Il calendario delle risorse (o calendario per la gestione dei progetti, o calendario per la pianificazione dei progetti, software per la pianificazione delle risorse) consente di pianificare e gestire e allocare le risorse in modo più efficace ed efficiente, soprattutto se Microsoft Excel ha un ruolo di primo piano nella vostra azienda.
Spesso una parte di un strumento di gestione delle risorseUn calendario delle risorse è il punto di riferimento per la pianificazione dei progetti, l'assegnazione delle prenotazioni e la gestione dei team. Di seguito vi presentiamo una panoramica del calendario delle risorse per darvi un'idea delle caratteristiche essenziali e dei motivi per cui vale la pena utilizzare questo calendario nel vostro lavoro quotidiano di project manager.
Cosa otterrete con questo articolo:
Come i calendari di gestione dei progetti risolvono le sfide
Qualche parola sul calendario delle risorse, programmazione del team, Tracciamento del tempo del team, e gestione dei congedi in 1 strumento
L'influenza di software di pianificazione delle risorse sulla gestione dei progetti
Il significato e il ruolo dei calendari delle risorse
Risolvere le sfide della gestione dei progetti: I calendari di gestione dei progetti affrontano numerose sfide fornendo un approccio strutturato alla pianificazione e all'allocazione delle risorse. Facilitano la sincronizzazione degli sforzi del team, garantendo l'utilizzo ottimale delle risorse e il rispetto tempestivo delle tappe del progetto.
Panoramica completa delle risorse: I calendari delle risorse offrono una visione olistica dell'allocazione delle risorse, compresa la disponibilità dei dipendenti, la capacità, il carico di lavoro e l'utilizzo. Questa trasparenza aiuta a prevenire l'utilizzo eccessivo o insufficiente delle risorse, mantenendo così un carico di lavoro equilibrato in tutto il team.
Integrazione con altri strumenti: I moderni calendari delle risorse si integrano perfettamente con i software di gestione delle risorse e con altri strumenti di gestione dei progetti e di tracciamento del tempo, creando una piattaforma unificata per la gestione di tutti gli aspetti di un progetto. Questa integrazione migliora l'efficienza riducendo la necessità di inserire manualmente i dati e consentendo aggiornamenti in tempo reale.
Un calendario delle risorse (noto anche come calendario di gestione del progetto e calendario di pianificazione del progetto) monitora la moltitudine di attività, eventi e date che si svolgono o si svolgeranno durante il ciclo di vita del progetto. La creazione di un calendario delle risorse è essenziale per una gestione efficace del progetto, poiché aiuta a pianificare e ad allocare le risorse fin dall'inizio del progetto. Osserva almeno la disponibilità, la capacità, il carico di lavoro e l'utilizzo dei singoli dipendenti.(Teamdeck) Un calendario delle risorse - come suggerisce il termine - è un calendario per controllare, coordinare e monitorare le risorse, compresi i dipendenti e le attrezzature. Fornisce ai project manager una visione completamente trasparente dell'intero team e di tutti i progetti, il che è un ottimo modo per aiutare le imprese a scalare le loro aziende.
Per essere più rigorosi, una panoramica di come vengono utilizzate le risorse (dipendenti), quali risorse con particolari competenze sono disponibili, quanto tempo impiegano i progetti separati e quanto costeranno i progetti specifici. I calendari dei progetti e delle risorse svolgono ruoli diversi nella gestione delle tempistiche dei progetti e della disponibilità delle risorse. Un calendario di progetto tiene traccia dei progressi e delle scadenze, mentre un calendario delle risorse si concentra sull'allocazione e sulla disponibilità delle risorse. Inoltre, aiuta a evitare problemi di gestione del carico di lavoro, come il sovrautilizzo o il sottoutilizzo. Un calendario delle risorse mostra la disponibilità di risorse umane e non umane, compresi gli orari di lavoro e i giorni di riposo, per garantire una pianificazione efficiente del progetto.
Quali sono le caratteristiche dei project manager che cercano nel calendario delle risorse?
Funzionalità di gestione della disponibilità e dei congedi: la quantità di tempo per la quale è possibile prenotare un dipendente.
Rapporti personalizzabili e di facile comprensione
Lavoro pianificato - il tempo per cui un dipendente è assegnato a un progetto. Idealmente, le prenotazioni complessive per una persona non dovrebbero superare la sua disponibilità.
Fogli di presenza e Tracciamento del tempo dei dipendenti - il tempo in cui un dipendente ha lavorato a un determinato incarico/progetto. Idealmente, le registrazioni di tempo non dovrebbero superare le prenotazioni
Caratteristiche dell'analisi dell'utilizzo dei dipendenti
Gestione del carico di lavoro e sua ottimizzazione
Budgeting del progetto
Controllo e pianificazione dei progetti
Capacità di integrazione
Personalizzazioni avanzate
Prenotazioni dei membri del team, fogli di presenza, panoramica delle ferie
Assenze: le ferie dei dipendenti, i congedi per malattia e altri tipi di assenze devono essere inclusi nei calendari multipli dei dipendenti, in modo da poter individuare facilmente il momento in cui un determinato membro del team non è disponibile.
Festività nazionali - analogamente ai congedi, le festività nazionali devono essere segnate nel calendario delle risorse come periodo in cui le risorse non sono disponibili, in modo da non poterle contare quando si pianifica un progetto.
[Schermata di Teamdeck - il calendario per la gestione delle risorse e dei progetti].
I calendari delle risorse svolgono un ruolo fondamentale nella gestione di progetti complessi, offrendo diversi vantaggi:
Panoramica delle risorse di alto livello: Offrono un'istantanea della disponibilità di risorse umane, aiutando i project manager a pianificare in modo efficace e ad allocare le risorse dove necessario.
Maggiore comprensione della pipeline di produzione: Visualizzando la tempistica e le risorse del progetto, i manager capiscono meglio la capacità produttiva dell'azienda e possono pianificare di conseguenza.
Gestione ottimizzata del carico di lavoro: Tracciando le prenotazioni e le registrazioni di tempo, i manager possono identificare e risolvere rapidamente i problemi di sovrautilizzo o sottoutilizzo, garantendo una distribuzione equilibrata delle attività.
I project manager possono trarre vantaggio dall'utilizzo di un calendario delle risorse in molti modi, ad esempio:
avere una panoramica di alto livello sulla disponibilità delle risorse,
avere una migliore comprensione della pipeline di produzione dell'azienda,
essere in grado di pianificare le risorse in modo più ponderato,
essere in grado di regolare il carico di lavoro del team in caso di sottoutilizzo o sovrautilizzo.
La gestione efficace delle risorse è fondamentale quando si gestiscono più progetti, per garantire che il carico di lavoro sia equilibrato e che i membri del team non siano sovraccaricati.
Con un calendario delle risorse, è possibile pianificare il lavoro del team in modo più efficiente. Tenendo conto della disponibilità dei dipendenti, delle loro ferie programmate e delle festività nazionali, si riduce il rischio di avere una forza lavoro insufficiente per completare il progetto.
Allo stesso modo, potete usare un calendario delle risorse per individuare i dipendenti di cui avete bisogno che al momento sono impegnati in un altro progetto. Sapendo per quanto tempo non sono disponibili, potete modificare la tempistica del vostro progetto o negoziare con un altro PM le risorse di cui avete bisogno.
Un altro vantaggio di un calendario delle risorse è una chiara panoramica del carico di lavoro dei dipendenti. Monitorando le prenotazioni o le registrazioni di tempo, è possibile individuare rapidamente i membri del team che hanno troppo o troppo poco da fare, in modo da poter regolare le loro prenotazioni di conseguenza. Questo aiuta il team di progetto a rimanere informato sui propri programmi e sulle potenziali sfide, favorendo una migliore assegnazione dei compiti e mantenendo il morale del team.
Facciamo la premessa. Il Teamdeck è un Gestione delle risorse SaaS soluzione sviluppata da una software house che lavora con NetFlix, Uber o Universal. In precedenza il software era dedicato ai loro scopi, ma dopo decine di mesi il prodotto è stato commercializzato. È così che, in generale, questo calendario delle risorse è entrato a far parte dell'enorme mercato dei software di gestione dei progetti.
Teamdeck consente agli utenti di creare il proprio calendario delle risorse per una migliore gestione delle stesse, aiutando a prevenire l'overbooking e a migliorare la visibilità sui carichi di lavoro dei team.
Aiuta ogni project manager e ogni membro del team durante l'intero progetto, con pianificazione delle risorse, la gestione e la misurazione delle prestazioni.
Teamdeck, avete accesso al carico di lavoro dei vostri dipendenti con una semplice schedulatore di risorse. Le informazioni disponibili in Teamdeck includono prenotazioni, fogli di presenza, disponibilità e ferie.
Inoltre, abbiamo incluso altri due dettagli che possono aiutarvi a monitorare il carico di lavoro:
Prenotazioni vs. disponibilità
Fogli di presenza e disponibilità
Le barre mostrano le prenotazioni dei dipendenti o fogli di presenza rispetto alla loro disponibilità. È un modo semplice e veloce per capire se un membro del team è sottoutilizzato o sovrautilizzato, rendendo più facile l'intervento.
Una delle caratteristiche fondamentali di un calendario delle risorse è la capacità di tenere traccia della disponibilità dei dipendenti e di gestire le ferie. Questa funzionalità è fondamentale per garantire che i project manager abbiano un quadro preciso di chi è disponibile a lavorare su un progetto in qualsiasi momento.
Al contrario, un calendario di progetto viene utilizzato per identificare i giorni di lavoro, i turni e le scadenze delle attività, fornendo una panoramica più statica della tempistica del progetto.
Il calendario deve includere:
Vacanze programmate: Le ferie programmate dai dipendenti devono essere tenute in considerazione per evitare conflitti di programmazione.
Congedi per malattia: Le assenze non programmate per malattia devono essere monitorate e gestite tempestivamente.
Feste nazionali: I giorni festivi devono essere segnalati per garantire che siano presi in considerazione quando si pianificano le tempistiche del progetto.
Avendo una panoramica dettagliata di questi fattori, i project manager possono evitare l'overbooking dei dipendenti e garantire che i progetti abbiano un organico adeguato.
I rapporti personalizzabili sono un'altra caratteristica essenziale di un calendario delle risorse. Questi report forniscono approfondimenti su vari aspetti della gestione delle risorse, quali:
Allocazione delle risorse: Capire come vengono distribuite le risorse tra i diversi progetti.
Stato di avanzamento del progetto: Tracciare lo stato dei progetti in corso e identificare eventuali ritardi.
Prestazioni di squadra: Analizzare le prestazioni dei singoli membri del team e del team nel suo complesso.
Questi report possono essere personalizzati per soddisfare le esigenze specifiche del project manager, offrendo flessibilità e approfondimenti dettagliati che aiutano a prendere decisioni.
La pianificazione del lavoro assicura che il carico di lavoro di ciascun dipendente sia gestibile e non superi la sua disponibilità. Questa funzione aiuta a:
Distribuzione equilibrata del carico di lavoro: Prevenire il burnout assicurando che nessun singolo dipendente sia sovraccaricato di compiti.
Utilizzo efficiente delle risorse: Assicurarsi che tutti i membri del team siano adeguatamente utilizzati e che nessuna risorsa venga lasciata inutilizzata.
Una programmazione efficace è fondamentale per mantenere alti i livelli di produttività e garantire che i progetti vengano completati in modo efficiente.
Il monitoraggio accurato del tempo è essenziale per capire quanto tempo i dipendenti dedicano alle varie attività. Questa funzione include:
Fogli di presenza: I dipendenti possono registrare le ore lavorate su progetti specifici, fornendo un registro dettagliato del tempo impiegato.
Tracciamento del tempo: Tracciamento in tempo reale delle ore di lavoro per monitorare la produttività e garantire l'accuratezza delle registrazioni.
Confrontando i fogli di presenza con le prenotazioni pianificate, i project manager possono identificare le discrepanze e apportare le modifiche necessarie per migliorare l'efficienza.
L'analisi dell'utilizzo dei dipendenti aiuta i project manager a capire quanto efficacemente vengono utilizzati i membri del loro team. Si tratta di:
Tassi di utilizzo: Calcolo della percentuale di tempo che i dipendenti dedicano alle attività fatturabili rispetto a quelle non fatturabili.
Pianificazione della capacità: Determinare il carico di lavoro ottimale per ogni membro del team per massimizzare la produttività senza causare burnout.
Questa analisi è fondamentale per prendere decisioni informate sull'allocazione delle risorse e sulla pianificazione dei progetti.
Una gestione efficace del progetto richiede un'attenta pianificazione del budget e un controllo dei costi. Un calendario delle risorse aiuta a:
Stima dei costi: Fornire stime accurate dei costi del progetto in base all'allocazione delle risorse e al tempo impiegato.
Monitoraggio del budget: Monitorare le spese effettive rispetto al budget per garantire che i progetti rimangano finanziariamente in linea.
Rendicontazione finanziaria: Generare rapporti finanziari dettagliati per fornire alle parti interessate informazioni sui costi e sulla redditività dei progetti.
Queste caratteristiche aiutano i project manager a mantenere la disciplina finanziaria e a garantire la redditività dei progetti.
Le opzioni di personalizzazione avanzate rendono i calendari delle risorse adattabili alle varie esigenze organizzative. Queste includono:
Visualizzazioni personalizzate: Creare visualizzazioni del calendario personalizzate che mettano in evidenza team, ruoli o progetti specifici.
Opzioni di filtraggio: Filtrare il calendario per visualizzare informazioni pertinenti, come la disponibilità di specifiche competenze.
Impostazioni personalizzate: Regolare le impostazioni del calendario in base alle preferenze individuali e ai requisiti del flusso di lavoro.
La personalizzazione migliora l'usabilità del calendario delle risorse, rendendolo uno strumento versatile per diversi scenari di gestione del progetto.
I calendari delle risorse svolgono un ruolo strategico nella gestione dei progetti, fornendo una piattaforma centralizzata per la gestione delle risorse. Questa importanza strategica è evidente in diverse aree chiave:
I calendari delle risorse offrono una panoramica di alto livello della disponibilità e dell'allocazione delle risorse. Questa visibilità è fondamentale per:
Pianificazione proattiva: Consentire ai project manager di pianificare in anticipo e di allocare le risorse in modo efficace. I team leader svolgono un ruolo cruciale nel mantenere calendari accurati delle risorse e nel garantire un'allocazione efficace delle stesse.
Risoluzione dei conflitti: Identificare e risolvere i conflitti di programmazione prima che abbiano un impatto sulle tempistiche del progetto.
Ottimizzazione delle risorse: Assicurare che tutte le risorse disponibili siano utilizzate in modo efficiente per massimizzare la produttività.
Un calendario centralizzato delle risorse favorisce una migliore collaborazione tra i membri del team e i reparti. I vantaggi includono:
Sforzi coordinati: Facilitare il coordinamento di compiti e attività tra diversi team.
Comunicazione trasparente: Fornendo una visione chiara di chi sta lavorando su cosa, migliorando la comunicazione e riducendo le incomprensioni.
Obiettivi condivisi: Assicurare che tutti i membri del team siano allineati con gli obiettivi e le tempistiche del progetto.
I calendari delle risorse supportano la scalabilità delle organizzazioni fornendo strumenti per gestire la crescente complessità. Questo include:
Gestione scalabile delle risorse: Adattarsi alle crescenti esigenze dell'organizzazione, che si espande e si fa carico di più progetti.
Onboarding efficiente: Semplificare il processo di onboarding per i nuovi dipendenti, fornendo una chiara visibilità sugli orari e sulla disponibilità del team.
Adattabilità: Adattamento ai cambiamenti dei requisiti del progetto e alla disponibilità delle risorse in tempo reale.
Una gestione efficace delle risorse è una componente critica della gestione del rischio nella gestione dei progetti. I calendari delle risorse contribuiscono a:
Identificazione dei rischi: Evidenziare i potenziali rischi legati alle risorse, come l'overbooking o la carenza di competenze.
Mitigazione dei rischi: Implementare strategie per mitigare questi rischi, come la riallocazione delle risorse o l'adeguamento delle tempistiche del progetto.
Pianificazione di emergenza: Sviluppare piani di emergenza per affrontare problemi di risorse imprevisti.
Barre di disponibilità nel calendario di pianificazione del progetto di Teamdeck
Per rendere più comodo l'uso di Teamdeck, è possibile personalizzare la visualizzazione selezionando le righe che si desidera vedere.
Inoltre, è possibile filtrare la vista per visualizzare un elenco specifico di dipendenti, ad esempio solo sviluppatori di frontend o designer. È possibile creare viste personalizzate, in modo da ottenere rapidamente una panoramica dei diversi team.
Per massimizzare i benefici di un calendario delle risorse, i project manager devono seguire le migliori pratiche di gestione delle risorse. Queste includono:
Recensioni frequenti: Rivedere e aggiornare regolarmente il calendario per riflettere le modifiche alle tempistiche del progetto, alla disponibilità delle risorse e all'assegnazione dei team. Gli aggiornamenti regolari del calendario delle risorse sono essenziali durante la fase di pianificazione del progetto per garantire una programmazione e un'assegnazione delle risorse accurate.
Regolazioni in tempo reale: Apportare modifiche in tempo reale al calendario in base alle nuove informazioni disponibili, garantendo che rimanga uno strumento di pianificazione accurato e affidabile.
Formazione dei dipendenti: Fornire una formazione completa ai dipendenti su come utilizzare efficacemente il calendario delle risorse, assicurando che tutti siano sulla stessa pagina.
Assistenza continua: Offrire un supporto continuo e risorse per aiutare i dipendenti a navigare nello strumento e a risolvere eventuali problemi.
Politiche trasparenti: Stabilire politiche e procedure chiare per l'utilizzo del calendario delle risorse, garantendo coerenza e responsabilità.
Dialogo aperto: Incoraggiare un dialogo aperto tra i membri del team per affrontare eventuali dubbi o suggerimenti per migliorare l'efficacia dello strumento.
Utilizzo delle intuizioni: Sfruttare le informazioni fornite dal calendario delle risorse per prendere decisioni guidate dai dati sull'allocazione delle risorse, sulla pianificazione dei progetti e sulla gestione del carico di lavoro.
Miglioramento continuo: Utilizzare i dati per identificare le aree di miglioramento e implementare strategie per migliorare i processi complessivi di gestione dei progetti.
In conclusione, il calendario delle risorse è uno strumento indispensabile per la gestione moderna dei progetti. Offre una soluzione completa per gestire le risorse, pianificare le attività e ottimizzare i carichi di lavoro. Fornendo una chiara visibilità sulla disponibilità e sull'utilizzo delle risorse, un calendario delle risorse migliora l'efficienza, la collaborazione e il processo decisionale. Strumenti come Teamdeck esemplificano i vantaggi di un software avanzato di pianificazione delle risorse, offrendo una solida piattaforma che supporta il successo dell'esecuzione di progetti complessi. Seguendo le best practice e sfruttando tutto il potenziale dei calendari delle risorse, i project manager possono migliorare significativamente la loro capacità di consegnare i progetti in tempo e nel rispetto del budget, contribuendo in ultima analisi alla crescita e al successo delle loro organizzazioni.
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