I team di tutto il mondo si trovano ad affrontare sfide simili quando si tratta di pianificare il calendario del proprio team. La creazione di un piano di progetto è già di per sé difficile, e mantenerlo aggiornato e reagire ai cambiamenti è più complicato. La situazione diventa ancora più impegnativa quando molti dipendenti lavorano da remoto.
Cosa imparerete da questo articolo:
Come un calendario online aiuta nella gestione dei progetti
Come Software di gestione delle risorse Teamdeck è utilizzato nella pianificazione online
Differenze tra un pianificatore di orari online e un pianificatore di calendario online
Prima di capire come funziona un'agenda online, è necessario sapere come si presenta il mercato.
Prima di tutto, un calendario online, un software di pianificazione del calendario, strumento di pianificazione del progetto, calendario di pianificazione del progetto, calendario strumento di pianificazione, pianificatore di orari online o software di pianificazione delle risorse - hanno lo stesso ruolo. Devono aiutarvi a organizzare il vostro lavoro e quello dei vostri collaboratori.
Calendario online o calendario tradizionale?
In secondo luogo, è sempre necessario prendere in considerazione i processi di gestione dei progetti e la diversità delle sfide e delle aspettative ad essi collegate. Quando i manager utilizzano un qualche tipo di soluzione per la gestione dei progetti o semplicemente un pianificatore di scadenze online, prestano attenzione a funzioni quali:
Piena trasparenza di team, compiti e tempi (il nostro settore usa comunicarlo grazie alla frase A bird's-eye view)
Capacità di personalizzazione e report personalizzabili
Tracciamento del tempo dei dipendenti e gestione dei timesheet, compreso il supporto ai processi di fatturazione
Processo di pianificazione del team e di assegnazione dei compiti più semplice di prima
Possibilità di gestire i dipendenti da diversi fusi orari
Gestione della disponibilità o delle assenze
Funzioni di etichettatura, codifica a colori e definizione delle priorità
Software per la gestione dei congedi - perché qualsiasi il progetto deve essere puntuale
Il terzo, un pianificatore di calendario online, è solo una fetta di una grande famiglia di strumenti di gestione dei progetti. Secondo l'articolo di Wrike - il nostro concorrente nel mercato dei calendari online - il software per la gestione dei progetti propone 4 tipi di calendari online.
Un pianificatore di calendari online, un creatore di programmi online o un pianificatore di orari online: comunque lo si chiami, ciò che hanno in comune è una lavagna, dei compiti e delle persone ad essi assegnati. Queste agende sono spesso dotate di funzionalità di trascinamento, che consentono agli utenti di assegnare facilmente i compiti e di riorganizzare gli orari.
[Fonte: Teamdeck - software di gestione delle risorse in base all'agenda online]
Un diagramma di Gantt è un grafico con due assi. Quello orizzontale mostra la cronologia di un progetto. Quello verticale mostra tutte le attività che hanno l'aspetto di barre.
Una lavagna visiva separa i compiti/progetti in diverse categorie, e ogni categoria illustra i diversi fasi di un progetto. L'impostazione più tipica è "da fare", "in corso" e "completato", integrata da altre.
[Fonte: Trello - soluzione per la gestione dei team con visualizzazione del calendario].
Nonostante le differenze, l'obiettivo è lo stesso. Un pianificatore di calendari online o, come preferiamo, un pianificatore di orari online è uno strumento software che consente di pianificare e aggiungere compiti, progetti ed eventi su una vista/calendario.
Sembra semplice, finché non usiamo un altro termine: "pianificatore di calendario". E dovrebbe essere un impulso che dà il via a una nuova domanda: c'è qualche differenza? In che modo un planner è diverso da un calendario online (ad esempio, Google Calendar)?
Questi due tipi di app hanno scopi diversi:
un calendario consente di programmare eventi (ad esempio, riunioni) e serve a ricordarli,
un pianificatore online consente anche di programmare eventi (ad esempio, aggiungere attività, impostare promemoria, aggiungere eventi, modificare eventi, aggiungere note), ma è dotato anche di potenti funzioni di pianificazione del lavoro. Tali funzioni possono includere la gestione della disponibilità, il monitoraggio delle dipendenze tra le attività, il monitoraggio del tempo e l'analisi del progetto.
Si può dire che gli strumenti di calendario online possono anche aiutarvi a pianificare il vostro lavoro. Ed è vero, almeno per uso personale. Tuttavia, quando dovete fissare delle scadenze o creare un programma per il vostro team (o per più team), avrete bisogno di più funzioni di quelle offerte dalla maggior parte dei calendari.
Parliamo di vantaggi: quali sono i vantaggi tangibili dell'utilizzo di un'agenda online? Abbiamo deciso di suddividerli in due categorie:
Vi siete mai chiesti quante ore il vostro team spende in inutili botta e risposta sui compiti in corso o su quelli futuri? Apptension, una società di 50 persone società di sviluppo software ha calcolato che ogni mese perdeva oltre $11k per domande come "a cosa devo lavorare oggi?", "la mia richiesta di ferie è stata approvata?". Con un calendario online, sono riusciti a ridurre questo numero di quasi $10k!
Quando si decide di implementare un planner online nella propria organizzazione/team, questo diventa l'unica fonte di verità per quanto riguarda orari, progetti, progressi, responsabilità ecc. In molti pianificatori, il lato sinistro dell'interfaccia include una colonna di assegnatari per monitorare l'avanzamento del lavoro e programmare le attività. È essenziale, soprattutto per i team distribuiti, avere una panoramica trasparente del lavoro che si svolge in un team.
Assegnazione (prenotazione) dei dipendenti in base alle competenze e alla disponibilità. Ogni vista e assegnazione settimanale appare nel calendario online. [Fonte: Teamdeck]
Consigliamo vivamente di utilizzare i planner online invece di pianificare il lavoro in Excel o su carta. Il motivo è che, quando si verificano cambiamenti - e quasi inevitabilmente accadranno - è possibile reagire rapidamente e modificare facilmente il piano utilizzando uno strumento interattivo. I fogli di calcolo e i documenti di testo possono diventare rapidamente obsoleti se non vengono aggiornati regolarmente.
Immaginate che la vostra azienda gestisca diversi progetti alla volta. Ogni responsabile di progetto deve riunire un team e programmare la data di inizio di un progetto in base alla propria disponibilità. Con un calendario pianificatore, possono anche vedere cosa stanno pianificando gli altri PM ed evitare di conflitti di programmazione del progetto.
Progetto e pianificazione delle risorse Le app sono strumenti per creare un team felice. I dipendenti vogliono sapere quali sono i loro prossimi incarichi. Si sentono meglio anche quando i manager possono vedere e pianificare la loro disponibilità o il loro carico di lavoro. Le probabilità di straordinari o di sottoutilizzo sono molto più basse quando si utilizza un robusto pianificatore online. Leggete come misurare utilizzo delle risorse e il suo ruolo nei processi di gestione dei progetti.
Ora che conoscete i principali vantaggi della pianificazione del lavoro con gli strumenti di calendario online, vogliamo mostrarvi come potete farlo in pratica, utilizzando Teamdeck.
Teamdeck è un calendario pianificatore online (o - software di gestione delle risorse, che combina le funzionalità di un'agenda online con altre potenti caratteristiche come il monitoraggio del tempo, la gestione delle assenze e il reporting dei progetti.
Ecco come pianificare la settimana per il vostro team può essere più facile con Teamdeck:
Prima di iniziare a costruire il vostro piano settimanale, dovete avere una panoramica della disponibilità del vostro team. È semplice: basta controllare la sezione calendario delle risorse.
È inoltre possibile utilizzare campi personalizzati per acquisire e organizzare informazioni aggiuntive come ruoli, responsabilità e attributi specifici del progetto.
Qui è possibile tenere traccia dei dettagli della disponibilità del team su due livelli diversi:
disponibilità giornaliera/orario di lavoro (è particolarmente utile se si lavora con dipendenti part-time e freelance),
ferie pianificate e diversi tipi di ferie (ad esempio, il congedo di maternità).
È anche possibile controllare gli incarichi attuali delle persone e vedere se sono assegnate a qualche progetto e per quanto tempo. Quando le persone hanno già molti compiti da svolgere, è meglio non sovraccaricarle di altro lavoro.
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Una volta identificati i dipendenti che potrebbero essere coinvolti nel progetto, potete facilmente assegnarlo a loro. Potete anche aggiungere tag e note alla vostra prenotazione: usateli per comunicare agli altri manager che l'incarico è provvisorio o, al contrario, molto urgente.
In qualità di project manager o di team leader, dovete tenere il polso della situazione e monitorare ogni giorno i progressi del vostro progetto. Guardare solo al lavoro pianificato non vi darà tutte le risposte. Ecco perché gli utenti di Teamdeck possono registrare il tempo trascorso su un determinato progetto. Con un facile accesso a queste informazioni, è semplice confrontare le stime con i dati effettivi e fare una panoramica di entrambi:
Utilizzo rapporti sullo stato del progetto come questo, per prendere decisioni migliori in merito al team.
I vostri dipendenti probabilmente utilizzano molte app diverse per semplificare il loro lavoro: chat, calendari, strumenti di PM per tenere traccia delle ore di lavoro e dei compiti. È possibile integrare facilmente Teamdeck con molti strumenti popolari e rendere la pianificazione e la gestione delle risorse del progetto processi più efficienti, ad esempio:
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