Volete ricevere gli aggiornamenti di Slack relativi al lavoro e alla disponibilità del vostro team? Potete farlo con collegare Teamdeck a Slack utilizzando la nostra integrazione integrata. In questo blog post vi mostreremo come collegare queste app e impostare le notifiche utili per la gestione delle risorse di Slack.
L'integrazione con Slack è disponibile per tutte le organizzazioni con più di due utenti di Teamdeck.
Per impostare l'integrazione in Teamdeck è necessario disporre dei permessi di proprietario. Dovete anche essere in grado di approvare le nuove app nell'area di lavoro Slack del vostro team.
Accedete al vostro account Teamdeck e fate clic su Impostazioni nella barra dei menu in alto. Andate quindi su Integrazioni, dove vedrete Slack tra le possibili connessioni.
Fare clic su "Avvia integrazione". Il passo successivo sarà quello di consentire l'integrazione nel vostro account Slack.
Una volta approvata l'integrazione, si può tornare al proprio account Teamdeck. In "Impostazioni" -> "Integrazioni" -> "Slack - gestisci integrazione" vedrete un elenco di possibili notifiche che potete impostare nel vostro spazio di lavoro Slack. Esaminiamole una per una nella prossima sezione di questo blog post.
La prima categoria di aggiornamenti che potete inviare al vostro spazio di lavoro Slack riguarda le prenotazioni del vostro team. Ad esempio, potete decidere di inviare una notifica Slack ogni volta che c'è una nuova prenotazione nel vostro team. Per prima cosa, dovete attivare questa notifica e poi scegliere il canale in cui volete ricevere gli aggiornamenti. Nel nostro caso, c'è un canale Slack per i PM, che sembra il posto ideale per pubblicare questi aggiornamenti.
D'ora in poi, quando si verifica una modifica nelle prenotazioni di qualcuno (aggiunta di una nuova prenotazione, modifica di una prenotazione, rimozione di una prenotazione), si vedrà una nota al riguardo nel canale Slack scelto:
La seconda opzione della categoria "Prenotazioni" è l'invio di un riepilogo giornaliero delle prenotazioni. È necessario specificare il canale in cui si desidera ricevere l'aggiornamento. Inoltre, è necessario selezionare l'ora in cui si desidera riceverlo.
Inoltre, è possibile selezionare fino a tre campi personalizzati contenenti informazioni aggiuntive da aggiungere al riepilogo di Slack. A seconda dei campi personalizzati utilizzati dalla vostra azienda, questi potrebbero essere, ad esempio, il titolo di lavoro del vostro dipendente.
È inoltre possibile utilizzare l'integrazione con Slack e Teamdeck per ottenere informazioni rapide sulla disponibilità del team. Quando pianificate il lavoro dei vostri dipendenti, dovete assicurarvi che le persone non siano sovraccaricate di lavoro, ma dovete anche tenere d'occhio le persone sottoutilizzate.avere troppo poco da fare rende le persone infelici anche.
Fortunatamente, è possibile impostare un aggiornamento settimanale di Slack per visualizzare un elenco di persone che corrispondono a determinati criteri e verificare la capacità residua per la settimana successiva.
Se tutti i dipendenti hanno prenotazioni corrispondenti alla loro capacità, si riceverà un messaggio simile a questo:
Gli aggiornamenti settimanali sono certamente utili, ma potreste voler controllare quali membri del team sono disponibili su richiesta. È possibile farlo attivando la "scorciatoia Slack per le risorse disponibili".
Una volta attivato, potete andare su Slack, iniziare a digitare "/" e poi cercare Teamdeck nella casella dei suggerimenti.
Selezionate la scorciatoia Risorse disponibili e apparirà un modulo che vi permetterà di specificare la vostra richiesta, l'intervallo di date che state cercando e altri criteri che potrebbero essere importanti per voi. Una volta completato il modulo, verrà visualizzato un messaggio Slack con un elenco di risorse disponibili e la loro capacità giornaliera nel periodo selezionato.
Osservando questo messaggio, è facile capire che potremmo aggiungere alcune prenotazioni al calendario di Mike o addirittura assegnarlo a un nuovo progetto, dato che sembra essere completamente disponibile la prossima settimana. Anche Alice ha ancora un po' di capacità.
Le altre due opzioni disponibili nell'integrazione Teamdeck + Slack riguardano le ferie del vostro team.
Il primo tipo di notifica informa sugli aggiornamenti apportati al calendario delle ferie dei dipendenti: nuove ferie, ferie modificate, ferie rimosse. È particolarmente utile per individuare le richieste di ferie inviate dai dipendenti:
Inoltre, potete decidere di non ricevere gli aggiornamenti sulle ferie aggiunte da alcune persone del vostro team. Per esempio, potreste avere un addetto alle risorse umane che si occupa di aggiungere le ferie ai calendari dei dipendenti. Ignorando i suoi aggiornamenti, vedrete solo le richieste fatte direttamente dagli altri dipendenti.
Come per le prenotazioni, è possibile ottenere un riepilogo giornaliero delle ferie. Questo è un ottimo promemoria per i responsabili dei team, che possono vedere quali dei loro diretti collaboratori sono fuori ufficio. È anche possibile impostare un riepilogo delle richieste di ferie in sospeso, per assicurarsi che i dipendenti non attendano troppo a lungo una decisione in merito alla loro richiesta di ferie.
L'ultima opzione della categoria Ferie è una scorciatoia. Attivatela per consentire ai vostri dipendenti di richiedere le ferie direttamente da Slack, senza dover entrare in Teamdeck. Dovranno semplicemente digitare "/" in qualsiasi canale, quindi scegliere la scorciatoia appropriata: "Richiedi ferie".
Verrà visualizzato un modulo da compilare:
Una volta inviata, la richiesta di ferie apparirà in Teamdeck come richiesta in sospeso. Può anche apparire in Slack se gli aggiornamenti sulle ferie sono attivati. Inoltre, quando uno dei manager cambia lo stato della richiesta di ferie in accettata o rifiutata, anche il dipendente viene avvisato via Slack:
È un ottimo modo per creare un processo continuo di gestione delle richieste di ferie dei dipendenti.
L'ultima categoria di aggiornamenti che potete inviare al vostro spazio di lavoro Slack tramite l'integrazione con Teamdeck riguarda i timesheet. Innanzitutto, potete decidere di inviare aggiornamenti sulle voci di tempo nuove, modificate o rimosse che compaiono nei timesheet del vostro team:
Inoltre, è possibile impostare notifiche giornaliere per ricordare ai dipendenti di compilare i loro fogli di presenza.
Utilizzo Slack per la gestione delle risorse può essere un ottimo modo per aumentare la produttività e assicurarsi che nessun aggiornamento importante passi inosservato. Se combinati, Teamdeck e Slack aiutano i project manager e i team leader non solo a pianificare accuratamente il lavoro dei loro team, ma anche a monitorarlo in tempo reale senza inutili problemi.
Se avete domande sull'integrazione Teamdeck + Slack, contattateci tramite la chat. Saremo lieti di rispondere alle vostre domande e di aiutarvi a configurare la connessione.
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