Produttività del lavoro a distanza: Come rimanere produttivi quando si lavora da casa?

Qui a Teamdeckabbiamo sempre abbracciato il concetto di team virtualiQuindi l'obiettivo di questo post è quello di aiutarvi a capire i vantaggi del lavoro da casa.

Siamo convinti che il lavoro a distanza sia un'ottima scelta per le aziende. I sondaggi mostrano che può essere più efficace che tenere i dipendenti in ufficio, inoltre molti lavoratori preferiscono lavorare da remoto.

Tuttavia, la realtà è che il lavoro a distanza non è più un vantaggio che alcune aziende scelgono di offrire. In tempi di pandemia COVID-19, lavorare da casa non è più una questione di preferenza, ma piuttosto una necessità per milioni di persone.

E la produttività dei nuovi dipendenti remoti? Non sempre è ottima. Un rapporto di Slack mostra che 31% delle persone che hanno iniziato a lavorare da remoto solo di recente ammettono che la loro produttività sul lavoro ne risente. Lo stesso sentimento è molto meno comune tra i lavoratori remoti esperti: solo 13% affermano che lavorare da casa ha influito negativamente sulla loro produttività.

In questo blog post, cercheremo di condividere le nostre suggerimenti per la produttività che si applicano a lavoratori remoti esperti e nuovi. Abbiamo diviso i nostri consigli in due gruppi. In primo luogo, leggerete i modi per rendere più produttivo il vostro lavoro come dipendenti remoti. Verso la fine di questo blog post, condivideremo anche alcuni consigli per l'azienda e i team leader.

Produttività del lavoro a distanza: consigli per voi

Abbiamo cercato di adattare tutti i nostri consigli alla situazione attuale. Tuttavia, a seconda del luogo in cui vivete e del modo in cui lavorate, le restrizioni e le condizioni che sperimentate possono essere diverse. Sentitevi liberi di seguire i nostri consigli e di adattarli al vostro caso specifico. E prima di tutto: siate gentili con voi stessi, soprattutto in questi tempi difficili. 

Costruite la vostra postazione di lavoro

È probabile che il vostro prestazioni lavorative non è ottimale perché ci si sente costantemente distratti e fuori luogo quando si lavora a distanza. Non è insolito: lavorare nello stesso luogo in cui si trascorre il resto della vita è impegnativo. Di solito, vi suggeriremmo di cambiare ambiente lavorando in una caffetteria o in un coworking. Naturalmente, per la maggior parte di noi non è un'opzione possibile al giorno d'oggi. Ma anche se siete costretti a stare a casa con i vostri figli, animali domestici, membri della famiglia, ecc.

Tenete presente che, anche se le restrizioni sono temporanee, non significa che la vostra postazione di lavoro remota debba essere un po' incompleta: impegnatevi per creare uno spazio da cui vi piaccia lavorare.

Iniziate con il raccogliere l'attrezzatura necessaria per lavorare in modo efficiente ed efficace. Se potete prendere fisicamente l'attrezzatura (portatile, schermo, tastiera, ecc.) dal vostro ufficio, approfittatene. Non dimenticate le cuffie che possono aiutarvi a passare alla "modalità lavoro".

Scegliete lo spazio di lavoro giusto: l'ideale sarebbe poter "entrare" e "uscire" dall'ufficio a casa ogni giorno. Se potete dedicare una stanza separata al vostro ufficio remoto, questa potrebbe essere una soluzione eccellente. Naturalmente, non tutti possono permettersi di farlo, ma anche solo utilizzare un angolo di una stanza come "area di lavoro" vi aiuterà a sentirvi più a vostro agio.

Ora che avete scelto lo spazio giusto, cercate di adattarlo alle vostre esigenze. Forse vi sentite poco produttivi quando state seduti tutto il giorno? Chi lavora in ufficio ha molteplici opportunità di muoversi: frequentare incontri Quando si lavora da casa, è facile passare tutto il giorno in una sola posizione. Certo, non potrete ricreare i soliti orari d'ufficio, ma potrete utilizzare una scrivania in piedi (anche di fortuna) per le vostre chiamate di lavoro e introdurre altre attività fisiche. Il vostro corpo si sentirà molto meglio.

Se siete alle prese con le distrazioni, una soluzione potrebbe essere quella di proteggere il vostro spazio di lavoro installando un cartello "Sono al lavoro". Potrebbe essere una scritta (soprattutto se avete a che fare con familiari curiosi), o anche una candela profumata da accendere all'inizio della giornata. Non solo indicherà che siete attualmente occupati, ma diventerà anche un piccolo rituale che vi indurrà a concentrarvi.

Un'ultima cosa: pulite regolarmente il vostro spazio di lavoro. Può diventare una piacevole abitudine pomeridiana o qualcosa da fare la domenica per prepararsi alla settimana. Lavorare in un ambiente pulito e organizzato può influire positivamente sulla vostra produttività.

Introdurre abitudini che migliorino la produttività

Se non si è abituati a lavorare da casa, è normale sentirsi un po' spaesati e incerti sulla propria routine lavorativa. Ecco alcuni modi in cui i dipendenti remoti possono organizzare il proprio lavoro e portare a termine le proprie mansioni.

• Implementare alcuni strategie di gestione del tempoIl lavoro a distanza è diverso da quello in ufficio, quindi è necessario cercare nuovi modi per gestire il tempo. Io e altri due dipendenti di Teamdeck ne abbiamo provati un paio e abbiamo riassunto le nostre esperienze in un blog post. Ammetto che ricorro ancora alla tecnica che ho provato, il lavoro profondo, ogni volta che devo portare a termine un compito difficile. Mi aiuta a rimanere in carreggiata e a mantenere molto alto il mio livello di produttività, soprattutto quando lavoro da remoto.
• Creare liste di controllo: per portare a termine qualcosa, è necessario sapere esattamente cosa c'è da fare! Molte aziende utilizzano strumenti di gestione dei progetti per tenere traccia dei compiti, ma i lavoratori a distanza possono anche creare le proprie liste di controllo. Scrivete quello che volete fare in un determinato giorno/settimana/entro la fine del mese e continuate a spuntare i compiti: è una sensazione fantastica!
• Dare priorità alle attività: essere in grado di mettere in ordine le proprie attività è sempre utile, ma avere chiare le priorità è ancora più essenziale quando si lavora da remoto. Di recente abbiamo pubblicato un post sul blog dedicato a prioritarizzazione delle attività di progettoma le tecniche elencate vi saranno utili anche se non siete un project manager.
• Tracciare il tempo: molti dipendenti remoti hanno la sensazione di non aver realizzato molto durante le loro giornate lavorative. Il monitoraggio del tempo potrebbe essere l'occasione per a) riconoscere il duro lavoro svolto b) trovare aree di miglioramento. Ad esempio, se si dedica poco tempo a un lavoro produttivo e si deve invece perdere tempo a scavare nei file alla ricerca di importanti risorse visive, questo è un segnale per ottimizzare qualcosa (ad es, ripulire l'unità virtuale del team in modo da ridurre i tempi di ricerca dei file chiave).
• Fate delle pause. Sappiamo che è facile dimenticarsene quando si sta a casa. In realtà, è essenziale concedersi almeno un paio di minuti per ricaricare le batterie. Certo, non è possibile fare una passeggiata o pranzare all'aperto, ma il minimo che si possa fare è fare qualche esercizio di stretching e camminare per casa. A proposito di pranzo, cercate di non mangiarlo accanto al computer mentre scrivete le e-mail. Sedetevi invece a tavola e rilassatevi: è una pausa meritata.
• Prestate attenzione al modo in cui comunicate: potreste avere l'impressione di esprimere sempre i vostri pensieri in maniera molto chiara, ma comunicazione efficace in un team remoto è un gioco completamente diverso. Verificate che i vostri messaggi siano comprensibili e non lasciate spazio a dubbi. Questo permetterà a voi e ai membri del vostro team remoto di essere più produttivi.

Prendetevi cura di voi stessi

Quando si lavora da casa, è facile perdere il senso di "dove finisce il lavoro e inizia la vita" e, di conseguenza, sacrificare la propria vita. equilibrio tra lavoro e vita privata. Per questo è importante ricordare che lavorare da remoto non significa lavorare sempre. Attenetevi al vostro orario di lavoro tradizionale o programmate dei periodi in cui lavorerete. Avvisate i vostri colleghi della fine della vostra giornata lavorativa. Potete farlo inviando loro un messaggio o impostando uno stato appropriato sulla vostra app di chat.

È anche essenziale mantenere i contatti con i colleghi. Molti lavoratori d'ufficio sentiranno sicuramente la mancanza di interazioni amichevoli quando passano al lavoro a distanza. Trovate il tempo per chiacchierare con i vostri colleghi e contattateli per sapere come stanno.

Infine, ma non meno importante, praticate la cura di voi stessi. È assolutamente necessario che, in questi momenti difficili, troviate delle attività che vi facciano sentire meglio. Ascoltate il vostro podcast preferito, fate una pulizia del viso o un bell'allenamento: fate quello che vi tiene su il morale.

Cosa possono fare i leader per la produttività dei loro team remoti?

Passare dal lavoro d'ufficio a lavoro a distanza può essere difficile per voi e per i vostri impiegati trasformati in dipendenti a distanza. Fortunatamente, ci sono cose che potete fare per facilitare la transizione e aumentare la produttività dei vostri lavoratori a distanza.

• Definire chiaramente ruoli e obiettivi. È sempre importante, ma soprattutto con persone che lavorano in sedi diverse. Quando i dipendenti sanno cosa ci si aspetta da loro e cosa devono realizzare, la programmazione e la definizione delle priorità dei compiti sarà più facile per loro.
• Comunicare la strategia aziendale ai lavoratori a distanza. Le persone che lavorano a casa possono avere difficoltà a concentrarsi sui diversi compiti quando non vedono il grande obiettivo che li sostiene. Assicuratevi che i vostri dipendenti sappiano cosa devono fare e perché lo devono fare.
• Facilitare la comunicazione non legata al lavoro. I lavoratori a distanza che lavoravano insieme possono avere difficoltà a ricevere lo stesso livello di interazione umana casuale. Fortunatamente, è possibile organizzare incontri online per i propri compagni di squadra, in modo che possano uscire insieme e chiacchierare delle loro vite. Apptension, la software house presso la quale è stato costruito Teamdeck, ha iniziato a organizzare dei caffè virtuali. <br>eaks (amiamo il nostro gergo di programmazione). Ognuno di questi incontri ha un tema diverso legato allo stile di vita (ad esempio, meditazione o fitness) e i dipendenti possono condividere le loro esperienze e semplicemente chiacchierare tra loro.
• Utilizzate strumenti che supportino la collaborazione e la comunicazione a distanza. Le applicazioni per chat e videochiamate sono essenziali, ma ci sono altri tipi di software da tenere in considerazione. Le applicazioni per la gestione dei progetti possono aiutare i vostri dipendenti a gestire i progetti e a tenere traccia dei loro progressi. Gli strumenti di gestione delle risorse, invece, aiutano a mantenere un carico di lavoro equilibrato e a pianificare il lavoro dei team.
  Volete saperne di più su come la gestione delle risorse può aiutare la vostra azienda a passare al lavoro a distanza? Utilizzate questo invito per programmare una consulenza gratuita con gli esperti di successo di Teamdeck. Vi mostreremo come la vostra azienda possa trarre vantaggio da un'adeguata pianificazione delle risorse, dal monitoraggio delle ore e dalla gestione della disponibilità dei dipendenti remoti in un unico strumento.
• Educate il vostro team, informandolo sulle buone pratiche e condividendo risorse interessanti. Sul nostro blog potete trovare diversi post che potrebbero essere utili a voi e ai vostri collaboratori: una guida all'equilibrio tra lavoro e vita privata per i project manager, consigli per comunicazione remota efficace, idee per team building a distanza.

Speriamo che questo post vi abbia dato qualche idea per aumentare la produttività dei lavoratori a distanza, sia che siate un team leader o un dipendente che lavora da casa. Avete altri suggerimenti su questo argomento? Condivideteli nella chat: ci piacerebbe sentirli. State tranquilli e continuate a lavorare bene!