L'allocazione delle risorse aiuta a scegliere le migliori risorse disponibili per più progetti e a gestirle durante il lavoro, in modo da evitare il sotto o il sovrautilizzo dei dipendenti. Purtroppo, non tutti i project manager la utilizzano a proprio vantaggio.
Cosa otterrete grazie a questo articolo:
Secondo l'indagine del PMI ("Pulse of the Profession"), solo 26% delle aziende utilizzano sempre la gestione delle risorse per stimarle e allocarle, mentre 36% lo fanno spesso. Allo stesso tempo, meno di 60% dei progetti rispettano il budget originale e appena 50% di essi vengono completati in tempo, secondo lo stesso studio.
Molti project manager che vogliono spiegare cos'è la gestione dei progetti utilizzano la definizione del Project Management Institute (PMI). Secondo quest'ultimo, la gestione dei progetti consiste nell'utilizzare tutto ciò che serve per fornire qualcosa di utile alle persone - come si suol dire, per "fornire valore alle persone".
Per essere più precisi, l'APM ritiene che la gestione dei progetti consista nell'utilizzare alcune competenze, abilità, talenti, conoscenze, strumenti, macchine, software, metodi, tecniche e processi per "fornire valore alle persone".
L'espressione "valore per le persone" ci fa supporre che il risultato della gestione di un progetto possa essere qualsiasi cosa. Una casa, un'applicazione, un parco, o anche alcuni movimenti sociali, tra cui una crociata, la LBT o una religione. Tutto ciò che è utile per una certa categoria di individui.
I commenti di cui sopra sono il motivo per cui noi - persone integrate nel business - utilizziamo la definizione proposta dall'Association for Project Management (APM). La definizione di project management proposta contiene criteri che aiutano a separare la semplice gestione dal project management. Diamo un'occhiata:
La gestione del progetto è l'applicazione di processi, metodi, competenze, conoscenze ed esperienze per raggiungere obiettivi specifici del progetto in base ai criteri di accettazione del progetto entro parametri concordati. La gestione del progetto prevede risultati finali vincolati a tempi e budget definiti.
Se confrontiamo le definizioni di APM e PMI, notiamo una certa vicinanza. Entrambi si occupano di gestire le cose e di utilizzare la conoscenza, l'esperienza, i metodi, ecc. per portarle a termine. Ma solo l'ultima caratterizzazione del project management è - vorremmo dire - imprenditoriale.
I tempi, il budget e i "criteri di accettazione del progetto" sono gli aspetti della gestione del progetto vero e proprio (e naturalmente dei processi di gestione o allocazione delle risorse). Tutto ciò che sappiamo è che nel mondo delle relazioni commerciali ogni progetto ha un obiettivo. E ogni progetto deve essere realizzato in un determinato momento, entro un determinato budget e deve essere approvato dal committente, sia esso un cliente o un dirigente della vostra azienda.
Ed ecco la principale distinzione tra gestione e project management. La gestione è un processo continuo e costante. La gestione di un progetto prevede un risultato finale in un arco di tempo e un budget definiti.
Questa distinzione ha come conseguenza che la gestione dei progetti non è solo un processo, ma un processo strutturato. Si chiama ciclo di vita della gestione del progetto e di solito si articola in 5 fasi.
Proprio come la società Ganntic - nostro concorrente nel mercato dei sistemi di allocazione delle risorse - l'allocazione delle risorse e la pianificazione delle risorse (termine alternativo per gestione delle risorse) sono aspetti del processo del ciclo di vita del progetto. Sono responsabili della pianificazione, dell'organizzazione delle risorse (dipendenti) e della misurazione della loro produttività (sì, è la quarta fase del processo di gestione del progetto di cui sopra).
Ora sappiamo dove trovare la gestione delle risorse nel contesto del ciclo di vita della gestione del progetto. È il momento di capire la gestione delle risorse. Perché? Perché l'allocazione delle risorse fa parte della gestione delle risorse e la gestione delle risorse, come già sapete, fa parte dei processi di gestione dei progetti.
Grazie all'APM Body of Knowledge, sappiamo che il concetto di risorse è molto ampio. Denaro, strumenti, macchinari, tecnologia e - la più importante - le persone e le loro competenze. Per risorse si intende tutto ciò che viene richiesto per portare a termine un compito e un progetto.
Qual è il legame tra l'allocazione delle risorse e la gestione delle risorse (pianificazione delle risorse)? Diamo un'occhiata alla definizione data dall'APM. Per loro, la gestione delle risorse è:
(...) acquisire, allocare e gestire le risorse(...) necessarie per un progetto. La gestione delle risorse assicura che le risorse interne ed esterne siano utilizzate in modo efficace, nel rispetto dei tempi e del budget.
Come si vede, identico alla definizione di project management, il tempo e il budget sono gli aspetti critici di questo processo. E non dovremmo escludere anche i "criteri di accettazione".
Tuttavia, la gestione delle risorse è intesa come il processo di pianificazione, selezione, programmazione e allocazione delle risorse per soddisfare i criteri di accettazione e portare a termine il progetto.
Nella gestione delle risorse e nell'allocazione delle risorse, l'elemento fondamentale è l'identificazione delle risorse disponibili e sufficienti e il loro abbinamento con i compiti appropriati al momento giusto. La funzione del responsabile delle risorse o del progetto è quella di identificare i dipendenti con le competenze e l'esperienza necessarie (le cosiddette risorse) per svolgere il lavoro (parte della pianificazione) e decidere quando le risorse saranno necessarie (tramite l'allocazione delle risorse o la programmazione delle risorse).
Questo articolo potrebbe costringere i meno esperti a pensare che non dovrebbe essere difficile da fare. Quindi, alla fine di questo capitolo, utilizzeremo il rapporto annuale dell'azienda di Wellington.
Prima di parlare del significato di allocazione delle risorse nella gestione dei progetti, iniziamo con la comprensione di uno dei termini più importanti di questo articolo: risorse. Grazie a questo paragrafo introduttivo potrete percepire meglio le differenze tra alcune definizioni di allocazione delle risorse citate nel paragrafo successivo.
Come si può immaginare, le risorse possono essere assolutamente diverse, da quelle materiali a quelle non materiali. E non è diverso nel contesto dell'allocazione delle risorse, ma la comprensione del significato di "risorsa" dipende dal settore in cui viene utilizzata.
In questo capitolo, vedrete molti marchi, compresi i nostri concorrenti commerciali. Confrontiamo alcune definizioni e significati presentati da Brittanica Dictionary, ma anche da concorrenti ben riconoscibili: Wrike, Resource Guru o TeamGantt. I significati vanno da quelli più generali a quelli più precisi e relativi alle attività di gestione dei progetti.
Il dizionario di Cambridge informa che l'allocazione delle risorse è
un processo di divisione di denaro, competenze, ecc. tra i reparti di un'organizzazione.
Più rigoroso in un altro dizionario Brittanica molto riconoscibile, che suggerisce lo sfondo economico del nostro termine. L'allocazione delle risorse è intesa come una:
ripartizione dei beni produttivi tra diversi usi. (Dizionario Brittanica)
Ma - in quanto parte, diciamo, del settore della gestione dei progetti - ci concentreremo sul significato legato a questo ramo. Così, Float - nostro concorrente e noto fornitore di software per l'allocazione delle risorse nella gestione dei progetti - ci informa in uno dei suoi articoli sul blog che rL'allocazione delle risorse è il processo di nomina e gestione delle risorse per aiutare i compiti, i progetti e gli obiettivi strategici di un team.
Ma nel proseguire la lettura e nell'essere più precisi, Float sottolinea due aspetti dell'allocazione delle risorse. Il primo è l'abbinamento. Allocazione significa abbinare le competenze e l'esperienza dei dipendenti o dei membri del team ai progetti o ai compiti giusti. L'abbinamento (pertinente) è uno dei due elementi chiave della sua concezione di allocazione delle risorse.
In secondo luogo, assicurarsi che ogni membro del team e ogni dipendente che partecipa al progetto sia in grado di eseguire ogni incarico e ogni compito in programma.
Dal punto di vista di Saviom, un altro software che mira ad aiutare i project manager nei processi di gestione delle risorse:
L'allocazione delle risorse, nota anche come pianificazione delle risorse, riconosce e assegna le risorse per un periodo specifico a varie attività.
Queste attività - come abbiamo letto in altri luoghi scritti - possono essere legate al progetto o meno. Amministrazione, supporto, funzionamento, ecc. Qui Saviom richiama l'attenzione sul riconoscimento come primo elemento importante di un processo di allocazione delle risorse. Il secondo - come molti altri - è l'assegnazione. Il terzo elemento è il "periodo specifico".
Sul sito web projectmanager.com ci informano che il termine allocazione delle risorse ha lo stesso significato di gestione e programmazione delle risorse (di cui parliamo nel prossimo paragrafo). In realtà, dal loro punto di vista, l'allocazione delle risorse è solo una pianificazione delle risorse che tiene conto delle risorse disponibili necessarie per portare a termine un compito o un progetto con i risultati previsti.
Chiudendo questo capitolo, diremmo semplicemente:
L'allocazione delle risorse significa semplicemente assegnare le risorse (per lo più persone, le loro competenze, compresa la loro disponibilità, le prestazioni attuali o precedenti e le capacità di gestione del tempo) tra i vari compiti di un progetto per lavorare verso le scadenze nel modo più efficace ed economico possibile.
L'allocazione delle risorse coinvolge di fatto la disponibilità delle risorse, le competenze attuali e previste (partecipando ai processi che garantiranno l'utilizzo delle risorse disponibili, da soli o in collaborazione con le risorse umane o con un'azienda esterna), l'esperienza (sia dei project manager che dei dipendenti), le stime, le dipendenze, le priorità e le richieste di modifica che compaiono durante l'intero percorso di sviluppo del prodotto o di gestione del progetto.
Da questo punto di vista è lecito affermare che l'ultimo significato suggerisce che l'allocazione delle risorse è il risultato di molte scelte che vi stanno dietro. L'ultima decisione di scegliere le risorse giuste è preceduta da micro-decisioni che influenzano le prestazioni del team e determinano il successo del progetto.
Questa parte potrebbe essere anche la parte precedente, ma data la sua importanza, abbiamo deciso di parlare di questo argomento in un paragrafo separato. Perché?
Trattare l'"allocazione delle risorse" come sinonimo di "programmazione delle risorse" (es. Saviom) e persino di "gestione delle risorse" (es. Project Manager) non è del tutto nuovo. Ma nell'ambiente dei project manager e dei loro rappresentanti universitari non c'è consenso nell'equiparare un termine a un altro o a un terzo. Per alcuni di loro, l'allocazione delle risorse è un processo di gestione delle risorse.
In Wikipedia abbiamo trovato informazioni di questo tipo che non si avvicinano ai suggerimenti del PMI:
Nella gestione dei progetti, l'allocazione delle risorse o la gestione delle risorse è la programmazione delle attività e delle risorse necessarie per tali attività, tenendo in considerazione sia la disponibilità delle risorse che i tempi del progetto.
Dal punto di vista del Project Management Institute, non è del tutto vero. Alcuni degli aspetti presentati sopra sono veri: la disponibilità di risorse e il tempo del progetto. Ma che dire del budget? Per lo più il budget determina il momento in cui qualcosa può essere fatto. Perché, se si dispone del budget, si può decidere l'accessibilità delle risorse - le persone che partecipano al progetto e qualsiasi altra risorsa (strumenti, attrezzature, ecc.).
L'allocazione delle risorse tiene conto anche della disponibilità, della capacità e dell'utilizzo delle risorse in un'azienda, ma non deve essere confusa con la programmazione delle risorse.
Dal punto di vista di visual-planning.com:
La programmazione delle risorse si riferisce all'insieme di azioni e metodologie utilizzate dalle organizzazioni per assegnare in modo efficiente le risorse di cui dispongono a lavori, attività o progetti che devono essere completati e per programmare le date di inizio e fine di ogni attività o progetto in base alla disponibilità delle risorse.
Il galleggiante suggerisce programmazione delle risorse è un processo utilizzato dai team per organizzare e strutturare i propri dipendenti in modo che i compiti da completare siano programmati in base alla disponibilità e alle capacità.
Ma Il Guru delle risorse enfatizza il ruolo del riconoscimento o dell'identificazione del momento preciso in cui le risorse devono essere assegnate. Essi intendono la pianificazione delle risorse come un processo di identificazione precisa delle risorse necessarie e poi programmare quando sono necessarie. Da questo punto di vista, le risorse correttamente allocate sono il risultato di un'ottima identificazione dei dipendenti con competenze rilevanti (o semplicemente con competenze adeguate tra i dipendenti disponibili) che assicurano che il progetto sarà realizzato con i requisiti previsti. Naturalmente, questo presuppone che un progetto o gestore delle risorse che può valutare perfettamente, o almeno molto bene, il potenziale dei dipendenti e il loro ruolo utile in un determinato progetto.
Tuttavia, tenendo a mente le considerazioni di cui sopra e quelle sull'allocazione delle risorse nella gestione dei progetti, è difficile resistere alla sensazione che la comprensione del ruolo dell'allocazione delle risorse sia apparsa molte volte come una parte di gestione delle risorse del progetto o anche il processo di programmazione delle risorse. Ma anche il trattamento come sinonimo è legittimo.
La gestione delle risorse è soggetta a diverse sfide di cui dovete essere consapevoli per allocare correttamente le risorse e gestirle durante il progetto.
1. Modifiche al cliente
In qualità di project manager, potreste aver già sperimentato come le modifiche all'ambito, alla tempistica o al budget possano influire sulla realizzazione del progetto. Per quanto riguarda l'allocazione delle risorse, la situazione è analoga: avere un calendario aggiornato delle risorse vi aiuterà a regolarle senza problemi una volta che le modifiche sono state apportate.
2. Disponibilità di risorse
Avvio di un nuovo progettoidealmente, potreste utilizzare tutte le risorse di cui avete bisogno e che sono disponibili nella vostra azienda. Ma se la vostra agenzia è gestione di più progetti e dovete negoziare le stesse risorse con altri PM? O se un determinato membro del team è in malattia? La disponibilità cambia e dovete monitorarla continuamente per individuare le minacce alla consegna del progetto.
3. Dipendenze del progetto
Nell'allocazione delle risorse è necessario includere le dipendenze del progetto, che sono una forma di relazione tra i compiti o le attività del progetto. Ad esempio, nei progetti IT ci sono attività che possono essere svolte solo dopo che altre sono state completate, quindi non ha senso monopolizzare le risorse all'inizio.
4. Incertezze del progetto
Anche se all'inizio di un progetto sono state spuntate tutte le caselle, e si è concordato il linea del tempoSe si tratta di un progetto, di un budget e di uno scopo, ci sono sempre cose che non si possono prevedere. La gestione delle risorse richiede che siate in grado di rispondere ai progetticitare le incertezze, ad esempio spostando risorse da altri progetti o riassegnandole.
5. Le priorità dell'azienda
Se la vostra azienda gestisce più progetti contemporaneamente, voi e i vostri colleghi potreste dover condividere risorse limitate, molto spesso in tempi simili. Ma anche se riuscite a negoziare le risorse di cui entrambi avete bisogno, è possibile che le priorità di uno dei progetti cambino.
Vediamo come utilizzare efficacemente le risorse a vostra disposizione.
1. Conoscere il progetto e il team
Solo conoscendo l'ambito e le risorse disponibili nella vostra azienda, potrete assegnare correttamente i membri del team al vostro progetto.
Iniziare con la creazione di un file piano di alto livello del progettoIl progetto è composto dai requisiti e dagli obiettivi da raggiungere. Quindi, poiché sapete esattamente di chi avete bisogno per completare il progetto, potete utilizzare una matrice delle competenze per scoprire quali dipendenti della vostra azienda coinvolgere.
Oppure, se siete utenti di Teamdeck, potete semplicemente filtrare i vostri dipendenti in base alle loro competenze, individuando in un attimo i dipendenti rilevanti e le loro prenotazioni esistenti:
Mentre filtrate le persone che desiderate prenotare per il vostro progetto, controllate la loro disponibilità per vedere se sono effettivamente libere di partecipare al vostro progetto. La semplice barra della disponibilità è di grande aiuto:
A questo punto, la regola è di non farsi prendere la mano e di non assegnare risorse eccessive al progetto. In realtà, l'eccesso di risorse è considerato un errore che i project manager commettono per proteggersi dalle incertezze. Ma, a sua volta, rende imprecise le stime del progetto e i piani a lungo termine, incidendo sui risultati dell'azienda.
Pensate sempre al quadro generale quando assegnate le risorse. Controllate le prenotazioni già effettuate da altri PM per individuare le risorse di cui potreste avere bisogno entrambi, nel caso in cui dobbiate adattare il vostro programma a tale scopo.
Anche sapere quando i membri del team hanno i loro giorni liberi è utile. Vedete le voci gialle qui sotto? Dovete includerle nel vostro preventivo, perché è proprio in quei giorni che questi dipendenti non saranno disponibili. Allo stesso modo, è possibile individuare le festività nazionali che si svolgeranno durante il progetto.
2. Scoprire i rischi in anticipo
Ne abbiamo parlato un po' nel corso di sfide di gestione delle risorse sezione. Come project manager, siete ben consapevoli di rischi quali revisioni da parte dei clienti, ritardi, emergenze personali, progetti concorrenti, ecc. Anche questi rischi interferiscono con l'allocazione delle risorse.
Quando si verifica uno dei problemi sopra descritti, è necessario modificare le prenotazioni. Avere una panoramica di alto livello delle risorse della vostra organizzazione vi aiuterà a trovare più rapidamente altre risorse, a riallocarle, a estendere o ridurre le prenotazioni esistenti o persino a cancellarne alcune, se necessario.
3. Tenere traccia del progetto
Ricordate che l'allocazione delle risorse serve a migliorare l'efficacia dell'utilità del vostro team? Ora è il momento di verificare come sta andando il vostro team. Potete farlo misurare l'utilizzo delle risorse.
Iniziate con il tracciare il tempo e il carico di lavoro. In Teamdeck è possibile individuare facilmente i dipendenti che hanno troppo o troppo poco da fare (e anche questo può essere un problema). Ricordate la barra della disponibilità? Gli straordinari sono contrassegnati dal colore rosso, mentre il tempo non utilizzato è bianco.
Per misurare l'utilizzo delle risorse, è possibile utilizzare una semplice formula:
Utilizzo delle risorse = Tempo occupato / Tempo disponibile
In questo modo è possibile scoprire rapidamente se il team è impegnato al massimo delle sue potenzialità o meno.
Durante il progetto, è consigliabile confrontare di tanto in tanto le stime con i dati effettivi e riallocare le risorse se necessario. È probabile che, a causa di alcuni cambiamenti, sia necessario regolare le prenotazioni per evitare il sotto o il sovrautilizzo delle risorse e per soddisfare i requisiti del progetto.
Stabilendo controlli regolari con il vostro team vi aiuterà a individuare anche queste minacce.
In qualità di project manager, potreste anche essere responsabili di monitoraggio del budget del progetto. Potete basarvi sui fogli di presenza del vostro team, moltiplicando il numero di ore impiegate sul progetto per la tariffa oraria applicata al cliente. Anche in questo caso, confrontando le stime con i dati effettivi, si può capire se si sta rispettando il budget o meno.
4. Analizzare il progetto
L'utilizzo dei dati raccolti durante i progetti passati vi darà un enorme vantaggio. Sulla base di questi dati, sarete in grado di pianificare e gestire meglio i vostri progetti futuri. Avere un software di gestione delle risorse con i report personalizzati è di grande aiuto, in quanto è possibile organizzare i dati per calcolare diverse metriche, ad esempio busta paga dei dipendenti o KPI di vendita.
Come si vede, seguendo i giusti processi e utilizzando uno strumento completo di gestione delle risorse, è possibile semplificare l'allocazione delle risorse e trarne molti vantaggi:
Il calendario delle risorse (o calendario di gestione del progetto, o calendario di pianificazione del progetto, software di pianificazione delle risorse) consente di pianificare, gestire e allocare le risorse in modo più efficace ed efficiente, soprattutto se Microsoft Excel ha avuto un ruolo...
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