Secondo Ad AgeIl 2019 si è rivelato "l'anno più debole per la crescita delle agenzie dai tempi della Grande Recessione". E poi le cose hanno preso una brutta piega. Il 2020 ha sorpreso le agenzie digitali con molte sfide e incertezze. Con queste premesse, forse non sorprende che le aziende puntino ad aumentare la loro redditività e a deliziare i clienti con progetti di successo.
Cosa imparerete da questo articolo:
Uno dei passi per migliorare le prestazioni della vostra agenzia digitale è valutare il modo in cui pianificate e gestite i progetti creativi. Il vostro team ha difficoltà a stimare con precisione i propri sforzi? Notoriamente sforano il budget o consegnano i progetti in ritardo? I vostri dipendenti esprimono la loro insoddisfazione? Tutti questi segnali possono indicare problemi nei processi e negli strumenti di gestione dei progetti della vostra agenzia.
Certo, per migliorare la capacità di gestione dei progetti del vostro team potrebbe essere necessario assumere grandi Project Manager e riprogettare diversi processi. Tuttavia, potreste anche vedere alcuni rapidi guadagni dall'implementazione di strumenti di supporto alla pianificazione e alla gestione di progetti creativi.
Ogni agenzia, soprattutto quelle con una forza lavoro dispersa, dovrebbe avere un solido stack di gestione dei progetti, un insieme di app che le aiutino a collaborare e a lanciare con successo i progetti.
In questo post del blog illustreremo le diverse categorie di strumenti che potreste voler includere nello stack di gestione dei progetti del vostro team. Una volta individuate le aree che necessitano di aiuto, sarà più facile trovare il software più adatto alle vostre esigenze. Ma se avete bisogno di strumenti di gestione dei progetti dell'agenziaabbiamo pensato anche a voi.
Prima di tutto, abbiamo cercato di individuare le aree di gestione dei progetti che sono familiari alla maggior parte delle agenzie digitali. Naturalmente, a seconda dei ruoli all'interno del vostro team e del tipo di progetti a cui lavorate abitualmente, potreste scoprire che solo alcune di queste categorie di app sono utili per la vostra agenzia.
Non c'è problema! Scegliete quelli che possono rendere più efficiente ed efficace il lavoro del vostro team e godetevi i vantaggi di uno stack di project management su misura per le vostre esigenze.
Qualunque sia la natura dei progetti che il vostro team realizza, avete bisogno di alcuni strumenti per effettuare la preparazione necessaria prima ancora di dare il via al progetto.
Uno strumento per la pianificazione del progetto vi aiuterà a organizzare i requisiti del progetto, a definire il ambito del progettoe pianificare il programma di lavoro. Molte app PM consentono di visualizzare il piano del progetto, ad esempio sotto forma di diagramma di Gantt.
Applicazioni che potreste voler controllare: andate a un post del blog in cui valutato strumenti di pianificazione del progetto
Gestione delle risorse di marketing ha una propria categoria tra i software per gestione dei progetti di marketing. Avete bisogno di un pianificatore di risorse quando avete già uno strumento di pianificazione del progetto? Sì, ne avete bisogno! Pianificare l'ambito e il calendario del progetto è una cosa, ma bisogna anche pianificare il lavoro dei membri del team.allocazione efficace delle risorse è fondamentale nella gestione dei progetti.
Applicazioni che potreste voler controllare: Teamdeck: la nostra soluzione di pianificazione delle risorse per i team creativi.
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Con un calendario delle risorse come quello disponibile in Teamdeck, è possibile pianificare un carico di lavoro equilibrato per i propri dipendenti.
Quali sono gli strumenti di cui potreste aver bisogno dopo l'avvio del progetto? In sostanza, dovreste cercare applicazioni che vi aiutino a gestire le operazioni quotidiane del team di progetto e a portare avanti il progetto.
Gestione dei compiti
È uno strumento che consente al team di gestire i propri compiti (ad esempio, utilizzando una lavagna Kanban). È un'applicazione fondamentale per la gestione dei progetti, in quanto è possibile monitorare facilmente l'avanzamento del progetto e individuare potenziali colli di bottiglia.
Applicazioni da tenere d'occhio: JIRA, Asana - sono entrambi molto più che semplici gestori di attività, ma hanno funzioni che consentono ai team di aggiornare lo stato delle loro attività.
Con Asana è possibile visualizzare il calendario del progetto e avere un quadro generale di ciò che il team deve fare.
Questa applicazione è particolarmente utile se la vostra agenzia fattura ai clienti in base alle ore trascorse sul progetto. I rilevatori di tempo vi aiuteranno a calcolare il tempo fatturabile e quello non fatturabile dei vostri dipendenti.
Applicazioni che potreste voler controllare: Teamdeck, Toggl
Gestione dei congedi
Tenere traccia delle assenze e delle disponibilità del vostro team è molto più facile se avete un'app dedicata alla gestione delle ferie. Avrete un maggiore controllo sulle ferie del vostro team e risparmierete molto tempo con le richieste di ferie digitali.
Applicazioni che potreste voler controllare: Teamdeck, Sage HR
Comunicazione interna per una migliore collaborazione tra i team
Che il vostro team lavori in remoto o in ufficio, ha bisogno di uno strumento che gli permetta di comunicare in modo efficace. Le aziende utilizzano spesso applicazioni di comunicazione basate su chat e video.
Applicazioni che potreste voler controllare: Slack, Google Meet
Entrare in contatto con il cliente
Voi e i vostri project manager avete bisogno di un modo per entrare in contatto con il cliente. Alcuni software di gestione dei progetti di marketing offrono funzioni che consentono di effettuare e memorizzare le conversazioni con i clienti all'interno dell'applicazione.
Applicazioni che potreste voler controllare: Basecamp, Slack
Basecamp consente di decidere quali messaggi possono essere visualizzati dai clienti e quali solo dal team di progetto.
Gestione dei file / Condivisione dei file
Da contratto e dichiarazione di lavoro alle risorse creative, il vostro team ha bisogno di un sistema per organizzare e condividere i file di progetto.
Applicazioni che potreste voler controllare: Dropbox, Google Drive
Questa categoria è dedicata agli strumenti che i membri del team utilizzano per lavorare in modo efficiente durante il ciclo di vita del progetto. I seguenti strumenti potrebbero non essere in cima ai vostri pensieri quando pensate a uno "stack di gestione del progetto", ma aiutano il vostro team di progetto a gestire i propri compiti e a portare a termine con successo i progetti.
Brainstorming per il lavoro creativo
Durante la fase di ideazione del progetto, e anche nelle fasi successive, il vostro team apprezzerà uno strumento che può essere utilizzato per condividere senza problemi le proprie idee con i membri remoti del team, i clienti o altri collaboratori.
Applicazioni che potreste voler controllare: Miro, Conceptboard
Miro funge da lavagna virtuale per il vostro team, che può così collaborare in remoto con facilità.
Collaborazione creativa di gruppo
Ci sono molte app che permettono al vostro team di lavorare sulle risorse creative in modo più produttivo: semplificano il processo di feedback, i passaggi tra sviluppatori e la prototipazione rapida.
Applicazioni che potreste voler controllare: InVision, Figma
Gestione del codice
Questi tipi di app sono utili per le agenzie digitali con i propri team IT. Immaginate che i vostri ingegneri lavorino sui propri pezzi di codice, ma che tutti debbano unirsi per creare un'applicazione impeccabile per il cliente. Gli strumenti di gestione del codice consentono ai programmatori di esaminare il codice degli altri e di pianificare le distribuzioni senza problemi.
Applicazioni che potreste voler controllare: Bitbucket, GitHub
È probabile che, leggendo le sezioni precedenti, abbiate preso appunti mentali del tipo: "Ho bisogno di questo tipo di strumento e anche di quello". È fantastico, ma dovete rendervi conto che una cassetta degli attrezzi efficace per un'agenzia deve includere applicazioni che funzionino bene insieme. È fondamentale considerare come collegare gli strumenti utilizzati dai membri del team.
Ad esempio, è possibile integrare il task manager con l'app di comunicazione del team e ricevere notifiche sulle attività appena completate direttamente, ad esempio, su un canale Slack scelto. Un'altra idea potrebbe essere quella di estrarre automaticamente i nomi dei progetti dall'app PM principale e utilizzarli per il pianificatore di risorse o lo strumento di tracciamento del tempo.
Ci sono un paio di opzioni per collegare le app:
Scegliete Teamdeck.io. - il gestione delle risorse e dei progetti software selezionato da Hill-Knowlton, Wunderman Thompson, Circus Maximus.
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