Le persone chiedono apertura sul posto di lavoro. 87% di loro, cioè.
87% di lavoratori intervistati da Kelton Global in uno studio del 2018 hanno ammesso di volere che la loro futura azienda sia trasparente. L'80% degli intervistati vuole saperne di più sul processo decisionale della propria organizzazione.
Non c'è quindi da stupirsi che la trasparenza sul posto di lavoro sia un termine ampiamente discusso nella maggior parte delle aziende. Alcune optano per una trasparenza radicale, mentre altre scelgono altri modi per favorire una comunicazione aperta.
Come project manager o team leader, potreste non avere voce in capitolo sulle politiche aziendali. Tuttavia, siete responsabili di un team di progetto, quindi la trasparenza del progetto è sotto il vostro controllo.
Scarsa comunicazione e aspettative poco chiare sono tra i primi 8 motivi di preoccupazione. sfide di gestione del progetto. Trasparenza in gestione di progetti e risorse è una cultura di comunicazione aperta e di visibilità all'interno di un team di progetto. Dal punto di vista manageriale, spesso si tratta di essere onesti con il team riguardo al progetto e al team stesso.
Ci sono diversi modi in cui la trasparenza del progetto può essere coltivata in un gruppo di lavoro, ma le conseguenze sono per lo più positive.
Il legame tra trasparenza e impegno/felicità dei dipendenti è stato analizzato in diverse indagini o studi. Ci sono dati che dimostrano che l'onestà è effettivamente un fattore importante che determina la felicità delle persone sul lavoro.
Quando si parla di trasparenza di un progetto, tuttavia, si parla anche di profitti finanziari in quel particolare progetto. Questo è possibile perché la trasparenza aumenta la produttività. I dipendenti impegnati che sanno cosa ci si aspetta da loro (e perché) ottengono risultati migliori e lavorano in modo più efficiente. Come affermato da Jyoti M, consulente IT di Tata, nel suo documento sulla gestione dei progetti e sulla trasparenza: La trasparenza e le autorizzazioni appropriate in un sistema di gestione dei progetti fanno risparmiare tempo e denaro a tutti i partecipanti al progetto. Vi sembra un sogno da PM? Dovrebbe!
La mancanza di trasparenza, invece, può causare sfiducia nel team o addirittura risentimento. Istituto di gestione del progetto I rapporti hanno dimostrato più volte che una comunicazione inadeguata o scarsa è una delle principali cause di fallimento dei progetti. C'è quindi motivo di pensare che l'onestà e la comunicazione aperta siano estremamente importanti per i project manager.
Certo, la trasparenza non è un approccio univoco, poiché varia da cliente a cliente o da settore a settore. Abbiamo stilato un elenco di misure che potete adottare per aumentare la trasparenza dei progetti nel vostro team.
Sembra ovvio? Potrebbe, ma tenete presente che la "visibilità dei compiti" è molto più di un elenco di funzioni da realizzare.
Prima di tutto, spiegate il progetto al vostro team. Sia per quanto riguarda l'ambito tecnico, sia per quanto riguarda l'aspetto commerciale. Qual è l'obiettivo del progetto? Chi ne beneficerà? Qual è il motivo di una determinata funzionalità? Le risposte a queste domande possono evitarvi qualche errore nella stima delle attività.
Capire il "perché?", non solo il "cosa?", migliora l'impegno del team. È un buon modo per sviluppare un senso di appartenenza.
È una cosa importante. E allo stesso tempo difficile.
Volete essere trasparenti, ma ci sono cose che non dovete condividere. Fate attenzione a non parlare di informazioni personali o riservate. Inoltre, prestate attenzione a che la vostra totale apertura non provochi speculazioni o pettegolezzi. Se ritenete che qualcosa non debba ancora essere rivelato al vostro team, è probabile che sia così. Aspettate che le informazioni siano confermate o rilevanti e solo allora comunicatele al vostro team.
Oltre a questo, dovete far sentire il vostro team parte integrante del progetto. A tal fine, dovete renderli consapevoli dei cambiamenti del progetto.
Un motivo è già stato spiegato nella sezione precedente: è necessario che le persone capiscano su cosa stanno lavorando. Un'altra ragione è altrettanto importante: qui si tratta di specialisti che sanno quello che fanno.
Se la modifica dei requisiti comporta la necessità di sviluppare nuove funzionalità, assicuratevi di pianificarle nel modo più efficiente. Una discussione aperta con il team di ingegneri può fornirvi molte idee per ridurre l'impatto di questo cambiamento ed evitare le temute conseguenze dello scope creep. Date al vostro team la possibilità di partecipare realmente al progetto e vedrete un maggiore senso di "ci siamo dentro insieme".
Un'ultima nota: siate trasparenti anche sulla vostra posizione. Se non conoscete la risposta alle domande del vostro team (o se la risposta non può ancora essere rivelata), non inventate nulla. Invece, siate aperti sulla vostra incapacità di fornire la risposta. Il team apprezzerà la vostra onestà.
Non si può parlare di comunicazione aperta e bidirezionale senza incoraggiare il feedback.
Dal momento che siete onesti con il team, volete che anche loro siano altrettanto schietti con voi. Certo, a volte potreste sentire parole dure o persino venire a conoscenza di un passo falso nel progetto, ma è comunque una grande opportunità per affrontare questi problemi in anticipo, prima che si trasformino in un problema grave.
Date l'esempio e fornite al vostro team un feedback costruttivo. Non dimenticate il riconoscimento: fate in modo che le buone prestazioni non passino inosservate. Questo rafforzerà anche l'impegno e la responsabilità del vostro team.
Poiché la visibilità e la comunicazione sono i fattori principali della trasparenza del progetto, non sorprende che la condivisione delle conoscenze sia una pratica da coltivare. Lo scambio di conoscenze tra i membri del team può avvenire durante gli standup o durante eventi dedicati.
Un aspetto della condivisione delle conoscenze che è prezioso ma spesso ignorato è che i team possono imparare da altri team. In qualità di project manager (o di team leader) potete collaborare con i vostri colleghi per organizzare eventi durante i quali i team condividono le lezioni apprese durante i progetti precedenti. Questi incontri tra team non solo forniranno approfondimenti relativi al progetto, ma saranno anche un'ottima occasione per creare un legame tra i team.
La trasparenza del progetto deve essere supportata da strumenti che facilitino la collaborazione e la comunicazione. Per i team che lavorano in un'unica stanza, una lavagna potrebbe essere un buon inizio. Per i team distribuiti, invece, saranno necessari strumenti online.
Per dare visibilità alla pipeline del progetto, utilizzate un'applicazione di gestione dei progetti. In Teamdeck utilizziamo JIRA per monitorare i nostri progressi. Ogni membro del team può vedere qual è lo stato delle diverse attività, se si sono verificati nuovi bug, ecc.
Tracciamento del tempo, Software per il monitoraggio delle assenze, e strumenti di programmazione delle risorsecome Teamdeck, hanno un duplice effetto sulla trasparenza del progetto. In primo luogo, i membri del team sono consapevoli del carico di lavoro e degli incarichi pianificati. Allo stesso tempo, i responsabili del progetto vedono i fogli di presenza del proprio teamin modo da comprendere l'effettivo carico di lavoro dei propri dipendenti (leggi Gestione del carico di lavoro). Entrambe le parti hanno la visibilità necessaria per sentirsi più a proprio agio con il proprio lavoro.
Assicuratevi che il vostro team abbia accesso a uno strumento che permetta di comunicare regolarmente. Slack è un ottimo esempio: si tratta di uno strumento di chat che può essere integrato con altre applicazioni.
Se state lavorando a un prodotto già lanciato e con utenti reali, avete un modo in più per introdurre la trasparenza del progetto. Prendiamo ad esempio la nostra app, Teamdeck. Anche se abbiamo membri del team dedicati che rispondono alle domande dei clienti tramite Intercom (potete provarlo voi stessi, è l'icona blu nell'angolo), tutti i membri del team hanno accesso al canale Slack dove vengono inviati i feedback degli utenti. Di conseguenza, ogni membro del team è a conoscenza di ciò che le persone amano dell'app e di ciò che chiedono. Questo non solo garantisce la "visibilità", ma rende il contributo di tutti molto più significativo quando si discute di nuove funzionalità e di roadmap di prodotto.
La trasparenza del progetto consiste nel comunicare apertamente e nell'essere onesti, ma anche nel consentire alle persone di lavorare in modo efficiente. Consente di aumentare l'impegno delle persone, ma aiuta anche a eliminare i fattori che uccidono la produttività: dai requisiti poco chiari ai pettegolezzi in ufficio. Costruite una cultura della trasparenza nel vostro team di progetto e ne trarrete tutti i benefici.
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