Gli straordinari, ovvero la quantità di lavoro svolto oltre i tempi previsti, sono una questione troppo complessa per limitarsi a dare un consiglio del tipo "evita a tutti i costi". In effetti, il lavoro extra potrebbe essere l'unico modo per salvare un progetto in caso di complicazioni impreviste.
Ciò che non si vuole è che gli straordinari diventino un evento regolare, perché possono danneggiare l'azienda sia finanziariamente che culturalmente. Fortunatamente, esistono alcune pratiche comprovate che possono aiutarvi a gestire gli straordinari in modo sensato. In questo articolo le esamineremo una per una.
Cosa otterrete grazie a questo articolo:
Gestione efficiente degli straordinari (e strategia di gestione del tempo) inizia con la pianificazione di un programma di lavoro equilibrato. È qui che si possono commettere errori costosi che si moltiplicheranno nel corso del progetto. Come evitarli? Quando è possibile, cercate di pianificazione flessibile, consentendo scenari alternativi e aggiustamenti temporali.
Si potrebbe anche analizzare il carico di lavoro previsto per tutti i dipendenti: prestare particolare attenzione alle persone con competenze uniche, i cui compiti non possono essere trasferiti ad altri membri del team. Se il loro carico di lavoro è elevato, è più probabile che si verifichino degli straordinari, perché non c'è nessun altro a dare una mano.
Un'idea per evitarlo sarebbe quella di creare una rete di freelance da inserire nel progetto quando necessario. Un'altra idea è quella di assumere una nuova persona con competenze simili che possa farsi carico di una parte del carico di lavoro. Aumentare la produttività dalle 9 alle 5
Il monitoraggio del carico di lavoro, pur essendo una fase essenziale, non è sempre sufficiente per evitare gli straordinari. I progetti con programmi serrati e scadenze inamovibili hanno poco margine di manovra quando qualcosa va storto.
Un dipendente malato o un problema tecnico possono rapidamente costringere il team a fare ore extra. Per ridurre al minimo gli straordinari, è possibile implementare un paio di regole che aiutino le persone a concentrarsi sul loro lavoro 9-5.
Innanzitutto, dovete assicurarvi che il vostro team sappia quali sono i suoi prossimi incarichi. Per quanto possa sembrare ovvio, non è sempre così. I membri del team che non conoscono i loro compiti (o non ne comprendono appieno la portata) rischiano di perdere molto tempo prezioso prima di iniziare il lavoro.
Il passo successivo è tagliare le riunioni che non sono assolutamente indispensabili. Se si segue un approccio agile alla gestione dei progetti, si possono programmare riunioni scrum. Sono progettati per coprire i punti essenziali senza sprecare tempo e risorse.
Un altro modo per aumentare l'efficienza è facilitare la comunicazione tra i membri del team. Esistono molti strumenti di collaborazione sul mercato: dalle app di chat (ad es. Slack) al software di gestione dei progetti (ad es. JIRA).
Una volta scelti gli strumenti, cercate di integrarli tra loro per creare flussi di lavoro fluidi. Un esempio potrebbe essere quello di installare le notifiche di JIRA su Slack: in questo modo i membri del team possono vedere gli aggiornamenti in tempo reale e reagire di conseguenza.
Una volta avviato il progetto, è necessario tenere traccia dell'avanzamento delle consegne e del carico di lavoro effettivo (per saperne di più Gestione del carico di lavoro). Come fare? Un modo efficiente per essere consapevoli dell'orario di lavoro dei vostri dipendenti è quello di utilizzare un software di tracciamento del tempo. È comodo anche per il team.
Grazie ai fogli di presenza, i membri del team possono essere sicuri che il loro impegno extra sia visibile. Un vantaggio per i manager? Prima si viene a conoscenza degli straordinari, prima si può arrivare alla causa principale.
Per monitorare in modo efficace i fogli di presenza del vostro team, è meglio utilizzare un sistema di aggiornamento automatico. rapporto sul timesheet. Osservando i dati sulle ore registrate è utile analizzare anche le descrizioni dei timesheet. Le descrizioni sono commenti che i dipendenti possono inserire quando registrano un determinato orario. Il controllo delle descrizioni può fornire indicazioni preziose sui modelli di lavoro straordinario del team:
Nell'immagine qui sopra si può notare che Rose ha registrato un numero significativo di ore di straordinario solo quando aveva compiti che richiedevano la sua interazione con il cliente (workshop, revisioni di asset). Forse è un aspetto che vale la pena approfondire?
A seconda della causa degli straordinari, è possibile modificare la programmazione del progetto (per saperne di più tecniche di programmazione dei progetti) o inserire un aiuto extra. Se ritenete che sia impossibile evitare alcuni straordinari, assicuratevi di comunicare le vostre aspettative al team.
Sebbene molti dipendenti siano disposti a fare il passo più lungo della gamba, i loro straordinari portano a un equilibrio negativo tra lavoro e vita privata. Per questo motivo, la maggior parte delle aziende paga un extra per il tempo trascorso oltre il normale orario di lavoro. Poiché tutte le spese devono essere incluse nel budget del progetto (leggi di più su monitoraggio del budget di progetto)È importante sapere quanto denaro verrà destinato alla compensazione degli straordinari.
Alcuni strumenti di gestione delle risorse facilitano questo compito, fornendo rapporti che possono essere estratti dal file fogli di presenza. In Teamdeck è possibile creare un rapporto di compensazione che si aggiorna automaticamente e che aiuta a gestire gli straordinari.
È sufficiente scegliere i punti dati necessari e inserire le tariffe degli straordinari del team. È possibile utilizzare tariffe diverse per i vari membri del team. Man mano che il progetto va avanti, basta aprire il rapporto e controllare la spesa attuale per gli straordinari. Potete anche condividere il link del report con il team addetto alle paghe per facilitare il loro lavoro.
Una volta che si è definita un'adeguata politica di gestione degli straordinari, non bisogna dimenticare di comunicare le aspettative al proprio team. Il luogo di lavoro e trasparenza del progetto sono particolarmente importanti in questo caso, in quanto possono aiutare ad evitare burnout dei dipendenti.
Un recente studio di Gallup ha mostrato che mentre carico di lavoro ingestibile infatti è uno dei 5 fattori correlati al burnout, così come lo sono mancanza di comunicazione e di supporto da parte dei dirigenti e pressione temporale irragionevole. Una comunicazione aperta, la comprensione dei vincoli temporali del progetto e regole chiare per la compensazione degli straordinari sono necessarie affinché i membri del vostro team si sentano meglio rispetto al loro attuale carico di lavoro.
Teamdeck semplifica la gestione degli straordinari del vostro team. Con i fogli di presenza e i rapporti di compensazione degli straordinari, potete tenere sotto controllo il carico di lavoro del vostro team e il budget del progetto allo stesso tempo. Programmate una telefonata con Aniela e imparate a gestire il vostro team in modo efficace!
Il calendario delle risorse (o calendario di gestione del progetto, o calendario di pianificazione del progetto, software di pianificazione delle risorse) consente di pianificare, gestire e allocare le risorse in modo più efficace ed efficiente, soprattutto se Microsoft Excel ha avuto un ruolo...
Qual è l'obiettivo finale dei project manager? Portare a termine i progetti con successo. Gli stessi PM ammettono che questo non accade molto spesso: secondo l'ultima indagine Pulse of the Profession, meno di 60% dei progetti vengono completati...
La gestione della capacità è una strategia utilizzata dalle aziende per sfruttare al meglio l'efficienza produttiva rispetto alla domanda di un servizio o di un prodotto. L'obiettivo finale della gestione della capacità è quello di: Identificare e...