Forse la differenza più significativa tra il modo di comunicare in ufficio e quello a distanza è che quest'ultimo, per avere successo, deve essere intenzionale. Lo sforzo consapevole di stabilire processi di comunicazione efficaci nel vostro team remoto darà i suoi frutti. In questo blog post esamineremo le principali sfide della comunicazione a distanza e il modo in cui è possibile mitigarle. Inoltre, elencheremo gli strumenti che il vostro team remoto potrà utilizzare. Dopo aver letto questo post, sarete in grado di introdurre le migliori pratiche di comunicazione a distanza.
Prima di addentrarci nei dettagli, però, è fondamentale ricordarsi di documentare i processi di comunicazione dell'azienda. Create uno spazio nella base di conoscenza/spazio di lavoro dell'organizzazione in cui memorizzare le linee guida relative al modo in cui le persone devono comunicare. Elencate gli strumenti che devono utilizzare. Assicuratevi che i nuovi assunti leggano questo documento/pagina durante il periodo di formazione. processo di onboarding.
Inoltre, non lasciate che diventi stantio. Voi e i vostri collaboratori dovete affrontare regolarmente questi processi di comunicazione e, se necessario, apportare delle modifiche. Se siete un project manager, potete parlare di comunicazione a distanza. comunicazione di squadra durante le retrospettive di sprint.
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Quali sono le prime sfide della comunicazione a distanza che vi vengono in mente? Forse state pensando ai fusi orari e alla difficoltà di rimanere sincronizzati. O forse vi preoccupano i problemi legati a una connessione Internet inaffidabile. Si tratta di preoccupazioni valide, ma le sfide descritte di seguito spesso si rivelano più serie, anche se non sono così facili da prevedere o da notare.
La mancanza di visibilità che potrebbe essere difficile per i team remoti è evidente a diversi livelli:
Il calendario delle risorse di Teamdeck è un'unica fonte di verità sulla disponibilità e sul carico di lavoro del vostro team. È possibile vedere chi è assegnato a un progetto, chi è in ferie e chi è in ferie. capacità sinistra (se state cercando persone che possano unirsi al vostro progetto).
Quando si comunica con qualcuno che lavora a distanza, non si ha il contesto che la comunicazione diretta offre. In sostanza, non si vede il linguaggio del corpo, il più delle volte non si sa cosa ha fatto quella persona di recente, qual è il suo umore, ecc. Considerate questo esempio: ricevete un messaggio molto brusco da uno dei vostri colleghi che vi chiede di condividere alcune informazioni. All'inizio potreste pensare: "Questa persona è arrabbiata con me? È infastidita? Non ho fatto nulla di male". Si può capire come questo possa portare a una cattiva comunicazione o addirittura a un conflitto. Ecco perché è fondamentale
Le persone che lavorano in team remoti devono fare uno sforzo consapevole per rimanere in contatto. È abbastanza facile limitare la comunicazione a brevi messaggi scambiati su Slack o via e-mail, soprattutto se i ruoli delle persone sono indipendenti o se lavorano in fusi orari diversi. In qualità di team leader, potete promuovere lo spirito di squadra incoraggiando le videochiamate periodiche, attività di team buildingo anche un canale di chat dedicato alla pubblicazione di meme (si possono vedere idee per altri canali di rafforzamento della cultura qui).
Questo punto è un po' complicato. Si potrebbe pensare: come mai ci sono meno opportunità di incontri 1:1? Dopo tutto, le persone possono chattare privatamente quando vogliono: molti strumenti di comunicazione utilizzati dai team remoti consentono conversazioni private.
Questo è vero per le chat da dipendente a dipendente, ma i rapporti 1:1 tra manager e diretto possono essere rapidamente dimenticati quando non si vede il proprio team tutti i giorni. In alternativa, si potrebbe avere un falso senso di sicurezza quando si chiacchiera regolarmente con il proprio team.tutti sembrano soddisfatti, non c'è bisogno di ulteriori incontri 1:1. Solo che c'è, a prescindere dal benessere percepito dalla squadra.
Certo, questa sfida non è esclusiva dei team remoti. Anche i membri di un team in ufficio possono avere meno occasioni di incontro con il proprio capo di quante ne abbiano bisogno. Quando si tratta di lavoratori a distanza, tuttavia, è necessario assicurarsi che abbiano l'opportunità di parlare con voi ogni tanto. È possibile programmare un orario fisso per questi incontri o ricordare regolarmente ai dipendenti di scegliere una fascia oraria per un incontro 1:1. In questo modo, sarete in grado di organizzare un incontro con il vostro capo. In questo modo, sarete in grado di entrare meglio in contatto con i vostri dipendenti distribuiti e anche di costruire la fiducia con il vostro team.
Una nota importante sugli strumenti: non basta creare degli account e far sapere al vostro team che "sono lì se volete usarli". Assicuratevi che tutti sappiano quali sono le piattaforme da usare e come usarle. Anche in questo caso, è necessario documentare queste linee guida e renderle accessibili ai dipendenti attuali e ai futuri nuovi assunti. Se uno degli strumenti che state utilizzando non funziona come sperato, riprogettate la vostra cassetta degli attrezzi. Il panorama tecnologico è vasto, quindi è probabile che troviate applicazioni che si adattano al 100% alle esigenze del vostro team.
Abbiamo chiesto a Rohit Gupta di Pixpa, una piattaforma che aiuta i creativi a costruire bellissimi siti web di portfolio, sul loro approccio ai lavori a distanza e sugli strumenti:
In Pixpa, da tre mesi siamo completamente remoti e intendiamo continuare a lavorare come un'azienda completamente remota da qui in avanti. Sebbene il cambiamento sia stato imposto dalle chiusure per la pandemia, abbiamo rapidamente abbracciato la nuova normalità e siamo passati a lavorare da remoto senza problemi. Lavorare da remoto ha molti vantaggi: il tempo e lo stress del pendolarismo quotidiano sono scomparsi, l'equilibrio tra vita privata e lavoro è stato ristabilito e i livelli di produttività sono aumentati. Come team remoto, la nostra attenzione è rivolta a sostenere e costruire la nostra cultura, il cameratismo tra i compagni di squadra e la promozione della collaborazione.
Utilizziamo Slack, Asana, Zoom e Github per tutte le nostre comunicazioni e collaborazioni di lavoro. All'interno del team abbiamo una collaborazione libera e non strutturata che non rientra nella definizione di riunioni scrum.
Utilizzare un software di pianificazione delle risorse progettato per aiutare i team remoti, non solo nel settore informatico o creativo.
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