Il processo di onboarding dei nuovi dipendenti è oggetto di grande attenzione da parte delle aziende. Regali di benvenuto, cacce al tesoro o messaggi personali dei dirigenti di alto livello sono tutte esperienze memorabili per i nuovi assunti. In rete si possono trovare molte risorse preziose per creare una politica di onboarding per i dipendenti della vostra azienda. Date un'occhiata a questo modello di Trello o una guida di Workable.
Esiste tuttavia un altro processo di onboarding che è estremamente importante per la vostra azienda, ma di cui si parla molto meno. Mi riferisco all'inserimento di nuove persone in un team di progetto. Che si tratti di nuove assunzioni o di dipendenti esistenti, l'inserimento in un nuovo progetto richiede un'attenzione particolare.
Il compito di l'inserimento di nuovi membri del team è di solito responsabilità dei project manager. La posta in gioco è alta, a cominciare dalla felicità dei dipendenti. Le persone che non sono state accolte adeguatamente nel gruppo possono sentirsi escluse e, alla fine, lasciare l'azienda. Anche la realizzazione del progetto può essere a rischio: senza un adeguato onboarding, i nuovi membri del team potrebbero semplicemente essere meno efficienti sul lavoro.
Fortunatamente, ci sono alcune misure che potete adottare per integrare rapidamente nuove persone nel team di progetto. In questo articolo li esamineremo uno per uno.
Prima che entrino in ufficio (o nella chat), dovreste già fare alcuni preparativi.
L'elemento principale è che dovete essere consapevoli che qualcuno sta per entrare a far parte del vostro team (e chi è questa persona). È relativamente facile farlo quando si lavora in una startup o in un'agenzia più piccola. La sfida consiste nel tenere traccia delle decisioni di programmazione quando l'azienda lavora su più progetti contemporaneamente. A calendario delle risorse è utile quando si vuole tenere sotto controllo le prenotazioni del proprio team:
Il calendario delle risorse di Teamdeck consente di controllare facilmente chi è stato assegnato al vostro progetto. Raggruppate il calendario per progetti per sfogliare rapidamente le prenotazioni.
Una volta saputo che qualcuno si sta unendo al vostro team di progetto, assicuratevi che anche i membri del team esistenti ne siano informati. Si vogliono evitare le imbarazzanti conversazioni "sei qui per fare cosa?". Potrebbe anche essere una buona idea far sapere al cliente che una persona in più si aggiungerà al team. Dopo tutto, è anche nell'interesse della loro azienda.
Quando vi preparate a inserire nuovi collaboratori nel team di progetto, dovete pensare anche alle loro postazioni di lavoro. Sia che si lavori in ufficio o in remoto, assicuratevi che tutti dispongano di tutte le attrezzature necessarie e dell'accesso al software. Questo non solo li farà sentire più benvenuti, ma dovrebbe anche semplificare il processo di inserimento.
Il nuovo membro del team deve conoscere il resto del team, il cliente e tutti i dipendenti con cui interagirà regolarmente. Allo stesso tempo, il vostro team e gli stakeholder esterni devono essere introdotti al nuovo membro del gruppo e al suo ruolo nel progetto. Per rompere il ghiaccio, si può organizzare un pranzo di gruppo o un gioco. Il fatto di essere un team distribuito non è una scusa. Esistono molte attività di team building anche per i team remoti.
La fase di introduzione è anche il momento in cui potete presentare la cultura organizzativa del vostro team e il vostro flusso di lavoro abituale. Se lavorate come project manager IT, è probabile che seguiate una delle metodologie più diffuse. Anche se chi vi assume potrebbe avere familiarità con le basi di Scrum o Kanban, i team tendono ad aggiungere il loro tocco individuale al processo. Per questo motivo è importante che il nuovo membro del team possa vedere tutte le riunioni e i rituali in azione. È buona norma seguire gli altri e partecipare alle riunioni fin dall'inizio.
Un'altra cosa: assicuratevi che i nuovi assunti conoscano il funzionamento dell'azienda.
Sebbene la spiegazione delle politiche aziendali e le visite in ufficio siano solitamente gestite dal team delle risorse umane, è nel vostro interesse verificare che un determinato dipendente sappia come muoversi all'interno della vostra organizzazione. Condividete alcuni consigli da insider e assicuratevi che si sentano a proprio agio sul posto di lavoro e che comprendano meglio la vostra cultura e i vostri valori fondamentali.
Quando si introducono nuovi membri del team nel progetto, bisogna pensare alle solite cose che si fanno all'inizio del progetto. Dovete raccogliere tutti i requisiti, capire l'ambito del progetto e i dettagli relativi al budget o al calendario. Il nuovo membro del team deve conoscere tutti questi dettagli per comprendere appieno il progetto.
Per saperne di più sull'onboarding dei progetti, leggete qui.
Se lavorate con una persona appena assunta nella vostra azienda, dovete essere particolarmente chiari sulle vostre aspettative. Il primo progetto in una nuova azienda è molto importante, perché stabilisce il tono della collaborazione futura, ma aiuta anche a capire come lavora una determinata persona.
Claire Lew, CEO di Conoscere la propria squadra dice:
Una raccomandazione è quella di progettare il primo mese del nuovo assunto in termini di progetti. Di cosa sarà responsabile e qual è il risultato ideale? Si vuole avere qualcosa che aiuti la persona a familiarizzare con l'azienda, ma che allo stesso tempo la faccia sentire realizzata.
In realtà, il primo progetto potrebbe anche rivelarsi un incarico ad alta pressione e con scadenze ravvicinate per un cliente esigente. Per ridurre lo stress ed evitare malintesi, stabilite obiettivi chiari e controllate regolarmente il vostro nuovo assunto. In questo modo, se dovessero presentarsi delle difficoltà, dovreste essere in grado di risolverle più rapidamente.
Un altro aspetto del flusso di lavoro del vostro team che dovete affrontare durante l'onboarding riguarda gli strumenti che utilizzate. Anche se il nuovo dipendente ha familiarità con un determinato software, assicuratevi che comprenda il particolare flusso di lavoro del vostro team. Molte applicazioni utilizzate dai team IT per realizzare i progetti offrono risorse per i nuovi utenti. Slack mostra come completare i compiti più comuni. Atlassian insegna alle persone come utilizzare i propri prodotti nel contesto di un ampio corso Agile. A TeamdeckAbbiamo recentemente pubblicato una guida per i nuovi membri del team. qui. Raccogliere le risorse più rilevanti relative al software utilizzato dal team e condividerle con i nuovi membri del team.
Ci auguriamo che questi suggerimenti vi aiutino ad accogliere senza problemi i nuovi collaboratori nei vostri progetti e a gestire il vostro team con maggiore sicurezza. Potreste volerli adattare alle esigenze della vostra organizzazione e creare un programma di onboarding formale. Buona fortuna!
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