui sono più produttivi. Come aiutare il vostro team a concentrarsi?
Viviamo nell'era del multitasking. Lavoriamo e ascoltiamo musica, prendiamo l'autobus e scorriamo lo smartphone, cuciniamo la cena e rispondiamo alle e-mail. Raramente facciamo una cosa alla volta e, infine, abbiamo sempre più difficoltà a concentrarci e a mantenere l'attenzione per lunghi periodi.
Secondo il National Center for Biotechnology Information, nel 2000 la nostra soglia di attenzione media era di 12 secondi. Nel 2015 era di soli 8,25 secondi.! Abbiamo sempre più difficoltà a rimanere concentrati perché siamo abituati a fornirci costantemente nuovi stimoli. I distrattori sono ovunque e influiscono sulla produttività e sulla qualità del lavoro che svolgiamo. Questa è una sfida enorme per le organizzazioni, dove l'uso efficiente del tempo è essenziale. Purtroppo, molte di esse vogliono ottenere il massimo risultato nel minor tempo possibile, ma alla fine riducono la capacità dei loro dipendenti.
Le aziende commettono molti errori che hanno un impatto negativo sull'efficacia del team.
In primo luogo, non esiste un programma di lavoro di squadra e il ritmo di lavoro è determinato da compiti ad hoc.
In secondo luogo, la pianificazione del lavoro non tiene conto delle differenze individuali.
In terzo luogo, il programma di lavoro viene elaborato dal punto di vista del project manager, non dal punto di vista dell'esecutivo.
In quarto luogo, le aziende non danno valore al tempo dei loro dipendenti e non danno priorità ai compiti, ad esempio con troppe riunioni in cui tutti sono coinvolti anche se non sono necessari.
In quinto luogo, le aziende non analizzano i dati relativi alle loro prestazioni, ad esempio i rapporti sulle ore di lavoro o i feedback dei loro team.
Questo significa che non c'è speranza e che siamo tutti condannati a lavorare in modo inefficiente? Assolutamente no! Ci sono molti modi per migliorare le prestazioni, a cominciare da una buona strumento di gestione dei dipendenti, un approccio flessibile e la consapevolezza del processo di concentrazione. In questo articolo, discuteremo i consigli su come migliorare la qualità e il comfort del vostro lavoro con una buona pianificazione.
Ognuno è diverso. Sì, sappiamo che sembra un cliché, ma quando si cerca il modello di lavoro perfetto bisogna tenere conto delle preferenze individuali delle persone. Alcuni lavorano meglio al mattino, altri alla sera. Alcuni si annoiano rapidamente e amano la varietà, mentre altri preferiscono concentrarsi su un compito importante prima di passare al successivo. Utilizzate il software di pianificazione delle risorse per assegnare i compiti giusti alle persone giuste. Anche la funzione di assegnazione dei ruoli sarà molto utile, in modo che tutti possano vedere a colpo d'occhio chi è responsabile di cosa.
Durante Gestione del carico di lavoroÈ importante fissare obiettivi ambiziosi e dare al team un senso di realizzazione e di crescita. Tuttavia, è facile cadere nella trappola di sovraccaricare i propri dipendenti. Se hanno lavorato in modo efficiente per un mese e hanno ottenuto una pietra miliare del progettoil mese successivo ne ricevono ancora di più, e così via. Questa strategia è a breve termine: tutti finiranno per stancarsi, frustrarsi, diventare meno produttivi e demotivarsi perché avranno la sensazione che il lavoro non finisca mai. Per evitare questo problema, controllare il carico di lavoro del team. Potete provare a lavorare a intervalli, dove una settimana è più intensa e l'altra un po' meno, oppure potete assicurarvi di mantenere un equilibrio nel vostro carico di lavoro quotidiano. Utilizzare software di gestione delle risorse per assicurarsi che i vostri dipendenti non siano troppo sotto pressione. Incorporare un sala dati virtuale può anche migliorare la sicurezza e l'efficienza della gestione dei progetti.
Secondo uno studio dell'Università della California Irvine, una persona impiega 23 minuti e 15 secondi per tornare a concentrarsi su un compito dopo essere stata distratta. Può sembrare poco, ma se ogni giorno un dipendente ha 3 riunioni e 10 messaggi su Slack, la perdita di efficienza è enorme. Come evitarlo? Suggerite ai vostri dipendenti di prenotare un momento di concentrazione. Utilizzando il calendario, possono fissare una riunione per loro stessi, ad esempio 2 ore durante il giorno. Potete essere certi che quando il vostro team avrà a disposizione un po' di tempo per concentrarsi solo sulle attività, la produttività aumenterà.
In molte organizzazioni si tende a etichettare ogni compito come molto urgente e molto importante. L'idea che sta alla base di questa scelta è che dare la priorità a ogni compito costringa il dipendente a prenderlo ugualmente sul serio. Di conseguenza, le persone vengono sopraffatte dall'eccesso di pressione e non riescono a concentrarsi su una sola cosa, perché pensano costantemente ai 5 compiti successivi che li attendono. Quindi, quando pianificate il lavoro, utilizzate l'opzione di prioritizzazione: contrassegnate i compiti in base alle scadenze e all'urgenza, in modo che i vostri dipendenti possano definire le loro strategie di lavoro personali.
Le riunioni aziendali sono necessarie e importanti. Ma non tutte. Un errore organizzativo comune è quello di organizzare riunioni ogni volta che si deve "discutere" di qualcosa. Questo è tipico soprattutto delle persone che coordinano il lavoro, come i project manager: il loro compito è controllare che tutto funzioni come dovrebbe, comunicare e raccogliere informazioni e decidere i passi successivi. Nel loro caso, la riunione è spesso lo strumento principale del lavoro. Per le persone che svolgono il lavoro, ogni riunione è una pausa di flusso e una distrazione che richiede tempo per tornare allo stato di concentrazione precedente.
Quando preparate il vostro programma di lavoro giornaliero o settimanale, cercate di limitare il numero di riunioni a quelle necessarie. Controllare il calendario online regolarmente per fare in modo che i vostri dipendenti non debbano essere chiamati ogni ora e abbiano il tempo di creare in tranquillità. Un'ottima idea è un piano delle attività: ogni attività dovrebbe avere una descrizione dettagliata dei requisiti e dei passaggi, in modo che tutti possano verificare facilmente i risultati senza perdere tempo in inutili riunioni.
Le persone hanno bisogno di pause. Statisticamente, si dovrebbe fare una Pausa di 15 minuti ogni 1,5 ore per rinfrescare il cervello e aumentare la produttività. Purtroppo, spesso non c'è spazio per una pausa in un programma di lavoro intensivo. Di conseguenza, le persone lavorano di più, ma in realtà ottengono meno risultati e la loro produttività diminuisce. Provate il modello di pianificazione delle pause, incoraggiate i vostri dipendenti a segnare brevi pause nei loro calendari, ad allontanarsi dal computer per un po', a uscire in terrazza per prendere un po' d'aria fresca con una tazza di caffè o a fare qualche semplice esercizio fisico per ossigenare il cervello. Gli effetti positivi saranno sorprendenti.
Molti grandi progetti sembrano trascinarsi all'infinito. È molto demotivante quando si lavora alla stessa cosa per mesi e la fine è ancora lontana. In questo modo è facile ristagnare e perdere motivazione e produttività. Cercate di diversificare i compiti che il vostro team riceve. Se qualcuno lavora alla stessa cosa da una settimana, coinvolgetelo in qualcosa di nuovo, in modo che possa acquisire una prospettiva e tornare con idee nuove. Naturalmente, anche in questo caso contano l'approccio individuale e la conversazione con i vostri dipendenti: alcuni preferiscono variare il proprio lavoro e saltare da un compito all'altro, altri preferiscono concentrarsi su un progetto dall'inizio alla fine. La flessibilità è fondamentale.
Questo punto è collegato al precedente. Se state lavorando a un grande progetto che deve essere completato e non avete la possibilità di diversificare il vostro lavoro, dividetelo in fasi. Il completamento di una fase di lavoro è un successo. Il successo è motivazione. Se state lavorando su un progetto di sei mesi, suddividetelo in pietre miliari del progetto e festeggiare con il vostro team il raggiungimento di ogni tappa.
Quando si implementa una strategia per aumentare la produttività, è necessario tenere sotto controllo tutti i processi in corso nel team. Utilizzate uno strumento che vi permetta di avere tutte le informazioni in un unico posto.
Un ottimo esempio è Teamdeck: si tratta di un sistema in cui è possibile creare un programma di lavoro ben congegnato, programmare riunioni in un calendario, distribuire compiti, controllare il carico di lavoro dei dipendenti, monitorare il tempo di lavoro con i timesheet, assegnare ruoli, aggiungere descrizioni di compiti e molto altro ancora! Un lavoro ben pianificato, in cui ognuno ha spazio per concentrarsi e rilassarsi e sa esattamente cosa deve fare, è il segreto di una maggiore produttività.
Ogni organizzazione vuole una cosa: alta produttività e buoni risultati. Per raggiungere questo obiettivo, il fattore più importante da considerare sono le condizioni di lavoro del vostro team, adeguate alle loro mansioni e posizioni. Un programma di lavoro attentamente pianificato porterà le vostre prestazioni a livelli che non avete mai sognato!
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