Gestione di team remoti da paesi diversi: 10 suggerimenti
Julia Łączyńska
La diffusione del lavoro a distanza ha sollevato molte domande sulla gestione di un team remoto, soprattutto se internazionale. Questo sistema di lavoro richiede un approccio e strumenti completamente nuovi, oltre alla definizione delle priorità. Nell'articolo di oggi presenteremo 10 consigli per la gestione di un team remoto che lavora in Paesi diversi.
Virus = Dipendenti remoti
La Covid-19 ha cambiato il modo di lavorare di molte aziende. La presenza di persone in uffici chiusi aumentava il rischio di diffusione del virus, quindi la direzione ha dovuto trovare una soluzione. La soluzione si è rivelata essere il lavoro a distanza. Naturalmente il lavoro a distanza non è stato inventato insieme alla pandemia, ma solo ora le aziende hanno iniziato a implementare questo modello su larga scala. Alcune aziende avevano già esperienza di lavoro da casa. Per altre organizzazioni, invece, si trattava di una sfida completamente nuova, che richiedeva una revisione completa dei modelli di gestione esistenti.
Vantaggi reciproci dalla gestione dei dipendenti remoti
Il lavoro a distanza presenta nuove opportunità e nuovi problemi.ma un sistema di trasformazione a distanza ben eseguito può dare alla vostra azienda grandi vantaggi. Tanto più che, in questo momento, la capacità di lavorare da remoto è un criterio molto importante per un'organizzazione per essere competitiva sul mercato. Secondo il rapporto di Growmotely, ben 97% dei dipendenti intervistati non vogliono tornare in ufficio a tempo pieno. Questo dimostra quanto sia importante poter utilizzare almeno in parte l'ufficio di casa.
Inoltre, per il datore di lavoro, il lavoro a distanza comporta numerosi vantaggi che vale la pena prendere in considerazione. In primo luogo - riduzione dei costi di gestione dell'azienda. Solo il fatto che quando il team lavora da casa, non è necessario affittare un ufficio così grande. Alcune aziende hanno persino rinunciato ad avere un ufficio. I costi di affitto di questi spazi sono infatti molto elevati.
In secondo luogo, i dipendenti hanno meno probabilità di assentarsi. Quando non si sentono bene, ma non sono ancora molto malati, spesso preferiscono non prendersi un giorno di riposo, ma lavorare dal letto. Inoltre, è spesso più facile per loro interrompere il lavoro per un'ora o due quando hanno una commissione da sbrigare, mentre se lavorassero da casa probabilmente si prenderebbero un giorno di riposo. Uno studio di Stanford ha anche riscontrato che i dipendenti che possono lavorare da casa sono 22% più produttivi. Il 32,2% dei responsabili delle assunzioni intervistati ha confermato che la produttività dei lavoratori a distanza è aumentata.
Naturalmente, i modelli di lavoro a distanza non sono unitari e dipendono dalle esigenze e dalle specificità della vostra azienda. Per le aziende tecnologiche e internazionali è sicuramente più facile inviare i dipendenti in un ufficio a casa che per le aziende che si basano sul lavoro manuale. Esaminate la vostra organizzazione e decidete quale sia la forma migliore per voi: completamente da remoto o forse ibrida? Oppure lasciate la scelta ai vostri dipendenti: dopo tutto, sanno dove lavorano meglio. Qualunque sia il modello scelto, questa guida vi aiuterà a gestire un team remoto.
1. Struttura organizzativa chiara
Uno dei maggiori cambiamenti per i dipendenti che lavorano da remoto è la comunicazione. In ufficio, è sempre facile chiedere al collega della scrivania accanto a chi rivolgersi per una domanda specifica o se qualcuno è attualmente in congedo o in vacanza. Quando si lavora da remoto, la ricerca di queste informazioni può richiedere molto tempo, soprattutto in un'azienda di grandi o medie dimensioni. È quindi importante utilizzare un sistema che faciliti questa operazione.
Ad esempio, la funzione Campi personalizzati di Teamdeck (software di gestione delle risorse), può aiutarvi a raggruppare i dipendenti in base ai reparti a cui appartengono e alle competenze che possiedono. Questo è molto utile per assegnare le persone ai progetti e creare rapporti. Inoltre, rende più facile vedere chi è responsabile di cosa all'interno dell'azienda.
2. Compiti definiti con precisione e aspettative chiare
Compiti e aspettative chiaramente definiti sono alla base del lavoro in generale. Tuttavia, in modalità remota, diventa fondamentale. È difficile descrivere la frustrazione, le incomprensioni e i ritardi che possono derivare dalla mancanza di un ambito di lavoro chiaramente definito. Ecco perché è così importante che i vostri dipendenti sappiano esattamente cosa chiedete loro, cosa devono fare e qual è la loro scadenza. Utilizzate un pannello di selezione aggiornata in tempo reale. In questo modo, a ogni dipendente verranno assegnati compiti specifici in uno sprint. Sapranno esattamente quali sono le loro responsabilità e quando ci si aspetta che completino una particolare milestone. È vostra responsabilità, in quanto manager, garantire chiarezza e apertura.
3. Autonomia del team e dei dipendenti
Quando si lavora in remoto, bisogna aspettarsi di perdere un po' di controllo. Non siete in grado di controllare costantemente cosa fanno i vostri dipendenti. È molto importante assumere persone in grado di gestire il proprio tempo e i propri obiettivi. L'indipendenza e la fiducia sono essenziali quando si gestisce un team internazionale che non lavora da un ufficio. Naturalmente, non è detto che i dipendenti debbano essere lasciati soli e che si perda la visione dell'andamento del progetto.
Dovete fornire al vostro team il massimo supporto e informazioni dettagliate sui compiti da svolgere. Anche tenere traccia delle fasi chiave di progetti importanti è molto importante, in modo da sapere cosa sta succedendo in azienda e se tutto sta andando secondo i piani. Tuttavia, se cercate di monitorare costantemente ogni elemento del lavoro del vostro team, non otterrete affatto i risultati desiderati. Perderete molto tempo a controllare che tutti facciano ciò che devono fare. I dipendenti si sentiranno frustrati e controllati e la loro motivazione interna diminuirà perché non si sentiranno responsabili del proprio lavoro.
4. Conoscenza della disponibilità del team
In ufficio, si può sempre chiedere a qualcuno "ha tempo per una breve riunione?". O semplicemente arrivare e presentare il caso in 5 minuti. Quando il team lavora in remoto, il caso diventa molto più complicato. Soprattutto quando si impiegano molte persone in tutto il mondo e non si può controllare il loro tempo per un giorno, una settimana o un mese intero. Questo è molto importante anche se si impiegano persone che lavorano in fusi orari diversi o part-time.
In questa situazione, la gestione della disponibilità diventa ancora più complicata. Per far sì che la vostra azienda funzioni senza intoppi, dovete conoscere la disponibilità del vostro team. Questo vi aiuterà a pianificare il vostro calendario nel modo più ottimale possibile. Anche in questo caso il nostro strumento è utile. Nel calendario di Teamdeck, si trovano i dati relativi a Disponibilità funzione.
Ogni dipendente può inserire la propria disponibilità in qualsiasi momento, facilitando così la pianificazione di turni e riunioni. È anche possibile aggiungere una disponibilità ripetuta invece di definirla giorno per giorno.
Visualizzazione della disponibilità di risorse nel software di gestione progetti Teamdeck.io per le industrie IT e creative
Quando si gestisce un team remoto che lavora in Paesi diversi, è molto importante tenere conto anche delle festività locali. È in questo caso che il Unità organizzative è una funzione utile. Permette di raggruppare il team per località e di assegnare loro i giorni festivi appropriati. In questo modo, ogni volta che si vuole programmare una riunione o un'attività per un dipendente, il calendario terrà conto del Paese in cui si trova e delle festività locali applicabili.
5. Gestione del tempo e monitoraggio del programma di lavoro
Gestione dei tempi del progetto - L'avete mai sentita? Non si può continuare a chiedere a ogni membro del team "L'hai già fatto?", "Quando lo farai?", "Rispetteremo la scadenza?". Già quando si lavora in un posto fisso questo sarebbe del tutto inefficiente, figuriamoci quando si impiegano molte persone in tutto il mondo! È necessario disporre di un sistema per gestire i progetti e gli orari di lavoro.
Quando raccogliete tutti i compiti e i programmi dei progetti a lungo termine in un pannello chiaro, sarà molto più facile per voi controllare che tutto proceda secondo i piani e sarete in grado di intervenire solo quando è necessario. Un software di gestione delle risorse di progetto di questo tipo consente di risparmiare un'enorme quantità di tempo. Inoltre, garantisce che non vi sfugga nulla, perché lo strumento automatico ricorderà le cose importanti per voi!
Questo consiglio è importante anche quando si lavora in sede, ma quando si lavora in remoto diventa fondamentale perché non si hanno altre possibilità. Non è possibile supervisionare tutto ciò che accade nella propria azienda senza una gestione moderna e strumenti di comunicazione. Introdurli nella vostra attività non è nemmeno più una questione di scelta: senza di essi, semplicemente non potete lavorare quotidianamente.
Quando si lavora in remoto, è fondamentale migliorare la comunicazione tra i membri del team. In ufficio, la posta elettronica è spesso sufficiente, perché per ogni piccola cosa basta recarsi a un'altra scrivania. Quando i dipendenti stanno a casa, l'e-mail non è la soluzione migliore perché non è conveniente per una comunicazione continua, veloce e reattiva. Considerate un servizio di messaggistica istantanea come Slack o Skype per facilitare lo scambio rapido di informazioni tra le persone. Quando si lavora in un'azienda internazionale, le riunioni faccia a faccia sono una vera rarità, quindi è necessario uno strumento di riunione online conveniente. Zoom, Google Meets o Microsoft Teams faranno il loro dovere. Come abbiamo già detto, è estremamente importante anche gestire il lavoro del vostro team. Assegnare compiti, controllare lo stato di avanzamento dei progetti, stabilire tappe e scadenze, creare rapporti e gestire il calendario e le ferie. Verificate cosa vi offrono strumenti come Teamdeck, Asana o Jira.
7. Creare un senso di appartenenza e di lavoro di squadra
È difficile mantenere la sensazione di far parte di una squadra quando non si vedono nemmeno i colleghi. La sensazione di alienazione e solitudine è uno dei maggiori svantaggi del lavoro a distanza e una grande sfida per i datori di lavoro. È inutile dire quanto sia importante per i dipendenti e per la loro motivazione sentirsi parte del proprio team. Abbiamo scritto un po' di più su questo argomento in questo articolo. Come fare, quindi, per gestire in modo adeguato il team building di un gruppo di lavoro remoto che lavora in paesi diversi?
Per cominciare, dovete concentrarvi su ciò che avete a disposizione ogni giorno, ovvero la comunicazione online. È di grande aiuto se ogni giorno, almeno per un breve periodo, tutto il team ha a disposizione una chiamata di stato. In esso si può discutere del lavoro in corso e dei progressi compiuti, ma anche chiedere come stanno gli altri e come si sentono. Questo aiuta a creare la sensazione di essere regolarmente in contatto. È anche una buona idea avere Incontri 1:1Non solo con il vostro manager, ma anche con altre persone dell'azienda. È possibile implementare un sistema che abbina i dipendenti a coppie casuali e organizza un incontro di mezz'ora per conoscersi meglio.
Riunioni periodiche con l'intera azienda sono anch'essi molto importanti, dove si può discutere dei principali cambiamenti e dei risultati raggiunti. Anche le chat e i canali, ad esempio su Slack, consentono di rimanere aggiornati su ciò che accade agli altri dipendenti dell'azienda. È anche un'ottima idea avere una serie di attività per i dipendenti, come ad esempio sport online o un club del libro. Quando ne avete l'opportunità, vale la pena di organizzare un evento di team building per far incontrare i dipendenti di persona. Conoscere i colleghi in questo modo renderà più facile costruire relazioni in seguito, anche se solo online.
Gli strumenti per le videoconferenze e quelli per la gestione dei progetti sono molto diffusi, come Facebook, il principale social media.
8. Garantire la trasparenza e tenere informato il team
C'è una cosa che può essere la rovina e la benedizione di ogni manager. Il pettegolezzo. In ufficio, a volte basta dire qualcosa a poche persone e in un attimo tutti lo sanno. E non si tratta necessariamente di argomenti negativi o difficili, ma anche di idee per lo sviluppo, l'organizzazione di eventi, l'ingresso di nuove persone nel team e altri argomenti di attualità. La gestione di un team remoto, tuttavia, richiede di essere molto più vigili sul fatto che i dipendenti sappiano tutto quello che dovrebbero sapere.
In ufficio, si parla semplicemente durante il pranzo o alla macchinetta del caffè. Quando i vostri dipendenti sono a casa, è vostra responsabilità essere trasparenti e tenerli informati su tutte le cose importanti. A volte è necessario abituarsi e cambiare le abitudini precedenti. Sicuramente dovrete scrivere più spesso e-mail a tutto il team e utilizzare una chat room comune. Tuttavia, potete essere certi che tenere il team informato su ciò che accade in azienda vi aiuterà molto nella gestione. È molto più comodo lavorare con persone che sanno tutto quello che succede. Inoltre, i dipendenti si sentiranno parte dell'azienda e saranno più interessati ai suoi affari.
9. Creare un'identità aziendale, valori aziendali e cultura aziendale coerenti.
Quando tutti i dipendenti sono lontani, in paesi e contesti culturali diversi, è difficile mantenere un senso di comunità all'interno dell'azienda. Assicuratevi quindi che la vostra azienda abbia una propria personalità e identità. Create una comunicazione coerente per la vostra azienda. Definite cosa è importante per l'azienda, quali sono i suoi valori, qual è la sua missione. Fate in modo che i vostri dipendenti sentano di appartenere a un luogo che ha un carattere proprio. È importante che tutti si sentano a proprio agio in azienda, quindi chiedete ai vostri collaboratori cosa ne pensano della politica aziendale. Forse hanno qualche suggerimento o intuizione? Questo è molto prezioso. Soprattutto quando si lavora da remoto, è necessario coinvolgere i dipendenti nella creazione dell'azienda e dare loro la sensazione che la loro voce sia importante. Far parte di un gruppo e di un'organizzazione aumenta il senso di appartenenza e la motivazione.
10. Garantire un eccellente processo di onboarding
Quando il vostro team lavora dall'ufficio, l'onboarding tende a seguire uno schema simile. Durante l'incontro con un nuovo dipendente, gli si parla un po' dell'azienda e del lavoro che sta svolgendo. Tuttavia, la verità è che la maggior parte delle informazioni chiave sulle mansioni, sui processi, sul flusso di lavoro e su tutto ciò che è veramente importante viene acquisita dai colleghi, chiedendo loro le cose che li preoccupano. Con il lavoro a distanza non c'è questa possibilità. I dipendenti vengono immediatamente catapultati in nuove responsabilità. È più difficile chiedere consigli, perché non sempre sanno subito a chi rivolgersi. Alcune cose sono anche più difficili da spiegare online. Anche se ovviamente quasi tutto può essere fatto online e il supporto del team è molto importante. Per facilitare il più possibile l'ambientamento di un nuovo dipendente, è molto importante un eccellente processo di onboarding.
Organizzate incontri con altri membri del team che introdurranno la nuova persona ai vari aspetti dell'azienda. Potete anche organizzare una sessione di domande e risposte con i membri del team remoto, che non solo risponderanno alle domande, ma daranno anche qualche indicazione. Cercate di offrire un corso online, ad esempio su una piattaforma di e-learning. In questo modo, un nuovo dipendente potrà sempre fare riferimento a qualsiasi lezione fino a quando non si sentirà sicuro nel suo nuovo posto di lavoro.
La gestione di un team remoto che lavora in paesi diversi è una grande sfida. Per ottimizzare questo modello di lavoro è necessario adottare un nuovo approccio e apportare alcune modifiche. Tuttavia, potete essere certi che, applicando i suggerimenti di cui sopra, noterete rapidamente un miglioramento nella gestione del vostro team remoto.
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