In qualità di titolari di un'agenzia o di manager di un team creativo, avrete probabilmente già sentito dire che il time tracking aumenta la produttività di un'agenzia e dà un notevole impulso alla vostra attività. Tuttavia, alcuni team sono diffidenti nei confronti del time tracking, perché potrebbe sembrare invadente. In fin dei conti, però, se si sceglie il sistema di tracciamento del tempo Il miglior software di monitoraggio del tempo dei dipendenti per le esigenze del vostro team e promuovere una cultura del time tracking, è uno strumento molto utile. In questo blog post analizzeremo i diversi vantaggi che la vostra agenzia può notare una volta iniziato il monitoraggio del tempo.
Chiedere ai dipendenti di tenere traccia del loro tempo vi offre un'ottima visibilità su come i team creativi impiegano il loro tempo. Saprete chi è oberato di lavoro e chi ha troppo pochi compiti. Saprete anche quali progetti dei clienti rischiano di subire ritardi o di sforare il budget. Queste informazioni vi permettono di:
Se non vi affidate ai fogli di presenza per fatturare ai vostri clienti, è probabile che li stiate addebitando troppo poco. Molti dipendenti dimenticano di registrare che hanno trascorso una o due ore in più a lavorare su un determinato progetto. Purtroppo, queste ore non fatturate tendono ad accumularsi se si guarda a una prospettiva mensile o annuale. Come agenzia, non potete permettervi di avere simili perdite di denaro. I fogli di presenza precisi vi permettono di vedere cosa hanno fatto tutti. Nessun lavoro dei clienti passerà inosservato.
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La vita dell'agenzia può essere frenetica e la maggior parte dei dipendenti non è estranea a fare qualche ora in più. Tuttavia, le agenzie non dovrebbero ignorare il carico di lavoro dei propri dipendenti, poiché le conseguenze di un sovrautilizzo possono essere molto gravi. Allo stesso tempo, i dipendenti che semplicemente non hanno abbastanza compiti particolari per riempire le loro giornate sono anche infelici. In qualità di leader di un team, dovreste cercare di mantenere un equilibrio utilizzo delle risorse. Grazie ai fogli di presenza, è possibile individuare facilmente chi ha troppo da fare e chi è sottoutilizzato.
Molte agenzie fatturano ai clienti secondo il modello time & material. Se questo è il vostro caso, non avete scuse per non tenere traccia del tempo dei vostri collaboratori. Quando si dispone di fogli di presenza accurati, è molto semplice emettere una fattura in base ad essi. Il vostro reparto finanziario apprezzerà sicuramente il fatto di avere accesso a dati completi sul lavoro del progetto.
Previsione delle risorse significa prevedere di quante risorse avrete bisogno e quando. I dati storici raccolti dai timesheet del vostro team vi aiuteranno enormemente in questo senso. Osservate quanto tempo i vostri team hanno impiegato in mesi o settimane diverse e probabilmente individuerete degli schemi (ad esempio, un numero maggiore di ore registrate quando si lavora alle campagne per le vacanze invernali). Quest'anno, invece di affrettarvi a reclutare nuovi dipendenti o ad assumere freelance a costi più elevati, saprete di potervi assicurare più risorse umane in anticipo.
Le agenzie lavorano spesso con appaltatori o freelance. Chiedete loro di tenere traccia del tempo insieme al vostro team e vedrete quanto tempo dedicano al vostro progetto e quanto dovrete pagarli. Se si utilizza TeamdeckPotete anche chiedere a queste persone di registrare la loro disponibilità giornaliera. Saprete esattamente quanto tempo possono dedicare al vostro progetto e quando.
Certo, le stime sono raramente *veramente* accurate, ma il monitoraggio del tempo vi aiuterà a perfezionare il processo di stima della vostra agenzia. In primo luogo, analizzate i vostri progetti passati esaminando le stime e i dati effettivi (ore pianificate e tempo rilevato). Cercate di identificare gli schemi: ad esempio, potrebbe risultare che il vostro team spesso sottostima la fase di progettazione del progetto. Avendo questa consapevolezza, potete redigere le prossime stime con maggiore sicurezza.
Nei paragrafi precedenti abbiamo menzionato gli schemi che sono spesso visibili nei fogli di presenza. Osservando le registrazioni delle ore del vostro team, potreste anche individuare alcune aree di miglioramento per quanto riguarda la loro produttività. Ad esempio, potreste essere sorpresi dal numero di ore che i vostri dipendenti trascorrono seduti in un ufficio. incontri. È probabile che vi vengano subito delle idee per ottimizzare i processi interni della vostra azienda o per affinare le tecniche di gestione dei progetti. È ancora più utile se il vostro team tiene traccia del tempo, etichettando sia le ore non fatturabili che quelle fatturabili. In questo modo, potrete vedere a colpo d'occhio quali sono le attività che vi costano di più.
A proposito di ore fatturabili, esse sono molto importanti anche per valutare la redditività dei vostri progetti. Può capitare che il vostro team lavori molto duramente su un progetto, che riesca a consegnarlo in tempo, ma che la vostra agenzia non riesca a guadagnare quasi nulla. In questo caso, dovreste assolutamente cercare di ottimizzare i prezzi o negoziare le condizioni contrattuali. Ad esempio, se considerate l'implementazione di modifiche richieste dal cliente come tempo non fatturabile, eppure questo rappresenta la maggior parte delle ore di lavoro del vostro team, forse dovreste farlo pagare. Il monitoraggio del tempo vi fornisce gli strumenti per spiegare e giustificare queste decisioni ai vostri clienti.
Volete che il team della vostra agenzia sia felice e impegnato sul lavoro. Questo va da sé. Tracciando il loro tempo, siete sicuri di tenere sotto controllo il loro carico di lavoro. Qualcuno ha iniziato di recente a registrare un straordinario? Lo vedrete nel timesheet e sarete in grado di reagire o di migliorare la situazione attuale. Gestione degli straordinari. Il vostro team apprezzerà il fatto di lavorare in un'azienda in cui i suoi sforzi vengono notati. È anche probabile che si rendano conto che il monitoraggio del tempo ha un effetto positivo sulla loro produttività personale.
Sul mercato sono presenti molti strumenti di project management (anche dedicati all'industria creativa) o - parlando più specificamente - app di time-tracking. Da piattaforme end-to-end a strumenti dedicati a compiti e responsabilità specifiche. Ognuno con funzionalità e casi d'uso leggermente diversi, e talvolta con tutte le caratteristiche necessarie in un unico prezzo ragionevole.
In uno dei nostri recenti articoli, abbiamo elencato i consigli su Come scegliere un software per il monitoraggio del tempo dei dipendenti. In breve, dovrete capire cosa volete ottenere con un'app di tracciamento e come la utilizzerà il vostro team. Quindi, scegliete lo strumento più adatto alle vostre esigenze.
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